Beestate Rahmenpreisanpassung
- Rahmenpreisanpassung (RPA) - Grundlagen & Einstieg
- Einführung in die Beestate Rahmenpreisanpassung
- Der Rahmenpreisanpassungs-Workflow im Überblick
- Rollen & Verantwortlichkeiten in der Rahmenpreisanpassung
- Rahmenpreisanpassung (RPA) - Leitfaden für Facility Manager (FM)
- Vertragspartner Übersicht
- Rahmenpreiseingabe
- Rahmenpreisverlauf
- Portfolioauswertung
- Ausnahmen und verzögerte Wirkungen
- Rahmenpreisanpassung (RPA) - Leitfaden für Property Manager (PM)
Rahmenpreisanpassung (RPA) - Grundlagen & Einstieg
Dieser Einstieg erklärt die Kernkonzepte des RPA-Moduls, seinen Zweck, Nutzen und den Workflow von der Initiierung bis zum Abschluss. Er beleuchtet die Integration mit Living Contracts und die Rollen von Facility und Property Managern für eine transparente Preisanpassung.
Einführung in die Beestate Rahmenpreisanpassung
Das Rahmenpreisanpassungsmodul (RPA) ist ein integraler Bestandteil der Beestate-Plattform, der speziell dafür entwickelt wurde, den Prozess der jährlichen Anpassung von Rahmenpreisen zu optimieren. Es erweitert die Funktionalitäten des Living Contract Moduls, indem es Facility Managern (FM) effiziente Werkzeuge zur Preisanpassung bietet und Property Managern (PM) eine klare Übersicht und Prüfmöglichkeiten.
Zweck und Nutzen
- Transparenz: Schaffung eines klaren Überblicks über angepasste Preise im Vergleich zum ursprünglichen Vertrag
- Genauigkeit: Sicherstellung, dass Preisanpassungen korrekt und nachvollziehbar sind
- Effizienz: Vereinfachung der Anpassung durch Massenbearbeitung, Import/Export und Faktoren pro Region/Liegenschaft
- Integration: Automatische Überführung angepasster Preise in Living Contracts für Einzel-LVs
Das Rahmenpreisanpassungsmodul liefert mit den resultierenden Rahmenpreisen pro Objekt die Basis für die dynamische Vertragsverwaltung im Living Contract.
Kernkonzepte der Rahmenpreisanpassung
- Rahmenpreise: Basispreise für Leistungspositionen aus dem Katalog, die jährlich angepasst werden können
- Faktoren: Anpassungsfaktoren pro Bundesland (Region) oder Liegenschaft, um Preise zu individualisieren (z. B. höhere Löhne in bestimmten Gebieten)
- Integration: Nach Abschluss der Anpassung fließen die neuen Preisdaten automatisch in andere Module ein
Zusammenhang mit dem Living Contract (LC)
Das RPA-Modul erweitert das LC:
- Datenquelle: Das Rahmenpreisanpassungsmodul liefert die Basis für die Leistungspositionen im Living Contract
- Zukünftige Integration: Angepasste Preise fließen automatisch in LC-Nachträge ein, No-EP-Positionen bleiben separat
Hinweis
Rahmenpreise gelten für einen Vertragspartner portfolio-weit und bilden die Grundlage für alle Verträge.
Der Rahmenpreisanpassungs-Workflow im Überblick
Dieser Abschnitt beschreibt den gesamten Ablauf einer Rahmenpreisanpassung in der Beestate-Plattform, vom Anstoßen des Prozesses bis zum Abschluss.
Phase 1: Initiierung durch den Facility Manager
Der Facility Manager (FM) ist verantwortlich für das Anstoßen des Rahmenpreisanpassungsprozesses.
Starten einer neuen Anpassung
Automatische Systemaktion nach Start
Nach dem Starten der Anpassung führt das System automatisch folgende Aktionen durch:
- Statusänderung: Die Anpassung erhält den Status "In Bearbeitung"
- Daten: Das System kopiert die aktuellen Preise als Ausgangsbasis in die neue Rahmenpreisanpassung
Hinweis
Positionen, die nicht im Katalog enthalten sind (No-EP-Positionen), werden durch eine Anpassung der Rahmenpreise im Rahmenpreismodul nicht angepasst und müssen weiterhin direkt im Living Contract überarbeitet werden.
Phase 2: Preisanpassung durch den Facility Manager
Nach der Initiierung kann der FM die neuen Preise und Faktoren einpflegen.
Anpassungsmöglichkeiten
Der FM hat drei Kategorien von Anpassungen zur Verfügung:
-
Bundeslandfaktoren: Regionale Faktoren je Bundesland
-
Liegenschaftsfaktoren: Objektspezifische Faktoren für einzelne Liegenschaften
-
Basispreise: Grundpreise für die einzelnen Leistungspositionen
Eingabemethoden
Der FM hat verschiedene Möglichkeiten, Preise und Faktoren anzupassen:
- Einzelne Eingabe: Manuelle Anpassung einzelner Werte direkt in der Tabellenansicht durch Klick auf die jeweilige Zelle
- Massenbearbeitung für Preise (empfohlen): Effiziente Gesamtbearbeitung mehrerer Positionen gleichzeitig über die integrierte Massenbearbeitungsfunktion
- Prozentuale Anpassung auf allen hierarchischen Ebenen möglich
- Änderungen können auf allen Ebenen oder auch für alle Daten übernommen werden
- Ideal für konsistente Anpassungen über mehrere Positionen hinweg
- Excel-Import: Alternativ können Preise und Faktoren auch über Excel-Dateien importiert werden
Hinweis
Für umfangreiche Anpassungen mit vielen Positionen empfehlen wir die Massenbearbeitungsfunktion. Sie ermöglicht es, mehrere Positionen gleichzeitig zu bearbeiten und spart Zeit bei konsistenten Änderungen über das gesamte Portfolio.
Überprüfung der Eingaben
Nach der Eingabe sollte der FM die Auswirkungen der Anpassungen gründlich überprüfen. Das System bietet hierfür verschiedene Ansichten:
- Rahmenpreisverlauf:
- Zeigt den Vergleich der historischen Preisentwicklung
- Visualisiert prozentuale Änderungen zwischen den einzelnen Anpassungsschritten
- Ermöglicht die Identifikation von Ausreißern oder ungewöhnlichen Preissprüngen
- Portfolioauswertung:
- Bietet eine Übersicht über die Auswirkungen auf das gesamte Portfolio
- Zeigt die Volumenänderungen pro Liegenschaft
- Stellt die Gesamtentwicklung der Rahmenpreisquote dar
- Hilft, die finanzielle Gesamtwirkung der Anpassung zu bewerten
Diese Ansichten helfen dem FM, die Plausibilität der eingegebenen Werte zu prüfen, bevor die Anpassung zur Freigabe an den PM übergeben wird.
Phase 3: Statuswechsel und Übergabe
Nach Abschluss der Preiseingabe und deren Überprüfung hat der FM zwei Optionen für den weiteren Workflow:
Option 1: Klärungsbedarf
Diese Option wird gewählt, wenn noch offene Fragen oder Unklarheiten bestehen:
- Zweck: Mit Setzen des Status wird der betroffene Property Manager informiert
- Anwendungsfall:
- Fragen zur Interpretation von Vertragsklauseln
- Benötigte Zusatzinformationen oder Freigaben
- Workflow: FM und PM können sich bilateral abstimmen, bevor die Eingabe final abgeschlossen wird
- Rücknahme: Der Status kann vom FM wieder auf "In Bearbeitung" zurückgesetzt werden oder auf "FM-Eingabe abgeschlossen"
Option 2: FM-Eingabe abgeschlossen
Diese Option signalisiert, dass die Arbeit des FM abgeschlossen ist:
- Bedeutung: FM hat alle Anpassungen vorgenommen, diese überprüft und zur formalen Prüfung durch den PM freigegeben
- Voraussetzungen:
- Alle Preise und Faktoren sind eingepflegt
- Plausibilitätsprüfung wurde durchgeführt
- FM ist mit den Ergebnissen zufrieden
- Nächster Schritt: Der Property Manager erhält eine Benachrichtigung und kann die Anpassung prüfen und final bestätigen
- Verantwortungsübergabe: Ab diesem Zeitpunkt liegt die Verantwortung für den Abschluss beim Property Manager
Phase 4: Prüfung und Abschluss durch den Property Manager
Der Property Manager (PM) ist für die finale Freigabe der Rahmenpreisanpassung verantwortlich.
Aufgaben des Property Managers
Der PM führt eine umfassende Qualitätskontrolle durch:
-
Gründliche Prüfung:
- Kontrolle aller eingegebenen Preise und Faktoren
- Vergleich mit den vereinbarten Rahmenvertragsbedingungen
- Überprüfung der korrekten Anwendung von Indexierungsklauseln
-
Plausibilitätsprüfung:
- Überprüfung der Auswirkungen auf das Gesamtportfolio
- Analyse ungewöhnlicher Preissprünge oder -änderungen
- Bewertung der finanziellen Auswirkungen auf einzelne Liegenschaften
-
Validierung:
- Sicherstellung, dass alle Anpassungen korrekt und vollständig sind
- Abgleich mit externen Datenquellen (z. B. Verbraucherpreisindex)
- Prüfung der Einhaltung von Höchstgrenzen gemäß Rahmenvertrag
Verfügbare Prüfwerkzeuge
Dem PM stehen dieselben Auswertungsansichten zur Verfügung wie dem FM:
- Rahmenpreisverlauf: Zur Nachvollziehbarkeit der Preisentwicklung
- Portfolioauswertung: Zur Bewertung der Gesamtauswirkungen
Abschluss der Anpassung
Nach erfolgreicher Prüfung kann der PM die Rahmenpreisanpassung bestätigen und beenden:
Hinweis
Nach dem Abschluss werden alle neuen Rahmenpreise automatisch in die entsprechenden Living Contracts übertragen. Es ist keine manuelle Übertragung erforderlich. Die Preise werden ab dem definierten Stichtag in allen betroffenen Verträgen und Liegenschaften wirksam.
Achtung
Der Abschluss einer Rahmenpreisanpassung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass alle Preise und Faktoren gründlich geprüft wurden, bevor Sie die Anpassung abschließen.
Rollen & Verantwortlichkeiten in der Rahmenpreisanpassung
Das Rahmenpreisanpassungs-Modul (RPA) ist ein kollaborativer Prozess, bei dem verschiedene Rollen mit spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zusammenarbeiten. Das Verständnis dieser Rollen hilft Ihnen, den Prozess effizienter zu gestalten und Ihre Aufgaben klar zu identifizieren.
Facility Manager (FM / Dienstleister)
Der Facility Manager ist für die operative Durchführung der Preisanpassung verantwortlich:
- Preisanpassungen vornehmen: Basispreise anpassen, Regionalfaktoren und Liegenschaftsfaktoren setzen, sowie sonstige Preisänderungen durchführen
- Datenverwaltung: Import/Export-Funktionen nutzen zur effizienten Verwaltung großer Datenmengen, Anpassungen initiieren und einreichen
Der FM trägt die Verantwortung dafür, dass die Preisanpassungen korrekt, konsistent und nachvollziehbar durchgeführt werden.
Property Manager (PM)
Der Property Manager ist für die Prüfung, Genehmigung und Finalisierung der Preisanpassung verantwortlich:
- Prüfung: Eingereichte Anpassungen prüfen, auf Konsistenz überprüfen
- Genehmigung: Die eingereichten Anpassungen akzeptieren oder ablehnen sowie ggf. Rückfragen an den FM stellen
Der PM trägt die Verantwortung dafür, dass nur validierte und genehmigte Anpassungen abgeschlossen werden.
