Beestate Living Contract Das Nachtragsmanagement in der Beestate-Plattform bietet umfassende Funktionen zur Verwaltung und Bearbeitung von Vertragsnachträgen. Es ermöglicht eine detaillierte Übersicht und Bearbeitung von laufenden Verträgen, offenen Nachträgen und allen damit verbundenen Leistungspositionen. Die Plattform ist so gestaltet, dass Nutzer effizient Nachträge hinzufügen, bearbeiten und schließen können, während alle relevanten Informationen und Dokumente übersichtlich und leicht zugänglich bleiben. Living Contract für Property Manager Nachtragsmanagement (Living Contract) - Übersicht Die Living-Contract-Übersicht in der Beestate-Plattform ist die zentrale Anlaufstelle zur Verwaltung von Verträgen und Nachträgen. Sie bietet zwei Ansichten : eine Liegenschaften-Ansicht (Karten mit Liegenschaften und Vertragsinformationen) und eine Dashboard-Ansicht (Kennzahlen, Diagramme und Tabellen). Beide Ansichten können Sie über einen Umschalter oben rechts auf der Seite wechseln. Ansicht umschalten Oben rechts neben der Überschrift Living Contract - Nachtragsmanagement finden Sie einen Umschalter: Button: Liegenschaften (Haus-Icon): Zeigt die Liegenschaften-Ansicht mit Karten. Button: Dashboard (Balken-Icon): Zeigt die Dashboard-Ansicht mit Statistiken, Diagrammen und Vertragstabellen. Die gewählte Ansicht bleibt beim Navigieren in der Anwendung erhalten, bis Sie sie erneut umschalten. Liegenschaften-Ansicht In der Liegenschaften-Ansicht sehen Sie Ihre Liegenschaften in Kartenform, gruppiert nach offenen Nachträgen, weiteren Liegenschaften und inaktiven Liegenschaften. Filter, Sortierung und Suche beziehen sich nur auf diese Ansicht. Aufbau: Filter, Sortieren und Suche Filter : Über das Filter -Dropdown können Sie die angezeigten Liegenschaften einschränken. Je nach Datenlage stehen Kategorien wie Stadt , Eigentümer , Verantwortlicher und Vertragspartner zur Auswahl. Sie können mehrere Optionen auswählen. Sortieren : Mit dem Sortieren -Dropdown sortieren Sie die Liegenschaften z. B. nach Stadt, Adresse, Gebäudenummer oder Gesamtsumme (auf- bzw. absteigend). Suche : Das Suche -Feld ermöglicht die gezielte Suche nach Liegenschaften anhand von Namen, Nummern oder anderen Kriterien. Mit dem Lupen-Button starten Sie die Suche. Hinweis Nutzen Sie Filter, Sortierung und Suche, um schnell den Überblick über alle Liegenschaften zu behalten und gezielt Einträge zu finden. Liegenschaften mit offenen Nachträgen In diesem Abschnitt werden Liegenschaften angezeigt, bei denen noch offene Änderungsanfragen oder vorgemerkte Entscheidungen (Freigabe/Ablehnung) bestehen. Über der Kartenliste wird die Anzahl der sichtbaren Liegenschaften im Verhältnis zur Gesamtanzahl angezeigt (z. B. 4/4). Jede Liegenschaftskarte enthält: Benachrichtigungs-Badges (oben links auf der türkisen Kopfzeile): Stiftsymbol mit Zahl: Anzahl offener Änderungen bzw. zu bearbeitender Positionen. Listensymbol mit Zahl: Anzahl vorgemerkter Positionen (akzeptiert/abgelehnt). Kopfzeile : Stadt, Liegenschaftsname, LS-Nummer und ein Info-Icon (öffnet eine Liegenschaftsvorschau). Bild : Hauptbild der Liegenschaft. Letzter Nachtrag: (sofern vorhanden): Ein Balken auf dem Bild zeigt das Datum des zuletzt geschlossenen Nachtrags (TT.MM.JJ). Vertragsinformationen : Bis zu drei Verträge mit Vertragspartner (Auftraggeber) und Vertragssumme; darunter eine Trennlinie, dann 1 Vertrag bzw. X Verträge mit der Gesamtsumme der Liegenschaft. Hinweis Liegenschaften mit offenen Nachträgen sollten Sie priorisiert bearbeiten, damit alle Änderungen ordnungsgemäß dokumentiert und freigegeben werden. Weitere Liegenschaften In diesem Abschnitt werden Liegenschaften mit Verträgen angezeigt, die keine