Living Contract für Property Manager


Nachtragsmanagement (Living Contract) - Übersicht

Die Living-Contract-Übersicht in der Beestate-Plattform ist die zentrale Anlaufstelle zur Verwaltung von Verträgen und Nachträgen. Sie bietet zwei Ansichten: eine Liegenschaften-Ansicht (Karten mit Liegenschaften und Vertragsinformationen) und eine Dashboard-Ansicht (Kennzahlen, Diagramme und Tabellen). Beide Ansichten können Sie über einen Umschalter oben rechts auf der Seite wechseln.

Ansicht umschalten

Oben rechts neben der Überschrift Living Contract - Nachtragsmanagement finden Sie einen Umschalter:

Die gewählte Ansicht bleibt beim Navigieren in der Anwendung erhalten, bis Sie sie erneut umschalten.

Liegenschaften-Ansicht

In der Liegenschaften-Ansicht sehen Sie Ihre Liegenschaften in Kartenform, gruppiert nach offenen Nachträgen, weiteren Liegenschaften und inaktiven Liegenschaften. Filter, Sortierung und Suche beziehen sich nur auf diese Ansicht.

Aufbau: Filter, Sortieren und Suche

Hinweis
Nutzen Sie Filter, Sortierung und Suche, um schnell den Überblick über alle Liegenschaften zu behalten und gezielt Einträge zu finden.

Liegenschaften mit offenen Nachträgen

In diesem Abschnitt werden Liegenschaften angezeigt, bei denen noch offene Änderungsanfragen oder vorgemerkte Entscheidungen (Freigabe/Ablehnung) bestehen. Über der Kartenliste wird die Anzahl der sichtbaren Liegenschaften im Verhältnis zur Gesamtanzahl angezeigt (z. B. 4/4).

Jede Liegenschaftskarte enthält:

Hinweis
Liegenschaften mit offenen Nachträgen sollten Sie priorisiert bearbeiten, damit alle Änderungen ordnungsgemäß dokumentiert und freigegeben werden.

Weitere Liegenschaften

In diesem Abschnitt werden Liegenschaften mit Verträgen angezeigt, die keine offenen Änderungsanfragen oder vorgemerkten Entscheidungen haben. Auch hier erscheint die Anzeige X/Y (sichtbar / gesamt). Die Karten zeigen dieselben Informationen wie bei „Liegenschaften mit offenen Nachträgen“, jedoch ohne oder mit geringerer Badge-Aktivität.

Inaktive Liegenschaften

Falls vorhanden, werden Inaktive Liegenschaften in einem eigenen Abschnitt unten aufgeführt. Die Karten sind optisch deaktiviert; die Anzeige X/Y gilt auch hier. Sie können die Karten zur Information ansehen, die Navigation in die Vertragsdetails ist je nach Konfiguration eingeschränkt.

Navigation von der Liegenschaftskarte

Ein Klick auf eine Liegenschaftskarte führt Sie zur Vertragsübersicht dieser Liegenschaft. Dort sehen Sie alle Verträge der Liegenschaft und können von dort in die detaillierten Vertragsdaten und Nachträge wechseln.

Die Übersicht ermöglicht so eine effiziente Verwaltung und Überwachung aller Verträge und Nachträge im Modul Living Contract.

Dashboard-Ansicht

Die Dashboard-Ansicht bietet Kennzahlen, Diagramme und Tabellen zu Objekten, Verträgen, Nachträgen und Handlungsbedarf. Sie eignet sich, um den Gesamtstatus auf einen Blick zu erfassen und gezielt in Verträge mit Handlungsbedarf zu wechseln.

Statistik-Blöcke

Oben auf dem Dashboard stehen mehrere Statistik-Blöcke nebeneinander:

Block Anzeige
Anzahl Objekte Aktiv / Inaktiv (getrennt durch eine vertikale Linie)
Anzahl Verträge Aktiv / Inaktiv
Geschlossene Nachträge Manuell / Systemisch
Änderungsanfragen Gesamt
Leistungspositionen Gesamt

Die Werte werden aus allen geladenen Verträgen und Liegenschaften Ihrer Organisation berechnet.

Diagramme

Unter den Statistik-Blöcken erscheinen zwei Diagrammkarten:

Vertragsübersicht

Der Bereich Vertragsübersicht besteht aus:

Alle Spalten sind sortierbar.