Zusammenarbeit im Prozess
Eine erfolgreiche Rahmenpreisanpassung basiert auf einer strukturierten Zusammenarbeit zwischen FM und PM:
- Workflow und Freigabe: Der RPA-Workflow stellt sicher, dass Anpassungen in der richtigen Reihenfolge durchlaufen und auf Basis klarer Freigabeprozesse fortschreiten
- Iterativer Prozess: Falls der PM Rückfragen hat, kann der FM diese adressieren und eine überarbeitete Anpassung erneut einreichen
Hinweis
FM initiiert und bereitet die Anpassung auf → PM prüft, genehmigt oder lehnt ab und finalisiert
Rahmenpreisanpassung (RPA) - Leitfaden für Facility Manager (FM)
Vertragspartner Übersicht
Die Vertragspartner-Übersicht ist die Startseite des Moduls und bietet einen Überblick über alle Ihre Vertragspartner. Sie dient als zentraler Einstiegspunkt, um zu detaillierten Anpassungen zu navigieren, den aktuellen Status zu überwachen und offene Aufgaben zu priorisieren.
Vertragspartner mit offenen Rahmenpreisanpassungen
Dieser Abschnitt zeigt alle Vertragspartner, bei denen aktuell Rahmenpreisanpassungen in Bearbeitung sind. Diese Anpassungen erfordern Ihre Aufmerksamkeit und sollten priorisiert werden, um Fristen einzuhalten.
Aufbau einer Vertragspartner-Karte (offene Anpassungen)
Jede Karte gibt Ihnen einen schnellen Überblick über den Partner und den Status der Anpassungen:
- Partnername und Kürzel: Name des Vertragspartners sowie sein Kürzel (angezeigt in der Karte)
- Aktuelles Gesamtvolumen: Das gegenwärtige Gesamtvolumen aller Leistungen auf allen Liegenschaften im Portfolio mit diesem Partner
- Anzahl Liegenschaften: Wie viele Liegenschaften Sie mit diesem Vertragspartner bewirtschaften
- Letzte Rahmenpreisanpassung: Das Datum der letzten durchgeführten Anpassung
- Timeline der Anpassung: Eine grafische Darstellung des Fortschritts von der Ausschreibung über einzelne Anpassungsschritte bis zu den aktuellen Rahmendaten
- Rahmenpreisquote: Ein Indikator mit Umschalter, der zwei Ansichten bietet:
- Standardansicht (Chart-Icon aktiv): Zeigt den Anteil der Anzahl der Positionen in Rahmenpreisbindung im Verhältnis zu allen Positionen. Die entsprechenden Positionszahlen werden fett hervorgehoben
- EUR-Ansicht (EUR-Icon aktiv): Zeigt den Anteil der Positionen in Rahmenpreisbindung in Prozent basierend auf dem EUR-Wert. Die entsprechenden Beträge werden fett hervorgehoben
Navigation und Interaktion
- Klick auf die Karte: Führt Sie zur Detailansicht des Vertragspartners, wo Sie zwischen verschiedenen Anpassungsvisualisierungen wechseln können (z. B. Preiseingabe, Preisverlauf oder Portfolioauswertung)
- Timeline interpretieren: Die Timeline zeigt den gesamten Anpassungsprozess. Sie können nachvollziehen, in welcher Phase sich die Anpassung derzeit befindet
- Rahmenpreisquote nutzen: Nutzen Sie diese Information, um zu sehen, ob und in welchem Umfang Ihre Preise in die vereinbarte Rahmenpreisbindung fallen. Positionen, die aus der Rahmenpreisbindung herausfallen werden nicht im Rahmenpreismodul behandelt, sondern müssen im Modul LC angepasst werden
Hinweis
Konzentrieren Sie sich zuerst auf die Vertragspartner mit offenen Anpassungen, um sicherzustellen, dass keine Fristen verpasst werden und der Anpassungsprozess zügig voranschreitet.
Achtung
Positionen, die nicht im Katalog enthalten sind (No-EP-Positionen), müssen separat in Living Contracts angepasst werden. Diese werden nicht in der automatisierten Rahmenpreisanpassung erfasst.
Weitere Vertragspartner
Dieser Abschnitt zeigt Karten aller Vertragspartner, bei denen aktuell keine offenen Rahmenpreisanpassungen aktiv sind. Für diese Partner können Sie die aktuellen Rahmenpreise einsehen und auswerten oder eine Rahmenpreisanpassung anstoßen.
Dies ist Ihr Einstiegspunkt, um eine neue Rahmenpreisanpassung für einen Vertragspartner zu starten. Klicken Sie auf eine Partnerkarte, um zur Detailansicht zu gelangen, wo Sie die aktuellen Rahmenpreise und den historischen Verlauf einsehen oder einen neuen Anpassungsprozess initiieren können.
Aufbau einer Vertragspartner-Karte (weitere Partner)
Jede Karte gibt Ihnen einen Überblick über den Partner und seinen Anpassungsverlauf:
- Partnername und Kürzel: Name des Vertragspartners sowie sein Kürzel (angezeigt in der Karte)
- Aktuelles Gesamtvolumen: Das gegenwärtige Gesamtvolumen aller Leistungen auf allen Liegenschaften im Portfolio mit diesem Partner
- Anzahl Liegenschaften: Wie viele Liegenschaften Sie mit diesem Vertragspartner bewirtschaften
- Letzte Rahmenpreisanpassung: Das Datum der letzten durchgeführten Anpassung
- Timeline der Anpassung: Eine grafische Darstellung des Fortschritts von der Ausschreibung über einzelne Anpassungsschritte bis zu den aktuellen Rahmendaten
- Rahmenpreisquote: Ein Indikator mit Umschalter, der zwei Ansichten bietet:
- Standardansicht (Chart-Icon aktiv): Zeigt den Anteil der Anzahl der Positionen in Rahmenpreisbindung im Verhältnis zu allen Positionen. Die entsprechenden Positionszahlen werden fett hervorgehoben.
- EUR-Ansicht (EUR-Icon aktiv): Zeigt den Anteil der Positionen in Rahmenpreisbindung in Prozent basierend auf dem EUR-Wert. Die entsprechenden Beträge werden fett hervorgehoben.
Navigation und Interaktion
- Klick auf die Karte: Führt Sie zur Detailansicht des Vertragspartners, wo Sie zwischen verschiedenen Anpassungsvisualisierungen wechseln können (z. B. Preiseingabe, Preisverlauf oder Portfolioauswertung)
- Timeline interpretieren: Die Timeline zeigt den gesamten Anpassungsprozess. Sie können nachvollziehen, in welcher Phase sich die Anpassung derzeit befindet
- Rahmenpreisquote nutzen: Nutzen Sie diese Information, um zu sehen, ob und in welchem Umfang Ihre Preise in die vereinbarte Rahmenpreisbindung fallen. Positionen die aus der Rahmenpreisbindung herausfallen werden nicht im Rahmenpreismodul behandelt, sondern müssen im Modul LC angepasst werden
Hinweis
Diese Partnergruppe zeigt den Stand Ihrer längerfristigen Vertragsbeziehungen. Nutzen Sie diese Daten, um vergangene Ereignisse zu prüfen und zukünftige Anpassungen zu planen.
Integration in den Gesamtprozess
Die Vertragspartnerübersicht dient als das zentrale Verwaltungs-Dashboard für alle Ihre Vertragspartner-Beziehungen. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Anpassungen zu priorisieren, den Status auf einen Blick zu verstehen und bei Bedarf tiefer in die Details zu gehen.
Rahmenpreiseingabe
Die Preisanpassungs-Seite ist das zentrale Arbeitstool für Facility Manager, um Rahmenpreise systematisch anzupassen. Sie ermöglicht die Bearbeitung von Regionalfaktoren, Liegenschaftsfaktoren und Basispreisen. Diese Seite ist entscheidend im Anpassungsprozess, da hier die eigentlichen Preisänderungen vorgenommen werden, die später zur Finalisierung an den Property Manager weitergeleitet und in Living Contracts überführt werden.
Header mit Informationen
Der Header zeigt wichtige Informationen zur aktuellen Anpassung oder den aktuell wirkenden Daten:
- Anpassungstitel: Name der Rahmenpreisanpassung
- Gültigkeitsdatum: Startdatum, ab dem diese Anpassung gültig ist
- Status-Dropdown: Ein Dropdown-Button zur Änderung des Bearbeitungsstatus mit folgenden Optionen (bei laufender Anpassung):
- In Bearbeitung: Die Anpassung wird gerade bearbeitet
- Klärungsbedarf: Die Anpassung benötigt Klärung oder Rücksprache mit dem Vertragspartner
- FM-Eingabe abgeschlossen: Alle Änderungen wurden eingegeben und die Anpassung ist bereit zur Prüfung durch den Property Manager
- Neue Rahmenpreisanpassung starten: Button zum Starten der Rahmenpreisanpassung (sofern aktuell keine Anpassung aktiv ist)
Hinweis
Der Anpassungstitel und das zugehörige Gültigkeitsdatum können im Header angepasst werden. Hierzu klicken sie auf das Stiftsymbol neben dem Titel - es öffnet sich ein Bearbeitungsdialog.
Tabellendarstellung: Aktive Anpassung vs. Reine Ansicht
Die Darstellung der Tabellen auf dieser Seite variiert abhängig davon, ob eine aktive Rahmenpreisanpassung läuft oder ob Sie die aktuell gültigen Rahmenpreisdaten betrachten.
Mit aktiver Rahmenpreisanpassung (Bearbeitungsmodus)
Wenn eine Rahmenpreisanpassung gestartet wurde und sich im Status "In Bearbeitung", "Klärungsbedarf" oder "FM-Eingabe abgeschlossen" befindet, zeigen alle Tabellen eine Zwei-Spalten-Struktur pro Leistungsgruppe:
- Linke Spalte: Bisheriger Wert aus der letzten Anpassung (Referenzwert zur Orientierung)
- Rechte Spalte (editierbar): Neuer Wert, den Sie anpassen können
Diese Darstellung ermöglicht den direkten Vergleich zwischen alten und neuen Werten und erleichtert die Nachvollziehbarkeit der Änderungen.
Ohne aktive Rahmenpreisanpassung (Nur-Ansicht)
Wenn aktuell keine Rahmenpreisanpassung gestartet wurde, zeigen alle Tabellen eine Ein-Spalten-Struktur pro Leistungsgruppe:
- Einzelne Spalte: Zeigt die aktuell gültigen Preise bzw. Faktoren an
- Die Werte sind schreibgeschützt und dienen nur zur Ansicht der aktuellen Rahmendaten
Um Änderungen vornehmen zu können, muss zunächst eine neue Rahmenpreisanpassung über die Vertragspartner-Übersicht gestartet werden (siehe entsprechende Dokumentation zum Starten einer Rahmenpreisanpassung).
Hinweis
Die Beschreibungen in den folgenden Abschnitten (Bundeslandfaktoren, Liegenschaftsfaktoren, Rahmenpreise) beziehen sich auf die Zwei-Spalten-Darstellung mit aktiver Anpassung. Bei reiner Ansicht (ohne aktive Anpassung) sehen Sie nur eine einzelne Spalte pro Leistungsgruppe mit den aktuell gültigen Werten.
Bundeslandfaktoren
Zweck und Struktur
Regionalfaktoren ermöglichen es Ihnen, Preisanpassungen pauschal pro Bundesland vorzunehmen. Diese Faktoren werden auf die Basispreise angewendet und ermöglichen regionale Kostendifferenzierungen.
