Die Korrekturperiode & Beleg-Upload

Die Korrekturperiode ist eine wichtige Phase zu Beginn des Audit-Prozesses, in der Sie als Facility Manager oder Dienstleister eine aktive Rolle spielen. Sie dient dazu, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und Belege für den zu prüfenden Zeitraum (auditierter Zeitraum) vorliegen, bevor das eigentliche Audit startet.

Was ist die Korrekturperiode?

Nachdem ein Audit für einen Vertrag initiiert wurde, beginnt eine festgelegte Frist, die sogenannte Cooldown-Phase oder Korrekturperiode (variabel definierbar, im Automatismus 3028 Tage).

Zweck: In dieser Zeit haben Sie und der PM die letzte Gelegenheit, den Living Contract (LC) für den auditierten Zeitraum zu überprüfen, letzte Nachträge zu schließen und alle notwendigen Nachweise und Belege hochzuladen.

Benachrichtigung

Sie werden automatisch per E-Mail über den Start der Korrekturfrist für einen Ihrer Verträge informiert. Achten Sie auf diese Benachrichtigungen, da die Frist verbindlich ist.

LC-Korrektur

 

Beleg-Upload

Eine wichtige Aufgabe während der Korrekturperiode ist das Hochladen aller relevanten Belege und Nachweise, die die Leistungserbringung im auditierten Zeitraum dokumentieren.

Wo hochladen? Mit Propops-Intergration werden die Belege direkt in Ihrem CAFM hinterlegt. Bitte achten Sie auf eine korrekte Zuordnung zu EP-Code und AKS, da die Belege über diese Daten den Leistungen im Beestate-System zugeordnet werden.

Welche Belege? Laden Sie alle Dokumente hoch, die für die Prüfung relevant sein könnten, z.B.:
Leistungsnachweise
Stundenzettel
Materialnachweise
Abnahmeprotokolle
Fotos
Zertifikate
Rechnungen (falls relevant für Leistungsnachweis)
Sonstige relevante Korrespondenz

Frist beachten

Achtung
Es ist entscheidend, dass Sie alle notwendigen Belege bis zum Ende der Korrekturfrist hochladen. Nach Ablauf der Frist beginnt das formale Audit, und die Datenbasis wird "eingefroren".

Konsequenzen bei fehlenden Belegen: Wenn Nachweise fehlen, kann der Auditor die entsprechende Leistung im Audit möglicherweise nicht als "Erfüllt" bewerten, was zu Minderungen führen kann.
Konsequenzen bei offenen Änderungen im LC: Wenn es Änderungsvorschläge im LC gibt, die den auditierten Zeitraum betreffen und bis zum Ende der Frist nicht von Ihnen und dem PM akzeptiert wurden, werden diese automatisch abgelehnt. Sorgen Sie also auch für die rechtzeitige Klärung und Finalisierung von Nachträgen in Zusammenarbeit mit dem PM.

Nach Ablauf der Korrekturfrist

Sobald die Korrekturfrist endet:
Der formale Audit-Prozess startet.
Der Daten-Snapshot wird erstellt.
Der Auditor beginnt mit der Prüfung basierend auf dem Snapshot und den bis dahin im LC vorhandenen Belegen.

Sorgen Sie durch rechtzeitiges und vollständiges Hochladen Ihrer Belege für eine transparente und faire Audit-Grundlage.