Handlungsbedarf

Der Bereich Handlungsbedarf zeigt, wo offene oder vorgemerkte Entscheidungen anstehen:

Empfehlung
Nutzen Sie den Handlungsbedarf-Bereich, um Verträge mit offenen oder vorgemerkten Entscheidungen zu identifizieren und gezielt zu bearbeiten.

Diese Übersicht unterstützt Sie dabei, den aktuellen Status Ihrer Vertragsverwaltung im Living Contract stets im Blick zu behalten.

Nachtragsmanagement (Living Contract) - Verträge im Detail

Der Bereich "Verträge im Detail" bildet das Herzstück der operativen Vertragssteuerung pro Liegenschaft. Hier laufen alle Informationen zusammen, die Sie für eine aktive und transparente Verwaltung Ihrer Dienstleistungsverträge benötigen. Die Übersicht ist in Laufende Verträge und Ausgelaufene Verträge unterteilt, um Ihnen eine klare Trennung zwischen aktivem Management und historischer Dokumentation zu ermöglichen.

Funktionen

Effiziente Suche: Das Suchfeld erlaubt Ihnen, das gesamte Portfolio einer Liegenschaft nach Schlagworten, Daten oder Beträgen zu durchsuchen. Der Zähler x / y gibt Ihnen dabei stets Rückmeldung über die Relevanz Ihrer Suchanfrage im Kontext des Gesamtbestands.

Laufende Verträge

Die Liste der laufenden Verträge dient Ihnen als zentrales Cockpit. Sie erhalten hier nicht nur eine Auflistung der aktiven Verträge, sondern auch eine sofortige Rückmeldung über den Umfang Ihres aktuellen Portfolios in dieser Liegenschaft. Jede Vertragskarte ist so aufgebaut, dass Sie die wichtigsten Kennzahlen erfassen können, ohne tief in die Untermenüs navigieren zu müssen.

Aufbau der Vertragskarte

Um eine schnelle Identifikation und Steuerung zu ermöglichen, ist jede Karte in logische Funktionsblöcke unterteilt:

Basisdaten & Key-Metrics

Anpassungsdynamik: Der Lebenszyklus Ihres Vertrages

Ein "Living Contract" verändert sich ständig. Der klappbare Bereich Anpassungsdynamik macht diese Veränderungen über die gesamte Zeitachse sichtbar. Er dient als "Fieberkurve" des Vertrages und zeigt Ihnen:

Durch dieses Diagramm gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse für Vertragsgespräche und die langfristige Budgetsteuerung.

Nachträge: Revisionssichere Dokumentation

Im Bereich Nachträge wird die rechtliche Ebene Ihres Vertrages lückenlos dokumentiert. Hier finden Sie die chronologische Historie aller Anpassungen, die über den ursprünglichen Vertrag hinausgehen.

Ausgelaufene Verträge

Historische Daten sind die Basis für zukünftige Entscheidungen. Im Bereich Ausgelaufene Verträge archiviert das System alle beendeten Verträge in der gewohnten Struktur. So können Sie auch Jahre später noch nachvollziehen, welche Leistungen zu welchen Konditionen erbracht wurden.

Hinweis
Nutzen Sie die Möglichkeit, Dokumente direkt am Nachtrag zu speichern. Eine lückenlose digitale Akte spart im Falle von Audits oder Unklarheiten erheblich Zeit und Aufwand.

Achtung
Ein "Living Contract" lebt von der Aktualität. Prüfen Sie regelmäßig die offenen Anpassungen in der Dynamik-Ansicht, um Bearbeitungsstaus zu vermeiden und die Budgetwahrheit zu wahren.

Diese Seite ermöglicht Ihnen eine proaktive statt reaktive Vertragsverwaltung und stellt sicher, dass Sie jederzeit aussagefähig über den Status und die Kosten Ihrer Liegenschaften sind.

Nachtragsmanagement (Living Contract) - Nachtrag bearbeiten

Die Seite "Nachtrag bearbeiten" bietet umfassende Funktionen zur Verwaltung und Bearbeitung von offenen Nachträgen in Verträgen. Sie ermöglicht Ihnen, detaillierte Anpassungen am Leistungsverzeichnis vorzunehmen, Positionen hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen und die entsprechenden Änderungen zu dokumentieren.

