Abschluss des Audits
Der Abschluss des Audits ist der letzte formale Schritt im Prüfungsprozess, den Sie als Auditor durchführen. Mit diesem Schritt werden die Ergebnisse finalisiert und der Audit-Vorgang beendet.
Wann wird ein Audit abgeschlossen?
Ein Audit sollte abgeschlossen werden, wenn:
Alle Leistungspositionen bzw. deren Evolutionseinträge geprüft und mit einem finalen Status (z.B. Erfüllt, Nacherfüllt, Minderung) versehen wurden.
Alle notwendigen quantitativen und qualitativen Anpassungen vorgenommen wurden.
Alle notwendigen Freigabezyklen zur Stellungnahme oder Prüfung mit PM und/oder FM/DL durchlaufen wurden.
Alle relevanten Dokumente und Auditgrundlagen erfasst sind.
Sie als Auditor die Prüfung für beendet erklären.
Audit abschließen
Die Funktion zum Abschließen des Audits finden Sie prominent platziert in der Audit-Ansicht am Ende der LV-Ansicht.
Vorgehen:
Klicken Sie auf den Button "Audit abschließen".
Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, um den Vorgang zu bestätigen. Lesen Sie diese aufmerksam durch.
Bestätigen Sie den Abschluss (z.B. durch Klick auf "Audit abschließen" im Dialog).
Konsequenzen des Abschlusses
Achtung
Der Abschluss eines Audits ist ein endgültiger Vorgang und kann nicht rückgängig gemacht werden!
Schreibschutz: Das abgeschlossene Audit wird vollständig schreibgeschützt. Es können keine weiteren Änderungen mehr an den Grunddaten, dem LV, den Status, den Anpassungen oder den Dokumenten vorgenommen werden. Der Lesezugriff bleibt für berechtigte Personen bestehen.
Benachrichtigungen: Alle am Audit beteiligten Parteien (PM, FM/DL, zugewiesener Auditor) werden automatisch per E-Mail über den Abschluss des Audits informiert.
Finalisierung der Ergebnisse: Der letzte Stand des Audits (inklusive aller Ihrer Bewertungen und Anpassungen) wird als final festgeschrieben.
Exportierte Ergebnisse
Nach dem Abschluss stellt das System die finalen Audit-Ergebnisse in exportierbarer Form bereit und umfasst:
Finaler LV-Snapshot: Eine Datei (Excel), die den letzten Stand des Leistungsverzeichnisses mit allen vorgenommenen Statusänderungen, quantitativen und qualitativen Anpassungen enthält. Dieses Dokument dient als detaillierter Nachweis der Prüfungsergebnisse.
Vorschlagsdatei für LC-Nachträge (optional): Basierend auf den im Audit festgestellten notwendigen Korrekturen (quantitativen Anpassungen, die auf eine fehlerhafte LC-Pflege hindeuten) kann das System eine Datei generieren, die als Grundlage für zukünftige Nachträge im Living Contract dient. Diese soll dem PM helfen, den LC für zukünftige Perioden zu korrigieren.
Nutzen Sie diese exportierten Dokumente für die weitere Kommunikation, die interne Ablage und als Basis für die Korrektur des Living Contracts für zukünftige Zeiträume.