Beteiligung am Freigabe-Workflow

Der Freigabe-Workflow im Audit (A+) Modul ermöglicht die strukturierte Zusammenarbeit zwischen Ihnen, dem Auditor und dem Facility Manager/Dienstleister (FM/DL). Als Property Manager können Sie in diesen Workflow eingebunden werden, um den Audit-Stand zu prüfen und Ihre Sichtweise einzubringen. 
 Übersicht: Der Freigabe-Workflow 
 Der Freigabe-Workflow läuft immer über den Auditor als zentrale Koordinationsstelle: 
 
 
 
 Phase 
 Beteiligte 
 
 
 
 
 1. Audit-Durchführung 
 Auditor 
 
 
 2. Freigabe an PM 
 Auditor → PM 
 
 
 3. Rückgabe an Auditor 
 PM → Auditor 
 
 
 4. Optional: Freigabe an FM 
 Auditor → FM 
 
 
 5. Audit-Abschluss 
 Auditor 
 
 
 
 
 Audit zur Prüfung/Stellungnahme erhalten 
 Der Auditor kann Ihnen das Audit während des Prüfungsprozesses zur Prüfung oder Stellungnahme "freigeben". 
 Benachrichtigung 
 Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail , wenn der Auditor Ihnen das Audit zur Prüfung freigegeben hat. Die E-Mail enthält: 
 
 Name des Audits und zugehörigen Vertrags 
 Den Zeitraum, innerhalb dessen Sie Ihre Prüfung durchführen sollen 
 Einen direkten Link zur Audit-Ansicht 
 
 Zeitrahmen 
 Der Auditor legt einen Zeitraum fest, innerhalb dessen Sie Ihre Prüfung durchführen und Kommentare abgeben können. Dieser Zeitraum ist in den Grunddaten des Audits ersichtlich. 
 Zugriffsrechte während der Freigabe 
 
 
 
 Recht 
 Beschreibung 
 
 
 
 
 Lesezugriff 
 Sie können alle Audit-Daten (Grunddaten, LV, Dokumente) einsehen 
 
 
 Kommentarrecht 
 Sie können Kommentare zu Leistungspositionen hinzufügen 
 
 
 Kein Bearbeitungsrecht 
 Sie können keine Bewertungen oder Anpassungen des Auditors ändern 
 
 
 
 
 Status-Anzeige im System 
 Im Kopfbereich des Audits sehen Sie einen Zugriffsrechte-Chip , der Ihren aktuellen Status anzeigt: 
 
 
 
 Chip 
 Bedeutung 
 
 
 
 
 "Schreibrechte: Aktiv" (grün) 
 Sie befinden sich in einem aktiven Freigabezeitraum und können kommentieren 
 
 
 "Leserechte: Aktiv" (blau) 
 Sie können das Audit einsehen, aber nicht kommentieren 
 
 
 "Schreibrechte: Inaktiv" (grau) 
 Kein aktiver Freigabezeitraum – keine Interaktion möglich 
 
 
 
 Ihre Aufgaben während der Freigabe 
 Wenn Ihnen das Audit freigegeben wurde, haben Sie folgende Möglichkeiten: 
 1. Audit-Stand prüfen 
 
 Sehen Sie sich die Bewertungen und Anpassungen des Auditors im Leistungsverzeichnis (LV) an 
 Prüfen Sie die erfassten Grunddaten (Audit-Grundlage, Methodik, Beteiligte) 
 Sichten Sie die hochgeladenen Dokumente und Nachweise 
 
 2. Kommentare hinzufügen 
 Nutzen Sie die Kommentarfunktion, um: 
 
 Ihre Sichtweise zu den Feststellungen des Auditors darzulegen 
 Eventuelle Missverständnisse zu klären 
 Zusätzliche Informationen bereitzustellen 
 Auf fehlende Belege oder Nachweise hinzuweisen 
 
 So fügen Sie einen Kommentar hinzu: 
 
 Navigieren Sie zum Leistungsverzeichnis (LV) 
 Klappen Sie die betreffende Position auf 
 Nutzen Sie das Kommentarfeld unterhalb der Positionsdetails 
 Geben Sie Ihren Kommentar ein und bestätigen Sie 
 
 
 Empfehlung Formulieren Sie Ihre Kommentare präzise und konstruktiv. Verweisen Sie auf konkrete Belege oder Sachverhalte, um dem Auditor die Nachvollziehbarkeit zu erleichtern. 
 
