Der Rahmenpreisanpassungs-Workflow im Überblick

Dieser Abschnitt beschreibt den gesamten Ablauf einer Rahmenpreisanpassung in der Beestate-Plattform, vom Anstoßen des Prozesses bis zum Abschluss.

Phase 1: Initiierung durch den Facility Manager

Der Facility Manager (FM) ist verantwortlich für das Anstoßen des Rahmenpreisanpassungsprozesses.

Starten einer neuen Anpassung

• Navigation: In der Vertragspartner-Übersicht unter "Weitere Vertragspartner" auf die entsprechende Partnerkarte klicken
• Button: Im Headerbereich "Neue Rahmenpreisanpassung starten" anklicken
• Dialog: Im Dialog "Starten der Rahmenpreisanpassung" werden folgende Informationen erfasst:
  • Titel: Bezeichnung für die neue Anpassung (z. B. "Anpassung 2")
  • Preise wirksam ab: Datum, ab dem die neuen Preise gültig werden sollen

Automatische Systemaktion nach Start

Nach dem Starten der Anpassung führt das System automatisch folgende Aktionen durch:

• Statusänderung: Die Anpassung erhält den Status "In Bearbeitung"
• Daten: Das System kopiert die aktuellen Preise als Ausgangsbasis in die neue Rahmenpreisanpassung

Hinweis
Positionen, die nicht im Katalog enthalten sind (No-EP-Positionen), werden durch eine Anpassung der Rahmenpreise im Rahmenpreismodul nicht angepasst und müssen weiterhin direkt im Living Contract überarbeitet werden.

Phase 2: Preisanpassung durch den Facility Manager

Nach der Initiierung kann der FM die neuen Preise und Faktoren einpflegen.

Anpassungsmöglichkeiten

Der FM hat drei Kategorien von Anpassungen zur Verfügung:

• Bundeslandfaktoren: Regionale Faktoren je Bundesland
  
  

• Liegenschaftsfaktoren: Objektspezifische Faktoren für einzelne Liegenschaften
  
  

• Basispreise: Grundpreise für die einzelnen Leistungspositionen
  
  

Eingabemethoden

Der FM hat verschiedene Möglichkeiten, Preise und Faktoren anzupassen:

• Einzelne Eingabe: Manuelle Anpassung einzelner Werte direkt in der Tabellenansicht durch Klick auf die jeweilige Zelle
• Massenbearbeitung für Preise (empfohlen): Effiziente Gesamtbearbeitung mehrerer Positionen gleichzeitig über die integrierte Massenbearbeitungsfunktion
  • Prozentuale Anpassung auf allen hierarchischen Ebenen möglich
  • Änderungen können auf allen Ebenen oder auch für alle Daten übernommen werden
  • Ideal für konsistente Anpassungen über mehrere Positionen hinweg
• Excel-Import: Alternativ können Preise und Faktoren auch über Excel-Dateien importiert werden

Hinweis
Für umfangreiche Anpassungen mit vielen Positionen empfehlen wir die Massenbearbeitungsfunktion. Sie ermöglicht es, mehrere Positionen gleichzeitig zu bearbeiten und spart Zeit bei konsistenten Änderungen über das gesamte Portfolio.

Überprüfung der Eingaben

Nach der Eingabe sollte der FM die Auswirkungen der Anpassungen gründlich überprüfen. Das System bietet hierfür verschiedene Ansichten:

• Rahmenpreisverlauf:
  • Zeigt den Vergleich der historischen Preisentwicklung
  • Visualisiert prozentuale Änderungen zwischen den einzelnen Anpassungsschritten
  • Ermöglicht die Identifikation von Ausreißern oder ungewöhnlichen Preissprüngen

• Portfolioauswertung:
  • Bietet eine Übersicht über die Auswirkungen auf das gesamte Portfolio
  • Zeigt die Volumenänderungen pro Liegenschaft
  • Stellt die Gesamtentwicklung der Rahmenpreisquote dar
  • Hilft, die finanzielle Gesamtwirkung der Anpassung zu bewerten

Diese Ansichten helfen dem FM, die Plausibilität der eingegebenen Werte zu prüfen, bevor die Anpassung zur Freigabe an den PM übergeben wird.

