Die Korrekturperiode & Beleg-Upload

Die Korrekturperiode ist eine wichtige Phase zu Beginn des Audit-Prozesses, in der Sie als Facility Manager eine aktive Rolle spielen. Sie dient dazu, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und Belege für den zu prüfenden Zeitraum (auditierter Zeitraum) vorliegen, bevor das eigentliche Audit startet.

Was ist die Korrekturperiode?

Nachdem ein Audit für einen Vertrag initiiert wurde, beginnt eine festgelegte Frist, die sogenannte Cooldown-Phase oder Korrekturperiode (variabel definierbar, üblicherweise 28 Tage).

Zweck: In dieser Zeit haben Sie und der PM die letzte Gelegenheit, den Living Contract (LC) für den auditierten Zeitraum zu überprüfen, letzte Nachträge zu stellen und zu schließen und alle notwendigen Nachweise und Belege hochzuladen.

Benachrichtigung

Sie werden automatisch per E-Mail über den Start der Korrekturfrist für einen Ihrer Verträge informiert. Achten Sie auf diese Benachrichtigungen, da die darin gegebene Frist für den Auditstart verbindlich ist.

LC-Korrektur

Living Contract prüfen: Überprüfen Sie den Living Contract auf eventuell noch offene oder nicht finalisierte Änderungen (Nachträge), die den auditierten Zeitraum betreffen.
Änderungen finalisieren: Arbeiten Sie mit dem PM zusammen, um alle relevanten Änderungen für den auditierten Zeitraum bis zum Ende der Korrekturperiode zu finalisieren, im LC zu akzeptieren und einen Nachtrag zu schließen.

Beleg-Upload

Zusätzlich eine wichtige Aufgabe während der Korrekturperiode ist das Hochladen aller relevanten Belege und Nachweise, die die Leistungserbringung im auditierten Zeitraum dokumentieren.

Wo hochladen? Mit Propops-PropOps-Intergration werden die Belege direkt in Ihrem CAFM hinterlegt. Bitte achten Sie auf eine korrekte Zuordnung zu EP-Code und AKS, da die Belege über diese Daten den Leistungen im Beestate-System zugeordnet werden.

Welche Belege? Laden Sie alle Dokumente hoch, die für die Prüfung relevant sein könnten, z.B.:
Leistungsnachweise
Stundenzettel
Materialnachweise
Abnahmeprotokolle
Fotos
Zertifikate
Rechnungen (falls relevant für Leistungsnachweis)
Sonstige relevante Korrespondenz

Frist beachten

Achtung
Es ist entscheidend, dass Sie alle Korrekturen des Living Contract bis zum Ende der Korrekturfrist durchführen sowie alle notwendigen Belege hochladen. Nach Ablauf der Frist beginnt das formale Audit, und die Datenbasis wird "eingefroren".

Konsequenzen bei offenen Änderungen im LC: Wenn es Änderungsvorschläge im LC gibt, die den auditierten Zeitraum betreffen und bis zum Ende der Frist nicht von Ihnen und dem PM akzeptiert wurden, werden diese automatisch abgelehnt. Sorgen Sie also auch für die rechtzeitige Klärung und Finalisierung von Nachträgen in Zusammenarbeit mit dem PM.
Konsequenzen bei fehlenden Belegen: Wenn Nachweise fehlen, kann der Auditor die entsprechende Leistung im Audit möglicherweise nicht als "Erfüllt" bewerten, was zu Minderungen führen kann.

Nach Ablauf der Korrekturfrist

Sobald die Korrekturfrist endet:
Startet der formale Audit-Prozess.
Es wird ein Daten-Snapshot für die auditierte Periode erstellt.
Der Auditor beginnt mit der Prüfung der Daten und den bis dahin im LC vorhandenen Belegen.

Sorgen Sie durch rechtzeitiges und vollständiges Hochladen Ihrer Belege für eine transparente und vollständige Audit-Grundlage.