Filter
- Filterung (Leistungsgruppen): Dropdown-Menü, um nur Faktoren für bestimmte Leistungsgruppen anzuzeigen
Import und Export
- Importvorlage herunterladen: Button zum Download einer Excel-Vorlage mit der aktuellen Struktur. Sie können diese Vorlage ausfüllen und danach importieren
- Importieren: Button zum Upload einer vorbereiteten Excel-Datei mit neuen Faktoren
- Exportieren: Button zum Export der aktuellen Tabelle als Excel für externe Bearbeitung oder Archivierung
Tabellenaufbau
Die Tabelle der Bundeslandfaktoren ist wie folgt strukturiert:
-
Zeilen: Bundesländer (z. B. Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, etc.)
-
Spalten: Leistungsgruppen - Kategorien von Dienstleistungen (z. B. Reinigung, Sicherheit, Instandhaltung)
Wertstruktur
Für jedes Bundesland und jede Leistungsgruppe gibt es zwei Wertpaletten:
- Linke Spalte (grau hinterlegt): Der bisherige Faktor aus der letzten Anpassung (Referenzwert)
- Rechte Spalte: Der neue Faktor, den Sie eintragen oder anpassen. Beim erstellen einer neuen Rahmenpreisanpassung werden die bisherigen Werte übernommen
Änderungserkennung
Wenn der neue Faktor vom bisherigen Wert abweicht, wird die Zahl blau gefärbt. Dies hilft Ihnen, schneller zu erkennen, welche Faktoren geändert wurden.
Liegenschaftsfaktoren
Zweck und Struktur
Liegenschaftsfaktoren ermöglichen individuelle, liegenschaftsspezifische Preisanpassungen anhand von Faktoren. Dies ist nützlich, wenn einzelne Objekte aufgrund von Lage, Zustand oder anderen Gegebenheiten unterschiedliche Preisstrukturen erfordern.
Filter und Suche
- Kombiniertes Filter-Dropdown: Ein Dropdown-Menü, das sowohl Regionen (Bundesländer, Städte), Liegenschaften als auch Leistungsgruppen zur Filterung enthält:
- Liegenschaften: Aufklappbar, um spezifische Regionen (Bundesländer, Städte) und die zugehörigen Liegenschaften auszuwählen
- Leistungsgruppen: Aufklappbar, um spezifische Leistungsgruppen auszuwählen
- Sie können beide Dimensionen gleichzeitig kombinieren, um die Tabelle gezielt zu filtern
- Sortierung: Dropdown-Menü zum Sortieren der Tabelle nach verschiedenen Kriterien (z. B. Name, Straße & Hausnummer, Gebäudenummer)
- Suche: Textfeld zur schnellen Suche nach Liegenschaftsnamen
Import und Export
- Importvorlage herunterladen: Button zum Download einer Excel-Vorlage mit der aktuellen Struktur
- Importieren: Button zum Upload einer vorbereiteten Excel-Datei mit Liegenschaftsfaktoren
- Exportieren: Button zum Export der aktuellen Tabelle als Excel
Tabellenaufbau
Die Tabelle der Liegenschaftsfaktoren ist wie folgt strukturiert:
- Zeilen: Für jede Liegenschaft (Objekt im Portfolio) gibt es zwei Zeilen:
- Erste Zeile: Liegenschaftsfaktor - der allgemeine Faktor für die Liegenschaft
- Zweite Zeile: Nachhaltigkeitsfaktoren - zusätzliche Faktoren für nachhaltige Aspekte
- Spalten: Leistungsgruppen - Kategorien von Dienstleistungen
Hinweis
Die Nachhaltigkeitsfaktoren können nur für bestimmte Leistungsgruppen angegeben werden, nicht für alle. In den Spalten, für die keine Nachhaltigkeitsfaktoren verfügbar sind, bleibt die zweite Zeile leer.
Wertstruktur
Für jede Liegenschaft (beide Zeilen) und jede Leistungsgruppe gibt es zwei Wertpaletten:
- Linke Spalte: Der bisherige Faktor aus der letzten Anpassung (Referenzwert)
- Rechte Spalte: Der neue Faktor, den Sie für diese spezifische Liegenschaft eintragen
Änderungserkennung
Wenn der neue Faktor vom bisherigen Wert abweicht, wird die Zahl blau gefärbt. Dies hilft Ihnen, schnell zu erkennen, welche liegenschaftsspezifischen Anpassungen Sie vorgenommen haben.
Rahmenpreise (Basispreiskatalog)
Zweck und Struktur
Der Basispreiskatalog enthält alle Einzelleistungen und ihre aktuellen Preise. Hier können Sie Preise gezielt pro Position ändern oder pauschal über die Gesamtbearbeitung anpassen.
Filter
Die Filter- und Suchmöglichkeiten für Rahmenpreise unterscheiden sich von den Faktoren:
- Filterung (Leistungsgruppen): Dropdown-Menü zum Filtern der Rahmenpreise nach bestimmten Leistungsgruppen
Gesamtbearbeitung (Dropdown-Button)
Der Gesamtbearbeitung-Dropdown ermöglicht Massenoperationen auf alle oder gefilterte Positionen:
- Preise anpassen: Öffnet einen Dialog zur prozentualen Anpassung aller sichtbaren Preise. Sie können hier eine prozentuale Steigerung oder Reduktion eingeben, die auf alle gefilterten Positionen angewendet wird (z. B. "+5%" für eine pauschale 5%-Erhöhung aller Preise).
- Preise zurücksetzen (auf letzte Anpassung): Setzt alle Preise auf die Werte der vorherigen Anpassung zurück. Nützlich, wenn Sie großflächige Änderungen rückgängig machen möchten.
Import und Export
- Importvorlage herunterladen: Button zum Download einer Excel-Vorlage mit der kompletten Basispreisstruktur
- Importieren: Button zum Upload einer vorbereiteten Excel-Datei mit neuen Preisen
- Exportieren: Button zum Export des aktuellen Preiskatalogs als Excel
Hierarchisches Baumansicht-Format
Der Katalog ist hierarchisch aufgebaut und mit Ausklapp-Pfeilen navigierbar:
- Oberkategorien: Großgruppenebene (z. B. "Objektmanagement", "Reinigung"), aufklappbar
- Unterkategorien: Leistungsgruppen (z. B. "Objektleitung", "Objektverwaltung"), aufklappbar
- Positionen: Einzelne Dienstleistungen mit Mengen, Einheiten und Preisen
Wertstruktur pro Position
Für jede Einzelposition werden folgende Informationen angezeigt:
- Positionsnummer und Name Eindeutige Kennung und Bezeichnung der Leistung
- Menge Quantität (z. B. 1, 100 qm, etc.)
- Einheit Maßeinheit (z. B. Stück, qm, Monat)
- Bisheriger Preis (grau) Der Preis aus der letzten Anpassung
- Neuer Preis Der aktuelle Preis, den Sie eintragen oder ändern
- Preisänderungs-Indikator Ein visueller Indikator neben dem neuen Preis der Auskunft über die Preisveränderung gibt
Änderungserkennung
Wenn der neue Preis vom bisherigen Wert abweicht, wird die Preisnummer blau gefärbt. Der Indikator (Pfeil) zeigt zusätzlich die Richtung und Art der Änderung, sowie die Prozentuale Abweichung, an.
Gesamtbearbeitung (Massenbearbeitung Dialog)
Die Gesamtbearbeitung ist ein leistungsstarkes Werkzeug für pauschale Preisanpassungen. Sie öffnet sich über den Gesamtbearbeitung-Dropdown-Button im Rahmenpreise-Bereich.
Dialogaufbau und Funktionen
Kopfzeile:
- Alle auswählen: Checkbox zum Auswählen aller Positionen im Dialog auf einmal
- Prozentsatz-Feld: Zentrale Eingabe für die gewünschte prozentuale Anpassung (z. B. +5%, -3%)
- Minus/Plus Buttons mit Doppelpfeilen (↑↓): Schnelle Erhöhung oder Reduktion um jeweils 10 Prozentpunkte. Beispiel: Wenn das Feld 3% anzeigt, erhöht der Plus-Button es auf 13%.
Hierarchische Tabelle:
- Die Tabelle ist hierarchisch aufgebaut (Kategorien → Unterkategorien → Einzelpositionen)
- Jede Zeile hat eine Checkbox zur individuellen Auswahl
- Sie können Kategorien aufklappen und einzelne oder alle Positionen einer Kategorie auswählen
- Auf Einzelpositionsebene wird der aktuelle Preis, sowie der potentielle Preis nach Änderung angezeigt
Fußzeile:
- Abbrechen: Verwirft alle Änderungen und schließt den Dialog
- Übernehmen: Wendet die Anpassungen auf die gewählten Positionen an
Anpassungsgranularität
Die Anpassungen können auf verschiedenen Ebenen vorgenommen werden:
- Kategorieübergreifend: "Alle auswählen" wählt alle Positionen unabhängig von Kategorie
- Pro Kategorie: Sie können gesamte Oberkategorien oder Unterkategorien auswählen
- Auf Positionsebene: Sie können einzelne Positionen gezielt auswählen oder ausschließen
Filterung vor Gesamtbearbeitung
Um die Auswahl weiter zu verfeinern, nutzen Sie die Filter vor dem Öffnen des Gesamtbearbeitungs-Dialogs. Beispiel:
- Filtern Sie nach einer spezifischen Leistungsgruppe (z. B. nur "Reinigung")
- Öffnen Sie dann die Gesamtbearbeitung
- Der Dialog zeigt nur die gefilterten Positionen an
- Wählen Sie "Alle auswählen" – nun werden nur die gefilterten Positionen angepasst
Dies ermöglicht präzise Massenanpassungen bei großen Katalogen.
Hinweis
Für schnelle Massenanpassungen (z. B. +5% auf alle Preise) nutzen Sie die Gesamtbearbeitung-Dialog-Funktion statt einzelne Positionen zu bearbeiten. Dies spart erheblich Zeit und stellt Konsistenz sicher. Kombinieren Sie dies mit Filtern, um gezielt Preisgruppen anzupassen.
Allgemeine Hinweise und Best Practices
- Genauigkeit: Preise können bis zu 3 Nachkommastellen haben. Beachten Sie Rundungsabweichungen bei der Summation.
- Änderungsverfolgung: Nutzen Sie die blaue Färbung und die Indikatoren, um Ihre Änderungen zu überprüfen, bevor Sie die Anpassung abschließen.
- Faktoren vs. Preise: Faktoren multiplizieren die Basispreise - eine Kombination von Regional- und Liegenschaftsfaktoren mit angepassten Basispreisen ermöglicht flexible und differenzierte Preisstrukturen.
Integration in den Anpassungsprozess
Nach Abschluss Ihrer Eingaben auf dieser Seite wird der Property Manager Ihre Anpassung in der Prüfansicht überprüfen, eventuell Rückfragen stellen (Status "Klärungsbedarf") oder die Anpassung genehmigen. Nach der Genehmigung werden die Änderungen in Living Contracts überführt und aktiviert.
Rahmenpreisverlauf
Die Preisverlaufs-Seite ist ein Analyse- und Vergleichstool für Facility Manager. Sie zeigt die historische Entwicklung aller Preisanpassungen und Faktoränderungen für einen Vertragspartner in tabellarischer Form. Diese Seite ist nützlich, um Rahmenpreise zu analysieren, Trends zu identifizieren und die Auswirkungen von Änderungen über alle Anpassungsschritte hinweg nachzuvollziehen. Die Seite dient ausschließlich der Analyse und dem Export.
Bundeslandfaktoren
Zweck und Struktur
Die Bundeslandfaktoren-Vergleichstabelle zeigt die Entwicklung der Regionalfaktoren über alle historischen Anpassungen hinweg. Sie können nachvollziehen, wie sich die Faktoren pro Bundesland und Leistungsgruppe im Laufe der Zeit verändert haben.
