An Ausschreibungen mit Beestate Pro teilnehmen Beestate ist Ihre zentrale Anlaufstelle für FM-Projektausschreibungen. Unsere Plattform bietet Ihnen die Möglichkeit, sich auf ausgeschriebene Portfolio-Vergabeprojekte zu bewerben und damit ohne Streuverluste direkt in den Fokus potenzieller Auftraggeber zu rücken. Durch die standardisierte Strukturierung der Ausschreibungen können Sie dabei Zeit und Ressourcen sparen. Durch den Rahmenpreiskatalog als Grundbaustein von Beestate können Angebote auf Grundlage einmaliger Angaben automatisch generiert und abgegeben werden. Anmelden und Einrichtung Erstellen eines Kontos Nachdem Sie Ihr Interesse bei einem Auftraggeber bekundet haben und unsere Bedienungsanleitung erhalten haben, ist der erste Schritt die Erstellung Ihres Kontos. Über den Link aus unserer E-Mail an Sie, gelangen Sie zur Login-Seite. Dort wählen Sie die Option "Passwort vergessen" [1]. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie Ihre E-Mail-Adresse eingeben [2] und auf "Abschicken" drücken [3]. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen Ihres Passworts. Anmelden auf der Plattform Klicken Sie auf den Link zum Zurücksetzen des Passworts in der E-Mail. Sollte keine E-Mail in Ihrem Postfach erscheinen prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner. Der Link in der E-Mail leitet Sie auf eine Seite zum Zurücksetzen Ihres Passwortes. Geben Sie hier Ihr gewünschtes Passwort ein, das den gängigen Sicherheitsanforderungen entspricht und klicken Sie auf den Button „Neues Passwort speichern“ [1]. Nachdem Sie Ihr Passwort festgelegt haben, können Sie sich auf der Login-Seite mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem neuen Passwort anmelden [3]. Zwei-Faktor-Authentifizierung Zur Sicherheit Ihres Kontos nutzen wir die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Nachdem Sie sich angemeldet haben, erhalten Sie eine E-Mail mit einem sechsstelligen Authentifizierungscode. Geben Sie diesen Code auf der Anmeldeseite ein, um den Anmeldevorgang abzuschließen. Sie befinden sich anschließend auf der Beestate-Plattform und können loslegen. Hinweis Haben Sie keine E-Mail erhalten? Dann prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner. Achtung Bitte denken Sie daran, dass die Sicherheit Ihres Kontos von größter Bedeutung ist. Bewahren Sie Ihre Anmeldedaten sicher auf und teilen Sie sie nicht mit anderen. Übersicht des Reiters „Nach Liegenschaften“ Die Detailansicht "Nach Liegenschaften" [1] ermöglicht es Ihnen, spezifische Informationen und Daten zu einzelnen Liegenschaften zu betrachten und zu verwalten. Nach der Auswahl einer bestimmten Liegenschaft erhalten Sie Zugriff auf wichtige Basisdaten sowie einen Schiebregler zur Bestimmung der Marktgebietszugehörigkeit [2]. Dieser ermöglicht es spezifische Liegenschaften aus Ihrem Angebot zu entfernen. Weitere Funktionen beinhalten die Möglichkeit, Faktoren auf die Liegenschaftspreise anzupassen [3] und die Angebotssummen [4] visuell zu analysieren. Schließlich enthält diese Ansicht ein detailliertes Leistungsverzeichnis [5], das auf der Grundlage Ihrer Angebotsdaten und der spezifischen Charakteristika der Liegenschaft berechnet wird. Bitte beachten Sie, dass Änderungen nur auf der Ebene der Rahmenpreise und der Einflussfaktoren möglich sind. Feinabstimmung mithilfe der Liegenschaftsfaktoren Mit den Liegenschaftsfaktoren haben Sie die Möglichkeit, individuell auf Ihre Liegenschaft abgestimmte Anpassungen an den Einheitspreisen (EPs) vorzunehmen. Diese Anpassungen können sowohl positive als auch negative Abweichungen vom Basiswert berücksichtigen und ermöglichen so eine genauere Abbildung spezifischer Gegebenheiten oder Herausforderungen einer Liegenschaft, ohne dass eine Änderung der