offenen Änderungsanfragen oder vorgemerkten Entscheidungen haben. Auch hier erscheint die Anzeige X/Y (sichtbar / gesamt). Die Karten zeigen dieselben Informationen wie bei „Liegenschaften mit offenen Nachträgen“, jedoch ohne oder mit geringerer Badge-Aktivität. Inaktive Liegenschaften Falls vorhanden, werden Inaktive Liegenschaften in einem eigenen Abschnitt unten aufgeführt. Die Karten sind optisch deaktiviert; die Anzeige X/Y gilt auch hier. Sie können die Karten zur Information ansehen, die Navigation in die Vertragsdetails ist je nach Konfiguration eingeschränkt. Navigation von der Liegenschaftskarte Ein Klick auf eine Liegenschaftskarte führt Sie zur Vertragsübersicht dieser Liegenschaft . Dort sehen Sie alle Verträge der Liegenschaft und können von dort in die detaillierten Vertragsdaten und Nachträge wechseln. Die Übersicht ermöglicht so eine effiziente Verwaltung und Überwachung aller Verträge und Nachträge im Modul Living Contract. Dashboard-Ansicht Die Dashboard-Ansicht bietet Kennzahlen, Diagramme und Tabellen zu Objekten, Verträgen, Nachträgen und Handlungsbedarf. Sie eignet sich, um den Gesamtstatus auf einen Blick zu erfassen und gezielt in Verträge mit Handlungsbedarf zu wechseln. Statistik-Blöcke Oben auf dem Dashboard stehen mehrere Statistik-Blöcke nebeneinander: Block Anzeige Anzahl Objekte Aktiv / Inaktiv (getrennt durch eine vertikale Linie) Anzahl Verträge Aktiv / Inaktiv Geschlossene Nachträge Manuell / Systemisch Änderungsanfragen Gesamt Leistungspositionen Gesamt Die Werte werden aus allen geladenen Verträgen und Liegenschaften Ihrer Organisation berechnet. Diagramme Unter den Statistik-Blöcken erscheinen zwei Diagrammkarten: Rahmenpreisquote : Ein Halbkreisdiagramm zeigt den Anteil der Positionen mit Preisbindung. Über einen Umschalter (Balken-Icon / Euro-Icon) wechseln Sie zwischen Darstellung nach Positionen und nach Beträgen (€) . Die Legende listet Mit Preisbindung (Anzahl Positionen und Betrag) und Ohne Preisbindung (Anzahl Positionen und Betrag). LV Zusammensetzung : Ein Donut-Diagramm zeigt die Aufteilung der Leistungsverzeichnis-Positionen nach Kategorien (z. B. Objektmanagement, Technische Betriebsführung, Infrastruktur). Die Legende nennt die Kategorietitel und die zugehörigen Beträge in Euro. Vertragsübersicht Der Bereich Vertragsübersicht besteht aus: Timeline : Eine horizontale Zeitleiste mit Projektstart (Play-Icon) und Projektende (Flaggen-Icon) sowie nummerierten Markern für Vertragsstart-Termine. Ein Klick auf einen Marker markiert den zugehörigen Vertrag in der Tabelle und scrollt dorthin. Filter und Suche : Sie können die Tabelle nach Städten und Vertragspartnern filtern sowie per Suche durchsuchen. Tabelle : Spalten Nummer , Beginn Regelleistung , Vertragspartner , LS Nummer , LS Name , Stadt , Vertragsende . Am Zeilenende ein Pfeil-Button zum Öffnen der Vertragsdetailseite. Alle Spalten sind sortierbar. Handlungsbedarf Der Bereich Handlungsbedarf zeigt, wo offene oder vorgemerkte Entscheidungen anstehen: Filter und Suche : Wie in der Vertragsübersicht können Sie nach Stadt und Vertragspartner filtern und suchen. Offene Entscheidungen : Ein großer Block mit der Gesamtzahl der offenen Positionen (Summe über alle Verträge der gefilterten Liste). Grafik und Legende : Eine Grafik (z. B. Kreisdiagramm) mit der Aufteilung in Bearbeitung offen , Freigabe vorgemerkt und Ablehnung vorgemerkt , jeweils mit Anzahl Positionen. Tabelle : Spalten LS Nummer , LS Name , Stadt , Vertragspartner , Letzter Nachtrag , Fixierter Vertragswert , Offene Anfragen , Akzeptiert (vorgemerkt) , Abgelehnt (vorgemerkt) . Der Pfeil-Button am Zeilenende führt zur Vertragsdetailseite. Werte für Offene Anfragen, Akzeptiert