Tabellenaufbau
Die Vergleichstabelle ist wie folgt strukturiert:
- Zeilen Bundesländer (z. B. Bayern, etc.) mit Leistungsgruppen
- Spalten Zeitliche Schritte:
- Initiale Faktoren: Die ursprünglichen Faktoren (erste Ausschreibung, kein Indikator)
- Anpassung 1, Anpassung 2, ... Anpassung N: Jede durchgeführte Preisanpassung in chronologischer Reihenfolge
Wertstruktur und Indikatoren
Für jedes Bundesland und jede Leistungsgruppe werden Werte spaltenweise angezeigt:
- Erste Spalte (Initiale Faktoren): Der ursprüngliche Faktor ohne Vergleichswert (daher kein Indikator)
- Weitere Spalten (Anpassung 1, 2, etc.): Der Faktor in dieser Anpassung mit Indikator neben dem Wert:
- ↑ (rot): Faktor ist gestiegen (Erhöhung gegenüber vorangegangener Anpassung)
- ↓ (grün): Faktor ist gesunken (Reduktion gegenüber vorangegangener Anpassung)
- → (grau): Faktor ist unverändert
Filter
Filter: Dropdown-Menü mit Checkboxen zum Auswählen spezifischer Regionen. Sie können gezielt Regionen filtern, um die Tabelle zu vereinfachen.
Analyse-Vorteile
- Trend-Erkennung: Sehen Sie auf einen Blick, welche Faktoren sich konsistent erhöht oder gesenkt haben
- Vergleich zwischen Anpassungen: Überprüfen Sie, wie konsistent Ihre Faktoranpassungen über die Zeit hinweg waren
- Identifikation von Anomalien: Entdecken Sie Faktoren, die sich unerwartet verändert haben
Liegenschaftsfaktoren
Zweck und Struktur
Die Liegenschaftsfaktoren-Vergleichstabelle zeigt die Entwicklung der liegenschaftsspezifischen Faktoren über alle historischen Anpassungen hinweg. Dies ermöglicht es Ihnen, individuelle Objektanpassungen zu analysieren und deren Konsistenz zu überprüfen.
Tabellenaufbau
Die Vergleichstabelle ist wie folgt strukturiert:
- Region Übergeordnete geografische Einheit (z. B. Bundesland, Stadt)
- Liegenschaft (pro Region) Einzelne Objekte innerhalb einer Region
- Für jede Liegenschaft gibt es zwei Zeilen:
- Erste Zeile: Liegenschaftsfaktor - der allgemeine Faktor für die Liegenschaft
- Zweite Zeile: Nachhaltigkeitsfaktoren - zusätzliche Faktoren für nachhaltige Aspekte
- Für jede Liegenschaft gibt es zwei Zeilen:
- Leistungsgruppe (pro Liegenschaft) Kategorien an Dienstleistungen für diese Liegenschaft
Hinweis
Die Nachhaltigkeitsfaktoren können nur für bestimmte Leistungsgruppen angegeben werden, nicht für alle. In den Spalten, für die keine Nachhaltigkeitsfaktoren verfügbar sind, bleibt die zweite Zeile leer.
Spaltenstruktur (Zeitliche Progression)
Die Spalten folgen der gleichen Logik wie bei Bundeslandfaktoren:
- Erste Spalte (Initiale Faktoren): Die ursprünglichen Faktoren ohne Vergleichswert (daher kein Indikator)
- Weitere Spalten (Anpassung 1, 2, etc.): Der Faktor in dieser Anpassung mit Indikator neben dem Wert:
- ↑ (rot): Faktor ist gestiegen gegenüber vorangegangener Anpassung
- ↓ (grün): Faktor ist gesunken gegenüber vorangegangener Anpassung
- → (grau): Faktor ist unverändert
Filter und Suche
- Kombiniertes Filter-Dropdown: Ein Dropdown-Menü, das sowohl Regionen/Städte/Liegenschaften als auch Leistungsgruppen zur Filterung enthält:
- Regionen/Städte/Liegenschaften: Aufklappbar, um spezifische Regionen und deren Liegenschaften auszuwählen
- Leistungsgruppen: Aufklappbar, um spezifische Leistungsgruppen auszuwählen
- Sie können beide Dimensionen kombinieren, um gezielt auf bestimmte Liegenschaften und Services zu fokussieren
- Sortierung: Dropdown-Menü zum Sortieren der Tabelle nach verschiedenen Kriterien (z. B. Stadt, Liegenschaftsname)
- Suche: Textfeld zur schnellen Suche nach Liegenschaften- oder Regionsnamen
Analyse-Vorteile
- Objekt-Level Trends: Sehen Sie, wie einzelne Liegenschaften über Zeit behandelt wurden
- Service-Konsistenz: Überprüfen Sie, ob bestimmte Services bei bestimmten Objekten konsistent angepasst wurden
- Regionale Unterschiede: Identifizieren Sie regionale Muster in den Faktorenwicklung
Basispreise
Zweck und Struktur
Die Basispreise-Vergleichstabelle zeigt den historischen Preisverlauf aller Einzelleistungen. Sie können nachvollziehen, wie sich die Preise Position für Position über alle Anpassungsschritte entwickelt haben.
Tabellenaufbau
Die Vergleichstabelle ist wie folgt strukturiert:
- Zeilen Hierarchische Struktur: Oberkategorien → Unterkategorien → Einzelpositionen
- Spalten Zeitliche Schritte:
- Initiale Preise: Die ursprünglichen Preise (keine Indikatoren)
- Anpassung 1, Anpassung 2, ... Anpassung N: Jede durchgeführte Preisanpassung chronologisch
Wertstruktur und Indikatoren
Für jede Einzelposition werden Preise spaltenweise angezeigt:
- Erste Spalte (Initiale Preise): Der ursprüngliche Preis ohne Vergleichswert (daher kein Indikator)
- Weitere Spalten (Anpassung 1, 2, etc.): Der Preis in dieser Anpassung mit Indikator neben dem Wert:
- ↑ (rot): Preis ist gestiegen gegenüber vorangegangener Anpassung
- ↓ (grün): Preis ist gesunken gegenüber vorangegangener Anpassung
- → (grau): Preis ist unverändert
Filter
Filter (Leistungsgruppen): Dropdown-Menü mit Checkboxen zum Auswählen spezifischer Leistungsgruppen. Sie können gezielt Leistungsgruppen filtern, um die Tabelle zu vereinfachen.
Analyse-Vorteile
- Preiseskalation tracken: Sehen Sie exakt, wie schnell bestimmte Positionen teurer werden
- Anomalien erkennen: Identifizieren Sie Positionen, die sich unerwartet entwickeln
- Verhandlungsgrundlage: Nutzen Sie die historischen Daten für zukünftige Verhandlungen
- Kostenprognose: Extrapolieren Sie Trends für Budgetplanung
Export und Weitergabe
Datenexport
- Export als Excel: Button zum Export der aktuellen Vergleichstabelle als Excel-Datei. Dies ermöglicht:
- Detaillierte Analysen in Excel mit Formeln und Diagrammen
- Weitergabe an interne Stakeholder (z. B. Controlling, Management)
- Archivierung für Compliance und Dokumentation
Integration in den Anpassungsprozess
Die Preisverlaufs-Seite dient als Analyse- und Dokumentationstool innerhalb Ihres Anpassungsprozesses. Sie können:
- Vor einer neuen Anpassung die bisherige Entwicklung analysieren, um informierte Entscheidungen zu treffen und die aktuell gültigen Rahmenpreise und Faktoren einsehen
- Während einer Anpassung überprüfen, ob Sie konsistent mit früheren Anpassungen vorgehen
- Nach einer Anpassung die Historie dokumentieren und bei Rückfragen des Property Managers schnell Belege bereitstellen
- Für zukünftige Verhandlungen die Preisentwicklung als Gesprächsgrundlage nutzen
Portfolioauswertung
Die Portfolioauswertung-Seite ist ein visuelles Analyse- und Übersichtstool für Facility Manager. Sie zeigt die Auswirkungen Ihrer Rahmenpreisanpassung auf Ihr gesamtes Portfolio in Form von Kennzahlen, Metriken und einer interaktiven Kartenübersicht aller Liegenschaften. Diese Seite hilft Ihnen, die Gesamtauswirkung Ihrer Anpassung schnell zu erfassen, Konsistenz zu überprüfen und die Anpassung vor dem Einreichen bei dem Property Manager zu validieren.
Entwicklung des Leistungsumfangs (Timeline)
Timeline der Rahmenpreisanpassungen
Oben auf der Seite wird eine horizontale Timeline angezeigt, die die Entwicklung aller Rahmenpreisanpassungen im Zeitverlauf zeigt. Die Timeline visualisiert, wie sich der Leistungsumfang von der initialen Ausschreibung bis zur aktuellen Anpassung verändert hat.
Timeline-Komponenten
Die Timeline enthält mehrere Anpassungsschritte, beginnend mit den Daten aus der Ausschreibung und endend mit der aktuellen Anpassung. Jeder Punkt auf der Timeline zeigt:
- Datum: Das Datum ab dem diese Anpassung/die neuen Preise gelten
- Titel der Anpassung: Name oder Bezeichnung (z. B. "Ausschreibungsdaten", "Anpassung 1")
- Gesamtvolumen: Das Gesamtvolumen aller Leistungen innerhalb des Portfolios für diese Anpassungsdaten in EUR
- EP: Der Gesamtbetrag aller Positionen innerhalb der Preisbindung
- No-EP: Der Gesamtbetrag aller Positionen außerhalb der Preisbindung
- Anzahl Objekte:Wie viele Liegenschaften in dieser Anpassung enthalten sind
- Fixierungsdatum: Das Datum, an dem diese Anpassung abgeschlossen wurde
Nutzung der Timeline
- Historisches Verständnis: Die Timeline zeigt den gesamten Verlauf, wie sich das Portfolio von der ursprünglichen Ausschreibung bis heute entwickelt hat
- Volumentrends: Sie können schnell sehen, wie das Gesamtvolumen über die Anpassungsschritte gestiegen oder gesunken ist
- EP/No-EP-Entwicklung: Vergleichen Sie, wie sich der Anteil der gebundenen vs. nicht gebundenen Positionen verändert hat
Liegenschafts-Kartenübersicht
Die Liegenschaften werden in einem übersichtlichen Kartenraster präsentiert. Jede Liegenschaft ist eine interaktive Karte mit Vorderseite und Rückseite (Flip-Funktionalität).
Filterung und Interaktion
Filter
Nutzen Sie das Filter-Dropdown, um die Kartenansicht zu verfeinern nach:
- Stadt: Geografischer Standort der Liegenschaft
- Eigentümer: Der Eigentümer oder die Eigentümergruppe
- Verantwortlicher: Die für die Liegenschaft verantwortliche Person
Sortierung
Sortieren Sie die Kartenreihenfolge nach:
- Stadt
- Name
- Liegenschaftsnummer
Suche
Das Suchfeld ermöglicht die freie Textsuche nach Liegenschaften.