 Freigabephase abschließen 
 Sobald Sie Ihre Prüfung abgeschlossen und alle notwendigen Kommentare hinzugefügt haben, sollten Sie die Freigabephase von Ihrer Seite beenden. 
 Vorgehen 
 
 Navigieren Sie zu den Grunddaten des Audits 
 Scrollen Sie zum Bereich Freigabe-Workflow (Revisionstabelle) 
 Unterhalb der Tabelle finden Sie den Button "Freigabe zurückgeben" 
 Klicken Sie auf diesen Button, um Ihre Stellungnahme abzuschließen 
 
 Auswirkungen der Rückgabe 
 
 
 
 Auswirkung 
 Beschreibung 
 
 
 
 
 Signal an Auditor 
 Der Auditor wird informiert, dass Sie Ihre Prüfung abgeschlossen haben 
 
 
 Kommentarsperre 
 Sie können keine neuen Kommentare mehr hinzufügen (bis zur nächsten Freigabe) 
 
 
 Workflow-Fortsetzung 
 Der Auditor kann mit dem nächsten Bearbeitungsschritt beginnen 
 
 
 
 Hinweis Ihre bisherigen Kommentare und der Zeitpunkt der Freigabe/Rückgabe werden in den Grunddaten des Audits dokumentiert und sind für alle Beteiligten nachvollziehbar. 
 
 Automatisches Ende der Freigabe 
 Wenn Sie die Freigabe nicht manuell zurückgeben, endet Ihr Zeitraum zur Kommentierung automatisch am vom Auditor festgelegten Enddatum. 
 Achtung Auch wenn die Freigabe automatisch endet, empfehlen wir die manuelle Rückgabe. So signalisieren Sie dem Auditor aktiv, dass Sie Ihre Prüfung abgeschlossen haben und keine weiteren Anmerkungen folgen. 
 
 Was passiert mit Ihrem Feedback? 
 Nach Ihrer Rückgabe bearbeitet der Auditor Ihre Kommentare: 
 
 Prüfung: Der Auditor sichtet alle Ihre Anmerkungen 
 Berücksichtigung: Berechtigte Einwände werden in die Bewertung einbezogen 
 Optional: Der Auditor kann eine erneute Freigabe an Sie oder den FM starten 
 Dokumentation: Alle Kommentare bleiben Teil der Audit-Dokumentation 
 
 
 Wichtige Punkte zum Workflow 
 
 
 
 Regel 
 Erläuterung 
 
 
 
 
 Nur Kommentarrechte 
 Während der Freigabe können Sie kommentieren, aber keine Bewertungen ändern 
 
 
 Keine Weitergabe 
 Sie können das Audit nicht direkt an den FM/DL weitergeben – der Workflow läuft immer über den Auditor 
 
 
 Nachvollziehbarkeit 
 Alle Interaktionen werden protokolliert und sind in den Grunddaten einsehbar 
 
 
 Mehrere Freigaben möglich 
 Der Auditor kann Sie mehrfach in den Workflow einbinden, z.B. nach Berücksichtigung von FM-Feedback 
 
 
 
 Empfehlung Nutzen Sie die Freigabephasen aktiv, um sicherzustellen, dass Ihre Perspektive im Audit-Prozess berücksichtigt wird und um Unklarheiten frühzeitig zu adressieren.