Beestate Pro

• Ausschreiben mit Beestate Pro
• Einrichtung - Neue Liegenschaften und Gebäude anlegen
• Einrichtung - Nutzerkonten für Dienstleister anlegen
• Einrichtung - Phasen anlegen
• Einrichtung - Phasen Setup
• Analyse - Gesamtübersicht
• Analyse - Nach Liegenschaften
• Analyse - Clusteransicht
• Analyse - Nach Rahmenpreisen
• Analyse - Dienstleister im Zeitvergleich
• Analyse - Vergabeansicht
• An Ausschreibungen mit Beestate Pro teilnehmen
• Anmelden und Einrichtung
• Übersicht des Reiters „Nach Liegenschaften“
• Bundeslandfaktoren
• Kreisdiagramm, Tabelle und Filteroptionen
• Rahmenpreiseingabe - Phasenübersicht
• Rahmenpreiseingabe - Prozess
• Ausschreibngsunterlagen

Ausschreiben mit Beestate Pro

Einrichtung - Neue Liegenschaften und Gebäude anlegen

Der erste Schritt zur Erstellung einer Ausschreibung in Beestate besteht darin, eine neue Liegenschaft anzulegen. Sie haben dabei zwei Möglichkeiten: Entweder Sie importieren die Daten mithilfe des "Liegenschaften importieren"-Buttons [1], oder Sie fügen eine neue Liegenschaft manuell über das Plus-Symbol [2] hinzu.

Bei der Importmethode füllen Sie die bereitgestellte Excel-Importvorlage entsprechend den Anforderungen aus und laden sie hoch. Bitte beachten Sie, dass die Excel-Tabelle im .zip Format vorliegen muss,  50 MB nicht überschreiten darf und dass alle Felder das richtige Format [3] besitzen.

Wenn Sie eine neue Liegenschaft manuell hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Plus-Symbol und geben Sie alle notwendigen und relevanten Daten zur Liegenschaft ein [4]. Bitte beachten Sie, dass alle Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, ausgefüllt werden müssen. Dies gewährleistet, dass alle wichtigen Informationen zur Liegenschaft erfasst sind.

Sie haben auch die Möglichkeit, Bilder und Dokumente zur Liegenschaft hochzuladen [5]. Das zuerst hochgeladene Bild wird als Hauptbild für die Liegenschaftskarte verwendet. 

Zusätzliche Gebäude können Sie direkt beim Anlegen der Liegenschaft oder zu jedem anderen Zeitpunkt hinzufügen. Klicken Sie hierfür auf den Button "Gebäude hinzufügen" [6] und geben Sie die relevanten Daten für jedes Gebäude ein. Achten Sie besonders auf das richtige Format der jeweiligen Felder, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt erfasst werden.

Hinweis

Die korrekte Eingabe und Organisation Ihrer Liegenschafts- und Gebäudedaten ist entscheidend für einen reibungslosen und effizienten Ausschreibungsprozess in Beestate. Nehmen Sie sich also die Zeit, diese Schritte sorgfältig durchzuführen.

Einrichtung - Nutzerkonten für Dienstleister anlegen

Um einen neuen Dienstleister hinzuzufügen, nutzen Sie bitte den "Nutzer hinzufügen"-Button [1], der sich am unteren Ende der Nutzerübersicht befindet. Tragen Sie dort die entsprechende E-Mail-Adresse ein und vergeben Sie die passenden Zugriffsrechte. Es gibt dabei zwei Arten von Rechten, die Sie vergeben können: Leserechte und Schreibrechte [2]. Mit den Leserechten kann der Dienstleister die Ausschreibungsdetails einsehen, während die Schreibrechte ihm ermöglichen, Änderungen vorzunehmen und auf die Ausschreibung zu antworten.

Warnung

Bitte beachten Sie, dass wenn Sie einem Dienstleister die Schreibrechte entziehen, dieser keine Änderungen an seinen bisherigen Eingaben mehr vornehmen kann. Sollte ein Nutzerkonto aus irgendeinem Grund gelöscht werden müssen, kann dies aus Sicherheitsgründen nur vom technischen Support von Beestate durchgeführt werden.

Mit dieser Übersicht und den entsprechenden Nutzerkonten sorgen Sie für einen reibungslosen und sicheren Austausch mit Ihren Dienstleistern im Rahmen des Ausschreibungsprozesses.

Einrichtung - Phasen anlegen

Die "Phasen anlegen" Kategorie bietet Ihnen die Möglichkeit, neue Ausschreibungsphasen nach Ihren Bedürfnissen zu definieren und zu organisieren. 
Um eine neue Phase anzulegen, klicken Sie einfach auf den Button "Phase hinzufügen" [1]. Dies öffnet ein weiteres Fenster, in welchem Sie die neue Phase benennen können, den Zeitraum eingeben und die Phase durch Klick auf „Phase anlegen“ erstellen. Es ist wichtig zu beachten, dass sich diese Phasen nicht überschneiden dürfen. Dies bedeutet, dass eine Phase vollständig abgeschlossen sein muss, bevor die nächste beginnt, andernfalls kann Sie nicht angelegt werden.