Kartenvorderseite
Auf der Vorderseite jeder Karte sehen Sie:
Header:
- Stadt: Der Ort, in dem die Liegenschaft liegt
- Straße/Adresse: Die vollständige Adresse der Liegenschaft
- Liegenschaftsnummer: Eindeutige Kennung der Liegenschaft
- Info-Icon: Zeigt zusätzliche Informationen der Liegenschaft
Liegenschaftsfoto:
- Visuelle Darstellung des Objekts
Historie:
- Historische Entwicklung des Volumens für diese Liegenschaft
- Zeigt die ältesten Werte oben bis zu den aktuellsten Werten unten (ähnlich der Timeline-Struktur)
- Jeder Eintrag zeigt den Gesamtbetrag mit Statussymbol:
- Grünes Häkchen: Abgeschlossene Anpassung
- Oranger/Türkis/Blauer Indikator: Aktuelle laufende Rahmenpreisanpassung (in Bearbeitung, Klärungsbedarf, FM-Eingabe abgeschlossen)
Kartenhinterseite (Flip-Funktionalität)
Wichtig: Klicken Sie auf eine Karte, um sie umzudrehen. Die Rückseite zeigt:
Rahmenpreisquote:
- Grafische Darstellung: Halbkreisförmige Skala, die den Prozentsatz der gebundenen Positionen anzeigt
- Skalierung: Der Rundbalken zeigt den Bereich von 0 bis zum Maximum
- EP-Positionen: Anzahl der Positionen innerhalb der Preisbindung
- No-EP-Positionen: Anzahl der Positionen außerhalb der Preisbindung/nicht im Katalog
Diese Darstellung hilft Ihnen schnell zu sehen, wie hoch der Anteil der gebundenen Preise bei dieser Liegenschaft ist. Sie gibt einen Indikator welcher Anteil an Positionen durch die Rahmenpreisanpassung betroffen ist.
Bedienung: Klicken Sie erneut auf die Karte, um zur Vorderseite zurückzukehren.
Nutzung zur Validierung Ihrer Anpassung
Portfolioweite Validierung
Die Portfolioübersicht ermöglicht es Ihnen:
- Gesamtauswirkung erfassen: Mit einem Blick sehen Sie, wie Ihre Anpassung das gesamte Portfolio beeinflusst
- Konsistenz überprüfen: Überprüfen Sie, ob Ihre Steigerungen portfolio-weit konsistent und logisch sind
- Anomalien erkennen: Identifizieren Sie Liegenschaften mit unerwartet hohen oder niedrigen Steigerungen
- Fehler finden: Nutzen Sie die Portfolio-Sicht, um mögliche Inkonsistenzen zu entdecken
Hinweis
Nutzen Sie die Kartenvorderseite für schnelle Überblicks-Validierung und die Kartenhinterseite für tiefergehende Prüfung kritischer oder auffälliger Liegenschaften. Dies hilft Ihnen, schnell Fehler zu erkennen, bevor Sie die Anpassung einreichen.
Integration in den Anpassungsprozess
Die Portfolioübersicht dient als visuelle Validierungs- und Qualitätssicherungs-Hilfe in Ihrem Anpassungsprozess. Sie können:
- Schnell Portfolio-Auswirkungen verstehen: Grafische und kartenbasierte Darstellung für intuitive Erfassung Ihrer Gesamtanpassung
- Konsistenz überprüfen: Visuelle Vergleiche machen Inkonsistenzen oder Fehler sofort sichtbar
- Fehler vor dem Einreichen finden: Nutzen Sie die Portfolio-Sicht, um Probleme zu identifizieren, bevor Sie der PM sie prüft
- Anpassungen verfeinern: Gehen Sie zurück zur Bearbeitungs-Tab, um Fehler zu korrigieren
- Konfident einreichen: Mit vollständiger Portfolio-Validierung können Sie sicher einreichen
Ausnahmen und verzögerte Wirkungen
Dieser Leitfaden beschreibt, wie Sie als Facility Manager die Funktion Ausnahmen und verzögerte Wirkungen im Rahmenpreisanpassungsmodul nutzen. Mit dieser Funktion verschieben Sie den Wirkungszeitpunkt einer Preisanpassung für einzelne Leistungskategorien und Liegenschaften gezielt.
Zweck und Nutzen
Bei einer Rahmenpreisanpassung wird in der Regel ein einheitliches Wirkungsdatum für alle Leistungspositionen festgelegt (z. B. 01.01.2025). In der Praxis gibt es jedoch Situationen, in denen bestimmte Leistungen für bestimmte Liegenschaften erst zu einem späteren Zeitpunkt angepasst werden sollen – oder in denen eine Anpassung systemseitig blockiert ist (z. B. durch ein laufendes Audit).
Genau dafür gibt es den Bereich Ausnahmen und verzögerte Wirkungen:
- Gezieltes Verschieben: Sie können für einzelne Liegenschaften und Leistungskategorien ein abweichendes Wirkungsdatum festlegen
- Transparenz: Alle Ausnahmen – ob manuell oder systemisch – werden übersichtlich in einer Tabelle dargestellt
- Nachvollziehbarkeit: Jede Ausnahme kann mit einer Beschreibung versehen werden, um den Grund der Verzögerung zu dokumentieren
Hinweis
Die Funktion befindet sich unterhalb der Preiseingabe-Tabellen im Bereich der Rahmenpreisanpassung. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Ausnahmen und verzögerte Wirkungen.
Kernkonzepte
Manuelle Ausnahmen
Manuelle Ausnahmen werden von Ihnen als Facility Manager angelegt, um den Wirkungszeitpunkt einer Preisanpassung für eine bestimmte Kombination aus Liegenschaft und Leistungskategorie gezielt zu verschieben.
Beispiel: Die allgemeine Preisanpassung gilt ab dem 01.01.2025. Für den Bereich „Revierdienst" in Liegenschaften eines bestimmten Bundeslandes soll die Anpassung jedoch erst ab dem 01.03.2025 wirksam werden.
Systemische Ausnahmen
Neben manuellen Ausnahmen kann das System auch automatisch Ausnahmen erzeugen. Dies geschieht beispielsweise, wenn für eine Liegenschaft ein laufendes Audit besteht, das eine Preisänderung vorübergehend blockiert. Solche systemischen Ausnahmen werden in der Übersicht als vom System erstellt gekennzeichnet und können von keinem Benutzer bearbeitet oder gelöscht werden.
Wichtig
Systemische Ausnahmen können nicht manuell überschrieben werden. Solange ein Audit für die betroffene Liegenschaft aktiv ist, bleibt die Preisänderung für die entsprechende Leistungskategorie blockiert.
Hierarchische Wirkweise
Die Verarbeitung von Ausnahmen folgt einer klaren Regel: Von unspezifisch zu spezifisch. Das bedeutet, dass eine spezifischere Ausnahme eine allgemeinere Ausnahme überschreibt.
Beispiel mit drei Regeln:
| Wirkungsdatum | Ausnahme |
|---|---|
| 01.01.2025 | Allgemeines Wirkdatum der Rahmenpreisanpassung |
| 01.03.2025 | Verschieben aller Leistungen in [1] Objektmanagement |
| 01.02.2025 | Verschieben aller Leistungen in [1.2] Start-Up-Phase |
Hieraus ergibt sich für die betroffene Liegenschaft folgende Berechnung:
| Leistungskategorie | Allg. Datum | Ausnahme Kat. [1] | Ausnahme Kat. [1.2] | → Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| [1] Objektmanagement | 01.01.2025 | 01.03.2025 | – | 01.03.2025 |
| [1.1] Gewährleistungsverfolgung | 01.01.2025 | 01.03.2025 | – | 01.03.2025 |
| [1.1.1] Gewerbenutzung | 01.01.2025 | 01.03.2025 | – | 01.03.2025 |
| [1.1.2] Wohnwirtschaftliche Nutzung | 01.01.2025 | 01.03.2025 | – | 01.03.2025 |
| [1.2] Start-Up-Phase | 01.01.2025 | 01.03.2025 | 01.02.2025 | 01.02.2025 |
| [1.2.1] Gewerbenutzung | 01.01.2025 | 01.03.2025 | 01.02.2025 | 01.02.2025 |
| [1.2.2] Wohnwirtschaftliche Nutzung | 01.01.2025 | 01.03.2025 | 01.02.2025 | 01.02.2025 |
| [2] Technische Betriebsführung | 01.01.2025 | – | – | 01.01.2025 |
Erklärung:
- [1] Objektmanagement und alle Unterkategorien erhalten zunächst das verschobene Datum 01.03.2025
- [1.2] Start-Up-Phase hat eine eigene, spezifischere Ausnahme (01.02.2025), die das übergeordnete Datum von [1] überschreibt
- [2] Technische Betriebsführung hat keine Ausnahme und behält das allgemeine Wirkdatum 01.01.2025
Übersicht und Navigation
Der Bereich Ausnahmen und verzögerte Wirkungen zeigt Ihnen eine Tabelle mit allen Liegenschaften und den zugehörigen Ausnahmen. Oberhalb der Tabelle stehen Ihnen folgende Werkzeuge zur Verfügung:
- Filter (Regionen / Liegenschaften): Filtern Sie die Ansicht nach Region, Stadt oder einzelnen Liegenschaften über eine hierarchische Baumstruktur
- Sortieren nach: Sortieren Sie die Liste nach Stadt, Name, Straße & Hausnummer oder Gebäudenummer
- Liegenschaften suchen: Durchsuchen Sie alle Liegenschaften nach Name, Nummer, Adresse oder Region
Eine neue Ausnahme hinzufügen
- Scrollen Sie zum Bereich „Ausnahmen und verzögerte Wirkungen"
- Klicken Sie auf Ausnahme hinzufügen
- Im Dialog „Ausnahme hinzufügen" füllen Sie die entsprechenden Felder aus
- Klicken Sie auf Ausnahme hinzufügen, um die Ausnahme zu speichern
| Feld | Beschreibung | Pflichtfeld |
|---|---|---|
| Liegenschaft | Wählen Sie eine oder mehrere Liegenschaften aus der Baumstruktur (Region → Stadt → Liegenschaft). Sie können auch ganze Regionen oder Städte anhaken. | Ja |
| EP-Code Auswahl | Wählen Sie die betroffene Leistungskategorie oder -position aus dem EP-Katalog. Wählen Sie „Alle Leistungen", um die Ausnahme auf das gesamte Leistungsspektrum anzuwenden. | Ja |
| Preisänderung wirksam ab | Das abweichende Wirkungsdatum. Dieses muss nach dem allgemeinen Wirkungsdatum der Rahmenpreisanpassung liegen. | Ja |
| Beschreibung | Optionale Erläuterung zum Grund der Ausnahme (z. B. „Verzögerung aufgrund regionaler Tarifverhandlungen"). | Nein |
Empfehlung
Wenn Sie dieselbe Ausnahme für mehrere Liegenschaften benötigen (z. B. alle Liegenschaften eines Bundeslandes), können Sie im Feld „Liegenschaft" mehrere Einträge gleichzeitig auswählen. Das System erstellt dann automatisch für jede ausgewählte Liegenschaft eine eigene Ausnahme.
Achtung
Für eine Liegenschaft können keine zwei Ausnahmen mit identischer Kombination aus EP-Code und Wirkungsdatum erstellt werden. Das System prüft dies automatisch vor dem Speichern und weist Sie auf Konflikte hin.
Eine Ausnahme bearbeiten
- Klicken Sie in der Ausnahmen-Tabelle auf die gewünschte Ausnahme
- Der Dialog „Ausnahme bearbeiten" öffnet sich mit den vorhandenen Daten
- Passen Sie die gewünschten Felder an (Wirkungsdatum, EP-Code, Beschreibung)
- Klicken Sie auf Ausnahme aktualisieren, um die Änderungen zu speichern
Eine Ausnahme löschen
- Klicken Sie auf die gewünschte Ausnahme, um den Bearbeitungsdialog zu öffnen
- Klicken Sie im Dialog auf Ausnahme löschen
- Bestätigen Sie die Löschung im Bestätigungsdialog mit Löschen
Achtung
Nach dem Löschen einer Ausnahme gilt für die betroffene Liegenschaft und Leistungskategorie wieder das allgemeine Wirkungsdatum der Rahmenpreisanpassung (oder eine übergeordnete Ausnahme, sofern vorhanden).
Maximale Verzögerung
Das abweichende Wirkungsdatum einer Ausnahme darf nicht unbegrenzt in der Zukunft liegen. Das System begrenzt den maximal wählbaren Zeitraum automatisch auf Basis der projektspezifischen Konfiguration. Der Datumsauswahl-Dialog zeigt nur zulässige Daten an.
