Beteiligung am Freigabe-Workflow
Der Freigabe-Workflow im Audit (A+) Modul ermöglicht die strukturierte Zusammenarbeit zwischen Ihnen, dem Auditor und dem Property Manager (PM). Als Facility Manager können Sie in diesen Workflow eingebunden werden, um zu den Feststellungen des Auditors Stellung zu nehmen.
Übersicht: Der Freigabe-Workflow
Der Freigabe-Workflow läuft immer über den Auditor als zentrale Koordinationsstelle:
| Phase | Beteiligte | Ihre Rolle als FM |
|---|---|---|
| 1. Audit-Durchführung | Auditor | Keine aktive Beteiligung |
| 2. Optional: Freigabe an PM | Auditor → PM | Keine Beteiligung |
| 3. Freigabe an FM | Auditor → FM | Stellungnahme und Kommentierung |
| 4. Rückgabe an Auditor | FM → Auditor | Abschluss Ihrer Stellungnahme |
| 5. Audit-Abschluss | Auditor | Ergebnisse einsehen |
Hinweis
Die primären Bearbeitungsrechte für Audit-Daten verbleiben während des gesamten Prozesses beim Auditor. Sie können kommentieren, aber keine Bewertungen direkt ändern.
Audit zur Stellungnahme erhalten
Der Auditor kann Ihnen das Audit während des Prüfungsprozesses zur Stellungnahme "freigeben". Dies geschieht typischerweise, nachdem der Auditor eine erste Prüfung vorgenommen hat und Ihre Sichtweise zu bestimmten Feststellungen einholen möchte.
Benachrichtigung
Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn der Auditor Ihnen das Audit zur Stellungnahme freigegeben hat. Die E-Mail enthält:
- Name des Audits und zugehörigen Vertrags
- Den Zeitraum, innerhalb dessen Sie Stellung nehmen können
- Einen direkten Link zur Audit-Ansicht
Zeitrahmen
Der Auditor legt einen definierten Zeitraum fest, innerhalb dessen Sie den Audit-Stand prüfen und Ihre Kommentare abgeben können. Diesen Zeitraum sehen Sie:
- In der E-Mail-Benachrichtigung
- In der Revisionstabelle in den Grunddaten des Audits
Zugriffsrechte während der Freigabe
| Recht | Beschreibung |
|---|---|
| Lesezugriff | Sie können alle Audit-Daten (Grunddaten, LV, Dokumente) einsehen |
| Kommentarrecht | Sie können Kommentare zu Leistungspositionen hinzufügen |
| Kein Bearbeitungsrecht | Sie können keine Bewertungen oder Anpassungen des Auditors ändern |
Status-Anzeige im System
Im Kopfbereich des Audits sehen Sie einen Zugriffsrechte-Chip, der Ihren aktuellen Status anzeigt:
| Chip | Bedeutung | Ihre Möglichkeiten |
|---|---|---|
| "Schreibrechte: Aktiv" (grün) | Aktiver Freigabezeitraum | Einsehen + Kommentieren |
| "Leserechte: Aktiv" (blau) | Lesezugriff gewährt | Nur Einsehen |
| "Schreibrechte: Inaktiv" (grau) | Kein aktiver Zugriff | Warten auf Freigabe |
Ihre Aufgaben während der Freigabe
Wenn Ihnen das Audit zur Stellungnahme freigegeben wurde, haben Sie folgende Möglichkeiten:
1. Audit-Stand prüfen
- Sehen Sie sich die Bewertungen des Auditors im Leistungsverzeichnis (LV) an:
- Status der Positionen (Erfüllt, Nicht erfüllt, Teilweise erfüllt)
- Mengenanpassungen
- Qualitätsanpassungen
- Prüfen Sie die erfassten Grunddaten (Audit-Grundlage, Methodik, Dokumentation)
- Sichten Sie die hochgeladenen Dokumente und Nachweise
2. Kommentare hinzufügen
Die Kommentarfunktion ist Ihr wichtigstes Werkzeug im Freigabe-Workflow. Nutzen Sie sie, um:
- Ihre Sichtweise zu den Feststellungen des Auditors darzulegen
- Eventuelle Missverständnisse zu klären (z.B. wenn ein Beleg übersehen wurde)
- Zusätzliche Informationen bereitzustellen
- Auf nachträgliche Belege hinzuweisen, die im CAFM ergänzt wurden
- Sachverhalte zu erklären, die aus den Dokumenten nicht ersichtlich sind
So fügen Sie einen Kommentar hinzu:
Empfehlung
Formulieren Sie Ihre Kommentare präzise und sachlich. Verweisen Sie auf konkrete Belege. Dies erleichtert dem Auditor die Nachverfolgung erheblich.
