Skip to main content

Auditoren verwalten (Intern/Extern)

Als Property Manager (PM) sind Sie dafür verantwortlich sicherzustellen, dass für Ihre Verträge und Liegenschaften Audits durchgeführt werden. Sie entscheiden, ob dies durch interne Ressourcen oder durch die Beauftragung externer Audit-Dienstleister geschieht.

Interne Auditoren zuweisen

Wenn ein Audit durch einen Mitarbeiter Ihrer eigenen Organisation durchgeführt werden soll, erfolgt die Zuweisung direkt innerhalb des spezifischen Audits.

Vorgehen

  1. Navigieren Sie zu Navigation: Audit → [Liegenschaft] → [Vertrag] → [Audit] → Grunddaten.
  2. Im Bereich Feld: Auditor können Sie aus einer Liste interner Benutzer Ihrer Organisation den verantwortlichen Auditor auswählen.
  3. Das System speichert die Auswahl automatisch.

Beteiligte Personen hinzufügen

Zusätzlich zum Haupt-Auditor können weitere Personen (z. B. für qualitative oder quantitative Teilprüfungen) hinzugefügt werden.

  1. Scrollen Sie in den Grunddaten zum Bereich Beteiligte Personen.
  2. Klicken Sie auf Button: Hinzufügen.
  3. Im Dialog Person hinzufügen/bearbeiten geben Sie den Namen ein und wählen den Audit-Typ (z. B. Qualitativ, Quantitativ).
  4. Bestätigen Sie mit Button: Speichern.

Externe Auditierungsmandate verwalten

Für die Beauftragung externer Dienstleister nutzt das System "Mandate". Ein Mandat berechtigt eine externe Firma, Audits für einen bestimmten Vertrag in einem definierten Zeitraum durchzuführen.

Vorgehen zur Mandatsvergabe

  1. Navigieren Sie zur Navigation: Audit → [Liegenschaft] → Vertragsübersicht.
  2. Identifizieren Sie den betreffenden Vertrag auf der Vertragskarte.
  3. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon (Stift) im Bereich Feld: Externe Auditierungsmandate.
  4. Im Dialog Verwaltung externer Auditierungsmandate können Sie:
    • Eine externe Firma aus der Liste der freigegebenen Auditoren wählen.
    • Den Typ der Auditierung festlegen.
    • Den Gültigkeitszeitraum (Gültig von / Gültig bis) definieren.
  5. Aktivieren Sie die Bestätigung: "Ich bestätige, dass das Mandat für die Auditierung im definierten Zeitraum übergeben wird. Die Konditionen wurden außerhalb der Plattform geklärt."
  6. Klicken Sie auf Button: Speichern.

Achtung
Das System prüft auf zeitliche Überschneidungen. Sollte sich ein neues Mandat mit einem bestehenden für denselben Typ überschneiden, erscheint die Fehlermeldung: "Der Zeitrahmen überschneidet sich mit einem bestehenden Auditor. Bitte wählen Sie einen anderen Zeitraum."

Automatische Zuweisung durch Mandate

Das Mandatssystem ermöglicht eine hohe Automatisierung:

  • Wenn ein Audit (manuell oder automatisch) gestartet wird, prüft das System, ob für den betroffenen Zeitraum ein gültiges Mandat vorliegt.
  • Ist dies der Fall, wird das Audit automatisch der mandatierten externen Firma zugewiesen.
  • Die externe Firma kann dann intern einen ihrer freigegebenen Auditoren für das Projekt einteilen.

Empfehlung
Legen Sie Mandate frühzeitig an, um sicherzustellen, dass automatische Jahresaudits direkt dem richtigen Partner zugewiesen werden.

Wichtige Hinweise zu externen Auditoren

  • Freigabeprozess: Externe Audit-Firmen und deren Mitarbeiter müssen zuvor durch Beestate (oder Administratoren) überprüft und freigegeben werden, bevor sie in der Auswahl erscheinen.
  • Datensicherheit: Externe Auditoren erhalten nur Zugriff auf die Audits, für die ihre Firma ein gültiges Mandat besitzt. Sie haben keinen Einblick in andere Verträge oder Liegenschaften Ihrer Organisation.
Back to top