Beteiligung am Freigabe-Workflow
Der Freigabe-Workflow im Audit (A+) Modul ermöglicht die strukturierte Zusammenarbeit zwischen Ihnen, dem Auditor und dem Property Manager (PM). Als Facility Manager können Sie in diesen Workflow eingebunden werden, um zu den Feststellungen des Auditors Stellung zu nehmen.
Audit zur Stellungnahme erhalten
Der Auditor kann Ihnen das Audit während des Prüfungsprozesses zur Stellungnahme "freigeben". Dies geschieht typischerweise, nachdem der Auditor eine erste Prüfung vorgenommen hat.
Benachrichtigung: Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn der Auditor Ihnen das Audit zur Stellungnahme freigegeben hat.
Zeitrahmen: Der Auditor legt einen Zeitraum fest, innerhalb dessen Sie den Audit-Stand prüfen und Ihre Kommentare abgeben können.
Zugriff: Sie haben jederzeit Lesezugriff auf das Audit. Während des für Sie definierten Freigabezeitraums erhalten Sie zusätzlich die Berechtigung, Kommentare hinzuzufügen.
Hinweis
Die primären Bearbeitungsrechte für Audit-Daten (Mengen, Status, Bewertungen etc.) verbleiben während dieser Phase beim Auditor.
Ihre Aufgaben während der Freigabe
Wenn Ihnen das Audit zur Stellungnahme freigegeben wurde, haben Sie folgende Möglichkeiten:
Audit-Stand prüfen: Sehen Sie sich die Bewertungen (Status, Mengen-, Qualitätsanpassungen) des Auditors im Leistungsverzeichnis (LV) an. Prüfen Sie auch die erfassten Grunddaten und Dokumente.
Stellung nehmen / Kommentare hinzufügen: Fügen Sie Kommentare zu spezifischen Leistungspositionen hinzu. Nutzen Sie diese Funktion, um Ihre Sichtweise zu den Feststellungen des Auditors darzulegen, eventuelle Missverständnisse zu klären oder zusätzliche Informationen bereitzustellen. Verwenden Sie hierfür die Kommentarfunktion im Audit-Modul.
Freigabe abschließen
Sobald Sie Ihre Prüfung abgeschlossen und alle notwendigen Kommentare oder Stellungnahmen hinzugefügt haben, sollten Sie die Freigabephase von Ihrer Seite aus beenden.
Vorgehen: Wenn für Sie ein aktiver Freigabezeitraum läuft, sehen Sie unterhalb der Freigabetabelle (in der Grunddaten-Ansicht) einen Button mit der Beschriftung "Freigabe zurückgeben". Klicken Sie diesen Button, um Ihre Stellungnahme abzuschließen und dies dem Auditor zu signalisieren.
Auswirkung: Durch das Klicken auf "Freigabe zurückgeben" signalisieren Sie dem Auditor, dass Sie Ihre Stellungnahme abgeschlossen haben. Sie können danach keine neuen Kommentare mehr hinzufügen (bis zur eventuellen nächsten Freigabe an Sie). Der Auditor erhält die Information und kann die Auditierung unter Berücksichtigung Ihrer Kommentare fortsetzen.
Automatisches Ende der Freigabe
Wenn Sie die Freigabe nicht manuell über den Button "Freigabezeitraum abgeben" beenden, endet Ihr Zeitraum zur Kommentierung automatisch am vom Auditor festgelegten Enddatum.
Wichtige Punkte zum Workflow
Nur Kommentarrechte: Während der Freigabe an Sie haben Sie in der Regel nur das Recht zu kommentieren, nicht aber, die Bewertungen oder Anpassungen des Auditors direkt zu ändern.
Keine Weitergabe: Sie können das Audit nicht direkt an den PM weitergeben. Der Workflow läuft immer über den Auditor.
Nachvollziehbarkeit: Ihre Kommentare und der Zeitpunkt der Freigabe/Rückgabe werden in den Grunddaten des Audits festgehalten.
Nutzen Sie die Freigabephasen aktiv, um Ihre Perspektive einzubringen und zu einer korrekten und fairen Audit-Bewertung beizutragen.