Phase 3: Statuswechsel und Übergabe

Nach Abschluss der Preiseingabe und deren Überprüfung hat der FM zwei Optionen für den weiteren Workflow:

Option 1: Klärungsbedarf

Diese Option wird gewählt, wenn noch offene Fragen oder Unklarheiten bestehen:

• Zweck: Mit Setzen des Status wird der betroffene Property Manager informiert
• Anwendungsfall:
  • Fragen zur Interpretation von Vertragsklauseln
  • Benötigte Zusatzinformationen oder Freigaben
• Workflow: FM und PM können sich bilateral abstimmen, bevor die Eingabe final abgeschlossen wird
• Rücknahme: Der Status kann vom FM wieder auf "In Bearbeitung" zurückgesetzt werden oder auf "FM-Eingabe abgeschlossen"

Option 2: FM-Eingabe abgeschlossen

Diese Option signalisiert, dass die Arbeit des FM abgeschlossen ist:

• Bedeutung: FM hat alle Anpassungen vorgenommen, diese überprüft und zur formalen Prüfung durch den PM freigegeben
• Voraussetzungen:
  • Alle Preise und Faktoren sind eingepflegt
  • Plausibilitätsprüfung wurde durchgeführt
  • FM ist mit den Ergebnissen zufrieden
• Nächster Schritt: Der Property Manager erhält eine Benachrichtigung und kann die Anpassung prüfen und final bestätigen
• Verantwortungsübergabe: Ab diesem Zeitpunkt liegt die Verantwortung für den Abschluss beim Property Manager

Phase 4: Prüfung und Abschluss durch den Property Manager

Der Property Manager (PM) ist für die finale Freigabe der Rahmenpreisanpassung verantwortlich.

Aufgaben des Property Managers

Der PM führt eine umfassende Qualitätskontrolle durch:

• Gründliche Prüfung:

  • Kontrolle aller eingegebenen Preise und Faktoren
  • Vergleich mit den vereinbarten Rahmenvertragsbedingungen
  • Überprüfung der korrekten Anwendung von Indexierungsklauseln

• Plausibilitätsprüfung:

  • Überprüfung der Auswirkungen auf das Gesamtportfolio
  • Analyse ungewöhnlicher Preissprünge oder -änderungen
  • Bewertung der finanziellen Auswirkungen auf einzelne Liegenschaften

• Validierung:

  • Sicherstellung, dass alle Anpassungen korrekt und vollständig sind
  • Abgleich mit externen Datenquellen (z. B. Verbraucherpreisindex)
  • Prüfung der Einhaltung von Höchstgrenzen gemäß Rahmenvertrag

Verfügbare Prüfwerkzeuge

Dem PM stehen dieselben Auswertungsansichten zur Verfügung wie dem FM:

• Rahmenpreisverlauf: Zur Nachvollziehbarkeit der Preisentwicklung
  
  
• Portfolioauswertung: Zur Bewertung der Gesamtauswirkungen

Abschluss der Anpassung

Nach erfolgreicher Prüfung kann der PM die Rahmenpreisanpassung bestätigen und beenden:

1. Button "Rahmenpreisanpassung abschließen": Der PM klickt auf den entsprechenden Abschluss-Button in der Detailansicht der Anpassung
2. Bestätigungsdialog: Ein Bestätigungsdialog erscheint, der den PM darauf hinweist, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann
3. Finale Bestätigung: Nach Bestätigung werden folgende Aktionen automatisch ausgeführt:
   • Statusänderung: Die Anpassung wird als abgeschlossen markiert
   • Automatische LC-Übertragung: Die neuen Preise werden automatisch in alle betroffenen Living Contracts übertragen. Dieser Vorgang wird über Nacht abgeschlossen, die neuen Preise werden also erst am nächsten Tag in LC sichtbar.
   • Aktivierung: Die neuen Preise werden ab dem festgelegten "Preise wirksam ab"-Datum in den Verträgen aktiv

Hinweis
Nach dem Abschluss werden alle neuen Rahmenpreise automatisch in die entsprechenden Living Contracts übertragen. Es ist keine manuelle Übertragung erforderlich. Die Preise werden ab dem definierten Stichtag in allen betroffenen Verträgen und Liegenschaften wirksam.

Achtung
Der Abschluss einer Rahmenpreisanpassung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass alle Preise und Faktoren gründlich geprüft wurden, bevor Sie die Anpassung abschließen.