Audit-Initiierung & Korrekturperiode
Als Property Manager spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Initiierung von Audits und während der darauffolgenden Korrekturperiode. Dieser Abschnitt erklärt die verschiedenen Wege, wie ein Audit gestartet wird, und Ihre Aufgaben in der Vorbereitungsphase.
Audit-Initiierung
Ein Audit bezieht sich immer auf einen abgeschlossenen Zeitraum (den auditierten Zeitraum). Es gibt zwei Hauptwege, wie ein Audit gestartet werden kann:
1. Automatische Initiierung:
Das System kann so konfiguriert werden, dass Jahresendaudits automatisch gestartet werden.
Auslöser: Ist der Automatismus für den Vertrag aktiviert, beginnt die Korrekturphase automatisch 14 Tage nach dem Ende des für den Vertrag definierten Geschäftsjahres. 6 Wochen nach Ende des Geschäftsjahres startet das Audit automatisch.
Benachrichtigung: Sie werden als PM (sowie der FM/DL) über den Start des Prozesses informiert (Reminder 1 Woche vor Auditstart, zum Start des Audits).
2. Manuelle Initiierung:
Sie können als PM ein Audit jederzeit auch manuell anstoßen. Dies kann für reguläre Audits (falls der Automatismus deaktiviert wurde), spezielle Qualitätsprüfungen oder außerplanmäßige Audits notwendig sein.
Vorgehen:
Navigieren Sie zur Vertragsübersicht der gewünschten Liegenschaft.
Identifizieren Sie den betreffenden Vertrag. In der Vertragsansicht finden Sie für jeden Vertrag den Button "Neues Audit anlegen".
Klicken Sie auf "Neues Audit anlegen" um das Dialogfenster zu öffnen.
Füllen Sie die erforderlichen Felder im Dialog aus:
Audit-Typ: Wählen Sie den passenden Typ (z.B. Jahresendaudit).
Titel: Geben Sie einen aussagekräftigen Titel für das Audit ein.
Beschreibung: Fügen Sie bei Bedarf weitere Details hinzu.
Beginn der auditierten Periode: Wählen Sie das Startdatum des Zeitraums, der geprüft werden soll.
Ende der auditierten Periode: Wählen Sie das Enddatum des Zeitraums.
Bestätigen Sie die Eingabe, um das Audit anzulegen.
Benachrichtigung: Sie werden als PM (sowie der FM/DL) über das Anlegen des Audits inklusive Start- und Enddaten benachrichtigt.
Zusätzliche Einstellung bei Audit-Initiierung: Vorbelegung der Positionsbewertung
- Vorbelegung auf Basis systemischer Vorprüfung: Wählen Sie diese Option, wenn die Positionsbewertungen aufgrund von Daten und Prüfungen aus PropOps vorbelegt werden sollen.
- Vorbelegung bei 100% (für stichprobenartige Prüfung): Bei dieser Auswahl werden alle Positionen initial so vorbelegt, als wären sie vollständig erfüllt. Dies ist hilfreich, wenn Sie planen, nur eine Auswahl von Positionen (Stichproben) manuell zu überprüfen und für den Rest von einer korrekten Erfüllung ausgehen.
- Vorbelegung bei 0% (für vollständige Prüfung): Hiermit werden alle Positionen initial als "nicht geprüft" vorbelegt. Diese Einstellung eignet sich, wenn jede Position im Detail manuell geprüft und bewertet werden soll.
Die Korrekturperiode ("Cooldown Period")
Unabhängig davon, ob ein Audit automatisch oder manuell initiiert wurde, startet nach der Initiierung eine definierte Korrekturfrist.
Zweck: Diese Frist dient als Pufferzeit, bevor die Daten für das Audit final "eingefroren" werden. Sie gibt Ihnen und dem FM/DL die Möglichkeit, letzte Überprüfungen und Korrekturen am Living Contract (LC) für den betreffenden Zeitraum vorzunehmen und notwendige Dokumente hochzuladen.
Benachrichtigungen: Sie und der FM/DL werden über den Start der Korrekturfrist informiert.
Ihre Aufgaben als PM während der Korrekturfrist:
Living Contract prüfen: Überprüfen Sie den Living Contract auf eventuell noch offene oder nicht finalisierte Änderungen (Nachträge), die den auditierten Zeitraum betreffen.
Änderungen finalisieren: Arbeiten Sie mit dem FM/DL zusammen, um alle relevanten Änderungen für den auditierten Zeitraum bis zum Ende der Frist zu finalisieren, im LC zu akzeptieren und einen Nachtrag zu schließen.
Achtung
Alle Änderungsvorschläge für den auditierten Zeitraum im LC, die am Ende der Korrekturfrist nicht über einen geschlossenen Nachtrag festgehalten wurden, werden vom System automatisch abgelehnt. Sie sind zwar im Audit später noch sichtbar (als abgelehnte Positionen), können aber nicht mehr in die Audit-Basis einfließen. Klären Sie offene Punkte also rechtzeitig!
Nach Ablauf der Korrekturfrist:
Der formale Audit-Prozess beginnt.
Die Daten für den auditierten Zeitraum werden im LC gesperrt (keine rückwirkenden Änderungen mehr möglich).
Das System erstellt einen Daten-Snapshot als Basis für die Audit-Durchführung durch den Auditor.