Praxisbeispiel: Regionale Abweichungen im Sicherheitsdienst
Das folgende Beispiel zeigt einen typischen Anwendungsfall für Ausnahmen und verzögerte Wirkungen.
Ausgangssituation
Ein Vertragspartner hat für den Leistungsbereich Revierdienst in unterschiedlichen Bundesländern verschiedene Wirksamkeitszeitpunkte für Lohnsteigerungen:
| Bundesland / Region | Wirksamkeit |
|---|---|
| Die meisten Bundesländer | 01.01.2025 |
| Bayern | 01.02.2025 |
| Hamburg | 01.02.2025 |
| Bremen | 01.03.2025 |
| Nordrhein-Westfalen | 01.04.2025 |
Da pro Jahr nur eine Rahmenpreisanpassung vorgesehen ist, lassen sich die unterschiedlichen Wirksamkeitsdaten nicht über eine einfache einheitliche Anpassung abbilden.
Empfohlene Vorgehensweise
Schritt 1: Baseline festlegen
- Starten Sie die Rahmenpreisanpassung mit dem häufigsten Wirkungsdatum als Standard: 01.01.2025
- Führen Sie die Preisanpassung (z. B. per Massenbearbeitung) für alle Positionen durch
Schritt 2: Ausnahmen für abweichende Bundesländer anlegen
Für jedes Bundesland mit abweichendem Wirkungsdatum legen Sie eine Ausnahme an:
- Klicken Sie auf Ausnahme hinzufügen
- Feld: Liegenschaft → Haken Sie alle Liegenschaften des betroffenen Bundeslandes an (z. B. „Hamburg")
- Feld: EP-Code Auswahl → Wählen Sie „Revierdienst" (oder die betroffene Leistungsgruppe)
- Feld: Preisänderung wirksam ab → Tragen Sie das abweichende Datum ein (z. B. 01.02.2025 für Hamburg)
- Feld: Beschreibung → z. B. „Verzögerte Wirkung Revierdienst Hamburg – regionaler Tarifvertrag"
- Bestätigen Sie mit Ausnahme hinzufügen
Wiederholen Sie diesen Vorgang für:
- Bayern → 01.02.2025
- Bremen → 01.03.2025
- Nordrhein-Westfalen → 01.04.2025
Schritt 3: Abweichende Prozentsätze über Bundeslandfaktoren korrigieren
Falls neben dem Wirkungsdatum auch der Anpassungsprozentsatz regional abweicht, nutzen Sie ergänzend die Bundeslandfaktoren (siehe Abschnitt „Bundeslandfaktoren" in der Preiseingabe). Diese wirken multiplizierend auf die bereits angepassten Basispreise.
Schritt 4: Ergebnis prüfen
Nach dem Anlegen aller Ausnahmen prüfen Sie:
- Die Ausnahmen-Tabelle: Sind alle verzögerten Wirkungen korrekt hinterlegt?
- Den Rahmenpreisverlauf: Zeigt die Historie die erwarteten Änderungen?
- Die Portfolioauswertung: Stimmen die Auswirkungen pro Liegenschaft?
Empfehlung
Dokumentieren Sie alle Ausnahmen ausführlich im Beschreibungsfeld. Das erleichtert dem Property Manager die spätere Prüfung und sorgt für Nachvollziehbarkeit bei eventuellen Audits.
Hinweis
Positionen, die nicht im EP-Katalog enthalten sind (sogenannte No-EP-Positionen), werden durch die Rahmenpreisanpassung nicht berührt und müssen weiterhin direkt im Living Contract angepasst werden.
Rahmenpreisanpassung (RPA) - Leitfaden für Property Manager (PM)
Vertragspartner Übersicht
Die Vertragspartner-Übersicht ist die Startseite des Moduls für Property Manager und bietet einen Überblick über alle Ihre Vertragspartner mit offenen oder abgeschlossenen Rahmenpreisanpassungen. Sie dient als zentraler Einstiegspunkt, um eingereichte Anpassungen zu prüfen, den Bearbeitungsstatus zu überwachen und Genehmigungsentscheidungen zu treffen.
Vertragspartner mit offenen Rahmenpreisanpassungen
Dieser Abschnitt zeigt alle Vertragspartner, deren Rahmenpreisanpassungen aktuell zur Prüfung oder Genehmigung ausstehen. Diese Anpassungen erfordern Ihre Aufmerksamkeit und sollten priorisiert werden, um Fristen einzuhalten und die Bearbeitung zügig voranzutreiben.
Aufbau einer Vertragspartner-Karte (offene Anpassungen)
Jede Karte gibt Ihnen einen schnellen Überblick über den Partner und den Status der eingereichten Anpassung:
- Partnername (Dienstleister): Name des Vertragspartners sowie sein Kürzel oder Avatar (angezeigt in der Karte)
- Aktuelles Gesamtvolumen: Das gegenwärtige Gesamtvolumen aller Leistungen auf allen Liegenschaften im Portfolio mit diesem Partner
- Anzahl Liegenschaften: Wie viele Liegenschaften durch diesen Vertragspartner bewirtschaftet werden
- Letzte Rahmenpreisanpassung: Das Datum der letzten durchgeführten Anpassung
- Rahmenpreisquote: Ein Indikator mit Umschalter, der zwei Ansichten bietet:
- Standardansicht: Zeigt den Anteil der Anzahl der Positionen in Rahmenpreisbindung im Verhältnis zu allen Positionen. Die entsprechenden Positionszahlen werden fett hervorgehoben
- EUR-Ansicht: Zeigt den Anteil der Preise der Positionen in Rahmenpreisbindung in Prozent basierend auf dem EUR-Wert. Die entsprechenden Beträge werden fett hervorgehoben
- Timeline der Anpassung: Eine grafische Darstellung des Fortschritts von der Ausschreibung über einzelne Anpassungsschritte bis zu den aktuellen Rahmendaten
Navigation und Interaktion
- Klick auf die Karte: Führt Sie zur Detailansicht des Vertragspartners, wo Sie die eingereichte Anpassung prüfen können und zwischen verschiedenen Visualisierungen wechseln können (z. B. Preisverlauf oder Portfolioauswertung)
- Rahmenpreisquote nutzen: Nutzen Sie diese Information, um zu sehen, ob und in welchem Umfang die Preise in die vereinbarte Rahmenpreisbindung fallen. Positionen die aus der Rahmenpreisbindung herausfallen werden nicht im Rahmenpreismodul behandelt, sondern müssen im Modul LC angepasst werden
- Timeline interpretieren: Die Timeline zeigt den gesamten Anpassungsprozess. Sie können nachvollziehen, in welcher Phase sich die Anpassung derzeit befindet
Hinweis
Konzentrieren Sie sich zuerst auf die Vertragspartner mit offenen Anpassungen, um sicherzustellen, dass keine Prüfungsfristen verpasst werden und die Anpassungen zügig finalisiert werden können.
Achtung
Positionen, die nicht im Katalog enthalten sind (No-EP-Positionen), werden separat in Living Contracts angepasst und sind in dieser Übersicht nicht sichtbar.
Weitere Vertragspartner
Dieser Abschnitt zeigt Karten aller Vertragspartner, bei denen aktuell keine offenen Rahmenpreisanpassungen zur Prüfung ausstehen. Für diese Partner können Sie abgeschlossene Anpassungen einsehen.
Aufbau einer Vertragspartner-Karte (weitere Partner)
Jede Karte gibt Ihnen einen Überblick über den Partner und seinen Anpassungsverlauf:
- Partnername (Dienstleister) und Kürzel: Name des Vertragspartners sowie sein Kürzel (angezeigt in der Karte)
- Aktuelles Gesamtvolumen: Das gegenwärtige Gesamtvolumen aller Leistungen auf allen Liegenschaften im Portfolio mit diesem Partner
- Portfolio-Größe (Anzahl Liegenschaften): Wie viele Liegenschaften mit diesem Vertragspartner bewirtschaftet werden
- Letzte Rahmenpreisanpassung: Das Datum der letzten durchgeführten Anpassung
- Rahmenpreisquote: Ein Indikator mit Umschalter, der zwei Ansichten bietet:
- Standardansicht: Zeigt den Anteil der Anzahl der Positionen in Rahmenpreisbindung im Verhältnis zu allen Positionen. Die entsprechenden Positionszahlen werden fett hervorgehoben.
- EUR-Ansicht: Zeigt den Anteil der Preise der Positionen in Rahmenpreisbindung in Prozent basierend auf dem EUR-Wert. Die entsprechenden Beträge werden fett hervorgehoben.
- Timeline der Anpassung: Eine grafische Darstellung des Fortschritts von der Ausschreibung über einzelne Anpassungsschritte bis zu den aktuellen Rahmendaten
Navigation und Interaktion
- Klick auf die Karte: Führt Sie zur Detailansicht des Vertragspartners, wo Sie die bisherige Anpassungshistorie einsehen können (z. B. Preisverlauf oder Portfolioauswertung)
- Timeline interpretieren: Die Timeline zeigt die Gesamtgeschichte aller bisherigen Anpassungen. Dies ist hilfreich, um langfristige Trends bei diesem Partner zu verstehen und vergangene Genehmigungen zu prüfen
- Rahmenpreisquote nutzen: Nutzen Sie diese Information, um zu sehen, wie stark die Rahmenpreisbindung dieses Partners ist und ob eine Zusätzliche Anpassung der No-EP Positionen im LC erforderlich sein könnte
Hinweis
Diese Partnergruppe zeigt den Stand Ihrer längerfristigen Vertragsbeziehungen. Nutzen Sie diese Daten, um vergangene Anpassungen zu analysieren und zukünftige Strategien zu planen.
Achtung
Positionen, die nicht im Katalog enthalten sind (No-EP-Positionen), werden separat in Living Contracts angepasst und sind in dieser Übersicht nicht sichtbar.
Integration in den Gesamtprozess
Die Vertragspartner-Übersicht dient als das zentrale Prüfungs-Dashboard für alle Ihre Vertragspartner-Anpassungen. Sie ermöglicht es Ihnen, eingereichte Anpassungen systematisch zu prüfen, Ihre Genehmigungsentscheidungen zu treffen und den Status aller Partner auf einen Blick zu verstehen. Von hier aus können Sie Anpassungen genehmigen oder ablehnen und bei Bedarf tiefer in die Details gehen.
Rahmenpreisverlauf
Die Preisverlaufs-Seite ist ein Analyse- und Vergleichstool für Property Manager. Sie zeigt die historische Entwicklung aller von den Facility Managern eingereichten Preisanpassungen und Faktoränderungen für einen Vertragspartner in tabellarischer Form. Diese Seite ist nützlich, um die eingereichten Rahmenpreise zu überprüfen, Konsistenz zu bewerten und die Auswirkungen von Änderungen über alle Anpassungsschritte hinweg nachzuvollziehen.
Bundeslandfaktoren
Zweck und Struktur
Die Bundeslandfaktoren-Vergleichstabelle zeigt die Entwicklung der Regionalfaktoren über alle historischen Anpassungen hinweg. Sie können überprüfen, wie die Facility Manager die Faktoren pro Bundesland und Leistungsgruppe im Laufe der Zeit angepasst haben.
