Audit-Initiierung & Korrekturperiode (FIXME)

Als Property Manager spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Initiierung von Audits und während der darauffolgenden Korrekturperiode. Dieser Abschnitt erklärt die verschiedenen Wege, wie ein Audit gestartet wird, und Ihre Aufgaben in der wichtigen Vorbereitungsphase.

Audit-Initiierung

Ein Audit bezieht sich immer auf einen abgeschlossenen Zeitraum (den auditierten Zeitraum). Es gibt zwei Hauptwege, wie ein Audit gestartet werden kann:

1. Automatische Initiierung:
Das System ist oft so konfiguriert, dass Jahresendaudits automatisch gestartet werden.
Auslöser: Typischerweise beginnt der Prozess automatisch eine festgelegte Zeit (30 Tage) nach dem Ende des für die Liegenschaft definierten Geschäftsjahres.
Benachrichtigung: Sie werden als PM (sowie der FM/DL) über den Start des Prozesses informiert.

2. Manuelle Initiierung:
In bestimmten Situationen können Sie als PM ein Audit auch manuell für einen Vertrag anstoßen. Dies kann für spezielle Qualitätsprüfungen oder außerplanmäßige Audits notwendig sein.
Vorgehen:
Navigieren Sie zur Vertragsübersicht der gewünschten Liegenschaft.

Identifizieren Sie den betreffenden Vertrag. In der Vertragsansicht oder -karte finden Sie den Button "Neues Audit anlegen".
Klicken Sie auf "Neues Audit anlegen" um das Dialogfenster zu öffnen.

Füllen Sie die erforderlichen Felder im Dialog aus:
Audit-Typ: Wählen Sie den passenden Typ (z.B. Jahresendaudit).
Titel: Geben Sie einen aussagekräftigen Titel für das Audit ein.
Beschreibung: Fügen Sie bei Bedarf weitere Details hinzu.
Beginn der auditierten Periode: Wählen Sie das Startdatum des Zeitraums, der geprüft werden soll.
Ende der auditierten Periode: Wählen Sie das Enddatum des Zeitraums.
Bestätigen Sie die Eingabe, um das Audit anzulegen.

Die Korrektur-/Kulanzfrist ("Cooldown Period")

Unabhängig davon, ob ein Audit automatisch oder manuell initiiert wurde, startet nach der Initiierung eine definierte Korrekturfrist (z.B. 30 Tage, konfigurierbar). FIXME!

Zweck: Diese Frist dient als Pufferzeit, bevor die Daten für das Audit final "eingefroren" werden. Sie gibt Ihnen und dem FM/DL die Möglichkeit, letzte Überprüfungen und Korrekturen am Living Contract (LC) für den betreffenden Zeitraum vorzunehmen und notwendige Dokumente hochzuladen.
Benachrichtigungen: Sie und der FM/DL werden über den Start der Korrekturfrist informiert.

Ihre Aufgaben als PM während der Korrekturfrist:
Living Contract prüfen: Überprüfen Sie den Living Contract auf eventuell noch offene oder nicht finalisierte Änderungen (Nachträge), die den auditierten Zeitraum betreffen.
Änderungen finalisieren: Arbeiten Sie mit dem FM/DL zusammen, um alle relevanten Änderungen für den auditierten Zeitraum bis zum Ende der Frist zu finalisieren und im LC zu akzeptieren.

Achtung
Alle Änderungsvorschläge im LC für den auditierten Zeitraum, die am Ende der Korrekturfrist nicht von beiden Seiten akzeptiert wurden, werden vom System automatisch abgelehnt. Sie sind zwar im Audit später noch sichtbar (als abgelehnte Positionen), können aber nicht mehr in die Audit-Basis einfließen. Klären Sie offene Punkte also rechtzeitig!

Nach Ablauf der Korrekturfrist:
Der formale Audit-Prozess beginnt.
Die Daten für den auditierten Zeitraum werden im LC gesperrt (keine rückwirkenden Änderungen mehr möglich).
Das System erstellt den Daten-Snapshot (Revision Klone) als Basis für die Audit-Durchführung durch den Auditor.

---

Nächstes Thema: Auditoren verwalten (Intern/Extern)