Rahmenpreisanpassung (RPA) - Grundlagen & Einstieg
Dieser Einstieg erklärt die Kernkonzepte des RPA-Moduls, seinen Zweck, Nutzen und den Workflow von der Initiierung bis zum Abschluss. Er beleuchtet die Integration mit Living Contracts und die Rollen von Facility und Property Managern für eine transparente Preisanpassung.

Einführung in die Beestate Rahmenpreisanpassung
Das Rahmenpreisanpassungsmodul (RPA) ist ein integraler Bestandteil der Beestate-Plattform, der speziell dafür entwickelt wurde, den Prozess der jährlichen Anpassung von Rahmenpreisen zu optimieren. Es erweitert die Funktionalitäten des Living Contract Moduls, indem es Facility Managern (FM) effiziente Werkzeuge zur Preisanpassung bietet und Property Managern (PM) eine klare Übersicht und Prüfmöglichkeiten. 
 Zweck und Nutzen 
 
 Transparenz: Schaffung eines klaren Überblicks über angepasste Preise im Vergleich zum ursprünglichen Vertrag 
 Genauigkeit: Sicherstellung, dass Preisanpassungen korrekt und nachvollziehbar sind 
 Effizienz: Vereinfachung der Anpassung durch Massenbearbeitung, Import/Export und Faktoren pro Region/Liegenschaft 
 Integration: Automatische Überführung angepasster Preise in Living Contracts für Einzel-LVs 
 
 Das Rahmenpreisanpassungsmodul liefert mit den resultierenden Rahmenpreisen pro Objekt die Basis für die dynamische Vertragsverwaltung im Living Contract. 
 Kernkonzepte der Rahmenpreisanpassung 
 
 Rahmenpreise: Basispreise für Leistungspositionen aus dem Katalog, die jährlich angepasst werden können 
 Faktoren: Anpassungsfaktoren pro Bundesland (Region) oder Liegenschaft, um Preise zu individualisieren (z. B. höhere Löhne in bestimmten Gebieten) 
 Integration: Nach Abschluss der Anpassung fließen die neuen Preisdaten automatisch in andere Module ein 
 
 Zusammenhang mit dem Living Contract (LC) 
 Das RPA-Modul erweitert das LC: 
 
 Datenquelle: Das Rahmenpreisanpassungsmodul liefert die Basis für die Leistungspositionen im Living Contract 
 Zukünftige Integration: Angepasste Preise fließen automatisch in LC-Nachträge ein, No-EP-Positionen bleiben separat 
 
 Hinweis 
Rahmenpreise gelten für einen Vertragspartner portfolio-weit und bilden die Grundlage für alle Verträge.

Der Rahmenpreisanpassungs-Workflow im Überblick
Dieser Abschnitt beschreibt den gesamten Ablauf einer Rahmenpreisanpassung in der Beestate-Plattform, vom Anstoßen des Prozesses bis zum Abschluss. 
 Phase 1: Initiierung durch den Facility Manager 
 Der Facility Manager (FM) ist verantwortlich für das Anstoßen des Rahmenpreisanpassungsprozesses. 
 Starten einer neuen Anpassung 
 
 Navigation: In der Vertragspartner-Übersicht unter "Weitere Vertragspartner" auf die entsprechende Partnerkarte klicken 
 Button: Im Headerbereich "Neue Rahmenpreisanpassung starten" anklicken 
 Dialog: Im Dialog "Starten der Rahmenpreisanpassung" werden folgende Informationen erfasst:
 
 Titel: Bezeichnung für die neue Anpassung (z. B. "Anpassung 2") 
 Preise wirksam ab: Datum, ab dem die neuen Preise gültig werden sollen 
 
 
 
 
 Automatische Systemaktion nach Start 
 Nach dem Starten der Anpassung führt das System automatisch folgende Aktionen durch: 
 
 Statusänderung: Die Anpassung erhält den Status "In Bearbeitung" 
 Daten: Das System kopiert die aktuellen Preise als Ausgangsbasis in die neue Rahmenpreisanpassung 
 
 
 Hinweis 
Positionen, die nicht im Katalog enthalten sind (No-EP-Positionen), werden durch eine Anpassung der Rahmenpreise im Rahmenpreismodul nicht angepasst und müssen weiterhin direkt im Living Contract überarbeitet werden. 
 