Bitte beachten Sie, dass Phasen nur gelöscht werden können, wenn sie noch nicht begonnen haben. Ebenso können Phasen nur aktualisiert oder geändert [2] werden, solange sie noch nicht abgelaufen sind. Diese Regelungen sind darauf ausgerichtet, ein geordnetes und geregeltes Ausschreibungsverfahren zu gewährleisten und mögliche Verwirrungen oder Konflikte zu vermeiden

Einrichtung - Phasen Setup

Leistungsverzeichnisse

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, für jede Ausschreibungsphase einen EP-Katalog hochzuladen [1]. Anhand der hochgeladenen EP-Leistungen können Sie dann ein Leistungsverzeichnis für jede Liegenschaft erstellen und importieren [2]. Sie haben die Möglichkeit, Leistungsverzeichnisse für jede Liegenschaft und Phase hochzuladen und zu aktualisieren, solange die jeweilige Phase nicht abgeschlossen ist – Änderungen wirken sich hierbei umgehend auf die Ansicht des Dienstleisters aus. Für bereits abgeschlossene Phasen können die Leistungsverzeichnisse nicht mehr verändert werden. Bitte beachten Sie, dass die hochgeladenen Dokumente jeweils den erforderlichen Formaten entsprechen. 

Liegenschaften

In dieser Tabelle legen Sie fest, welche Liegenschaften in welcher Phase ausgeschrieben werden sollen. Durch das Setzen eines Häkchens können Sie pro Liegenschaft und Phase festlegen, welche Liegenschaft in welcher Phase ausgeschrieben wird. Bitte beachten Sie, dass eine Liegenschaft nach Ablauf einer Phase nicht mehr aus dieser entfernt oder hinzugefügt werden kann.

Nutzer

Hier können Sie bestimmen, welche Nutzer an welcher Ausschreibungsphase teilnehmen sollen. Durch das Setzen eines Häkchens können Sie pro Phase festlegen, welche Nutzer hinzugefügt oder entfernt werden. Wenn ein Nutzer aus einer Phase ausgeschlossen wird, kann er für diese Phase kein Angebot mehr abgeben. Beachten Sie, dass Nutzer nur so lange hinzugefügt oder entfernt erden können, wie die Phase noch nicht abgeschlossen ist.

Ausschreibungsdokumente

In dieser Übersicht können Sie die für die Ausschreibung relevanten Dokumente pro Phase hochladen [1]. Diese Dokumente werden den Dienstleistern zur Verfügung gestellt, um ihnen zusätzliche Informationen bei der Rahmenpreiseingabe zu liefern. Beachten Sie bitte, dass nach Abschluss einer Phase keine Änderungen an den bereitgestellten Dokumenten mehr vorgenommen werden können. Bei Bedarf können Sie hochgeladene Dokumente auch jederzeit wieder herunterladen [2]. Sobald eine Phase begonnen hat, können Sie keine Dokumente mehr löschen. Für Phasen, die in der Zukunft liegen, können Sie Dokumente nach Belieben hinzufügen und löschen.

Analyse - Gesamtübersicht

Die "Gesamtübersicht" ist die Hauptansicht der  Analyse-Seite. Sie dient der ganzheitlichen Darstellung aller Liegenschaften und den damit assoziierten Angeboten, geordnet nach Bundesland. Diese Übersicht bietet umfangreiche Möglichkeiten zur  Filterung und Sortierung [2]  basierend auf diversen Kriterien wie Regionen, einzelne Liegenschaften oder städtische Parameter wie Name, Stadt, Straße oder Gebäudenummer. Standardmäßig werden alle Liegenschaftskarten mit ihren dazugehörigen Top 3 Bietern und den korrespondierenden Angebotssummen dargestellt [3] . Die angezeigten Informationen sind nach der Höhe der Summe sortiert, wodurch eine schnelle Identifikation der vorteilhaftesten Angebote ermöglicht wird. Eine integrierte Suchfunktion erlaubt zudem eine gezielte Suche nach Schlüsselwörtern, was eine effiziente Navigation durch die umfangreichen Daten ermöglicht. Durch den Klick auf die Liegenschaftskarte gelangt man auf den „Nach Liegenschaften“-Reiter, welcher eine detailierteren Vergleich der Anbieter zulässt. Die Gesamtübersicht fungiert somit als strategisches Werkzeug für die zielgerichtete Analyse und Vergleich der eingegangenen Angebote.

Analyse - Nach Liegenschaften

Die Registerkarte "Nach Liegenschaften" stellt eine wichtige Analyseebene im Beestate-System dar. Sie ermöglicht einen fokussierten und detaillierten Blick auf einzelne Liegenschaften und die zugehörigen Angebote der Dienstleister. Eine wesentliche Funktion in diesem Kontext ist die Dienstleisterauswahl und -suche. Diese ermöglicht es, gezielt nach bestimmten Dienstleistern zu 
suchen und ihre Angebote in der Folge detailliert zu vergleichen. 