Leistungsverzeichnis anzeigen

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Such- und Filterfunktionen

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Bearbeitungsfunktionen

**Hinweis** Überprüfen Sie vor dem freigeben von Nachträgen dass das angegebene Startdatum korrekt ist.

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Achtung Die freigegebenen oder abgelehnten Nachträge werden mit dem Klick auf "Nachtrag schließen" fixiert und können nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Nachträge freigeben oder ablehnen

Der hervorgehobene Punkt neben dem Ausklapppfeil dient dazu Positionen mit offenen Nachträgen schneller zu finden.
Offene Nachträge können entweder auf Positionsebene oder innerhalb der Evolution einer Position vorhanden sein. Sie sind farblich gekennzeichnet und verfügen über das Feld "Freigabe ausstehend". Durch das Klicken eines der beiden Symbole, können Nachträge freigegeben oder abgelehnt werden. Die Eingabe kann jederzeit rückgängig gemacht werden, vorausgesetzt der Nachtrag wurde noch nicht geschlossen und damit fixiert.

Hinweis Überprüfen Sie vor dem Freigeben von Nachträgen, dass das angegebene Startdatum korrekt ist.

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Evolution und Kommentare

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Evolution

Die Evolution bietet Ihnen eine visuelle Zeitachse des Lebenszyklus einer Position. Sie ermöglicht es Ihnen, auf einen Blick zu erfassen, wie sich eine Position über die gesamte Vertragslaufzeit entwickelt hat.

Innerhalb dieser Grafik finden Sie verschiedene Markierungen für wichtige Ereignisse:

Die Darstellung ist interaktiv gestaltet:

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LV exportieren

Die Export-Funktionen finden Sie rechts unterhalb des Leistungsverzeichnisses. Ein Klick auf den "Export generieren"-Button öffnet ein Kontextmenü mit den folgenden Optionen:<section class="markdown-section" data-markdown-raw="

Der Export erfolgt im Excel-Format und enthält alle relevanten Informationen wie Positionsnummern, Beschreibungen, Mengen, Einzelpreise, Gesamtpreise sowie die jeweiligen Gültigkeitszeiträume der Positionen. image.png

Aufbau Exportdokumente

Das exportierte Excel-Dokument ist übersichtlich strukturiert: Links von der Summenspalte finden Sie die standardmäßigen LV-Informationen wie Positionen, Mengen und Preise. Rechts von der Summenspalte sind zusätzliche Informationen zu den Nachträgen aufgeführt, einschließlich Gültigkeitszeiträumen und Nachtragsstatus. Der hierarchische Aufbau ist analog zur Darstellung auf der Plattform - nach Positionsnummer sortiert. Unterhalb der jeweiligen Position sind die zugehörigen Nachträge aufgelistet. Diese Struktur ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über alle relevanten Informationen und Änderungen im Leistungsverzeichnis.

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Diese Seite bietet Ihnen alle notwendigen Werkzeuge, um offene Nachträge effizient zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Vertragsänderungen ordnungsgemäß dokumentiert und verarbeitet werden.

Nachtragsmanagement (Living Contract) - Auswirkungen von Nachträgen

Nachträge in der Beestate-Plattform können sich unterschiedlich auf die bestehende Vertragsstruktur auswirken. Wenn ein Nachtrag über die Dauer einer bestehenden Position hinausgeht, kann er diese überschreiben oder ergänzen. Dabei können sich Nachträge zeitlich überlappen und die wirksamen Positionen ändern.

Beispielsweise könnte eine zweite Änderung nach einer ersten Änderung wirksam werden und die ursprüngliche Position teilweise oder vollständig ersetzen. Es ist wichtig, diese zeitlichen Abhängigkeiten und Überschneidungen zu beachten, um die aktuellen und zukünftigen Vertragspositionen korrekt zu verwalten.

Die grafischen Darstellungen verdeutlichen, wie Änderungen zu verschiedenen Zeitpunkten implementiert und dargestellt werden. Nachträge können gleichzeitig bestehen, wobei spätere Änderungen frühere Änderungen überschreiben oder parallel wirken, wenn ihre Wirkzeiten unterschiedlich beginnen. Längere Wirkzeiten früherer Änderungen können dazu führen, dass die ursprüngliche Position von mehreren Änderungen gleichzeitig beeinflusst wird.

Beispiel 1

Späterer Nachtrag überschreibt früheren Nachtrag, sowie die ursprüngliche Position, ohne den Endzeitpunkt zu verändern.

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Wirkung


01.01.2024 – 29.02.2024​

Normalposition, 2 Stück, 750€ EP, 1500€ GP​

01.03.2024 - Vertragsende​

Normalposition, 6 Stück, 750€ EP, 4500€ GP​

Hinweis
Nachträge können sich überlappen, wobei spätere Änderungen frühere Änderungen überschreiben.

Beispiel 2

Späterer Nachtrag überschreibt teilweise früheren Nachtrag, sowie teilweise die Ursprungsposition. Der Endzeitpunkt verändert sich nicht.

image.png

Wirkung​

​

01.01.2024 – 29.02.2024​

Normalposition, 2 Stück, 750€ EP, 1500€ GP​

01.03.2024 - 15.11.2024​

Normalposition, 6 Stück, 750€ EP, 4500€ GP​

16.11.2024 - Vertragsende​

Normalposition, 4 Stück, 750 € EP, 3000€ GP​

Hinweis
Änderungen können parallel und unabhängig voneinander existieren, wenn ihre Wirkzeiten unterschiedlich beginnen.

Beispiel 3

Späterer und früherer Nachtrag überschreiben Teile der Ursprungsposition ohne den Endzeitpunt zu verändern.

image.png

Wirkung​

​

01.01.2024 – 29.02.2024​

Normalposition, 2 Stück, 750€ EP, 1500€ GP​

01.03.2024 - 31.03.2024​

Normalposition, 6 Stück, 750€ EP, 4500€ GP​

01.04.2024 - 31.08.2024​

Normalposition, 2 Stück, 750€ EP, 1500€ GP​

01.09.2024 - 31.11.2024​

Normalposition, 4 Stück, 750€ EP, 3000€ GP​

01.12.2024 - Vertragsende​

Normalposition, 2 Stück, 750€ EP, 1500€ GP​

Hinweis
Längere Wirkzeiten früherer Änderungen können dazu führen, dass die ursprüngliche Position von mehreren Änderungen gleichzeitig beeinflusst wird.

Nachtragsmanagement (Living Contract) - Erklärung Berechnungen

Auftragssumme zum Vertragsende

Der angezeigte Wert repräsentiert die vertraglich fixierte Summe aller gültigen Positionen eines Leistungsverzeichnisses (LV) am letzten Tag des Vertrags. Dies ist der Wert, der für eine Vertragsverlängerung als Ausgangspunkt herangezogen wird.

Nicht berücksichtigt werden:

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Beispiel:

Ein LV enthält eine Position mit einem Pauschalpreis von 6.000 €, festgelegt in der ursprünglichen Ausschreibung.

Am letzten Tag des Vertrags beträgt der Preis 1.000 €, daher wird dieser Wert angezeigt.

Hinweis für komplexe (reale) Leistungsverzeichnisse:

In LVs mit mehreren Positionen wird der Wert jeder einzelnen Position gemäß dem obigen Prinzip berechnet und anschließend für die Kategorien summiert.

Basiswert einer Position

Der Basiswert ist der vertraglich fixierte Wert einer Position zum Stichtag „letzter Vertragstag“. Er bildet die Grundlage zur Berechnung von Steigerungs- und Senkungspotentialen.

Steigerungspotential einer Position

Das Steigerungspotential berücksichtigt alle schwebenden Anpassungen (noch nicht fixierte Änderungen) und zeigt die maximale positive Abweichung vom Basiswert.

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Beispiel:

Berechnung des Steigerungspotentials:

  1. [2]: 700 € - 1.000 € = -300 € (irrelevant, da negativ)
  2. [3]: 2.500 € - 1.000 € = 1.500 € (maximaler positiver Wert)
  3. [4]: 1.400 € - 1.000 € = 400 € (kleiner als 1.500 €)

→ Steigerungspotential: 1.500 €


Senkungspotential einer Position

Das Senkungspotential berücksichtigt ebenfalls alle schwebenden Anpassungen und zeigt die maximale negative Abweichung vom Basiswert.

image.png

Beispiel:

Berechnung des Senkungspotentials:

  1. [2]: 700 € - 1.000 € = -300 € (maximaler negativer Wert)
  2. [3]: 2.500 € - 1.000 € = 1.500 € (irrelevant, da positiv)
  3. [4]: 1.400 € - 1.000 € = 400 € (irrelevant, da positiv)