und Abgelehnt sind farblich hervorgehoben. Empfehlung Nutzen Sie den Handlungsbedarf-Bereich, um Verträge mit offenen oder vorgemerkten Entscheidungen zu identifizieren und gezielt zu bearbeiten. Diese Übersicht unterstützt Sie dabei, den aktuellen Status Ihrer Vertragsverwaltung im Living Contract stets im Blick zu behalten. Nachtragsmanagement (Living Contract) - Verträge im Detail Der Bereich "Verträge im Detail" bildet das Herzstück der operativen Vertragssteuerung pro Liegenschaft. Hier laufen alle Informationen zusammen, die Sie für eine aktive und transparente Verwaltung Ihrer Dienstleistungsverträge benötigen. Die Übersicht ist in Laufende Verträge und Ausgelaufene Verträge unterteilt, um Ihnen eine klare Trennung zwischen aktivem Management und historischer Dokumentation zu ermöglichen. Funktionen Effiziente Suche : Das Suchfeld erlaubt Ihnen, das gesamte Portfolio einer Liegenschaft nach Schlagworten, Daten oder Beträgen zu durchsuchen. Der Zähler x / y gibt Ihnen dabei stets Rückmeldung über die Relevanz Ihrer Suchanfrage im Kontext des Gesamtbestands. Laufende Verträge Die Liste der laufenden Verträge dient Ihnen als zentrales Cockpit. Sie erhalten hier nicht nur eine Auflistung der aktiven Verträge, sondern auch eine sofortige Rückmeldung über den Umfang Ihres aktuellen Portfolios in dieser Liegenschaft. Jede Vertragskarte ist so aufgebaut, dass Sie die wichtigsten Kennzahlen erfassen können, ohne tief in die Untermenüs navigieren zu müssen. Aufbau der Vertragskarte Um eine schnelle Identifikation und Steuerung zu ermöglichen, ist jede Karte in logische Funktionsblöcke unterteilt: Basisdaten & Key-Metrics Kopfzeile : Sie liefert die Basisdaten zur Zuordnung – den Kurznamen Ihres Vertragspartners (FM-DL) und die eindeutige Vertragsnummer . Dies gewährleistet eine fehlerfreie Kommunikation bei Rückfragen zum Vertrag. Vertragsdetails (links) : Dieser Block fasst die Stammdaten zusammen. Neben den Laufzeiten ist die Auftragssumme zum Vertragsende die entscheidende Kennzahl für Ihre Budgetplanung. Über das Info-Icon (i) erhalten Sie detaillierte Hintergrundinformationen zur Berechnung dieser Summe. Strategisches Karussell (rechts) : Das Karussell bietet Ihnen vier Analyse-Perspektiven, um die Wirtschaftlichkeit und den Fortschritt des Vertrages proaktiv zu überwachen: Rahmenpreisquote : Überwachen Sie hier das Verhältnis zwischen Pauschalen und variablen Leistungen. Nutzen Sie den Umschalter zwischen Positionen und Euro, um die budgetäre Auswirkung besser einzuschätzen. LV Bearbeitungsstatus : Diese Ansicht schafft Transparenz über den Bearbeitungsfortschritt im Leistungsverzeichnis. Sie sehen sofort, wie viele Anpassungen noch in Bearbeitung sind. LV Zusammensetzung : Verstehen Sie die Struktur Ihrer beauftragten Leistungen auf einen Blick. Vertragspotentiale : Erkennen Sie frühzeitig Steigerungs- oder Senkungspotentiale, um den Vertrag optimal an den tatsächlichen Bedarf der Liegenschaft anzupassen. Direktzugriff (Navigation) : Der markante Pfeil-Button rechts neben dem Karussell ist Ihr Sprungbrett in die Tiefe. Er führt Sie direkt zum Vertrags-Dashboard , von wo aus Sie das detaillierte Leistungsverzeichnis bearbeiten oder Dokumente im Dataroom verwalten können. Anpassungsdynamik: Der Lebenszyklus Ihres Vertrages Ein "Living Contract" verändert sich ständig. Der klappbare Bereich Anpassungsdynamik macht diese Veränderungen über die gesamte Zeitachse sichtbar. Er dient als "Fieberkurve" des Vertrages und zeigt Ihnen: Aktivitäten : Werden Änderungen vom Dienstleister angefragt (türkis) oder befinden sie sich bereits in Ihrer Bearbeitung (dunkelblau)? Meilensteine : Lila Marker zeigen Ihnen, wann Nachträge wirksam