grundlegenden EP-Kalkulation in den Rahmenpreisen erforderlich ist. Sie können diese Faktoren in einem Bereich von 0.7 bis 1.3 setzen, was Ihnen eine flexible und fein abgestimmte Kontrolle über Ihre Kostenplanung gibt. Hinweis Wie bereits bei den Bundeslandfaktoren beschrieben, kann auch die Verwendung von Liegenschaftsfaktoren variieren. Bitte beachten Sie die Angaben in der vorherigen Infobox zur variablen Nutzung der Faktormatrix. Diese Faktoren sind in einer klar strukturierten Tabelle angeordnet, die die verschiedenen Leistungskategorien [1] den Faktoren [2] gegenüberstellt. Ein wichtiger Aspekt hierbei ist der Bundeslandfaktor, der aus der Rahmenpreiseingabe importiert wird und ausschließlich dort [3] angepasst werden kann. Dies stellt eine konsistente Datenbasis für Ihr gesamtes Portfolio sicher. Ebenfalls hervorzuheben ist der Nachhaltigkeitsfaktor, der auf die Kategorie Basis-FM erhoben wird und so Ihre Bemühungen in puncto Nachhaltigkeit in die Kostenplanung einfließen lässt. Falls Sie keinen spezifischen Faktor angeben, wird ein Standardwert von 1 verwendet, um stets vollständige und schlüssige Daten für Ihre Kalkulationen zu gewährleisten. Zur Veranschaulichung dieser Daten steht Ihnen rechts neben der Faktoreneingabe ein Säulendiagramm zur Verfügung. Es zeigt auf einen Blick die Summen [4] der Angebote für die verschiedenen Leistungskategorien auf Basis Ihrer festgelegten Faktoren. Durch diese visuelle Darstellung können Sie die Auswirkungen Ihrer Anpassungen sofort erkennen und Ihre Entscheidungen entsprechend optimieren. Ihr individuelles Leistungsverzeichnis Das Leistungsverzeichnis bildet Ihr Angebot für die einzelne Liegenschaft ab und basiert auf einer Kombination verschiedener Elemente: den Rahmenpreisen (EPs), den von Ihnen festgelegten Faktoren und den bekannten Mengen einer Leistung für die Liegenschaft zum Zeitpunkt der Ausschreibung. Dieses Verzeichnis stellt damit eine spezifische und detailgenaue Auflistung aller Leistungen [1] dar, die in Bezug auf eine bestimmte Liegenschaft erbracht werden sollen. Jede Position in der Liste beinhaltet die Menge, die Einheit und den entsprechenden, bereits faktorisierten Einheitspreis (EP). Zusätzlich wird der Gesamtpreis (GP) für jede Position angegeben [2], was Ihnen eine sofortige Kosteneinschätzung ermöglicht. Achtung Beachten Sie bitte, dass das Leistungsverzeichnis auf einer Berechnung basiert. Daher können Änderungen nur durch Anpassungen auf der Ebene der Einheitspreise oder der Faktoren vorgenommen werden. Es gibt keine Möglichkeit, direkt in dieser Ansicht Änderungen vorzunehmen. Für eine einfache Handhabung und Dokumentation bietet Ihnen die Plattform die Möglichkeit, das individuell für die Liegenschaft erstellte Leistungsverzeichnis über den Button "LV herunterladen" [3] zu speichern. Dieses Dokument enthält alle Preise einschließlich der Anwendung aller Faktoren und bietet somit eine umfassende Übersicht über Ihr Angebot.   Bundeslandfaktoren Eingabe der Bundeslandfaktoren Im Rahmen des Ausschreibungsprozesses geben Sie als Dienstleister Ihre mittleren Rahmenpreise ein, die für das gesamte Portfolio Gültigkeit besitzen. Da es allerdings schwer ist, Preise über mehrere Bundesländer zu mitteln, ermöglicht das System die Angabe von Bundeslandfaktoren. Mit der Eingabe von Faktoren können Sie die Preise für einzelne Bundesländer in verschiedenen Leistungsgruppen anpassen. Um einen Faktor abzuändern, klicken Sie in das zu bearbeitende Feld [1]. Auswirkung der Bundeslandfaktoren auf den Rahmenpreis Die Bundeslandfaktoren können Ihren Angebotspreis unter Umständen erheblich beeinflussen. Die Summe aus Ihren Rahmenpreisen und den Bundeslandfaktoren, zusammen mit den Faktoren der einzelnen Liegenschaften (auf der Übersicht über die einzelnen Liegenschaften), ergeben die finalen Leistungspreise. Sie können diese Faktoren jederzeit bis zum Ende der jeweiligen Phase ändern. Ihr Angebot für das gesamte Portfolio passt sich automatisch an diese Änderungen an. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie bei der Anpassung der Faktoren stets die Einhaltung der Mindestlöhne berücksichtigen. Visualisierung der Bundeslandfaktoren Zur besseren Übersicht ist neben der Eingabe der Bundeslandfaktoren eine Deutschlandkarte [2] dargestellt, auf der die einzelnen Bundesländer abgebildet sind. Die von Ihnen eingegebenen Faktoren wirken sich auf die Farbe der jeweiligen Bundesländer aus: Je höher der Faktor, desto dunkler die Farbe des Bundeslandes auf der Karte. Dies bietet Ihnen eine visuelle Rückmeldung über die Verteilung Ihrer Preisfaktoren und soll bei der strategischen Preisgestaltung unterstützen. Hinweis Je nach den spezifischen Anforderungen und dem geografischen Umfang des Ausschreibungsverfahrens kann es vorkommen, dass eine Faktormatrix (z.B. Bundeslandfaktoren) in der Software integriert ist. Diese Matrix dient dazu, Anpassungen aufgrund regionaler oder kategorischer Unterschiede zu ermöglichen. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass solch eine Matrix nicht immer vorhanden sein muss. Sollte eine solche Faktormatrix integriert sein, wird sie in ihrer Funktionsweise den Bundeslandfaktoren ähneln, die im Folgenden als Beispiel dienen. Beachten Sie bitte, dass sowohl die geografischen Bezeichnungen als auch die Kategorien variieren können und nicht fix sind. Kreisdiagramm, Tabelle und Filteroptionen Die Portfolioübersicht ermöglicht Ihnen eine klare und umfassende Sicht auf Ihre Angebote durch zwei Hauptelemente: das Kreisdiagramm [1] und die Tabelle [2]. Beide Elemente stellen die gleichen Informationen dar und sind nach Leistungsarten (Basis FM, Aufzugsmanagement, Energiemanagement, Entsorgungsmanagement) und den dazugehörigen Summen unterteilt. Unter diesen Kategorien wird zusätzlich die Gesamtsumme [3] aller Angebote aufgeführt. Standardmäßig repräsentieren sie das gesamte Portfolio. Oberhalb dieser Elemente befinden sich drei Filterfelder: "Liegenschaften", "Sortieren" und "Suche" [4]. Mit diesen Feldern können Sie die Anzeige auf bestimmte Segmente des Portfolios einschränken. Über "Liegenschaften" können Sie gezielt nach Bundesland, Stadt oder einzelnen Liegenschaften filtern. "Sortieren" ermöglicht Ihnen die Anordnung nach Kriterien wie Name, Stadt, Straße & Hausnummer oder Gebäudenummer. Das "Suche"-Feld bietet die Möglichkeit, das Portfolio gezielt nach bestimmten Begriffen zu durchsuchen. Aufbau der Liegenschaftskarten Unterhalb der Tabelle und des Kreisdiagramms werden die Liegenschaftskarten aufgelistet, die Ihren aktuell gewählten Auswahlkriterien entsprechen. Standardmäßig werden alle Liegenschaften des Portfolios nach Bundesländern [1] gruppiert angezeigt. Jede Liegenschaftskarte [2] enthält wichtige Informationen: Zunächst werden die Stadt, der Name der Liegenschaft und die Liegenschaftsnummer aufgeführt. Darunter finden Sie ein Bild der jeweiligen Liegenschaft und eine Tabelle [3]. Diese zeigt die Leistungskategorien und zugehörigen Summen, sowie die Gesamtsumme Ihres Angebots für die angezeigte Liegenschaft. Ein Klick auf eine Liegenschaftskarte führt Sie direkt in die "Nach Liegenschaften"-Ansicht [4]. Diese Ansicht enthält weiterührende Informationen zur Liegenschaft und ermöglicht es Ihnen, Ihre Preise durch die Anwendung spezifischer Faktoren für jede einzelne Liegenschaft zu verfeinern und so ein optimiertes und maßgeschneidertes Angebot zu erstellen.  