Der Audit-Workflow im Überblick

Dieser Abschnitt beschreibt den gesamten Ablauf eines Audits in der Beestate-Plattform, von der Planung bis zum Abschluss.

Phase 1: Planung des Audits

Ein Audit wird für einen spezifischen, abgeschlossenen Zeitraum (den "auditierten Zeitraum", z.B. das letzte Geschäftsjahr) gestartet.

Automatisch: Das System kann so konfiguriert werden, dass ein Audit automatisch nach Ablauf einer Frist nach Ende des Geschäftsjahres einer Liegenschaft startet (30 Tage danach).
Manuell: Ein Property Manager (PM) kann unter bestimmten Umständen ein Audit auch manuell initiieren.

Phase 2: Korrekturfrist ("Cooldown Period")

Nach der Initiierung beginnt eine definierte Frist (30 Tage).

Zweck: Diese Phase gibt allen Beteiligten Zeit, letzte Bereinigungen vorzunehmen und notwendige Dokumente hochzuladen, bevor die Daten für das Audit "eingefroren" werden.
Benachrichtigungen: Property Manager (PM) und Facility Manager/Dienstleister (FM/DL) werden über den Start dieser Phase informiert.
Aufgaben FM/DL: Hochladen aller relevanten Belege und Nachweise für den auditierten Zeitraum in den Living Contract (LC).
Aufgaben PM: Überprüfung und Finalisierung eventuell noch offener Änderungen (Nachträge) im LC für den auditierten Zeitraum.
Offene Änderungen im LC: Alle Änderungsvorschläge im LC, die sich auf den auditierten Zeitraum beziehen und am Ende der Korrekturfrist noch nicht von beiden Parteien (PM und FM/DL) final akzeptiert wurden, werden vom System automatisch abgelehnt.

Hinweis
Diese abgelehnten Positionen bleiben im Audit-Modul sichtbar. Dies dient der Nachvollziehbarkeit, warum eine Änderung nicht rechtzeitig vereinbart wurde (z.B. Antrag vom FM versäumt oder Genehmigung vom PM nicht erfolgt)

Phase 3: Formaler Audit-Start & Daten-Snapshot

Nach Ablauf der Cooldown-Periode startet das System das Audit formal.

Aktion 1 - Datensperre im LC: Die Daten für den auditierten Zeitraum werden im Living Contract gesperrt.

Achtung
Ab diesem Zeitpunkt sind keine rückwirkenden Änderungen mehr im LC für diesen Zeitraum möglich. Dies stellt die Integrität