Die Korrekturperiode & Beleg-Upload (FIXME)
Die Cooldown-Phase ist eine wichtige Phase zu Beginn des Audit-Prozesses, in der Sie als Facility Manager oder Dienstleister eine aktive Rolle spielen. Sie dient dazu, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und Belege für den zu prüfenden Zeitraum (auditierter Zeitraum) vorliegen, bevor das eigentliche Audit startet.
Was ist die Cooldown-Phase?
Nachdem ein Audit für einen Vertrag initiiert wurde, beginnt eine festgelegte Frist, die sogenannte Cooldown-Phase oder Korrekturperiode (oft 30 Tage, kann variieren). FIXME!
Zweck: In dieser Zeit haben Sie und der PM die letzte Gelegenheit, den Living Contract (LC) für den auditierten Zeitraum zu überprüfen und vor allem alle notwendigen Nachweise und Belege hochzuladen.
Benachrichtigung
Sie werden automatisch per E-Mail über den Start der Korrekturfrist für einen Ihrer Verträge informiert. Achten Sie auf diese Benachrichtigungen, da die Frist verbindlich ist.
Beleg-Upload
Ihre wichtigste Aufgabe während der Korrekturperiode ist das Hochladen aller relevanten Belege und Nachweise, die die Leistungserbringung im auditierten Zeitraum dokumentieren.
Wo hochladen? Die Belege werden direkt im Living Contract (LC) zu den entsprechenden Leistungspositionen oder als allgemeine Vertragsdokumente hochgeladen, je nachdem, wo sie thematisch hingehören.
Welche Belege? Laden Sie alle Dokumente hoch, die für die Prüfung relevant sein könnten, z.B.:
Leistungsnachweise
Stundenzettel
Materialnachweise
Abnahmeprotokolle
Fotos
Zertifikate
Rechnungen (falls relevant für Leistungsnachweis)
Sonstige relevante Korrespondenz
<!-- Screenshot: Beispielansicht im Living Contract, die zeigt, wo Dokumente hochgeladen werden können (falls verfügbar) -->
Frist beachten
Achtung
Es ist entscheidend, dass Sie alle notwendigen Belege bis zum Ende der Korrekturfrist hochladen. Nach Ablauf der Frist beginnt das formale Audit, und die Datenbasis wird "eingefroren".
Konsequenzen bei fehlenden Belegen: Wenn Nachweise fehlen, kann der Auditor die entsprechende Leistung im Audit möglicherweise nicht als "Erfüllt" bewerten, was zu Minderungen führen kann.
Konsequenzen bei offenen Änderungen im LC: Wenn es Änderungsvorschläge im LC gibt, die den auditierten Zeitraum betreffen und bis zum Ende der Frist nicht von Ihnen und dem PM akzeptiert wurden, werden diese automatisch abgelehnt. Sorgen Sie also auch für die rechtzeitige Klärung und Finalisierung von Nachträgen in Zusammenarbeit mit dem PM.
Nach Ablauf der Korrekturfrist
Sobald die Korrekturfrist endet:
Der formale Audit-Prozess startet.
Der Daten-Snapshot wird erstellt.
Der Auditor beginnt mit der Prüfung basierend auf dem Snapshot und den bis dahin im LC vorhandenen Belegen.
Sorgen Sie durch rechtzeitiges und vollständiges Hochladen Ihrer Belege für eine transparente und faire Audit-Grundlage.