Zusammenarbeit: Der Freigabe-Workflow
Der Freigabe-Workflow ist das zentrale Instrument im Audit (A+) Modul, um die Zusammenarbeit zwischen Ihnen als Auditor und den anderen beteiligten Parteien (Property Manager - PM, Facility Manager/Dienstleister - FM/DL) zu steuern und zu dokumentieren. Als Auditor sind Sie die federführende Person in diesem Prozess.
Zweck des Freigabe-Workflows
Gesteuerte Interaktion: Der Workflow regelt, welche Partei zu welchem Zeitpunkt aktiv Feedback und Kommentare zum Audit-Stand geben kann.
Gezieltes Feedback einholen: Sie können das Audit gezielt an PM oder FM/DL zur Prüfung oder Stellungnahme übergeben. Mit der Rechteübergabe wird dem Gegenüber die Möglichkeit gegeben, seine eigene Situation darzustellen, mögliche Unstimmigkeiten zu erkennen und zu erwähnen, um so die Informationsgrundlage für Sie als Auditor, der nach der Freigabe den nächsten Bearbeitungszyklus übernimmt, zu optimieren.
Alle am Audit beteiligten Personen haben grundsätzlich Lesezugriff auf den aktuellen Stand des Audits. Der Lesezugriff für externe Beteiligte (FM/DL) kann jedoch gezielt gesteuert werden.
Leserechte steuern
In der Ansicht Grunddaten finden Sie den Schalter Leserechte FM während Audit. Damit steuern Sie, ob der FM/DL die aktuelle Auditversion auch außerhalb von expliziten Freigabezeiträumen einsehen darf. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Informationstransparenz, sofern von Ihnen gewünscht.
Freigabezeitraum anlegen
Als Auditor sind Sie die einzige Instanz, die neue Freigabezeiträume initiieren kann, um dem PM oder FM/DL die Möglichkeit zur Kommentierung und Stellungnahme zu geben.
Vorgehen:
Klicken Sie unterhalb der "Freigabe an DL/PM"-Tabelle auf den Button "Freigabezeitraum hinzufügen", um einen neuen Freigabezeitraum anzulegen.
Ein Dialogfenster öffnet sich:
Wählen Sie den Empfänger aus (den spezifischen PM oder FM/DL).
Legen Sie das Enddatum für den Freigabezeitraum fest.
Der Freigabezeitraum beginnt immer am aktuellen Tag. Eine rückwirkende oder zukünftige Freigabe ist nicht möglich.
Bestätigen Sie die Eingabe.
Hinweis Es wird empfohlen, dem Empfänger ca. 7 Tage Zeit zu geben. Das System gibt einen Hinweis aus, falls der Zeitraum weniger als 3 oder mehr als 14 Tage beträgt.
Auswirkungen:
Der neue Freigabezeitraum wird als "aktiv" in der Tabelle markiert.
Der ausgewählte Empfänger (PM oder FM/DL) erhält bis zum festgelegten Enddatum (oder bis zur vorzeitigen Rückgabe) die Berechtigung, Kommentare zu den Positionen und dem Audit-Stand hinzuzufügen.
Verwalten von aktiven Freigabezeiträumen
Es kann immer nur einen aktiven Freigabezeitraum geben. Dieser ist der letzte Eintrag in der Tabelle und wird visuell hervorgehoben.
Freigabe vorzeitig beenden
Wenn Sie den Zeitraum für Kommentare und Feedback früher als geplant beenden möchten (z.B. weil alle Rückmeldungen vorliegen), können Sie dies tun.
Vorgehen: Bearbeiten Sie den aktiven Freigabezeitraum (z.B. über ein Stift-Symbol in der Tabelle). Setzen Sie das Enddatum auf das heutige Datum.
Auswirkung: Die Freigabe endet sofort. Der vorherige Empfänger kann keine neuen Kommentare mehr hinzufügen (Lesezugriff bleibt bestehen). Sie können mit der nächsten Bearbeitungsphase des Audits beginnen.
Achtung Kommunizieren Sie diese Aktion klar an die betroffene Partei, um Missverständnisse zu vermeiden.
Rückgabe durch Empfänger
Der PM oder FM/DL hat ebenfalls die Möglichkeit, die Phase der Stellungnahme vorzeitig abzuschließen und dies über eine entsprechende Aktion in seiner Ansicht zu signalisieren (als "Zurückgeben" bezeichnet).
Automatisches Ende:
Wenn das festgelegte Enddatum eines Freigabezeitraums erreicht wird, endet die Möglichkeit zur Kommentierung für den Empfänger automatisch.
Nächster Bearbeitungszyklus:
Nach dem Ende eines Freigabezeitraums (egal ob vorzeitig oder regulär) liegt der nächste Schritt wieder bei Ihnen als Auditor, um die erhaltenen Kommentare zu prüfen und das Audit weiter zu bearbeiten.
Hinweis Eine direkte Übergabe der Kommentarberechtigung von PM zu FM/DL oder umgekehrt ist nicht möglich. Der Workflow läuft immer über Sie als Auditor.
Revisionssicherheit
Jede Aktion im Freigabe-Workflow (Anlegen, Beenden, Rückgabe) erzeugt einen neuen Eintrag in der Historie. Dies gewährleistet eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Interaktionen mit dem Audit.
