Beteiligung am Freigabe-Workflow Der Freigabe-Workflow im Audit (A+) Modul ermöglicht die strukturierte Zusammenarbeit zwischen Ihnen, dem Auditor und dem Property Manager (PM). Als Facility Manager können Sie in diesen Workflow eingebunden werden, um zu den Feststellungen des Auditors Stellung zu nehmen. Übersicht: Der Freigabe-Workflow Der Freigabe-Workflow läuft immer über den Auditor als zentrale Koordinationsstelle: Phase Beteiligte Ihre Rolle als FM 1. Audit-Durchführung Auditor Keine aktive Beteiligung 2. Optional: Freigabe an PM Auditor → PM Keine Beteiligung 3. Freigabe an FM Auditor → FM Stellungnahme und Kommentierung 4. Rückgabe an Auditor FM → Auditor Abschluss Ihrer Stellungnahme 5. Audit-Abschluss Auditor Ergebnisse einsehen Hinweis Die primären Bearbeitungsrechte für Audit-Daten verbleiben während des gesamten Prozesses beim Auditor. Sie können kommentieren, aber keine Bewertungen direkt ändern. Audit zur Stellungnahme erhalten Der Auditor kann Ihnen das Audit während des Prüfungsprozesses zur Stellungnahme "freigeben". Dies geschieht typischerweise, nachdem der Auditor eine erste Prüfung vorgenommen hat und Ihre Sichtweise zu bestimmten Feststellungen einholen möchte. Benachrichtigung Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail , wenn der Auditor Ihnen das Audit zur Stellungnahme freigegeben hat. Die E-Mail enthält: Name des Audits und zugehörigen Vertrags Den Zeitraum, innerhalb dessen Sie Stellung nehmen können Einen direkten Link zur Audit-Ansicht Zeitrahmen Der Auditor legt einen definierten Zeitraum fest, innerhalb dessen Sie den Audit-Stand prüfen und Ihre Kommentare abgeben können. Diesen Zeitraum sehen Sie: In der E-Mail-Benachrichtigung In der Revisionstabelle in den Grunddaten des Audits Zugriffsrechte während der Freigabe Recht Beschreibung Lesezugriff Sie können alle Audit-Daten (Grunddaten, LV, Dokumente) einsehen Kommentarrecht Sie können Kommentare zu Leistungspositionen hinzufügen Kein Bearbeitungsrecht Sie können keine Bewertungen oder Anpassungen des Auditors ändern Status-Anzeige im System Im Kopfbereich des Audits sehen Sie einen Zugriffsrechte-Chip , der Ihren aktuellen Status anzeigt: Chip Bedeutung Ihre Möglichkeiten "Schreibrechte: Aktiv" (grün) Aktiver Freigabezeitraum Einsehen + Kommentieren "Leserechte: Aktiv" (blau) Lesezugriff gewährt Nur Einsehen "Schreibrechte: Inaktiv" (grau) Kein aktiver Zugriff Warten auf Freigabe Ihre Aufgaben während der Freigabe Wenn Ihnen das Audit zur Stellungnahme freigegeben wurde, haben Sie folgende Möglichkeiten: 1. Audit-Stand prüfen Sehen Sie sich die Bewertungen des Auditors im Leistungsverzeichnis (LV) an: Status der Positionen (Erfüllt, Nicht erfüllt, Teilweise erfüllt) Mengenanpassungen Qualitätsanpassungen Prüfen Sie die erfassten Grunddaten (Audit-Grundlage, Methodik, Dokumentation) Sichten Sie die hochgeladenen Dokumente und Nachweise 2. Kommentare hinzufügen Die Kommentarfunktion ist Ihr wichtigstes Werkzeug im Freigabe-Workflow. Nutzen Sie sie, um: Ihre Sichtweise zu den Feststellungen des Auditors darzulegen Eventuelle Missverständnisse zu klären (z.B. wenn ein Beleg übersehen wurde) Zusätzliche Informationen bereitzustellen Auf nachträgliche