Das Herzstück der "Nach Liegenschaften"-Ansicht bildet die Dienstleistervergleichsübersicht. In dieser Übersicht werden die Angebote der Dienstleister auf Basis des jeweiligen Leistungsverzeichnisses nebeneinander dargestellt. Dabei werden die Angebote nach Liegenschaftscode aufgeschlüsselt, was einen direkten, übersichtlichen Vergleich ermöglicht. Eine farbliche Markierung hilft bei der schnellen Identifikation der besten Preise: Das günstigste Angebot pro Leistung ist grün hervorgehoben [1] , während alle anderen Angebote rot markiert [2] sind.

Abschließend bietet die "Nach Liegenschaften"-Registerkarte die Möglichkeit, den Preisspiegel für eine weitere detaillierte Auswertung herunterzuladen [3]. Diese Funktion erleichtert es, die Angebote über einen längeren Zeitraum zu verfolgen und zu analysieren. Insgesamt bietet die "Nach Liegenschaften"-Ansicht somit umfassende Möglichkeiten für eine detaillierte, 
liegenschaftsspezifische Analyse der eingegangenen Angebote.

Analyse - Clusteransicht

Die Clusteransicht ist ein Analysewerkzeug, das dem Benutzer einen tiefgehenden Vergleich der Angebotspreise vereinfacht. Mit drei maßgeschneiderten Filteroptionen [1] – Liegenschaft, Dienstleister und Leistungsgruppen – können Benutzer ihre Analyse feinabstimmen und auf die Aspekte konzentrieren, die für ihre spezifischen Bedürfnisse am relevantesten sind. Die Filteroption 
"Per Liegenschaft" erlaubt die Sortierung nach Bundesland, Region oder einzelnen Liegenschaften, während der Filter "Per Dienstleister" den Vergleich zwischen ausgewählten Anbietern ermöglicht. Mit dem Leistungsgruppenfilter kann weiter nach den Bereichen Basis FM, Aufzugsmanagement, Energiemanagement und SV-Prüfung segmentiert werden. Für wiederholte Analysen bietet die Funktion "Filterkonfiguration speichern" [2] die Möglichkeit, individuell definierte Filtereinstellungen zu speichern und zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu verwenden.

Das Element „Kombinierte LVs“ der Clusteransicht ist das Ergebnisfenster, das eine vergleichende Matrix der Angebotsergebnisse bietet. Diese Matrix, die auf der Grundlage der angegebenen Filter erstellt wird, stellt die Angebotspreise der ausgewählten Anbieter [1] gegenüber, von den allgemeinen Leistungsgruppen bis hin zur spezifischen EPCode-Ebene [2]. Ein visuelles Farbschema unterstützt bei der schnellen Identifikation der Preisunterschiede: der jeweils günstigste Preis ist grün hervorgehoben [3] , während der höchste Preis rot markiert ist [3]. Zusätzlich wird hinter jedem Preis eine prozentuale Angabe aufgeführt, die die Differenz zum günstigsten Angebot darstellt. Hierbei entspricht das günstigste Angebot immer 100 %. Mit diesen detaillierten 
Vergleichsfunktionen bietet die Clusteransicht eine hervorragende Grundlage für fundierte Entscheidungen auf Basis einer tiefgreifenden Analyse.

Analyse - Nach Rahmenpreisen

Der Reiter "Nach Rahmenpreisen" in der Beestate Plattform ist darauf ausgelegt, eine umfassende und präzise Übersicht über die Angebote verschiedener Dienstleister zu bieten. Dieser Reiter ermöglicht Ihnen eine vergleichende Analyse der Anbieter basierend auf verschiedenen Faktoren wie Bundeslandfaktor [1], Liegenschaftsfaktor [2] und EP-Katalog [3] (unfaktorisierten Rahmenpreisen).
Bei der Betrachtung der Preise werden Sie feststellen, dass der günstigste Anbieter durch eine grüne Hinterlegung hervorgehoben ist, während alle anderen Anbieter, die über dem niedrigsten Preis liegen, in Rot markiert sind. Zudem wird hinter jedem Preis die prozentuale Abweichung vom niedrigsten Preis angezeigt, wobei der günstigste Anbieter immer bei 100 % liegt. Diese Funktion bietet Ihnen eine intuitive und visuell ansprechende Darstellung, die Ihnen hilft, einen schnellen und genauen Überblick über die Wettbewerbslandschaft zu erhalten. Es ermöglicht Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem Sie die Preise verschiedener Anbieter effizient vergleichen können.

Analyse - Dienstleister im Zeitvergleich

Die Funktion "Dienstleister im Zeitvergleich" bietet eine umfassende Möglichkeit, die Entwicklung und Änderungen eines bestimmten Dienstleisters über verschiedene Ausschreibungsphasen hinweg zu verfolgen.

Die Bereiche "Bundesländer und Liegenschaften" [1] bieten eine vergleichende Ansicht der Bundesland- [2] und Liegenschaftsfaktoren [3], die der Dienstleister im Laufe der Phasen abgegeben hat. Die Werte für jede Phase werden nebeneinander aufgelistet und visuell durch Symbole und prozentuale Werte dargestellt [4], um die Entwicklung von Phase zu Phase deutlich zu machen. Dies erlaubt eine schnelle und intuitive Beurteilung, ob eine Änderung stark negativ, leicht negativ, neutral, leicht positiv oder stark positiv ist.

Der "EP-Katalog" Teilbereich ermöglicht einen Vergleich der unfaktorisierten Rahmenpreise des Dienstleisters auf EP-Code-Ebene zwischen den einzelnen Phasen. Hier ist es wichtig, dass der jeweils zugehörige EP-Code-Katalog [1] ausgewählt wird, insbesondere wenn sich dieser zwischen zwei Phasen verändert hat. Ähnlich zu der Bundesland- und Liegenschaftsfaktor-Vergleichsansicht, sieht 
man die Rahmenpreisentwicklung über die Phasen hinweg auf EP-Code-Ebene [2]. Der prozentuale Unterschied ist farblich und symbolisch gekennzeichnet.

Im Abschnitt „Dokumente“ hat der Nutzer die Möglichkeit, die vom Dienstleister in den jeweiligen Phasen hochgeladenen Dokumente einzusehen, zu vergleichen und herunterzuladen. Dies bietet die Möglichkeit, detaillierte Informationen und Anmerkungen des Dienstleisters zu überprüfen, die für das Verständnis der Angebotsentwicklung relevant sein können.

Diese umfassende Funktion ermöglicht es dem Ausschreibungsverwalter, ein tiefgreifendes Verständnis der Strategie und Preisgestaltung jedes Dienstleisters zu erlangen und informierte Entscheidungen während des Ausschreibungsprozesses zu treffen.

Analyse - Vergabeansicht

Die Filterfunktion auf der Seite "Vergabeansicht" bietet eine erweiterte Anpassungsfähigkeit für Nutzer, um die gewünschten Informationen auf präzise Weise zu extrahieren. Sie besteht aus drei Hauptfiltern: "Liegenschaften", "Dienstleister" und "Leistungsgruppen" [1] nach denen die gewünschte Ausschreibungsphase gefiltert werden kann. Diese erlauben eine spezifische Selektion nach Liegenschaft, nach dem bevorzugten Dienstleister und nach ausgewählten Leistungsgruppen wie Basis FM, Aufzugsmanagement, Energiemanagement und SV-Prüfung. Der zusätzliche Vorteil dieser Funktion besteht darin, dass Nutzer ihre definierten Filtereinstellungen speichern [2] können, um bei späterer Nutzung Zeit und Mühe zu sparen.

Die Vergabeansicht ist eine zentrale Funktion, die eine klare und strukturierte Darstellung der Vergabe von Leistungen an Dienstleister ermöglicht. Sie präsentiert eine Vergabematrix, die sich aus den Ergebnissen der Filterung zusammensetzt. In dieser Matrix sind die ausgewählten Liegenschaften vertikal und die gewählten Leistungsgruppen horizontal angeordnet. Wo sich beide Achsen schneiden, wird standardmäßig der kostengünstigste Dienstleister angezeigt [1]. Durch Anklicken des jeweiligen Feldes können Nutzer den gewünschten Dienstleister für das spezifische Projekt auswählen [2]. Ein zusätzlicher Vorteil dieser Ansicht ist die Möglichkeit, mit dem "Auftrags-LVs generieren"-Button [3] die Leistungsverzeichnisse für die ausgewählte Auswahl direkt zu erstellen. Es ist zu beachten, dass die Durchführung der Vergabe erst nach Ablauf der letzten Angebotsphase sinnvoll ist und die Nutzer darauf achten sollten, die letzte Angebotsphase aus dem Dropdown-Menü auszuwählen.

Der "Zielpreise eingeben" Button [4] öffnet durch Klick ein Pop-up-Fenster, das eine Tabelle aller Liegenschaften und Leistungsgruppenkategorien enthält. Nutzer können für jede Liegenschaft und jede Leistungsgruppe individuelle Zielpreise festlegen [5]. Der Zielpreis ist ein Nutzer definierter Wert, der eine Preisvorstellung für die Auftragsvergabe pro Liegenschaft darstellt. In der Vergabeansicht wird sowohl der Zielpreis für die entsprechende Liegenschaft und Leistungsgruppe angezeigt [6], als auch die Differenz [7] des angezeigten Anbieterpreises zum Zielpreis. Nutzer haben zudem die Möglichkeit, die Zielpreise über eine Importvorlage hochzuladen [8] oder auf der Plattform eingegebene Zielpreise herunterzuladen, was zusätzliche Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bietet.

Die Ansicht "Pakete für Dienstleister" bietet einen umfassenden Überblick über die bereits vergebenen Aufträge. Die dreispaltige Übersicht listet die Dienstleister, die Anzahl der pro Dienstleister vergebenen Leistungspakete und die Vergabesumme pro Dienstleister auf. Diese Ansicht ist besonders hilfreich, um ein klares Bild von der Verteilung und der finanziellen Aufteilung der Aufträge zu erhalten.

An Ausschreibungen mit Beestate Pro teilnehmen

Anmelden und Einrichtung

Erstellen eines Kontos

Nachdem Sie Ihr Interesse bei einem Auftraggeber bekundet haben und unsere Bedienungsanleitung erhalten haben, ist der erste Schritt die Erstellung Ihres Kontos. Über den Link aus unserer E-Mail an Sie, gelangen Sie zur Login-Seite. Dort wählen Sie die Option "Passwort vergessen" [1]. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie Ihre E-Mail-Adresse eingeben [2] und auf "Abschicken" drücken [3]. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen Ihres Passworts.

