Beteiligung am Freigabe-Workflow
Der Freigabe-Workflow im Audit (A+) Modul ermöglicht die strukturierte Zusammenarbeit zwischen Ihnen, dem Auditor und dem Facility Manager/Dienstleister (FM/DL). Als Property Manager können Sie in diesen Workflow eingebunden werden, um den Audit-Stand zu prüfen und Ihre Sichtweise einzubringen.
Audit zur Prüfung/Stellungnahme erhalten
Der Auditor kann Ihnen das Audit während des Prüfungsprozesses zur Prüfung oder Stellungnahme "freigeben".
Benachrichtigung: Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn der Auditor Ihnen das Audit zur Prüfung freigegeben hat.
Zeitrahmen: Der Auditor legt einen Zeitraum fest, innerhalb dessen Sie Ihre Prüfung durchführen und Kommentare abgeben können.
Zugriff: Sie haben jederzeit Lesezugriff auf das Audit. Während des für Sie definierten Freigabezeitraums erhalten Sie zusätzlich die Berechtigung, Kommentare hinzuzufügen.
Ihre Aufgaben während der Freigabe
Wenn Ihnen das Audit freigegeben wurde, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Audit-Stand prüfen: Sehen Sie sich die Bewertungen und Anpassungen des Auditors im Leistungsverzeichnis (LV) und die erfassten Grunddaten an.
Stellung nehmen / Kommentare hinzufügen: Fügen Sie Kommentare zu spezifischen Leistungspositionen hinzu. Nutzen Sie diese Funktion, um Ihre Sichtweise zu den Feststellungen des Auditors darzulegen, eventuelle Missverständnisse zu klären oder zusätzliche Informationen bereitzustellen. Verwenden Sie hierfür die Kommentarfunktion im Audit-Modul.
Freigabephase abschließen
Sobald Sie Ihre Prüfung abgeschlossen und alle notwendigen Kommentare hinzugefügt haben, sollten Sie die Freigabephase von Ihrer Seite beenden.
Vorgehen: Wenn für Sie ein aktiver Freigabezeitraum läuft, sehen Sie unterhalb der Freigabetabelle (in der Grunddaten-Ansicht) einen Button mit der Beschriftung "Freigabe zurückgeben". Klicken Sie diesen Button, um Ihre Stellungnahme abzuschließen und dies dem Auditor zu signalisieren.
Auswirkung: Durch das Klicken auf "Freigabe zurückgeben" signalisieren Sie dem Auditor, dass Sie Ihre Prüfung abgeschlossen haben. Sie können danach keine neuen Kommentare mehr hinzufügen (bis zur eventuellen nächsten Freigabe an Sie). Der Auditor erhält die Information und kann mit dem nächsten Bearbeitungsschritt beginnen.
Automatisches Ende der Freigabe
Wenn Sie die Freigabe nicht manuell zurückgeben, endet Ihr Zeitraum zur Kommentierung automatisch am vom Auditor festgelegten Enddatum.
Wichtige Punkte zum Workflow
Nur Kommentarrechte: Während der Freigabe an Sie haben Sie in der Regel nur das Recht zu kommentieren, nicht aber, die Bewertungen oder Anpassungen des Auditors direkt zu ändern.
Keine Weitergabe: Sie können das Audit nicht direkt an den FM/DL weitergeben. Der Workflow läuft immer über den Auditor.
Nachvollziehbarkeit: Ihre Kommentare und der Zeitpunkt der Freigabe/Rückgabe werden in den Grunddaten des Audits festgehalten.
Nutzen Sie die Freigabephasen aktiv, um sicherzustellen, dass Ihre Perspektive im Audit-Prozess berücksichtigt wird und um Unklarheiten frühzeitig zu adressieren.