Tabellenaufbau
Die Vergleichstabelle ist wie folgt strukturiert:
- Zeilen Bundesländer (z. B. Bayern, etc.) mit Leistungsgruppen
- Spalten Zeitliche Schritte:
- Initiale Faktoren: Die ursprünglichen Faktoren
- Anpassung 1, Anpassung 2, ... Anpassung N: Jede durchgeführte Preisanpassung in chronologischer Reihenfolge
Wertstruktur und Indikatoren
Für jedes Bundesland und jede Leistungsgruppe werden Werte spaltenweise angezeigt:
- Erste Spalte (Faktoren aus der Ausschreibung): Der ursprüngliche Faktor ohne Vergleichswert
- Weitere Spalten (Anpassung 1, 2, etc.): Der Faktor in dieser Anpassung mit Indikator neben dem Wert:
- ↑ (rot): Faktor ist gestiegen (Erhöhung gegenüber vorangegangener Anpassung)
- ↓ (grün): Faktor ist gesunken (Reduktion gegenüber vorangegangener Anpassung)
- → (grau): Faktor ist unverändert
Filter
Filter: Dropdown-Menü mit Checkboxen zum Auswählen spezifischer Regionen. Sie können gezielt Regionen filtern, um die Tabelle zu vereinfachen.
Analyse-Vorteile
- Trend-Erkennung: Sehen Sie auf einen Blick, welche Faktoren sich konsistent erhöht oder gesenkt haben
- Konsistenz-Prüfung: Überprüfen Sie, wie konsistent die Facility Manager ihre Faktoranpassungen über Zeit hinweg durchgeführt haben
- Identifikation von Anomalien: Entdecken Sie Faktoren, die sich unerwartet verändert haben oder von Trends abweichen
Liegenschaftsfaktoren
Zweck und Struktur
Die Liegenschaftsfaktoren-Vergleichstabelle zeigt die Entwicklung der liegenschaftsspezifischen Faktoren über alle historischen Anpassungen hinweg. Diese ermöglicht es Ihnen, zu überprüfen, wie die Facility Manager individuelle Objekte angepasst haben und deren Konsistenz zu bewerten.
Tabellenaufbau
Die Vergleichstabelle ist wie folgt strukturiert:
- Region Übergeordnete geografische Einheit (z. B. Bundesland, Stadt)
- Liegenschaft (pro Region) Einzelne Objekte innerhalb einer Region
- Für jede Liegenschaft gibt es zwei Zeilen:
- Erste Zeile: Liegenschaftsfaktor - der allgemeine Faktor für die Liegenschaft
- Zweite Zeile: Nachhaltigkeitsfaktoren - zusätzliche Faktoren für nachhaltige Aspekte
- Für jede Liegenschaft gibt es zwei Zeilen:
- Leistungsgruppe (pro Liegenschaft) Kategorien an Dienstleistungen für diese Liegenschaft
Spaltenstruktur (Zeitliche Progression)
Die Spalten folgen der gleichen Logik wie bei Bundeslandfaktoren:
- Erste Spalte (Faktoren aus der Ausschreibung): Die ursprünglichen Faktoren ohne Vergleichswert (daher kein Indikator)
- Weitere Spalten (Anpassung 1, 2, etc.): Der Faktor in dieser Anpassung mit Indikator neben dem Wert:
- ↑ (rot): Faktor ist gestiegen gegenüber vorangegangener Anpassung
- ↓ (grün): Faktor ist gesunken gegenüber vorangegangener Anpassung
- → (grau): Faktor ist unverändert
Filter und Suche
- Kombiniertes Filter-Dropdown: Ein Dropdown-Menü, das sowohl Regionen/Städte/Liegenschaften als auch Leistungsgruppen zur Filterung enthält:
- Regionen/Städte/Liegenschaften: Aufklappbar, um spezifische Regionen und deren Liegenschaften auszuwählen
- Leistungsgruppen: Aufklappbar, um spezifische Leistungsgruppen auszuwählen
- Sie können beide Dimensionen kombinieren, um gezielt auf bestimmte Liegenschaften und Services zu fokussieren
- Sortierung: Dropdown-Menü zum Sortieren der Tabelle nach verschiedenen Kriterien (z. B. Stadt, Liegenschaftsname)
- Suche: Textfeld zur schnellen Suche nach Liegenschaften- oder Regionsnamen
Analyse-Vorteile
- Objekt-Level Trends: Sehen Sie, wie die Facility Manager einzelne Liegenschaften über Zeit angepasst haben
- Service-Konsistenz: Überprüfen Sie, ob bestimmte Services bei bestimmten Objekten konsistent von den Facility Managern angepasst wurden
- Regionale Unterschiede: Identifizieren Sie regionale Muster in der Faktorenentwicklung und bewerten Sie deren Berechtigung
Basispreise
Zweck und Struktur
Die Basispreise-Vergleichstabelle zeigt den historischen Preisverlauf aller Einzelleistungen. Sie können überprüfen, wie die Facility Manager die Preise Position für Position über alle Anpassungsschritte hinweg angepasst haben.
Tabellenaufbau
Die Vergleichstabelle ist wie folgt strukturiert:
- Zeilen Hierarchische Struktur: Oberkategorien → Unterkategorien → Einzelpositionen
- Spalten Zeitliche Schritte:
- Preise aus der Ausschreibung: Die ursprünglichen Preise (keine Indikatoren)
- Anpassung 1, Anpassung 2, ... Anpassung N: Jede durchgeführte Preisanpassung chronologisch
Wertstruktur und Indikatoren
Für jede Einzelposition werden Preise spaltenweise angezeigt:
- Erste Spalte (Preise aus der Ausschreibung): Der ursprüngliche Preis ohne Vergleichswert (daher kein Indikator)
- Weitere Spalten (Anpassung 1, 2, etc.): Der Preis in dieser Anpassung mit Indikator neben dem Wert:
- ↑ (rot): Preis ist gestiegen gegenüber vorangegangener Anpassung
- ↓ (grün): Preis ist gesunken gegenüber vorangegangener Anpassung
- → (grau): Preis ist unverändert
Filter
Filter (Leistungsgruppen): Dropdown-Menü mit Checkboxen zum Auswählen spezifischer Leistungsgruppen. Sie können gezielt Leistungsgruppen filtern, um die Tabelle zu vereinfachen.
Analyse-Vorteile
- Preiseskalation überprüfen: Sehen Sie exakt, wie schnell bestimmte Positionen teurer werden und ob dies gerechtfertigt ist
- Anomalien erkennen: Identifizieren Sie Positionen, die sich unerwartet entwickeln oder von Trends abweichen
- Genehmigungsbasis: Nutzen Sie die historischen Daten und Konsistenzmuster zur fundierten Genehmigungsentscheidung
- Kostenprognose: Extrapolieren Sie Trends für interne Budgetplanung und Stakeholder-Kommunikation
Export und Weitergabe
Datenexport
- Export als Excel: Button zum Export der aktuellen Vergleichstabelle als Excel-Datei. Dies ermöglicht:
- Detaillierte Analysen in Excel mit Formeln und Diagrammen
- Weitergabe an interne Stakeholder (z. B. Controlling, Management)
- Archivierung für Compliance und Dokumentation
Integration in den Anpassungsprozess
Die Preisverlaufs-Seite dient als Analyse- und Dokumentationstool innerhalb Ihres Prüfungs- und Genehmigungsprozesses. Sie können:
- Bei der Prüfung von Anpassungen die bisherige Entwicklung analysieren, um die Konsistenz und Berechtigung der Facility Manager-Eingaben zu bewerten
- Vor Ihrer Genehmigungsentscheidung überprüfen, ob die eingereichten Anpassungen logisch und konsistent mit früheren Anpassungen sind
- Bei Rückfragen oder Klärungsbedarf die Historie dokumentieren und datengestützte Fragen an die Facility Manager stellen
- Für Stakeholder-Kommunikation die Preisentwicklung als Gesprächsgrundlage nutzen und Kostentrends transparent darstellen
Portfolioauswertung
Die Portfolioauswertung-Seite ist ein visuelles Analyse- und Übersichtstool für Property Manager. Sie zeigt die Auswirkungen der eingereichten Rahmenpreisanpassungen auf das gesamte Portfolio in Form von Kennzahlen, Metriken und einer interaktiven Kartenübersicht aller Liegenschaften. Diese Seite hilft Ihnen, die Portfolio-weiten Auswirkungen der Anpassung schnell zu erfassen, Konsistenz zu überprüfen und eine fundierte Genehmigungsentscheidung zu treffen.
Entwicklung des Leistungsumfangs (Timeline)
Timeline der Rahmenpreisanpassungen
Oben auf der Seite wird eine horizontale Timeline angezeigt, die die Entwicklung aller Rahmenpreisanpassungen im Zeitverlauf zeigt. Die Timeline visualisiert, wie sich der Leistungsumfang von der initialen Ausschreibung bis zur aktuellen Anpassung verändert hat.
Timeline-Komponenten
Die Timeline enthält mehrere Anpassungsschritte, beginnend mit der initialen Preisabsprache und endend mit der aktuellen Anpassung. Jeder Punkt auf der Timeline zeigt:
- Datum: Das Gültigkeitsdatum oder Fixierungsdatum dieser Anpassung
- Titel der Anpassung: Name oder Bezeichnung
- Gesamtvolumen: Das Gesamtvolumen aller Leistungen bei dieser Anpassung in EUR
- EP: Positionen innerhalb der Preisbindung mit Gesamtbetrag
- No-EP: Positionen außerhalb der Preisbindung mit Gesamtbetrag
- Anzahl Objekte: Wie viele Liegenschaften in dieser Anpassung enthalten sind
- Fixierungsdatum: Das Datum, ab dem diese Anpassung gültig ist
Nutzung der Timeline
- Historisches Verständnis: Die Timeline zeigt den gesamten Verlauf, wie sich das Portfolio von der ursprünglichen Ausschreibung bis heute entwickelt hat
- Volumentrends: Sie können schnell sehen, wie das Gesamtvolumen über die Anpassungsschritte gestiegen oder gesunken ist
- EP/No-EP-Entwicklung: Vergleichen Sie, wie sich der Anteil der gebundenen vs. nicht gebundenen Positionen verändert hat
- Konsistenz-Validierung: Überprüfen Sie, ob die aktuelle Anpassung in Relation zu bisherigen Anpassungen logisch und berechtigt ist
Liegenschafts-Kartenübersicht
Die Liegenschaften werden in einem übersichtlichen Kartenraster präsentiert. Jede Liegenschaft ist eine interaktive Karte mit Vorderseite und Rückseite (Flip-Funktionalität).
Filterung und Interaktion
Filter
Nutzen Sie das Filter-Dropdown, um die Kartenansicht zu verfeinern nach:
- Stadt: Geografischer Standort der Liegenschaft
- Eigentümer: Der Eigentümer oder die Eigentümergruppe
- Verantwortlicher: Die für die Liegenschaft verantwortliche Person
Sortierung
Sortieren Sie die Kartenreihenfolge nach:
- Stadt
- Name
- Liegenschaftsnummer
Suche
Das Suchfeld ermöglicht die freie Textsuche nach Liegenschaften.
