Der Rahmenpreisanpassungs-Workflow im Überblick Dieser Abschnitt beschreibt den gesamten Ablauf einer Rahmenpreisanpassung in der Beestate-Plattform, vom Anstoßen des Prozesses bis zum Abschluss. Phase 1: Initiierung durch den Facility Manager Der Facility Manager (FM) ist verantwortlich für das Anstoßen des Rahmenpreisanpassungsprozesses. Starten einer neuen Anpassung Navigation: In der Vertragspartner-Übersicht unter "Weitere Vertragspartner" auf die entsprechende Partnerkarte klicken Button: Im Headerbereich "Neue Rahmenpreisanpassung starten" anklicken Dialog: Im Dialog "Starten der Rahmenpreisanpassung" werden folgende Informationen erfasst: Titel: Bezeichnung für die neue Anpassung (z. B. "Anpassung 2") Preise wirksam ab: Datum, ab dem die neuen Preise gültig werden sollen Automatische Systemaktion nach Start Nach dem Starten der Anpassung führt das System automatisch folgende Aktionen durch: Statusänderung: Die Anpassung erhält den Status "In Bearbeitung" Daten: Das System kopiert die aktuellen Preise als Ausgangsbasis in die neue Rahmenpreisanpassung Hinweis Positionen, die nicht im Katalog enthalten sind (No-EP-Positionen), werden durch eine Anpassung der Rahmenpreise im Rahmenpreismodul nicht angepasst und müssen weiterhin direkt im Living Contract überarbeitet werden. Phase 2: Preisanpassung durch den Facility Manager Nach der Initiierung kann der FM die neuen Preise und Faktoren einpflegen. Anpassungsmöglichkeiten Der FM hat drei Kategorien von Anpassungen zur Verfügung: Bundeslandfaktoren: Regionale Faktoren je Bundesland Liegenschaftsfaktoren: Objektspezifische Faktoren für einzelne Liegenschaften Basispreise: Grundpreise für die einzelnen Leistungspositionen Eingabemethoden Der FM hat verschiedene Möglichkeiten, Preise und Faktoren anzupassen: Einzelne Eingabe: Manuelle Anpassung einzelner Werte direkt in der Tabellenansicht durch Klick auf die jeweilige Zelle Massenbearbeitung für Preise (empfohlen): Effiziente Gesamtbearbeitung mehrerer Positionen gleichzeitig über die integrierte Massenbearbeitungsfunktion Prozentuale Anpassung auf allen hierarchischen Ebenen möglich Änderungen können auf allen Ebenen oder auch für alle Daten übernommen werden Ideal für konsistente Anpassungen über mehrere Positionen hinweg Excel-Import: Alternativ können Preise und Faktoren auch über Excel-Dateien importiert werden Hinweis Für umfangreiche Anpassungen mit vielen Positionen empfehlen wir die Massenbearbeitungsfunktion. Sie ermöglicht es, mehrere Positionen gleichzeitig zu bearbeiten und spart Zeit bei konsistenten Änderungen über das gesamte Portfolio. Überprüfung der Eingaben Nach der Eingabe sollte der FM die Auswirkungen der Anpassungen gründlich überprüfen. Das System bietet hierfür verschiedene Ansichten: Rahmenpreisverlauf: Zeigt den Vergleich der historischen Preisentwicklung Visualisiert prozentuale Änderungen zwischen den einzelnen Anpassungsschritten Ermöglicht die Identifikation von Ausreißern oder ungewöhnlichen Preissprüngen Portfolioauswertung: Bietet eine Übersicht über die Auswirkungen auf das gesamte Portfolio Zeigt die Volumenänderungen pro Liegenschaft Stellt die Gesamtentwicklung der Rahmenpreisquote dar Hilft, die finanzielle Gesamtwirkung der Anpassung zu bewerten Diese Ansichten helfen dem FM, die Plausibilität der eingegebenen Werte zu prüfen, bevor die Anpassung zur Freigabe an den PM übergeben wird. Phase 3: Statuswechsel und Übergabe Nach Abschluss der Preiseingabe und deren Überprüfung hat der FM zwei