Auditoren verwalten (Intern/Extern)

Als Property Manager sind Sie dafür verantwortlich sicherzustellen, dass für Ihre Verträge und Liegenschaften Audits durchgeführt werden. Sie entscheiden, ob dies durch interne Ressourcen oder durch die Beauftragung externer Audit-Dienstleister geschieht und verwalten die entsprechenden Zuweisungen in der Plattform.

Interne Auditoren

Wenn das Audit durch einen Mitarbeiter Ihrer eigenen Organisation (oder einer verbundenen Organisation mit Zugriff auf die Plattform) durchgeführt werden soll, der die entsprechende Auditor-Rolle besitzt, erfolgt die Zuweisung direkt im Audit selbst.

Vorgehen:
Der Auditor (in diesem Fall Ihr interner Mitarbeiter) öffnet das betreffende Audit.
In der Ansicht "Grunddaten" des Audits gibt es ein Feld zur Zuweisung des verantwortlichen Auditors.
Der interne Auditor wählt sich selbst oder einen anderen berechtigten internen Kollegen aus der Liste aus.

Hinweis
Sie als PM initiieren das Audit ggf. und stellen sicher, dass ein interner Auditor zugewiesen wird.

Externe Auditoren & Mandate

Sie können auch externe Dienstleister mit der Durchführung von Audits beauftragen. Dies wird über "Mandate" in der Plattform verwaltet. Der Prozess umfasst mehrere Schritte:

1. Kontoerstellung durch externe Firma:
Der externe Audit-Dienstleister muss zuerst ein eigenes Organisationskonto in der Beestate-Plattform erstellen (falls noch nicht vorhanden).

2. Benutzeranlage durch externe Firma:
Innerhalb ihres eigenen Kontos legt die externe Firma Benutzerkonten für die Mitarbeiter an, die als Auditoren tätig werden sollen. Diesen Benutzern wird firmenintern die Rolle "Auditor" zugewiesen.

3. Freigabe der Auditoren durch Beestate:
Nachdem die externen Auditoren angelegt wurden, müssen diese explizit durch Beestate (oder einen Administrator mit entsprechenden Rechten) überprüft und freigegeben werden. Erst nach dieser Freigabe können sie für Mandate berücksichtigt werden.

Hinweis
Dieser Freigabeschritt dient der Qualitätssicherung und Kontrolle.

4. Mandatsvergabe durch PM:
Als PM vergeben Sie das Mandat an die externe Audit-Firma. Dies geschieht pro Vertrag über die externen Auditierungsmandate.
Ein Mandat definiert, welche externe Firma für welche Audits (bezogen auf Liegenschaften, Verträge und/oder Zeiträume) zuständig ist.
Beispiel: "Unternehmen AuditX GmbH auditiert den Vertrag der Liegenschaft Musterstadt mit dem FM_Z für Audits, die zwischen 01.01.2024 und 31.12.2024 starten."

5. Automatische Zuweisung im Audit durch Mandat:
Wenn ein Audit gestartet wird (automatisch oder manuell) und ein gültiges Mandat für diesen Vertrag/Zeitraum existiert, wird das Audit automatisch der mandatierten externen Firma zugewiesen.
Innerhalb des Audits kann dann einer der freigegebenen Auditoren dieses Unternehmens als konkreter Ansprechpartner ausgewählt werden.
Der externe Auditor erhält Zugriff auf dieses spezifische Audit, aber nicht auf andere Verträge oder Audits, für das Unternehmen kein Mandat hat.

Zusammenfassend liegt es in Ihrer Verantwortung als PM, die Durchführung von Audits sicherzustellen, indem Sie entweder interne Ressourcen koordinieren oder externe Dienstleister über das Mandatssystem beauftragen, wobei die Freigabe der externen Auditoren durch Beestate und die Mandatsvergabe durch Sie zentrale Schritte sind.