wurden, während blaue und orange Linien auf Rahmenpreisanpassungen oder Audits hinweisen. Kontext : Die Markierung der Startup-Phase hilft Ihnen zu verstehen, ob heutige Entwicklungen ihre Ursache bereits in der Implementierungsphase des Vertrages hatten. Das heutige Datum ist als roter Balken hinterlegt. Durch dieses Diagramm gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse für Vertragsgespräche und die langfristige Budgetsteuerung. Nachträge: Revisionssichere Dokumentation Im Bereich Nachträge wird die rechtliche Ebene Ihres Vertrages lückenlos dokumentiert. Hier finden Sie die chronologische Historie aller Anpassungen, die über den ursprünglichen Vertrag hinausgehen. Transparenz : Jede Zeile der Tabelle dokumentiert den Status (z.B. Akzeptiert/Abgelehnt) und die finanzielle Auswirkung auf die Gesamtsumme. Rechtssicherheit : Nutzen Sie die Spalte Freigabedokument , um unterzeichnete Nachträge hochzuladen oder zur Prüfung herunterzuladen. Dies stellt sicher, dass bei Audits oder Übergaben alle Dokumente an einem Ort verfügbar sind. Historische Stände : Über das Augensymbol können Sie jederzeit in das Leistungsverzeichnis "zurückreisen", wie es zu einem bestimmten Nachtragsstand gültig war. Dies ist besonders wertvoll, um rückwirkende Abrechnungen oder Leistungsumfänge zu prüfen. Ausgelaufene Verträge Historische Daten sind die Basis für zukünftige Entscheidungen. Im Bereich Ausgelaufene Verträge archiviert das System alle beendeten Verträge in der gewohnten Struktur. So können Sie auch Jahre später noch nachvollziehen, welche Leistungen zu welchen Konditionen erbracht wurden. Hinweis Nutzen Sie die Möglichkeit, Dokumente direkt am Nachtrag zu speichern. Eine lückenlose digitale Akte spart im Falle von Audits oder Unklarheiten erheblich Zeit und Aufwand. Achtung Ein "Living Contract" lebt von der Aktualität. Prüfen Sie regelmäßig die offenen Anpassungen in der Dynamik-Ansicht, um Bearbeitungsstaus zu vermeiden und die Budgetwahrheit zu wahren. Diese Seite ermöglicht Ihnen eine proaktive statt reaktive Vertragsverwaltung und stellt sicher, dass Sie jederzeit aussagefähig über den Status und die Kosten Ihrer Liegenschaften sind. Nachtragsmanagement (Living Contract) - Nachtrag bearbeiten Die Seite "Nachtrag bearbeiten" bietet umfassende Funktionen zur Verwaltung und Bearbeitung von offenen Nachträgen in Verträgen. Sie ermöglicht Ihnen, detaillierte Anpassungen am Leistungsverzeichnis vorzunehmen, Positionen hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen und die entsprechenden Änderungen zu dokumentieren. Leistungsverzeichnis anzeigen Das Leistungsverzeichnis ist hierarchisch gegliedert und zeigt die verschiedenen Kategorien und Positionen an. Sie können diese durch Klicken auf die Pfeilsymbole neben den Kategorien und Positionen erweitern oder reduzieren. Jede Position zeigt wesentliche Informationen wie die Menge, EP (Einzelpreis), GP (Gesamtpreis), AKS (Arbeitskontingent-Schlüssel) und den Status der Bedarfposition (aktiv/inaktiv). Direkt oberhalb des Leistungsverzeichnisses wird angezeigt wie viele Nachträge ausstehend sind, freigegeben wurden oder abgelehnt wurden. Such- und Filterfunktionen Filter : Ein Dropdown-Menü erlaubt es Ihnen, die angezeigten Positionen nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Suche : Ein Suchfeld ermöglicht die gezielte Suche nach spezifischen Positionen im Leistungsverzeichnis. Bearbeitungsfunktionen Auswahl bearbeiten : Diese Funktion erlaubt es alle offenen Nachträge gesammelt zu bearbeiten, indem Sie allen Änderungen zustimmen oder diese ablehnen. **Hinweis** Überprüfen Sie vor dem freigeben von Nachträgen dass das angegebene Startdatum korrekt ist. Nachtrag schließen : Schließen Sie den Nachtrag, nachdem alle Änderungen vorgenommen und überprüft wurden. Über den Button „Vorschau herunterladen“ , haben Sie die Möglichkeit eine Vorschau des entstehenden Leistungsverzeichnisses sowie des Nachtragsdokumentes herunterzuladen, um die Auswirkungen der Änderungen vorab zu prüfen. Mit dem Button „Nachtrag schließen & herunterladen“ wird der Nachtrag fixiert und das finale Dokument erstellt. Achtung Die freigegebenen oder abgelehnten Nachträge werden mit dem Klick auf "Nachtrag schließen" fixiert und können nicht mehr rückgängig gemacht werden. Nachträge freigeben oder ablehnen Der hervorgehobene Punkt neben dem Ausklapppfeil dient dazu Positionen mit offenen Nachträgen schneller zu finden. Offene Nachträge können entweder auf Positionsebene oder innerhalb der Evolution einer Position vorhanden sein. Sie sind farblich gekennzeichnet und verfügen über das Feld "Freigabe ausstehend" . Durch das Klicken eines der beiden Symbole, können Nachträge freigegeben oder abgelehnt werden. Die Eingabe kann jederzeit rückgängig gemacht werden, vorausgesetzt der Nachtrag wurde noch nicht geschlossen und damit fixiert. Hinweis Überprüfen Sie vor dem Freigeben von Nachträgen, dass das angegebene Startdatum korrekt ist. Evolution und Kommentare Evolution anzeigen : Klicken Sie auf den Evolution-Button, um die Historie und Änderungen einer Position anzuzeigen. Hier sehen Sie alle früheren Versionen und Anpassungen der Position. Evolution Die Evolution bietet Ihnen eine visuelle Zeitachse des Lebenszyklus einer Position. Sie ermöglicht es Ihnen, auf einen Blick zu erfassen, wie sich eine Position über die gesamte Vertragslaufzeit entwickelt hat. Innerhalb dieser Grafik finden Sie verschiedene Markierungen für wichtige Ereignisse: Audits : Diese werden durch das A-Symbol dargestellt und zeigen abgeschlossene oder laufende Prüfprozesse an. Rahmenpreisanpassungen : Ein Geld-Symbol markiert Zeitpunkte, an denen Preisanpassungen für die Position wirksam wurden. Status-Indikatoren : Markierungen wie Ausgelaufen oder das Papierkorb-Symbol (für gelöschte Positionen) geben Aufschluss über das Ende der Gültigkeit einer Version. Die Darstellung ist interaktiv gestaltet: Tooltips : Wenn Sie mit dem Mauszeiger über die Segmente oder Symbole fahren ( Hover ), werden Ihnen in einem Tooltip weiterführende Details wie der Status, der Typ oder die genauen Zeiträume angezeigt. Navigation : Durch das Anklicken eines Symbols oder eines Zeitabschnitts scrollt die Ansicht automatisch zur entsprechenden Version in der Evolutions-Liste, sodass Sie direkt die zugehörigen Details einsehen können. Kommentare anzeigen : Klicken Sie auf den Kommentar-Button um die Historie und Kommunikation zu einer Position anzuzeigen. Hier können Sie relevante Informationen zur Position einsehen oder mitteilen. Durch Klicken des Symbols in der oberen rechten Ecke des Chats kann dieser in einem separaten, größeren Fenster geöffnet werden. Kommentare schreiben : Klicken Sie in die Leiste, in der "Kommentar schreiben..." steht, um einen Kommentar unter die Position zu schreiben. Klicken Sie das Symbol rechts von der Leiste, um den Kommentar zu verschicken. Hier können Sie mit dem System oder anderen Teilnehmern wie Facility-Managern kommunizieren. Sie können Kommentare in den ersten 30 Minuten, nach dem Sie sie geschrieben haben, wieder löschen, indem Sie auf das Mülleimer-Symbol an der Nachricht klicken und das in dem nachfolgenden Fenster mit dem "Löschen"-Button bestätigen. LV exportieren Die Export-Funktionen finden Sie rechts unterhalb des Leistungsverzeichnisses. Ein Klick auf den "Export generieren"-Button öffnet ein Kontextmenü mit den folgenden Optionen: