Nachtragsmanagement (Living Contract) – Datenräume für Property Manager

Die Dokumenten- bzw. Datenraum-Seite eines Living Contracts (LC) gibt Ihnen als Property Manager (PM) eine zentrale Übersicht über den Speicherplatz, die vordefinierte Ordner- und Dokumentenstruktur sowie den Inhalt des Datenraums der Liegenschaft. Sie können alle vertragsbezogenen Dokumente einsehen und die Struktur nachvollziehen, in die Ihr Facility Manager (FM) Dokumente einordnet. Sie erreichen die Seite über die Navigation zu einer Liegenschaft, dem gewählten Vertrag und dem Bereich Dokumente.

Hinweis
Für den Zugriff benötigen Sie die Datenraum-Lizenz sowie Lese- oder Admin-Rechte. Ist für den Vertrag noch keine Datenraumstruktur definiert, wird eine entsprechende Hinweisseite angezeigt.

Speicherplatz

Dieser Abschnitt zeigt die aktuelle Speichernutzung des Datenraums für den Vertrag.

Darstellung

• Ein Kreisdiagramm (Donut) visualisiert den Anteil Belegt und Frei.
• Unter dem Diagramm werden angezeigt:
  • Gesamt: Gesamter verfügbarer Speicher in MB.
  • Frei: Freier Speicher als Prozent oder in MB.
  • Belegt: Belegter Speicher als Prozent oder in MB.

Umschaltung Anzeigemodus

Über die beiden Symbole neben der Überschrift Speicherplatz können Sie die Darstellung umschalten:

• Prozent-Symbol (%): Werte werden in Prozent (Frei/Belegt) angezeigt.
• Datenbank-Symbol: Werte werden in Megabyte (MB) angezeigt.

Information & Struktur

Dieser Abschnitt beschreibt die vordefinierte Struktur des Datenraums: welche Ordner es gibt, welche Dokumenttypen vorgesehen sind und wie Dateien benannt werden sollen. Nutzen Sie diese Information, um die Einordnung der Dokumente durch den FM nachzuvollziehen.

Tabs: Ordner und Dokumente

Über die Tabs Ordner und Dokumente wechseln Sie zwischen zwei Sichten:

• Ordner: Zeigt die vordefinierte Ordnerstruktur. Zu jedem Ordner werden angezeigt:
  • Beschreibung des Ordners
  • Erlaubte Dateiendungen (z. B. .xlsx, .pdf, .jpg)
  • Dokumenttypen, die diesem Ordner zugeordnet sind

• Dokumente: Zeigt die Dokumenttypen . Zu jedem Dokumenttyp werden angezeigt:
  • Beschreibung
  • Dateikürzel zur Identifikation
  • Beispiel Dateibenennung

Suche

Im Suchfeld Suchen... können Sie die Liste der Ordner bzw. Dokumenttypen nach Titel filtern.

Inhalt des Datenraums (Cloud-Ordner)

Unter den Bereichen Speicherplatz und Information & Struktur wird der Inhalt des Datenraums der Liegenschaft eingeblendet. Dort sehen Sie:

• Die Liegenschaft (z. B. Adresse, Objektbezeichnung) als Kontext
• Die Ordner und Dateien des Datenraums in einer listenartigen Ansicht mit:
  • Typ (Ordner/Datei)
  • Name
  • Dateityp
  • Größe
  • Geändert (Datum der letzten Änderung)

Sie können in dieser Ansicht navigieren, Ordner öffnen und sich einen Überblick über alle hochgeladenen Dokumente verschaffen. Die Struktur entspricht der im Abschnitt Information & Struktur beschriebenen Ordner- und Dokumentenlogik.

Rechte und Hinweise

• Kein Zugriff: Wenn Sie die Meldung „Kein Zugriff auf den Datenraum“ sehen, verfügen Sie nicht über die notwendigen Rechte. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
• Fair-Use-Policy: Die Nutzung der Datenräume erfolgt auf Basis der Fair-Use-Policy von Beestate®. Über den Link im unteren Seitenbereich können Sie das PDF herunterladen.

Empfehlung
Nutzen Sie die Ansicht Information & Struktur vor dem Durchsuchen des Datenraum-Inhalts, um die Bedeutung der Ordner und Dokumenttypen schnell zu erfassen.