Optionen für den weiteren Workflow: Option 1: Klärungsbedarf Diese Option wird gewählt, wenn noch offene Fragen oder Unklarheiten bestehen: Zweck: Mit Setzen des Status wird der betroffene Property Manager informiert Anwendungsfall: Fragen zur Interpretation von Vertragsklauseln Benötigte Zusatzinformationen oder Freigaben Workflow: FM und PM können sich bilateral abstimmen, bevor die Eingabe final abgeschlossen wird Rücknahme: Der Status kann vom FM wieder auf "In Bearbeitung" zurückgesetzt werden oder auf "FM-Eingabe abgeschlossen" Option 2: FM-Eingabe abgeschlossen Diese Option signalisiert, dass die Arbeit des FM abgeschlossen ist: Bedeutung: FM hat alle Anpassungen vorgenommen, diese überprüft und zur formalen Prüfung durch den PM freigegeben Voraussetzungen: Alle Preise und Faktoren sind eingepflegt Plausibilitätsprüfung wurde durchgeführt FM ist mit den Ergebnissen zufrieden Nächster Schritt: Der Property Manager erhält eine Benachrichtigung und kann die Anpassung prüfen und final bestätigen Verantwortungsübergabe: Ab diesem Zeitpunkt liegt die Verantwortung für den Abschluss beim Property Manager Phase 4: Prüfung und Abschluss durch den Property Manager Der Property Manager (PM) ist für die finale Freigabe der Rahmenpreisanpassung verantwortlich. Aufgaben des Property Managers Der PM führt eine umfassende Qualitätskontrolle durch: Gründliche Prüfung: Kontrolle aller eingegebenen Preise und Faktoren Vergleich mit den vereinbarten Rahmenvertragsbedingungen Überprüfung der korrekten Anwendung von Indexierungsklauseln Plausibilitätsprüfung: Überprüfung der Auswirkungen auf das Gesamtportfolio Analyse ungewöhnlicher Preissprünge oder -änderungen Bewertung der finanziellen Auswirkungen auf einzelne Liegenschaften Validierung: Sicherstellung, dass alle Anpassungen korrekt und vollständig sind Abgleich mit externen Datenquellen (z. B. Verbraucherpreisindex) Prüfung der Einhaltung von Höchstgrenzen gemäß Rahmenvertrag Verfügbare Prüfwerkzeuge Dem PM stehen dieselben Auswertungsansichten zur Verfügung wie dem FM: Rahmenpreisverlauf: Zur Nachvollziehbarkeit der Preisentwicklung Portfolioauswertung: Zur Bewertung der Gesamtauswirkungen Abschluss der Anpassung Nach erfolgreicher Prüfung kann der PM die Rahmenpreisanpassung bestätigen und beenden: Button "Rahmenpreisanpassung abschließen": Der PM klickt auf den entsprechenden Abschluss-Button in der Detailansicht der Anpassung Bestätigungsdialog: Ein Bestätigungsdialog erscheint, der den PM darauf hinweist, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann Finale Bestätigung: Nach Bestätigung werden folgende Aktionen automatisch ausgeführt: Statusänderung: Die Anpassung wird als abgeschlossen markiert Automatische LC-Übertragung: Die neuen Preise werden automatisch in alle betroffenen Living Contracts übertragen. Dieser Vorgang wird über Nacht abgeschlossen, die neuen Preise werden also erst am nächsten Tag in LC sichtbar. Aktivierung: Die neuen Preise werden ab dem festgelegten "Preise wirksam ab"-Datum in den Verträgen aktiv Hinweis Nach dem Abschluss werden alle neuen Rahmenpreise automatisch in die entsprechenden Living Contracts übertragen. Es ist keine manuelle Übertragung erforderlich. Die Preise werden ab dem definierten Stichtag in allen betroffenen Verträgen und Liegenschaften wirksam. Achtung Der Abschluss einer Rahmenpreisanpassung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass alle Preise und Faktoren gründlich geprüft wurden, bevor Sie die Anpassung abschließen.