Kartenvorderseite
Auf der Vorderseite jeder Karte sehen Sie:
Header:
- Stadt: Der Ort, in dem die Liegenschaft liegt
- Straße/Adresse: Die vollständige Adresse der Liegenschaft
- Liegenschaftsnummer: Eindeutige Kennung der Liegenschaft
- Info-Icon: Zeigt zusätzliche Informationen der Liegenschaft
Liegenschaftsfoto:
- Visuelle Darstellung des Objekts
Historie:
- Historische Entwicklung der Gesamtvolumina für diese Liegenschaft
- Zeigt die ältesten Werte oben bis zu den aktuellsten Werten unten (ähnlich der Timeline-Struktur)
- Jeder Eintrag zeigt den Gesamtbetrag mit Statussymbol:
- Grünes Häkchen: Bestätigte Anpassung
- Oranger/Türkiser/Blauer Indikator: Aktuelle laufende Rahmenpreisanpassung (In Bearbeitung/Klärungsbedarf/FM-Eingabe abgeschlossen)
Kartenhinterseite (Flip-Funktionalität)
Wichtig: Klicken Sie auf eine Karte, um sie umzudrehen. Die Rückseite zeigt:
Rahmenpreisquote:
- Grafische Darstellung: Halbkreisförmige Skala, die den Prozentsatz der gebundenen Positionen anzeigt
- Skalierung: Der Rundbalken zeigt den Bereich von 0 bis zum Maximum
- EP-Positionen: Anzahl der Positionen innerhalb der Preisbindung
- No-EP-Positionen: Anzahl der Positionen außerhalb der Preisbindung/nicht im Katalog
Diese Darstellung hilft Ihnen schnell zu sehen, wie hoch der Anteil der Positionen in Preisbindung bei dieser Liegenschaft ist. Es wird sichtbar welcher Anteil an Position von der Rahmenpreisänderung betroffen ist und ob zusätzlicher Handlungsbedarf im LC besteht. Preisanpassungen für No-EP-Positionen müssen im LC durchgeführt werden.
Bedienung: Klicken Sie erneut auf die Karte, um zur Vorderseite zurückzukehren.
Nutzung für Ihre Genehmigungsprüfung
Portfolioweite Analyse
Die Portfolioübersicht ermöglicht es Ihnen:
- Gesamtauswirkung erfassen: Mit einem Blick sehen Sie, wie die eingereichte Anpassung das gesamte Portfolio beeinflusst
- Konsistenz überprüfen: Überprüfen Sie, ob die Steigerungen portfolio-weit konsistent und logisch sind
- Anomalien erkennen: Identifizieren Sie Liegenschaften mit unerwartet hohen oder niedrigen Steigerungen
- Fehler oder Probleme finden: Nutzen Sie die Portfolio-Sicht, um mögliche Inkonsistenzen in den Eingaben zu entdecken
Hinweis
Nutzen Sie die Kartenvorderseite für schnelle Überblicks-Prüfung und die Kartenhinterseite für tiefergehende Analyse kritischer oder auffälliger Liegenschaften. Dies hilft Ihnen, schnell Probleme zu erkennen und gezielte Rückfragen vorzubereiten.
Integration in den Genehmigungsprozess
Die Portfolioübersicht dient als visuelle Prüf- und Analysehilfe in Ihrem Genehmigungsprozess. Sie können:
- Schnell Portfolio-Auswirkungen verstehen: Grafische und kartenbasierte Darstellung für intuitive Erfassung der Gesamtanpassung
- Konsistenz überprüfen: Visuelle Vergleiche machen Inkonsistenzen oder Probleme sofort sichtbar
- Probleme identifizieren: Nutzen Sie die Portfolio-Sicht, um Inkonsistenzen in der Anpassung zu entdecken
- Rückfragen vorbereiten: Sammeln Sie basierend auf der Portfolio-Analyse datengestützte Fragen an die Facility Manager
- Fundierte Genehmigungsentscheidung treffen: Mit vollständigem Portfolio-Verständnis können Sie eine informierte Entscheidung treffen
Ausnahmen und verzögerte Wirkungen
Dieser Leitfaden beschreibt, wie Sie als Property Manager die Funktion Ausnahmen und verzögerte Wirkungen im Rahmenpreisanpassungsmodul prüfen und bewerten. Sie haben auf diesen Bereich Leserechte und können alle Ausnahmen einsehen, jedoch keine Änderungen vornehmen.
Zweck und Nutzen
Bei einer Rahmenpreisanpassung wird in der Regel ein einheitliches Wirkungsdatum für alle Leistungspositionen festgelegt (z. B. 01.01.2025). In der Praxis gibt es jedoch Situationen, in denen bestimmte Leistungen für bestimmte Liegenschaften erst zu einem späteren Zeitpunkt angepasst werden sollen – oder in denen eine Anpassung systemseitig blockiert ist (z. B. durch ein laufendes Audit).
Genau dafür gibt es den Bereich Ausnahmen und verzögerte Wirkungen:
- Gezieltes Verschieben: Der Facility Manager kann für einzelne Liegenschaften und Leistungskategorien ein abweichendes Wirkungsdatum festlegen
- Transparenz: Alle Ausnahmen – ob manuell oder systemisch – werden übersichtlich in einer Tabelle dargestellt
- Nachvollziehbarkeit: Jede Ausnahme kann mit einer Beschreibung versehen werden, um den Grund der Verzögerung zu dokumentieren
Hinweis
Die Funktion befindet sich unterhalb der Preiseingabe-Tabellen im Bereich der Rahmenpreisanpassung. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Ausnahmen und verzögerte Wirkungen". Der Bereich kann über das Pfeil-Symbol ein- und ausgeklappt werden.
Kernkonzepte
Manuelle Ausnahmen
Manuelle Ausnahmen werden vom Facility Manager (FM) angelegt, um den Wirkungszeitpunkt einer Preisanpassung für eine bestimmte Kombination aus Liegenschaft und Leistungskategorie gezielt zu verschieben.
Beispiel: Die allgemeine Preisanpassung gilt ab dem 01.01.2025. Für den Bereich „Revierdienst" in Liegenschaften eines bestimmten Bundeslandes soll die Anpassung jedoch erst ab dem 01.03.2025 wirksam werden.
Systemische Ausnahmen
Neben manuellen Ausnahmen kann das System auch automatisch Ausnahmen erzeugen. Dies geschieht beispielsweise, wenn für eine Liegenschaft ein laufendes Audit besteht, das eine Preisänderung vorübergehend blockiert. Solche systemischen Ausnahmen werden in der Übersicht als vom System erstellt gekennzeichnet und können von keinem Benutzer bearbeitet oder gelöscht werden.
Hierarchische Wirkweise
Die Verarbeitung von Ausnahmen folgt einer klaren Regel: Von unspezifisch zu spezifisch. Das bedeutet, dass eine spezifischere Ausnahme eine allgemeinere Ausnahme überschreibt.
Beispiel mit drei Regeln:
| Wirkungsdatum | Ausnahme |
|---|---|
| 01.01.2025 | Allgemeines Wirkdatum der Rahmenpreisanpassung |
| 01.03.2025 | Verschieben aller Leistungen in [1] Objektmanagement |
| 01.02.2025 | Verschieben aller Leistungen in [1.2] Start-Up-Phase |
Hieraus ergibt sich für die betroffene Liegenschaft folgende Berechnung:
| Leistungskategorie | Allg. Datum | Ausnahme Kat. [1] | Ausnahme Kat. [1.2] | → Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| [1] Objektmanagement | 01.01.2025 | 01.03.2025 | – | 01.03.2025 |
| [1.1] Gewährleistungsverfolgung | 01.01.2025 | 01.03.2025 | – | 01.03.2025 |
| [1.1.1] Gewerbenutzung | 01.01.2025 | 01.03.2025 | – | 01.03.2025 |
| [1.1.2] Wohnwirtschaftliche Nutzung | 01.01.2025 | 01.03.2025 | – | 01.03.2025 |
| [1.2] Start-Up-Phase | 01.01.2025 | 01.03.2025 | 01.02.2025 | 01.02.2025 |
| [1.2.1] Gewerbenutzung | 01.01.2025 | 01.03.2025 | 01.02.2025 | 01.02.2025 |
| [1.2.2] Wohnwirtschaftliche Nutzung | 01.01.2025 | 01.03.2025 | 01.02.2025 | 01.02.2025 |
| [2] Technische Betriebsführung | 01.01.2025 | – | – | 01.01.2025 |
Erklärung:
- [1] Objektmanagement und alle Unterkategorien erhalten zunächst das verschobene Datum 01.03.2025
- [1.2] Start-Up-Phase hat eine eigene, spezifischere Ausnahme (01.02.2025), die das übergeordnete Datum von [1] überschreibt
- [2] Technische Betriebsführung hat keine Ausnahme und behält das allgemeine Wirkdatum 01.01.2025
Ihre Aufgaben bei der Prüfung
Bei der Prüfung einer eingereichten Rahmenpreisanpassung sollten Sie den Bereich Ausnahmen und verzögerte Wirkungen sorgfältig kontrollieren:
- Vollständigkeit prüfen: Sind alle erforderlichen Ausnahmen für abweichende Wirkungsdaten hinterlegt?
- Plausibilität prüfen: Stimmen die angegebenen Daten mit den vertraglichen Vereinbarungen überein?
- Beschreibungen prüfen: Sind die Gründe für die Verzögerungen nachvollziehbar dokumentiert?
- Systemische Ausnahmen beachten: Prüfen Sie, ob Ausnahmen vorhanden sind, die das System aufgrund eines laufenden Audits automatisch erzeugt hat
Worauf Sie besonders achten sollten
Jede Ausnahme besteht aus folgenden Informationen, die Sie im Detail prüfen können:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Liegenschaft | Die betroffene Liegenschaft, für die das abweichende Wirkungsdatum gilt |
| EP-Code | Die Leistungskategorie oder -position, auf die sich die Ausnahme bezieht. „Alle Leistungen" bedeutet, dass die gesamte Liegenschaft betroffen ist |
| Preisänderung wirksam ab | Das abweichende Wirkungsdatum – dieses Datum muss nach dem allgemeinen Wirkungsdatum der Rahmenpreisanpassung liegen |
| Beschreibung | Optionale Begründung des Facility Managers für die Verzögerung |
Ausnahme ansehen
- Klicken Sie auf eine Ausnahme in der Tabelle
- Der Dialog Ausnahme ansehen öffnet sich im Nur-Lese-Modus
- Sie sehen alle Details: Liegenschaft, EP-Code, Wirkungsdatum und Beschreibung
- Klicken Sie auf Schließen, um den Dialog zu verlassen
Hinweis
Falls Sie bei der Prüfung feststellen, dass Ausnahmen fehlen oder inkorrekt sind, nutzen Sie die Statusoption „Klärungsbedarf", um den Facility Manager zu informieren und die notwendigen Korrekturen anzufordern.
Praxisbeispiel: Was Sie bei regionalen Abweichungen prüfen sollten
Ein typischer Anwendungsfall für Ausnahmen sind regional unterschiedliche Wirksamkeitszeitpunkte. Beispielsweise kann ein Vertragspartner für den Leistungsbereich „Revierdienst" je nach Bundesland verschiedene Daten haben:
| Bundesland / Region | Wirksamkeit |
|---|---|
| Die meisten Bundesländer | 01.01.2025 |
| Bayern | 01.02.2025 |
| Hamburg | 01.02.2025 |
| Bremen | 01.03.2025 |
| Nordrhein-Westfalen | 01.04.2025 |
Bei der Prüfung sollten Sie sicherstellen, dass:
- Für jedes Bundesland mit abweichendem Wirkungsdatum eine entsprechende Ausnahme hinterlegt ist
- Die gewählten EP-Codes (Leistungskategorien) korrekt den betroffenen Leistungsbereichen entsprechen
- Die Beschreibungen nachvollziehbar erklären, warum das Wirkungsdatum abweicht (z. B. regionale Tarifverträge)
- Falls zusätzlich Bundeslandfaktoren angepasst wurden, diese konsistent mit den Ausnahmen sind (z. B. abweichende Prozentsätze für bestimmte Regionen)
Empfehlung
Vergleichen Sie die Ausnahmen-Tabelle mit den vertraglichen Vereinbarungen und den Bundeslandfaktoren. Eine vollständige und konsistente Dokumentation durch den Facility Manager erleichtert Ihnen die Prüfung erheblich.
Hinweis
Positionen, die nicht im EP-Katalog enthalten sind (sogenannte No-EP-Positionen), werden durch die Rahmenpreisanpassung nicht berührt und müssen weiterhin direkt im Living Contract angepasst werden.