Audit-Navigation & Übersicht
Dieser Abschnitt erklärt, wie Sie als Property Manager auf das Audit-Modul zugreifen und sich innerhalb der verschiedenen Ansichten orientieren.
Zugriff auf das Audit-Modul
Als Property Manager haben Sie umfassenden Zugriff auf alle Audits Ihrer Liegenschaften und Verträge. Der Einstieg erfolgt über die Hauptnavigation.
Liegenschaftsübersicht
Nach dem Öffnen des Audit-Moduls sehen Sie eine Übersicht aller Liegenschaften, für die Sie verantwortlich sind. Diese Ansicht ist unterteilt in:
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Liegenschaften mit offenen Audits | Zeigt Liegenschaften, bei denen mindestens ein Audit aktiv oder geplant ist |
| Weitere Liegenschaften | Zeigt aktive Liegenschaften ohne aktuell offene oder geplante Audits |
| Inaktive Liegenschaften | Zeigt Liegenschaften, die sich nicht mehr im aktiven Status befinden |
Funktionen: Sie können diese Liste durchsuchen, sortieren (z. B. nach Stadt, Name) und filtern (z. B. nach Stadt), um schnell die gewünschte Liegenschaft zu finden.
Vertragsübersicht pro Liegenschaft
Durch Klicken auf eine Liegenschaftskarte gelangen Sie zur Übersicht aller Verträge dieser Liegenschaft. Auch hier steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, um spezifische Verträge schnell zu finden.
Die Vertragskarte
Jede Vertragskarte zeigt Ihnen alle relevanten Vertragsinformationen sowie den aktuellen Audit-Status auf einen Blick.
Kopfzeile
Die Kopfzeile der Vertragskarte zeigt das Mandanten-Kürzel gefolgt von der Vertragsnummer.
Vertragsinformationen (linke Seite)
Auf der linken Seite der Karte finden Sie folgende Informationsfelder:
| Feld | Beschreibung | Bearbeitbar |
|---|---|---|
| Vertragsname | Der vollständige Name des Vertrags | Nein |
| Vertragspartner | Name des Dienstleisters (Auftragnehmer) | Nein |
| Auftragssumme zum Vertragsende | Die festgelegte Gesamtsumme des Leistungsverzeichnisses | Nein (Info-Icon für Details) |
| Beginn des Wirtschaftsjahres | Das Datum, an dem das Wirtschaftsjahr des Vertrags beginnt | Ja (mit Berechtigung) |
| Nächstes Jahresaudit automatisch starten | Schalter zur Aktivierung/Deaktivierung des Automatismus | Ja |
| Externe Auditierungsmandate | Liste der beauftragten externen Audit-Organisationen | Ja (über Bearbeiten-Icon) |
Achtung
Das Ändern des Wirtschaftsjahres hat weitreichende Auswirkungen auf Budgetberechnungen im Nachtragsmanagement und setzt automatische Audit-Zeitpläne zurück. Bestätigen Sie diese Änderung nur nach sorgfältiger Prüfung.
Ihre Aktionen auf der Vertragskarte
Als PM stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Button: "Neues Audit anlegen" | Manuelles Starten eines neuen Audits (siehe Audit-Initiierung) |
| Button: "Auditor ändern" | Anpassen des hinterlegten Auditors für automatische Audits |
| Bearbeiten-Icon (Stift) bei Mandaten | Öffnet den Dialog zur Verwaltung externer Auditierungsmandate |
| Schalter "Automatisch starten" | Aktiviert/Deaktiviert die automatische Audit-Erstellung |
Audit-Statusanzeigen
Der rechte Bereich der Vertragskarte zeigt den aktuellen Audit-Status. Je nach Zustand werden unterschiedliche Ansichten dargestellt:
Aktives Audit (laufende Prüfung)
Wenn ein Audit aktiv in Bearbeitung ist, sehen Sie:
- Audit-Titel und Prüfzeitraum: Name des Audits sowie Start- und Enddatum
- Kennzahlen-Karussell: Drei navigierbare Ansichten mit Anpassungswerten:
- Qualitative Anpassung
- Quantitative Anpassung
- Vergleich Qualitative vs. Quantitative
- Tachometer-Grafik: Visualisiert die prozentuale Abweichung vom Ausgangswert
- Navigations-Button (Pfeil): Öffnet die Audit-Detailansicht
Hinweis
Als PM haben Sie während eines laufenden Audits primär Leserechte. Die aktive Bearbeitung obliegt dem Auditor. Über den Freigabe-Workflow können Sie jedoch Ihre Sichtweise einbringen.