 Phase 2: Preisanpassung durch den Facility Manager 
 Nach der Initiierung kann der FM die neuen Preise und Faktoren einpflegen. 
 Anpassungsmöglichkeiten 
 Der FM hat drei Kategorien von Anpassungen zur Verfügung: 
 
 
 Bundeslandfaktoren: Regionale Faktoren je Bundesland
 
 
 
 
 
 Liegenschaftsfaktoren: Objektspezifische Faktoren für einzelne Liegenschaften
 
 
 
 
 
 Basispreise: Grundpreise für die einzelnen Leistungspositionen
 
 
 
 
 
 Eingabemethoden 
 Der FM hat verschiedene Möglichkeiten, Preise und Faktoren anzupassen: 
 
 Einzelne Eingabe: Manuelle Anpassung einzelner Werte direkt in der Tabellenansicht durch Klick auf die jeweilige Zelle 
 Massenbearbeitung für Preise (empfohlen): Effiziente Gesamtbearbeitung mehrerer Positionen gleichzeitig über die integrierte Massenbearbeitungsfunktion
 
 Prozentuale Anpassung auf allen hierarchischen Ebenen möglich 
 Änderungen können auf allen Ebenen oder auch für alle Daten übernommen werden 
 Ideal für konsistente Anpassungen über mehrere Positionen hinweg 
 
 
 Excel-Import: Alternativ können Preise und Faktoren auch über Excel-Dateien importiert werden 
 
 
 Hinweis 
Für umfangreiche Anpassungen mit vielen Positionen empfehlen wir die Massenbearbeitungsfunktion. Sie ermöglicht es, mehrere Positionen gleichzeitig zu bearbeiten und spart Zeit bei konsistenten Änderungen über das gesamte Portfolio. 
 Überprüfung der Eingaben 
 Nach der Eingabe sollte der FM die Auswirkungen der Anpassungen gründlich überprüfen. Das System bietet hierfür verschiedene Ansichten: 
 
 Rahmenpreisverlauf: 
 
 Zeigt den Vergleich der historischen Preisentwicklung 
 Visualisiert prozentuale Änderungen zwischen den einzelnen Anpassungsschritten 
 Ermöglicht die Identifikation von Ausreißern oder ungewöhnlichen Preissprüngen 
 
 
 
 
 
 Portfolioauswertung: 
 
 Bietet eine Übersicht über die Auswirkungen auf das gesamte Portfolio 
 Zeigt die Volumenänderungen pro Liegenschaft 
 Stellt die Gesamtentwicklung der Rahmenpreisquote dar 
 Hilft, die finanzielle Gesamtwirkung der Anpassung zu bewerten 
 
 
 
 
 Diese Ansichten helfen dem FM, die Plausibilität der eingegebenen Werte zu prüfen, bevor die Anpassung zur Freigabe an den PM übergeben wird. 
 
 Phase 3: Statuswechsel und Übergabe 
 Nach Abschluss der Preiseingabe und deren Überprüfung hat der FM zwei Optionen für den weiteren Workflow: 
 Option 1: Klärungsbedarf 
 Diese Option wird gewählt, wenn noch offene Fragen oder Unklarheiten bestehen: 
 
 Zweck: Mit Setzen des Status wird der betroffene Property Manager informiert 
 Anwendungsfall: 
 
 Fragen zur Interpretation von Vertragsklauseln 
 Benötigte Zusatzinformationen oder Freigaben 
 
 
 Workflow: FM und PM können sich bilateral abstimmen, bevor die Eingabe final abgeschlossen wird 
 Rücknahme: Der Status kann vom FM wieder auf "In Bearbeitung" zurückgesetzt werden oder auf "FM-Eingabe abgeschlossen" 
 
 
 Option 2: FM-Eingabe abgeschlossen 
 Diese Option signalisiert, dass die Arbeit des FM abgeschlossen ist: 
 
 Bedeutung: FM hat alle Anpassungen vorgenommen, diese überprüft und zur formalen Prüfung durch den PM freigegeben 
 Voraussetzungen: 
 
 Alle Preise und Faktoren sind eingepflegt 
 Plausibilitätsprüfung wurde durchgeführt 
 FM ist mit den Ergebnissen zufrieden 
 
 
 Nächster Schritt: Der Property Manager erhält eine Benachrichtigung und kann die Anpassung prüfen und final bestätigen 
 Verantwortungsübergabe: Ab diesem Zeitpunkt liegt die Verantwortung für den Abschluss beim Property Manager 
 
 
 
 Phase 4: Prüfung und Abschluss durch den Property Manager 
 Der Property Manager (PM) ist für die finale Freigabe der Rahmenpreisanpassung verantwortlich. 
 Aufgaben des Property Managers 
 Der PM führt eine umfassende Qualitätskontrolle durch: 
 
 
 Gründliche Prüfung: 
 
 Kontrolle aller eingegebenen Preise und Faktoren 
 Vergleich mit den vereinbarten Rahmenvertragsbedingungen 
 Überprüfung der korrekten Anwendung von Indexierungsklauseln 
 
 
 
 Plausibilitätsprüfung: 
 