Detaillierte Informationen zur Liegenschaft und deren Gebäuden erhalten Sie durch den Klick auf den blauen Lupen-Button [5]. Dort erhalten Sie neben Dokumenten und Bildern von einzelnen Gebäude auch komplexe Informationen wie die Gebäudekennzahlen, Auskunft über Energieverbrauch sowie die Aufschlüsselung der Nutzungsart [6]. Diese Informationen sollen Sie dabei unterstützen, Ihre Preisgestaltung über die Liegeschaftsfaktoren so präzise wie möglich zu gestalten.   Rahmenpreiseingabe - Phasenübersicht Aufbau der Phasenübersicht In Ihrem Benutzer-Interface finden Sie die Phasenübersicht als Kopfbereich auf den Seiten "Rahmenpreiseingabe" und "Preisübersicht". Sie bietet Ihnen eine klare, strukturierte Darstellung des aktuellen Status der Ausschreibung. Jede Phase ist mit einer Nummer gekennzeichnet [1], einem Namen [2] und gibt Auskunft über die die Zeitspanne der jeweiligen Phase [2]. Die Phasen werden farblich gekennzeichnet, um Ihnen den sofortigen Überblick zu erleichtern. Zur weiteren Unterstützung Ihrer Planung sehen Sie rechts neben der Phasenübersicht einen Countdown, der zeigt, wie viel Zeit für die aktuelle Phase zur Verfügung steht [3]. Hinweis Die Phasenübersicht ist mehr als eine einfache Fortschrittsanzeige. Sie bietet Ihnen strategische Vorteile. Mit einem Klick [4] auf eine vergangene Phase, an der Sie teilgenommen haben, können Sie Ihre eingereichten Rahmenpreise einsehen. Dies ermöglicht Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre bisherige Preisgestaltung. Teilnahmebestätigung und Angebotsabgabe Unterhalb der Phasenübersicht finden Sie das Eingabefeld "An der Ausschreibung teilnehmen". Das Feld verfügt über einen interaktiven Schieberegler. Um ein Angebot abgeben zu können und die Funktionen der Plattform nutzen zu können, müssen Sie als Nutzer zunächst Ihre Teilnahme bestätigen, indem Sie den Schieberegler betätigen. Achtung Nur wenn der Schieberegler zum Ende der Ausschreibung auf Teilnahme steht, wird Ihre Preisangabe als Angebot betrachtet. Sie können den Schieberegler innerhalb einer Phase jederzeit betätigen, um aus der aktuellen Phase auszutreten. Sollten Sie es sich anders überlegen, können Sie diese Entscheidung bis zum Ende der Phase revidieren. Allerdings führt eine Positionierung des Schiebereglers auf "Nicht-Teilnahme" zum Ende der Phase dazu, dass Sie für die weitere Auftragsvergabe ausscheiden. Rahmenpreiseingabe - Prozess Filterung der Positionen Der Abschnitt unterhalb der Bundeslandfaktoreneingabe ist für die Eingabe von Rahmenpreisen reserviert. In diesem Bereich tragen Sie Ihre mittleren Preise für die spezifischen Leistungspositionen des EP-Katalogs ein. Diese bieten die Grundlage für die Rahmenpreisvereinbarung. Zur vereinfachten Navigation stehen Ihnen zwei Dropdown-Menüs zur Verfügung. Das erste Menü ermöglicht die Auswahl einer spezifischen Leistungskategorie (Basis FM, Aufzugsmanagement, Energiemanagement, Entsorgungsmanagement). Das zweite Menü ermöglicht die Auswahl einzelner Liegenschaften. Auf diese Weise können Sie gezielt die Positionen aus dem EP-Katalog anzeigen und bepreisen, die für Sie als Dienstleister relevant sind. Eingabe der Rahmenpreise Direkt unter den Filterfeldern befindet sich der EP-Katalog, strukturiert in den Spalten Position [1], Einheit [2] und Rahmenpreis [3]. Durch Nutzung der Dropdown-Pfeile [4] können Sie durch die unterschiedlichen Kategorien navigieren, bis Sie zur letzten Unterebene jeder Kategorie gelangen. Hier tragen Sie die Preise für jede Position [5] ein. Achten Sie bitte darauf, Ihre Preise im mittleren Preissegment zu positionieren. Potenzielle Zu- und Abschläge für verschiedene Tarifgebiete können Sie durch Anpassung des zuvor festgelegten Bundeslandfaktors vornehmen. Synergien oder Erschwernisse für einzelne Liegenschaften können durch den entsprechenden Liegenschaftsfaktor berücksichtigt