Anmelden auf der Plattform

Klicken Sie auf den Link zum Zurücksetzen des Passworts in der E-Mail. Sollte keine E-Mail in Ihrem Postfach erscheinen prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner. Der Link in der E-Mail leitet Sie auf eine Seite zum Zurücksetzen Ihres Passwortes. Geben Sie hier Ihr gewünschtes Passwort ein, das den gängigen Sicherheitsanforderungen entspricht und klicken Sie auf den Button „Neues Passwort speichern“ [1]. Nachdem Sie Ihr Passwort festgelegt haben, können Sie sich auf der Login-Seite mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem neuen Passwort anmelden [3].

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Zur Sicherheit Ihres Kontos nutzen wir die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Nachdem Sie sich angemeldet haben, erhalten Sie eine E-Mail mit einem sechsstelligen Authentifizierungscode. Geben Sie diesen Code auf der Anmeldeseite ein, um den Anmeldevorgang abzuschließen. Sie befinden sich anschließend auf der Beestate-Plattform und können loslegen.

Hinweis
Haben Sie keine E-Mail erhalten? Dann prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner.

Achtung
Bitte denken Sie daran, dass die Sicherheit Ihres Kontos von größter Bedeutung ist. Bewahren Sie Ihre Anmeldedaten sicher auf und teilen Sie sie nicht mit anderen.

Übersicht des Reiters „Nach Liegenschaften“

Die Detailansicht "Nach Liegenschaften" [1] ermöglicht es Ihnen, spezifische Informationen und Daten zu einzelnen Liegenschaften zu betrachten und zu verwalten. Nach der Auswahl einer bestimmten Liegenschaft erhalten Sie Zugriff auf wichtige Basisdaten sowie einen Schiebregler zur Bestimmung der Marktgebietszugehörigkeit [2]. Dieser ermöglicht es spezifische Liegenschaften aus Ihrem Angebot zu entfernen. Weitere Funktionen beinhalten die Möglichkeit, Faktoren auf die Liegenschaftspreise anzupassen [3] und die Angebotssummen [4] visuell zu analysieren. Schließlich enthält diese Ansicht ein detailliertes Leistungsverzeichnis [5], das auf der Grundlage Ihrer Angebotsdaten und der spezifischen Charakteristika der Liegenschaft berechnet wird. Bitte beachten Sie, dass Änderungen nur auf der Ebene der Rahmenpreise und der Einflussfaktoren möglich sind.

Feinabstimmung mithilfe der Liegenschaftsfaktoren

Mit den Liegenschaftsfaktoren haben Sie die Möglichkeit, individuell auf Ihre Liegenschaft abgestimmte Anpassungen an den Einheitspreisen (EPs) vorzunehmen. Diese Anpassungen können sowohl positive als auch negative Abweichungen vom Basiswert berücksichtigen und ermöglichen so eine genauere Abbildung spezifischer Gegebenheiten oder Herausforderungen einer Liegenschaft, ohne dass eine Änderung der grundlegenden EP-Kalkulation in den Rahmenpreisen erforderlich ist. Sie können diese Faktoren in einem Bereich von 0.7 bis 1.3 setzen, was Ihnen eine flexible und fein abgestimmte Kontrolle über Ihre Kostenplanung gibt.

Hinweis
Wie bereits bei den Bundeslandfaktoren beschrieben, kann auch die Verwendung von Liegenschaftsfaktoren variieren. Bitte beachten Sie die Angaben in der vorherigen Infobox zur variablen Nutzung der Faktormatrix.

Diese Faktoren sind in einer klar strukturierten Tabelle angeordnet, die die verschiedenen Leistungskategorien [1] den Faktoren [2] gegenüberstellt. Ein wichtiger Aspekt hierbei ist der Bundeslandfaktor, der aus der Rahmenpreiseingabe importiert wird und ausschließlich dort [3] angepasst werden kann. Dies stellt eine konsistente Datenbasis für Ihr gesamtes Portfolio sicher. Ebenfalls hervorzuheben ist der Nachhaltigkeitsfaktor, der auf die Kategorie Basis-FM erhoben wird und so Ihre Bemühungen in puncto Nachhaltigkeit in die Kostenplanung einfließen lässt.

Falls Sie keinen spezifischen Faktor angeben, wird ein Standardwert von 1 verwendet, um stets vollständige und schlüssige Daten für Ihre Kalkulationen zu gewährleisten.

Zur Veranschaulichung dieser Daten steht Ihnen rechts neben der Faktoreneingabe ein Säulendiagramm zur Verfügung. Es zeigt auf einen Blick die Summen [4] der Angebote für die verschiedenen Leistungskategorien auf Basis Ihrer festgelegten Faktoren. Durch diese visuelle Darstellung können Sie die Auswirkungen Ihrer Anpassungen sofort erkennen und Ihre Entscheidungen entsprechend optimieren.