Belege hinzuweisen, die im CAFM ergänzt wurden Sachverhalte zu erklären , die aus den Dokumenten nicht ersichtlich sind So fügen Sie einen Kommentar hinzu: Navigieren Sie zum Leistungsverzeichnis (LV) Klappen Sie die betreffende Position auf (klicken Sie auf die Zeile) Im erweiterten Bereich finden Sie die Kommentarfunktion (Chat-Bereich) Geben Sie Ihren Kommentar ein und senden Sie ihn ab Empfehlung Formulieren Sie Ihre Kommentare präzise und sachlich. Verweisen Sie auf konkrete Belege. Dies erleichtert dem Auditor die Nachverfolgung erheblich. Freigabe abschließen Sobald Sie Ihre Prüfung abgeschlossen und alle notwendigen Kommentare hinzugefügt haben, sollten Sie die Freigabephase von Ihrer Seite beenden. Vorgehen Navigieren Sie zu den Grunddaten des Audits Scrollen Sie zum Bereich Freigabe-Workflow (Revisionstabelle) Unterhalb der Tabelle finden Sie den Button "Freigabe zurückgeben" Klicken Sie auf diesen Button, um Ihre Stellungnahme abzuschließen Auswirkungen der Rückgabe Auswirkung Beschreibung Signal an Auditor Der Auditor wird informiert, dass Sie Ihre Stellungnahme abgeschlossen haben Kommentarsperre Sie können keine neuen Kommentare mehr hinzufügen (bis zur nächsten Freigabe) Workflow-Fortsetzung Der Auditor kann Ihre Kommentare berücksichtigen und die Auditierung fortsetzen Hinweis Ihre Kommentare und der Zeitpunkt der Freigabe/Rückgabe werden in den Grunddaten des Audits dokumentiert und sind für alle Beteiligten nachvollziehbar. Automatisches Ende der Freigabe Wenn Sie die Freigabe nicht manuell über den Button "Freigabe zurückgeben" beenden, endet Ihr Zeitraum zur Kommentierung automatisch am vom Auditor festgelegten Enddatum. Achtung Auch wenn die Freigabe automatisch endet, empfehlen wir die manuelle Rückgabe. So signalisieren Sie dem Auditor aktiv, dass Sie Ihre Stellungnahme abgeschlossen haben. Was passiert mit Ihrem Feedback? Nach Ihrer Rückgabe bearbeitet der Auditor Ihre Kommentare: Sichtung: Der Auditor liest alle Ihre Anmerkungen Prüfung: Berechtigte Einwände werden geprüft (z.B. nachgereichte Belege) Anpassung: Bei berechtigten Einwänden kann der Auditor seine Bewertung korrigieren Optional: Der Auditor kann eine erneute Freigabe starten, falls weitere Klärung nötig ist Dokumentation: Alle Kommentare bleiben Teil der Audit-Dokumentation Hinweis Der Auditor ist nicht verpflichtet, allen Einwänden zu folgen. Er entscheidet nach fachlicher Einschätzung, ob eine Anpassung gerechtfertigt ist. Ihre Kommentare werden jedoch in jedem Fall dokumentiert. Wichtige Punkte zum Workflow Regel Erläuterung Nur Kommentarrechte Während der Freigabe können Sie kommentieren, aber keine Bewertungen ändern Keine Weitergabe Sie können das Audit nicht direkt an den PM weitergeben – der Workflow läuft immer über den Auditor Nachvollziehbarkeit Alle Interaktionen werden protokolliert und sind in den Grunddaten einsehbar Mehrere Freigaben möglich Der Auditor kann Sie mehrfach einbinden, z.B. nach Berücksichtigung Ihres Feedbacks Empfehlung Nutzen Sie die Freigabephasen aktiv, um Ihre Perspektive einzubringen und zu einer korrekten und fairen Audit-Bewertung beizutragen. Ihre Kommentare können maßgeblich dazu beitragen, Missverständnisse aufzuklären.