 Überprüfung der Auswirkungen auf das Gesamtportfolio 
 Analyse ungewöhnlicher Preissprünge oder -änderungen 
 Bewertung der finanziellen Auswirkungen auf einzelne Liegenschaften 
 
 
 
 Validierung: 
 
 Sicherstellung, dass alle Anpassungen korrekt und vollständig sind 
 Abgleich mit externen Datenquellen (z. B. Verbraucherpreisindex) 
 Prüfung der Einhaltung von Höchstgrenzen gemäß Rahmenvertrag 
 
 
 
 Verfügbare Prüfwerkzeuge 
 Dem PM stehen dieselben Auswertungsansichten zur Verfügung wie dem FM: 
 
 Rahmenpreisverlauf: Zur Nachvollziehbarkeit der Preisentwicklung
 
 
 
 Portfolioauswertung: Zur Bewertung der Gesamtauswirkungen
 
 
 Abschluss der Anpassung 
 Nach erfolgreicher Prüfung kann der PM die Rahmenpreisanpassung bestätigen und beenden: 
 
 Button "Rahmenpreisanpassung abschließen": Der PM klickt auf den entsprechenden Abschluss-Button in der Detailansicht der Anpassung 
 Bestätigungsdialog: Ein Bestätigungsdialog erscheint, der den PM darauf hinweist, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann 
 Finale Bestätigung: Nach Bestätigung werden folgende Aktionen automatisch ausgeführt:
 
 Statusänderung: Die Anpassung wird als abgeschlossen markiert 
 Automatische LC-Übertragung: Die neuen Preise werden automatisch in alle betroffenen Living Contracts übertragen. Dieser Vorgang wird über Nacht abgeschlossen, die neuen Preise werden also erst am nächsten Tag in LC sichtbar. 
 Aktivierung: Die neuen Preise werden ab dem festgelegten "Preise wirksam ab"-Datum in den Verträgen aktiv 
 
 
 
 
 Hinweis 
Nach dem Abschluss werden alle neuen Rahmenpreise automatisch in die entsprechenden Living Contracts übertragen. Es ist keine manuelle Übertragung erforderlich. Die Preise werden ab dem definierten Stichtag in allen betroffenen Verträgen und Liegenschaften wirksam. 
 Achtung 
Der Abschluss einer Rahmenpreisanpassung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass alle Preise und Faktoren gründlich geprüft wurden, bevor Sie die Anpassung abschließen.

Rollen & Verantwortlichkeiten in der Rahmenpreisanpassung
Das Rahmenpreisanpassungs-Modul (RPA) ist ein kollaborativer Prozess, bei dem verschiedene Rollen mit spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zusammenarbeiten. Das Verständnis dieser Rollen hilft Ihnen, den Prozess effizienter zu gestalten und Ihre Aufgaben klar zu identifizieren. 
 
 Facility Manager (FM / Dienstleister) 
 Der Facility Manager ist für die operative Durchführung der Preisanpassung verantwortlich: 
 
 Preisanpassungen vornehmen : Basispreise anpassen, Regionalfaktoren und Liegenschaftsfaktoren setzen, sowie sonstige Preisänderungen durchführen 
 Datenverwaltung : Import/Export-Funktionen nutzen zur effizienten Verwaltung großer Datenmengen, Anpassungen initiieren und einreichen 
 
 Der FM trägt die Verantwortung dafür, dass die Preisanpassungen korrekt, konsistent und nachvollziehbar durchgeführt werden. 
 
 Property Manager (PM) 
 Der Property Manager ist für die Prüfung, Genehmigung und Finalisierung der Preisanpassung verantwortlich: 
 
 Prüfung : Eingereichte Anpassungen prüfen, auf Konsistenz überprüfen 
 Genehmigung : Die eingereichten Anpassungen akzeptieren oder ablehnen sowie ggf. Rückfragen an den FM stellen 
 
 Der PM trägt die Verantwortung dafür, dass nur validierte und genehmigte Anpassungen abgeschlossen werden. 
 
 Zusammenarbeit im Prozess 
 Eine erfolgreiche Rahmenpreisanpassung basiert auf einer strukturierten Zusammenarbeit zwischen FM und PM: 
 
 Workflow und Freigabe : Der RPA-Workflow stellt sicher, dass Anpassungen in der richtigen Reihenfolge durchlaufen und auf Basis klarer Freigabeprozesse fortschreiten 
 Iterativer Prozess : Falls der PM Rückfragen hat, kann der FM diese adressieren und eine überarbeitete Anpassung erneut einreichen 
 
 Hinweis 
FM initiiert und bereitet die Anpassung auf → PM prüft, genehmigt oder lehnt ab und finalisiert