werden. Fortschrittüberwachung und Anpassung der Rahmenpreise Neben den Filterfeldern ist eine   Fortschrittsanzeige [6] positioniert. Diese informiert Sie über die Anzahl der bereits bepreisten Leistungen und die Gesamtzahl der zu bepreisenden Leistungen (z.B. 49/1873). Solange nicht alle Preise eingegeben wurden, wird dies durch ein Ausrufezeichen visualisiert. Ihre Preisangaben sind nicht statisch - Sie haben die Möglichkeit, diese jederzeit bis zum Ende der jeweiligen Phase zu ändern. Import und Export von Rahmenpreisdaten Für eine erweiterte Flexibilität in der Handhabung Ihrer Preisdaten stehen Ihnen unterhalb der Rahmenpreisansicht zwei Optionen zur Verfügung: "Preise Importieren" und "Preise Exportieren". Mit der Option "Preise Exportieren" [1] können Sie Ihre in der Rahmenpreiseingabe erfassten Preise jederzeit herunterladen und sicher auf Ihrem Gerät speichern. Wenn Sie die Preise lieber außerhalb des Portals in einer Ihnen vertrauten Umgebung bearbeiten möchten, bietet Ihnen das System die Möglichkeit, Ihre Preisdaten zu importieren. Um die Kompatibilität Ihrer Daten mit unserem System zu gewährleisten, stellen wir Ihnen eine Importvorlage [2] unterhalb der Buttons zur Verfügung. Nach dem Ausfüllen der Vorlage können Sie Ihre Preisdaten über die Option "Preise Importieren" hochladen [3]. Diese Funktionalitäten gewährleisten eine effiziente Bearbeitung und sichere Übertragung Ihrer Preisinformationen. Ausschreibngsunterlagen Wo finde ich die Ausschreibungsdokumente? Zu Ihrer Orientierung und Unterstützung im Ausschreibungsprozess stellen wir Ihnen eine Reihe wichtiger Dokumente zur Verfügung, die Sie im Ausschreibungsunterlagen-Bereich unterhalb der Rahmenpreiseingabe finden. In dieser Sektion sind alle relevanten Dokumente gelistet, die Sie für die Angebotserstellung benötigen. Die hinterlegten Dokumente können Sie jederzeit unkompliziert über den Button [1] herunterladen. Für einen gesammelten Export setzten Sie einfach den Haken [2] vor den gewünschten Dokumenten und Klicken linksunten auf das entsprechende Symbol für den Dokumentendownload [3]. Hinweis Bitte beachten Sie, dass während des laufenden Ausschreibungsverfahrens Änderungen an den Dokumenten vorgenommen werden können. Im Falle solcher Aktualisierungen werden wir Sie gesondert per E-Mail informieren. Achten Sie in diesen Fällen bitte besonders auf den Bearbeitungsstand des betreffenden Dokuments. Die Ausschreibungsunterlagen dienen als Ihre primäre Informationsquelle und sind essentiell für ein erfolgreiches Ausschreibungsverfahren. Hochladen von Ausschreibungsunterlagen Im Verlauf der Angebotsabgabe kann es erforderlich sein, bestimmte Dokumente einzureichen. Für diesen Zweck haben wir einen Bereich für das Hochladen von Dokumenten eingerichtet, der sich unterhalb der Ausschreibungsunterlagen befindet. In diesem Abschnitt können Sie alle erforderlichen Dokumente auf einfache und übersichtliche Weise hochladen. Durch Klicken auf den Button "Dokument hinzufügen" [1] öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihre Dokumente durch Ziehen und Ablegen oder über den 'Hochladen'-Button [2] hochladen können. Bitte beachten Sie, dass die unterstützten Dateiformate .jpg, .jpeg, .png, .pdf, .json, .xlsx, .xls, .doc, .docx, .ppt, .pptx, .csv und .txt sind. Die maximale Dateigröße darf 50MB nicht überschreiten. Hinweis Hochgeladene Dokumente werden in der Liste überhalb des Upload-Buttons angezeigt und können jederzeit heruntergeladen werden. Die Dokumente fließen nach Ende der Ausschreibungsphase in die Auswertung mit ein. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie alle im Rahmen der Ausschreibung erforderlichen Dokumente hochgeladen haben, um eine vollständige Angebotsabgabe zu gewährleisten.