Ihr individuelles Leistungsverzeichnis

Das Leistungsverzeichnis bildet Ihr Angebot für die einzelne Liegenschaft ab und basiert auf einer Kombination verschiedener Elemente: den Rahmenpreisen (EPs), den von Ihnen festgelegten Faktoren und den bekannten Mengen einer Leistung für die Liegenschaft zum Zeitpunkt der Ausschreibung. Dieses Verzeichnis stellt damit eine spezifische und detailgenaue Auflistung aller Leistungen [1] dar, die in Bezug auf eine bestimmte Liegenschaft erbracht werden sollen.

Jede Position in der Liste beinhaltet die Menge, die Einheit und den entsprechenden, bereits faktorisierten Einheitspreis (EP). Zusätzlich wird der Gesamtpreis (GP) für jede Position angegeben [2], was Ihnen eine sofortige Kosteneinschätzung ermöglicht.

Achtung
Beachten Sie bitte, dass das Leistungsverzeichnis auf einer Berechnung basiert. Daher können Änderungen nur durch Anpassungen auf der Ebene der Einheitspreise oder der Faktoren vorgenommen werden. Es gibt keine Möglichkeit, direkt in dieser Ansicht Änderungen vorzunehmen.

Für eine einfache Handhabung und Dokumentation bietet Ihnen die Plattform die Möglichkeit, das individuell für die Liegenschaft erstellte Leistungsverzeichnis über den Button "LV herunterladen" [3] zu speichern. Dieses Dokument enthält alle Preise einschließlich der Anwendung aller Faktoren und bietet somit eine umfassende Übersicht über Ihr Angebot.

 

Bundeslandfaktoren

Eingabe der Bundeslandfaktoren

Im Rahmen des Ausschreibungsprozesses geben Sie als Dienstleister Ihre mittleren Rahmenpreise ein, die für das gesamte Portfolio Gültigkeit besitzen. Da es allerdings schwer ist, Preise über mehrere Bundesländer zu mitteln, ermöglicht das System die Angabe von Bundeslandfaktoren. Mit der Eingabe von Faktoren können Sie die Preise für einzelne Bundesländer in verschiedenen Leistungsgruppen anpassen. Um einen Faktor abzuändern, klicken Sie in das zu bearbeitende Feld [1].

Auswirkung der Bundeslandfaktoren auf den Rahmenpreis

Die Bundeslandfaktoren können Ihren Angebotspreis unter Umständen erheblich beeinflussen. Die Summe aus Ihren Rahmenpreisen und den Bundeslandfaktoren, zusammen mit den Faktoren der einzelnen Liegenschaften (auf der Übersicht über die einzelnen Liegenschaften), ergeben die finalen Leistungspreise. Sie können diese Faktoren jederzeit bis zum Ende der jeweiligen Phase ändern. Ihr Angebot für das gesamte Portfolio passt sich automatisch an diese Änderungen an. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie bei der Anpassung der Faktoren stets die Einhaltung der Mindestlöhne berücksichtigen.

Visualisierung der Bundeslandfaktoren

Zur besseren Übersicht ist neben der Eingabe der Bundeslandfaktoren eine Deutschlandkarte [2] dargestellt, auf der die einzelnen Bundesländer abgebildet sind. Die von Ihnen eingegebenen Faktoren wirken sich auf die Farbe der jeweiligen Bundesländer aus: Je höher der Faktor, desto dunkler die Farbe des Bundeslandes auf der Karte. Dies bietet Ihnen eine visuelle Rückmeldung über die Verteilung Ihrer Preisfaktoren und soll bei der strategischen Preisgestaltung unterstützen.

Hinweis
Je nach den spezifischen Anforderungen und dem geografischen Umfang des Ausschreibungsverfahrens kann es vorkommen, dass eine Faktormatrix (z.B. Bundeslandfaktoren) in der Software integriert ist. Diese Matrix dient dazu, Anpassungen aufgrund regionaler oder kategorischer Unterschiede zu ermöglichen. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass solch eine Matrix nicht immer vorhanden sein muss. Sollte eine solche Faktormatrix integriert sein, wird sie in ihrer Funktionsweise den Bundeslandfaktoren ähneln, die im Folgenden als Beispiel dienen. Beachten Sie bitte, dass sowohl die geografischen Bezeichnungen als auch die Kategorien variieren können und nicht fix sind.

Kreisdiagramm, Tabelle und Filteroptionen

Die Portfolioübersicht ermöglicht Ihnen eine klare und umfassende Sicht auf Ihre Angebote durch zwei Hauptelemente: das Kreisdiagramm [1] und die Tabelle [2]. Beide Elemente stellen die gleichen Informationen dar und sind nach Leistungsarten (Basis FM, Aufzugsmanagement, Energiemanagement, Entsorgungsmanagement) und den dazugehörigen Summen unterteilt. Unter diesen Kategorien wird zusätzlich die Gesamtsumme [3] aller Angebote aufgeführt. Standardmäßig repräsentieren sie das gesamte Portfolio.

Oberhalb dieser Elemente befinden sich drei Filterfelder: "Liegenschaften", "Sortieren" und "Suche" [4]. Mit diesen Feldern können Sie die Anzeige auf bestimmte Segmente des Portfolios einschränken. Über "Liegenschaften" können Sie gezielt nach Bundesland, Stadt oder einzelnen Liegenschaften filtern. "Sortieren" ermöglicht Ihnen die Anordnung nach Kriterien wie Name, Stadt, Straße & Hausnummer oder Gebäudenummer. Das "Suche"-Feld bietet die Möglichkeit, das Portfolio gezielt nach bestimmten Begriffen zu durchsuchen.