Freigabe abschließen
Sobald Sie Ihre Prüfung abgeschlossen und alle notwendigen Kommentare hinzugefügt haben, sollten Sie die Freigabephase von Ihrer Seite beenden.
Vorgehen
Auswirkungen der Rückgabe
| Auswirkung | Beschreibung |
|---|---|
| Signal an Auditor | Der Auditor wird informiert, dass Sie Ihre Stellungnahme abgeschlossen haben |
| Kommentarsperre | Sie können keine neuen Kommentare mehr hinzufügen (bis zur nächsten Freigabe) |
| Workflow-Fortsetzung | Der Auditor kann Ihre Kommentare berücksichtigen und die Auditierung fortsetzen |
Hinweis
Ihre Kommentare und der Zeitpunkt der Freigabe/Rückgabe werden in den Grunddaten des Audits dokumentiert und sind für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Automatisches Ende der Freigabe
Wenn Sie die Freigabe nicht manuell über den Button "Freigabe zurückgeben" beenden, endet Ihr Zeitraum zur Kommentierung automatisch am vom Auditor festgelegten Enddatum.
Achtung
Auch wenn die Freigabe automatisch endet, empfehlen wir die manuelle Rückgabe. So signalisieren Sie dem Auditor aktiv, dass Sie Ihre Stellungnahme abgeschlossen haben.
Was passiert mit Ihrem Feedback?
Nach Ihrer Rückgabe bearbeitet der Auditor Ihre Kommentare:
- Sichtung: Der Auditor liest alle Ihre Anmerkungen
- Prüfung: Berechtigte Einwände werden geprüft (z.B. nachgereichte Belege)
- Anpassung: Bei berechtigten Einwänden kann der Auditor seine Bewertung korrigieren
- Optional: Der Auditor kann eine erneute Freigabe starten, falls weitere Klärung nötig ist
- Dokumentation: Alle Kommentare bleiben Teil der Audit-Dokumentation
Hinweis
Der Auditor ist nicht verpflichtet, allen Einwänden zu folgen. Er entscheidet nach fachlicher Einschätzung, ob eine Anpassung gerechtfertigt ist. Ihre Kommentare werden jedoch in jedem Fall dokumentiert.
Wichtige Punkte zum Workflow
| Regel | Erläuterung |
|---|---|
| Nur Kommentarrechte | Während der Freigabe können Sie kommentieren, aber keine Bewertungen ändern |
| Keine Weitergabe | Sie können das Audit nicht direkt an den PM weitergeben – der Workflow läuft immer über den Auditor |
| Nachvollziehbarkeit | Alle Interaktionen werden protokolliert und sind in den Grunddaten einsehbar |
| Mehrere Freigaben möglich | Der Auditor kann Sie mehrfach einbinden, z.B. nach Berücksichtigung Ihres Feedbacks |
Empfehlung
Nutzen Sie die Freigabephasen aktiv, um Ihre Perspektive einzubringen und zu einer korrekten und fairen Audit-Bewertung beizutragen. Ihre Kommentare können maßgeblich dazu beitragen, Missverständnisse aufzuklären.