Der Audit-Workflow im Überblick

Dieser Abschnitt beschreibt den gesamten Ablauf eines Audits in der BeeState-Plattform, von der Planung bis zum Abschluss.

Phase 1: Planung des Audits

Ein Audit wird für einen spezifischen, abgeschlossenen Zeitraum (den "auditierten Zeitraum", z.B. das letzte Geschäftsjahr) gestartet.

Automatisch: Das System kann so konfiguriert werden, dass ein Audit automatisch nach Ablauf einer Frist nach Ende des Geschäftsjahres einer Liegenschaft startet (30 Tage danach).
Manuell: Ein Property Manager (PM) kann unter bestimmten Umständen ein Audit auch manuell initiieren.

Phase 2: Korrekturfrist ("Cooldown Period")

Nach der Initiierung beginnt eine definierte Frist (30 Tage).

Zweck: Diese Phase gibt allen Beteiligten Zeit, letzte Bereinigungen vorzunehmen und notwendige Dokumente hochzuladen, bevor die Daten für das Audit "eingefroren" werden.
Benachrichtigungen: Property Manager (PM) und Facility Manager/Dienstleister (FM/DL) werden über den Start dieser Phase informiert.
Aufgaben FM/DL: Hochladen aller relevanten Belege und Nachweise für den auditierten Zeitraum in den Living Contract (LC).
Aufgaben PM: Überprüfung und Finalisierung eventuell noch offener Änderungen (Nachträge) im LC für den auditierten Zeitraum.
Offene Änderungen im LC: Alle Änderungsvorschläge im LC, die sich auf den auditierten Zeitraum beziehen und am Ende der Korrekturfrist noch nicht von beiden Parteien (PM und FM/DL) final akzeptiert wurden, werden vom System automatisch abgelehnt.

Hinweis
Diese abgelehnten Positionen bleiben im Audit-Modul sichtbar. Dies dient der Nachvollziehbarkeit, warum eine Änderung nicht rechtzeitig vereinbart wurde (z.B. Antrag vom FM versäumt oder Genehmigung vom PM nicht erfolgt)

Phase 3: Formaler Audit-Start & Daten-Snapshot

Nach Ablauf der Cooldown-Periode startet das System das Audit formal.

Aktion 1 - Datensperre im LC: Die Daten für den auditierten Zeitraum werden im Living Contract gesperrt.
Achtung: Ab diesem Zeitpunkt sind keine rückwirkenden Änderungen mehr im LC für diesen Zeitraum möglich. Dies stellt die Integrität der Audit-Grundlage sicher.
Aktion 2 - Daten-Snapshot (Revision Klone): Das System erstellt eine "eingefrorene" Kopie (Snapshot/Revision Klon) des Living Contracts, wie er am Ende des auditierten Zeitraums gültig war. Dieser Snapshot berücksichtigt nur die zu diesem Zeitpunkt aktiven Leistungspositionen und bildet die unveränderliche Basis für die Arbeit im Audit-Modul.

Phase 4: Audit-Durchführung (im A+ Modul)

Die eigentliche Prüfung findet nun im Audit (A+) Modul statt.

Hauptverantwortlicher: Der Auditor (intern oder extern).
Arbeitsbereiche: Hauptsächlich die Ansichten "Grunddaten" und "Leistungsverzeichnis (LV)".
Kernaufgaben des Auditors: Grunddaten prüfen und pflegen (Auditdetails, Personalzuweisung, Auditgrundlage dokumentieren).
Leistungsverzeichnis (LV) prüfen: Vergleich der im Snapshot festgehaltenen vertraglichen Leistungen mit der Realität (durch Belege, Begehungen etc.).
Quantitative Anpassungen: Korrektur von Mengen, wenn die tatsächliche Leistung von der im Snapshot abwich (z.B. mehr/weniger Einheiten gereinigt als vertraglich festgehalten).
Qualitative Anpassungen: Bewertung der Qualität oder Häufigkeit der Leistungserbringung und ggf. Anwendung von Wertminderungen (z.B. Reinigung nur 2x statt 4x pro Woche durchgeführt).

Hinweis
Die im Audit vorgenommenen Anpassungen beeinflussen nur die Audit-Feststellungen und dienen als Empfehlung für zukünftige Anpassungen im Living Contract. Sie ändern nicht die historischen Daten im LC rückwirkend.

Phase 5: Zusammenarbeit (Freigabe-Workflow)

Das Audit-Modul ermöglicht eine gesteuerte Zusammenarbeit zwischen den Parteien durch einen Freigabe-Mechanismus.

Funktionsweise: Die Partei mit den aktuellen Bearbeitungsrechten (z.B. der Auditor) kann das Audit an eine andere Partei (z.B. FM/DL zur Stellungnahme oder PM zur Prüfung) "freigeben".
Rechteübergang: Mit der Freigabe verliert der Freigebende die Schreibrechte, und der Empfänger erhält sie für einen definierten Zeitraum.
Aktionen des Empfängers: Kann das Audit bearbeiten (im Rahmen seiner Rolle) und muss es anschließend wieder "zurückgeben" (Der Rückgabezeitpunkt wird vom Auditor bestimmt, es kann jedoch verfrüht zurückgegeben werden). Eine Weitergabe an Dritte ist nicht möglich.
Revisionssicherheit: Jede Freigabe und Rückgabe erstellt automatisch einen neuen Snapshot des Audit-Zustands.

Hinweis
Dies schafft eine lückenlose Historie aller Änderungen und Interaktionen während des Audits (Audit Trail)

Phase 6: Audit-Abschluss

Wenn der Auditor die Prüfung abgeschlossen hat, wird das Audit formal beendet.

Aktion: Der Auditor nutzt die Funktion "Audit abschließen".
Konsequenzen: Das Audit wird schreibgeschützt (kann nicht mehr bearbeitet werden). Alle Beteiligten werden über den Abschluss informiert.
Ergebnisse: Das System exportiert die finalen Audit-Ergebnisse. Dies umfasst typischerweise den finalen Stand des geprüften Leistungsverzeichnisses (inkl. aller Anpassungen) und oft eine Datei mit Vorschlägen für zukünftige Nachträge im Living Contract.

Achtung
Der Abschluss ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden

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