Aufbau der Liegenschaftskarten

Unterhalb der Tabelle und des Kreisdiagramms werden die Liegenschaftskarten aufgelistet, die Ihren aktuell gewählten Auswahlkriterien entsprechen. Standardmäßig werden alle Liegenschaften des Portfolios nach Bundesländern [1] gruppiert angezeigt.

Jede Liegenschaftskarte [2] enthält wichtige Informationen: Zunächst werden die Stadt, der Name der Liegenschaft und die Liegenschaftsnummer aufgeführt. Darunter finden Sie ein Bild der jeweiligen Liegenschaft und eine Tabelle [3]. Diese zeigt die Leistungskategorien und zugehörigen Summen, sowie die Gesamtsumme Ihres Angebots für die angezeigte Liegenschaft. Ein Klick auf eine Liegenschaftskarte führt Sie direkt in die "Nach Liegenschaften"-Ansicht [4]. Diese Ansicht enthält weiterührende Informationen zur Liegenschaft und ermöglicht es Ihnen, Ihre Preise durch die Anwendung spezifischer Faktoren für jede einzelne Liegenschaft zu verfeinern und so ein optimiertes und maßgeschneidertes Angebot zu erstellen. 

Detaillierte Informationen zur Liegenschaft und deren Gebäuden erhalten Sie durch den Klick auf den blauen Lupen-Button [5]. Dort erhalten Sie neben Dokumenten und Bildern von einzelnen Gebäude auch komplexe Informationen wie die Gebäudekennzahlen, Auskunft über Energieverbrauch sowie die Aufschlüsselung der Nutzungsart [6]. Diese Informationen sollen Sie dabei unterstützen, Ihre Preisgestaltung über die Liegeschaftsfaktoren so präzise wie möglich zu gestalten.

 

Rahmenpreiseingabe - Phasenübersicht

Aufbau der Phasenübersicht

In Ihrem Benutzer-Interface finden Sie die Phasenübersicht als Kopfbereich auf den Seiten "Rahmenpreiseingabe" und "Preisübersicht". Sie bietet Ihnen eine klare, strukturierte Darstellung des aktuellen Status der Ausschreibung. Jede Phase ist mit einer Nummer gekennzeichnet [1], einem Namen [2] und gibt Auskunft über die die Zeitspanne der jeweiligen Phase [2]. Die Phasen werden farblich gekennzeichnet, um Ihnen den sofortigen Überblick zu erleichtern.

Zur weiteren Unterstützung Ihrer Planung sehen Sie rechts neben der Phasenübersicht einen Countdown, der zeigt, wie viel Zeit für die aktuelle Phase zur Verfügung steht [3].

Hinweis
Die Phasenübersicht ist mehr als eine einfache Fortschrittsanzeige. Sie bietet Ihnen strategische Vorteile. Mit einem Klick [4] auf eine vergangene Phase, an der Sie teilgenommen haben, können Sie Ihre eingereichten Rahmenpreise einsehen. Dies ermöglicht Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre bisherige Preisgestaltung.

Teilnahmebestätigung und Angebotsabgabe

Unterhalb der Phasenübersicht finden Sie das Eingabefeld "An der Ausschreibung teilnehmen". Das Feld verfügt über einen interaktiven Schieberegler. Um ein Angebot abgeben zu können und die Funktionen der Plattform nutzen zu können, müssen Sie als Nutzer zunächst Ihre Teilnahme bestätigen, indem Sie den Schieberegler betätigen.

Achtung
Nur wenn der Schieberegler zum Ende der Ausschreibung auf Teilnahme steht, wird Ihre Preisangabe als Angebot betrachtet. Sie können den Schieberegler innerhalb einer Phase jederzeit betätigen, um aus der aktuellen Phase auszutreten. Sollten Sie es sich anders überlegen, können Sie diese Entscheidung bis zum Ende der Phase revidieren. Allerdings führt eine Positionierung des Schiebereglers auf "Nicht-Teilnahme" zum Ende der Phase dazu, dass Sie für die weitere Auftragsvergabe ausscheiden.

Rahmenpreiseingabe - Prozess

Filterung der Positionen

Der Abschnitt unterhalb der Bundeslandfaktoreneingabe ist für die Eingabe von Rahmenpreisen reserviert. In diesem Bereich tragen Sie Ihre mittleren Preise für die spezifischen Leistungspositionen des EP-Katalogs ein. Diese bieten die Grundlage für die Rahmenpreisvereinbarung. Zur vereinfachten Navigation stehen Ihnen zwei Dropdown-Menüs zur Verfügung. Das erste Menü ermöglicht die Auswahl einer spezifischen Leistungskategorie (Basis FM, Aufzugsmanagement, Energiemanagement, Entsorgungsmanagement). Das zweite Menü ermöglicht die Auswahl einzelner Liegenschaften. Auf diese Weise können Sie gezielt die Positionen aus dem EP-Katalog anzeigen und bepreisen, die für Sie als Dienstleister relevant sind.

