Grunddaten verwalten
Die Ansicht "Grunddaten" ist eine zentrale Anlaufstelle innerhalb eines jeden Audits. Hier verwalten Sie als Auditor administrative Details, beteiligte Personen und grundlegende Dokumentationen zum Audit-Prozess.
Bestandteile der Grunddaten-Ansicht
1. Allgemeine Audit-Informationen:
Dieser Bereich zeigt die Stammdaten des Audits an. Felder wie die auditierenden Organisation, auditierter Zeitraum und Startdatum sind nach dem Audit-Start festgelegt und können nicht mehr geändert werden. Die weiteren Daten können jederzeit aktualisiert werden.
Besonders relevant ist dabei die Zuweisung eines Auditors sowie die Definition der Ansprechpartner auf FM und PM Seite. Diese Daten sind die Grundlage der automatischen E-Mail Benachrichtigungen innerhalb des Auditprozesses.
Auditor zuweisen: Sie weisen hier den hauptverantwortlichen Ansprechpartner aus der auditierenden Organisation für dieses spezifische Audit zu. Dies ist eine Dropdown-Auswahl der verfügbaren Benutzer mit Auditor-Rolle.
Verantwortliche Parteien: Die Hauptansprechpartner auf Seiten des Property Managers (PM) und des Facility Managers/Dienstleisters (FM/DL) werden hier angezeigt (oft aus dem Vertrag übernommen) und dienen als Empfänger für Benachrichtigungen.
2. Beteiligte Parteien im Audit:
Hier wird dokumentiert, wer am Audit beteiligt ist.
Beteiligte Personen:
Plattformnutzer, die Änderungen an den Auditdaten vornehmen, werden hier automatisch aufgeführt. Sie können externe Personen zusätzlich (z.B. einen Hausmeister ohne Plattformzugang, der bei einer Begehung anwesend war) manuell hinzufügen, bearbeiten oder löschen, um die Dokumentation zu vervollständigen. Beestate-Plattform-Nutzer die in der "Beteiligte Personen"-Tabelle gelistet sind können nicht gelöscht werden.
3. Dokumentation:
Dieser Bereich dient der zentralen Ablage von auditrelevanten Unterlagen.
Dokumente: Laden Sie hier allgemeine Dokumente hoch, die für das gesamte Audit relevant sind und nicht spezifisch zu einer einzelnen Leistungsposition gehören (z.B. Protokolle von Auftaktbesprechungen, allgemeine Korrespondenz). Sie können hochgeladene Dokumente auch wieder herunterladen oder löschen.
Hinweis
Nutzen Sie aussagekräftige Dateinamen für eine bessere Übersicht
Auditgrundlage: Dokumentieren Sie hier die Methoden und Grundlagen Ihrer Prüfung. Dies können Einträge wie "Begehung am TT.MM.JJJJ", "Prüfung der Rechnungsbelege", "Stichprobenprüfung gemäß XYZ" oder "Gespräch mit [Person]" sein. Sie können diese Grundlagen hinzufügen, bearbeiten und löschen.
Hinweis
Eine klare Dokumentation der Auditgrundlage erhöht die Nachvollziehbarkeit Ihrer Prüfschritte
4. Freigabezeiträume:
In diesem Bereich wird der Freigabe-Workflow verwaltet, über den die Zusammenarbeit mit PM und FM/DL gesteuert wird. Sie sehen hier die Historie der Freigaben und können neue Freigabezeiträume initiieren.
Achtung
Die Bearbeitungsmöglichkeiten in den Grunddaten hängen von Ihren Berechtigungen (Rolle Auditor, Schreibzugriff für das spezifische Audit) und dem Status des Audits ab.