Geplantes Audit (Korrekturperiode)
Wenn ein Audit geplant, aber noch nicht gestartet ist:
- Audit-Titel und Prüfzeitraum: Name und geplanter Zeitraum
- Countdown-Timer: Zeigt die verbleibende Zeit bis zum automatischen Start
- Hinweistext: Informiert über das geplante Startdatum
- Button: "Bearbeiten" – Öffnet den Dialog zur Anpassung
- Button: "Abbrechen" – Bricht das geplante Audit ab
- Button: "Zum LV wechseln" – Navigiert zum Living Contract
Empfehlung
Nutzen Sie die Korrekturperiode aktiv, um den Living Contract auf den neuesten Stand zu bringen und offene Nachträge zu finalisieren.
Automatischer Audit-Start geplant
Wenn die automatische Audit-Erstellung aktiviert ist und kein Audit läuft:
- Überschrift: "Nächster Audit-Start: [Datum]"
- Countdown-Timer: Zeigt die verbleibende Zeit
- Hinweistext: Informiert über den geplanten Termin und hinterlegte Auditoren
- Button: "Auditor ändern" – Ermöglicht die Anpassung des Auditors
Auditierung überfällig
Wenn das Wirtschaftsjahr abgelaufen ist und kein Audit geplant wurde:
- Überschrift: "Auditierung überfällig"
- Warnhinweis: Informiert seit wann das Wirtschaftsjahr abgelaufen ist
Wichtig
Bei überfälligen Audits sollten Sie zeitnah ein Audit manuell planen, um die gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen zu erfüllen.
Kein Handlungsbedarf
Wenn aktuell kein Audit erforderlich ist:
- Hinweistext: "Aktuell besteht kein Handlungsbedarf"
- Information: Wann das nächste Audit geplant werden sollte
Audit-Historie
Unterhalb der Vertragsinformationen finden Sie das ausklappbare Panel "Leistungsjahresabgleich - (X) Audits", das eine Übersicht aller Audits dieses Vertrags enthält.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Angelegt | Datum der Audit-Erstellung |
| Titel | Name des Audits |
| Auditor | Name der zugewiesenen Audit-Organisation |
| Prüfzeitraum | Start- und Enddatum des Audit-Zeitraums |
| Status | Aktueller Status (Ausstehend, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Abgebrochen) |
Verfügbare Aktionen:
- Bei laufenden Audits: Button "Ansehen" – öffnet die Audit-Detailansicht im Lesemodus
- Bei abgeschlossenen Audits: Button "Ansehen" – Zugriff auf die Ergebnisse
Navigation innerhalb eines Audits
Wenn Sie ein Audit geöffnet haben, stehen Ihnen folgende Navigationselemente zur Verfügung:
Breadcrumb-Navigation
Oben auf der Seite finden Sie eine Navigationsleiste (z. B. Alle Liegenschaften > Vertragsübersicht > Audit). Diese zeigt Ihnen jederzeit, in welchem Kontext Sie sich befinden, und ermöglicht schnelles Zurücknavigieren.
Hauptansichten wechseln
Innerhalb eines Audits können Sie zwischen verschiedenen Ansichten wechseln:
| Ansicht | Beschreibung |
|---|---|
| Grunddaten | Allgemeine Informationen, Personalzuweisungen, Freigabe-Workflow |
| Leistungsverzeichnis (LV) | Detaillierte Leistungspositionen mit Bewertungen |
| Dokumente | Projektbezogener Datenraum |
Sie wechseln zwischen diesen Ansichten über die Reiter unterhalb der Breadcrumb-Navigation.
Hinweis
Als PM können Sie die Audit-Ergebnisse jederzeit einsehen. Die Bearbeitung der Leistungspositionen bleibt dem Auditor vorbehalten. Nutzen Sie den Freigabe-Workflow, um Ihre Anmerkungen einzubringen.
Der Datenraum (Dokumente-Tab)
Über den Reiter Dokumente gelangen Sie in den vertragsbezogenen Datenraum. Hier finden Sie alle Belege und Nachweise, die im Living Contract hochgeladen wurden und für das Audit relevant sind.
Aufbau des Datenraums
Der Datenraum gliedert sich in drei Bereiche:
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Speicherplatz | Zeigt den verfügbaren und belegten Speicher des Datenraums an. Sie können zwischen einer prozentualen und einer absoluten Anzeige wechseln. |
| Information & Struktur | Listet die vordefinierte Ordnerstruktur des Vertrags auf. Bei Auswahl eines Ordners werden die erlaubten Dateitypen und Dokumenttypen angezeigt. |
| Ordner- und Dateiansicht | Zeigt die tatsächlichen Ordner und Dateien des Datenraums. Sie können Ordner öffnen, Dateien einsehen und nach Name, Typ, Größe oder Änderungsdatum sortieren. |
Ihre Möglichkeiten im Datenraum
Als Property Manager haben Sie Lesezugriff auf alle Dokumente im Datenraum. Die Dokumente wurden vom Facility Manager im Living Contract hochgeladen und stehen dem Auditor als Nachweise zur Verfügung.
Hinweis
Der Upload von Dokumenten erfolgt im Living Contract durch den Facility Manager. Im Audit-Modul dient der Datenraum primär der Einsicht und Nachvollziehbarkeit der hinterlegten Belege.