Eingabe der Rahmenpreise

Direkt unter den Filterfeldern befindet sich der EP-Katalog, strukturiert in den Spalten Position [1], Einheit [2] und Rahmenpreis [3]. Durch Nutzung der Dropdown-Pfeile [4] können Sie durch die unterschiedlichen Kategorien navigieren, bis Sie zur letzten Unterebene jeder Kategorie gelangen. Hier
tragen Sie die Preise für jede Position [5] ein. Achten Sie bitte darauf, Ihre Preise im mittleren Preissegment zu positionieren. Potenzielle Zu- und Abschläge für verschiedene Tarifgebiete können Sie durch Anpassung des zuvor festgelegten Bundeslandfaktors vornehmen. Synergien oder Erschwernisse für einzelne Liegenschaften können durch den entsprechenden Liegenschaftsfaktor berücksichtigt werden.

Fortschrittüberwachung und Anpassung der Rahmenpreise

Neben den Filterfeldern ist eine  Fortschrittsanzeige [6] positioniert. Diese informiert Sie über die Anzahl der bereits bepreisten Leistungen und die Gesamtzahl der zu bepreisenden Leistungen (z.B. 49/1873). Solange nicht alle Preise eingegeben wurden, wird dies durch ein Ausrufezeichen visualisiert. Ihre Preisangaben sind nicht statisch - Sie haben die Möglichkeit, diese jederzeit bis zum Ende der jeweiligen Phase zu ändern.

Import und Export von Rahmenpreisdaten

Für eine erweiterte Flexibilität in der Handhabung Ihrer Preisdaten stehen Ihnen unterhalb der Rahmenpreisansicht zwei Optionen zur Verfügung: "Preise Importieren" und "Preise Exportieren". Mit der Option "Preise Exportieren" [1] können Sie Ihre in der Rahmenpreiseingabe erfassten Preise jederzeit herunterladen und sicher auf Ihrem Gerät speichern.

Wenn Sie die Preise lieber außerhalb des Portals in einer Ihnen vertrauten Umgebung bearbeiten möchten, bietet Ihnen das System die Möglichkeit, Ihre Preisdaten zu importieren. Um die Kompatibilität Ihrer Daten mit unserem System zu gewährleisten, stellen wir Ihnen eine Importvorlage [2] unterhalb der Buttons zur Verfügung. Nach dem Ausfüllen der Vorlage können Sie Ihre Preisdaten über die Option "Preise Importieren" hochladen [3]. Diese Funktionalitäten gewährleisten eine effiziente Bearbeitung und sichere Übertragung Ihrer Preisinformationen.

Ausschreibngsunterlagen

Wo finde ich die Ausschreibungsdokumente?

Zu Ihrer Orientierung und Unterstützung im Ausschreibungsprozess stellen wir Ihnen eine Reihe wichtiger Dokumente zur Verfügung, die Sie im Ausschreibungsunterlagen-Bereich unterhalb der Rahmenpreiseingabe finden. In dieser Sektion sind alle relevanten Dokumente gelistet, die Sie für die Angebotserstellung benötigen. Die hinterlegten Dokumente können Sie jederzeit unkompliziert über den Button [1] herunterladen. Für einen gesammelten Export setzten Sie einfach den Haken [2] vor den gewünschten Dokumenten und Klicken linksunten auf das entsprechende Symbol für den Dokumentendownload [3].

Hinweis
Bitte beachten Sie, dass während des laufenden Ausschreibungsverfahrens Änderungen an den Dokumenten vorgenommen werden können. Im Falle solcher Aktualisierungen werden wir Sie gesondert per E-Mail informieren. Achten Sie in diesen Fällen bitte besonders auf den Bearbeitungsstand des betreffenden Dokuments. Die Ausschreibungsunterlagen dienen als Ihre primäre Informationsquelle und sind essentiell für ein erfolgreiches Ausschreibungsverfahren.

Hochladen von Ausschreibungsunterlagen

Im Verlauf der Angebotsabgabe kann es erforderlich sein, bestimmte Dokumente einzureichen. Für diesen Zweck haben wir einen Bereich für das Hochladen von Dokumenten eingerichtet, der sich unterhalb der Ausschreibungsunterlagen befindet. In diesem Abschnitt können Sie alle erforderlichen Dokumente auf einfache und übersichtliche Weise hochladen.

Durch Klicken auf den Button "Dokument hinzufügen" [1] öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihre Dokumente durch Ziehen und Ablegen oder über den 'Hochladen'-Button [2] hochladen können. Bitte beachten Sie, dass die unterstützten Dateiformate .jpg, .jpeg, .png, .pdf, .json, .xlsx, .xls, .doc, .docx, .ppt, .pptx, .csv und .txt sind. Die maximale Dateigröße darf 50MB nicht überschreiten.

Hinweis
Hochgeladene Dokumente werden in der Liste überhalb des Upload-Buttons angezeigt und können jederzeit heruntergeladen werden. Die Dokumente fließen nach Ende der Ausschreibungsphase in die Auswertung mit ein. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie alle im Rahmen der Ausschreibung erforderlichen Dokumente hochgeladen haben, um eine vollständige Angebotsabgabe zu gewährleisten.