Rahmenpreisanpassung (RPA) - Grundlagen & Einstieg

Dieser Einstieg erklärt die Kernkonzepte des RPA-Moduls, seinen Zweck, Nutzen und den Workflow von der Initiierung bis zum Abschluss. Er beleuchtet die Integration mit Living Contracts und die Rollen von Facility und Property Managern für eine transparente Preisanpassung.

Einführung in die Beestate Rahmenpreisanpassung

Das Rahmenpreisanpassungsmodul (RPA) ist ein integraler Bestandteil der Beestate-Plattform, der speziell dafür entwickelt wurde, den Prozess der jährlichen Anpassung von Rahmenpreisen zu optimieren. Es erweitert die Funktionalitäten des Living Contract Moduls, indem es Facility Managern (FM) effiziente Werkzeuge zur Preisanpassung bietet und Property Managern (PM) eine klare Übersicht und Prüfmöglichkeiten.

Zweck und Nutzen

Das Rahmenpreisanpassungsmodul liefert mit den resultierenden Rahmenpreisen pro Objekt die Basis für die dynamische Vertragsverwaltung im Living Contract.

Kernkonzepte der Rahmenpreisanpassung

Zusammenhang mit dem Living Contract (LC)

Das RPA-Modul erweitert das LC:

Hinweis
Rahmenpreise gelten für einen Vertragspartner portfolio-weit und bilden die Grundlage für alle Verträge.

Der Rahmenpreisanpassungs-Workflow im Überblick

Dieser Abschnitt beschreibt den gesamten Ablauf einer Rahmenpreisanpassung in der Beestate-Plattform, vom Anstoßen des Prozesses bis zum Abschluss.

Phase 1: Initiierung durch den Facility Manager

Der Facility Manager (FM) ist verantwortlich für das Anstoßen des Rahmenpreisanpassungsprozesses.

Starten einer neuen Anpassung

Automatische Systemaktion nach Start

Nach dem Starten der Anpassung führt das System automatisch folgende Aktionen durch:

Hinweis
Positionen, die nicht im Katalog enthalten sind (No-EP-Positionen), werden durch eine Anpassung der Rahmenpreise im Rahmenpreismodul nicht angepasst und müssen weiterhin direkt im Living Contract überarbeitet werden.

Phase 2: Preisanpassung durch den Facility Manager

Nach der Initiierung kann der FM die neuen Preise und Faktoren einpflegen.

Anpassungsmöglichkeiten

Der FM hat drei Kategorien von Anpassungen zur Verfügung:

Eingabemethoden

Der FM hat verschiedene Möglichkeiten, Preise und Faktoren anzupassen:

Hinweis
Für umfangreiche Anpassungen mit vielen Positionen empfehlen wir die Massenbearbeitungsfunktion. Sie ermöglicht es, mehrere Positionen gleichzeitig zu bearbeiten und spart Zeit bei konsistenten Änderungen über das gesamte Portfolio.

Überprüfung der Eingaben

Nach der Eingabe sollte der FM die Auswirkungen der Anpassungen gründlich überprüfen. Das System bietet hierfür verschiedene Ansichten:

Diese Ansichten helfen dem FM, die Plausibilität der eingegebenen Werte zu prüfen, bevor die Anpassung zur Freigabe an den PM übergeben wird.

Phase 3: Statuswechsel und Übergabe

Nach Abschluss der Preiseingabe und deren Überprüfung hat der FM zwei Optionen für den weiteren Workflow:

Option 1: Klärungsbedarf

Diese Option wird gewählt, wenn noch offene Fragen oder Unklarheiten bestehen:

Option 2: FM-Eingabe abgeschlossen

Diese Option signalisiert, dass die Arbeit des FM abgeschlossen ist:

Phase 4: Prüfung und Abschluss durch den Property Manager

Der Property Manager (PM) ist für die finale Freigabe der Rahmenpreisanpassung verantwortlich.

Aufgaben des Property Managers

Der PM führt eine umfassende Qualitätskontrolle durch:

Verfügbare Prüfwerkzeuge

Dem PM stehen dieselben Auswertungsansichten zur Verfügung wie dem FM:

Abschluss der Anpassung

Nach erfolgreicher Prüfung kann der PM die Rahmenpreisanpassung bestätigen und beenden:

  1. Button "Rahmenpreisanpassung abschließen": Der PM klickt auf den entsprechenden Abschluss-Button in der Detailansicht der Anpassung
  2. Bestätigungsdialog: Ein Bestätigungsdialog erscheint, der den PM darauf hinweist, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann
  3. Finale Bestätigung: Nach Bestätigung werden folgende Aktionen automatisch ausgeführt:
    • Statusänderung: Die Anpassung wird als abgeschlossen markiert
    • Automatische LC-Übertragung: Die neuen Preise werden automatisch in alle betroffenen Living Contracts übertragen. Dieser Vorgang wird über Nacht abgeschlossen, die neuen Preise werden also erst am nächsten Tag in LC sichtbar.
    • Aktivierung: Die neuen Preise werden ab dem festgelegten "Preise wirksam ab"-Datum in den Verträgen aktiv

Hinweis
Nach dem Abschluss werden alle neuen Rahmenpreise automatisch in die entsprechenden Living Contracts übertragen. Es ist keine manuelle Übertragung erforderlich. Die Preise werden ab dem definierten Stichtag in allen betroffenen Verträgen und Liegenschaften wirksam.

Achtung
Der Abschluss einer Rahmenpreisanpassung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass alle Preise und Faktoren gründlich geprüft wurden, bevor Sie die Anpassung abschließen.

Rollen & Verantwortlichkeiten in der Rahmenpreisanpassung

Das Rahmenpreisanpassungs-Modul (RPA) ist ein kollaborativer Prozess, bei dem verschiedene Rollen mit spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zusammenarbeiten. Das Verständnis dieser Rollen hilft Ihnen, den Prozess effizienter zu gestalten und Ihre Aufgaben klar zu identifizieren.

Facility Manager (FM / Dienstleister)

Der Facility Manager ist für die operative Durchführung der Preisanpassung verantwortlich:

Der FM trägt die Verantwortung dafür, dass die Preisanpassungen korrekt, konsistent und nachvollziehbar durchgeführt werden.

Property Manager (PM)

Der Property Manager ist für die Prüfung, Genehmigung und Finalisierung der Preisanpassung verantwortlich:

Der PM trägt die Verantwortung dafür, dass nur validierte und genehmigte Anpassungen abgeschlossen werden.

Zusammenarbeit im Prozess

Eine erfolgreiche Rahmenpreisanpassung basiert auf einer strukturierten Zusammenarbeit zwischen FM und PM:

Hinweis
FM initiiert und bereitet die Anpassung auf → PM prüft, genehmigt oder lehnt ab und finalisiert