→ Senkungspotential: -300 €

Nachtragsmanagement (Living Contract) – Erklärung Vertragsentwicklung

Übersicht

Das Dashboard eines Living Contracts gibt Ihnen als Property Manager eine zentrale Übersicht über den Vertrag: Rahmenpreisquote, Bearbeitungsstatus und Zusammensetzung des Leistungsverzeichnisses (LV), die Entwicklung der Kosten im Zeitverlauf, eine Kostentabelle sowie eine Budgetprognose. Sie erreichen das Dashboard über die Navigation zu einer Liegenschaft und dem gewählten Vertrag; die Ansicht enthält die folgenden Bereiche:

Rahmenpreisquote

Dieser Abschnitt zeigt, welcher Anteil der LV-Positionen eine Preisbindung hat und welcher nicht.

Darstellung

Toggle (Umschaltung)

Über die beiden Symbole neben der Überschrift Rahmenpreisquote können Sie die Darstellung umschalten:

Damit können Sie entweder die Mengen oder die finanziellen Anteile im Fokus betrachten.

LV Bearbeitungsstatus

Hier sehen Sie, wie viele Positionen des Leistungsverzeichnisses in welchem Bearbeitungsstatus stehen (z. B. offen, zur Freigabe vorgemerkt, zur Ablehnung vorgemerkt).

Darstellung

Filter

Wenn aktuell keine offenen Nachträge vorliegen, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt (z. B. „Aktuell liegen keine offenen Nachträge vor.“).

LV Zusammensetzung

Dieser Bereich zeigt die Zusammensetzung der Kosten des Leistungsverzeichnisses nach Kategorien (z. B. Objektmanagement, Technische Betriebsführung).

Darstellung

So erkennen Sie auf einen Blick, welche Kategorien den größten Anteil an den Vertragskosten haben.

Kostendynamik

Die Kostendynamik zeigt die Entwicklung der Auftragssumme über die Zeit. Drei Linien unterscheiden den vertraglich fixierten Stand von Szenarien inklusive bearbeiteter bzw. aller Änderungsanfragen.

Bedeutung der Linien

  1. Vertraglich fixiert (dunkelblau)
    Enthält nur Werte aus dem ursprünglichen Vertrag oder aus bereits abgeschlossenen Nachträgen – also ausschließlich verbindlich fixierte Positionen.

  2. Inkl. bearbeiteter Änderungsanfragen
    Umfasst alle vertraglich fixierten Werte plus Änderungsanfragen, die bereits zur Annahme oder Ablehnung vorgemerkt sind. Anfragen mit Status „Freigabe ausstehend“ werden nicht einbezogen. Diese Linie entspricht einem möglichen Stand, wenn mit dem aktuellen Bearbeitungsstand ein Nachtrag abgeschlossen würde.

  3. Inkl. aller Änderungsanfragen
    Wie Linie 2, mit dem Unterschied, dass alle Änderungsanfragen im Status „Freigabe ausstehend“ als angenommen gezählt werden. Diese Linie zeigt ein Szenario, falls alle offenen Anfragen angenommen würden.

Achsen und Bedienung

Über die Legende können Sie die Linien per Klick ein- und ausblenden. Ein Info-Symbol neben der Überschrift Kostendynamik liefert weitere Erläuterungen zu den drei Linien.

Filter

Über das Dropdown Kategorien können Sie die Kostendynamik auf ausgewählte LV-Kategorien beschränken. Diagramm und Daten beziehen sich dann nur auf diese Kategorien.

Kostentabelle

Die Kostentabelle listet die Auftragssummen zu einzelnen Stichtagen auf und ergänzt die grafische Kostendynamik um eine tabellarische Detailansicht.

Spalten

Export

Budgetprognose

Die Budgetprognose gibt eine Übersicht der voraussichtlich anfallenden Kosten innerhalb bestimmter Zeiträume. Diese Zeiträume werden aus den im Vertrag hinterlegten Wirtschaftsjahren und der Vertragslaufzeit abgeleitet.

Darstellung

Ein Info-Symbol neben der Überschrift Budgetprognose erläutert die Berechnung und die Bedeutung der drei Werte.

Berechnung

Welche Werte fließen ein?

Hinweis
Die Auftragssumme eines LV kann sich täglich ändern, da Anpassungen einzelner Positionen jederzeit während der Vertragslaufzeit wirksam werden können. Die Budgetprognose unterstützt Sie bei der Planung und Risikoeinschätzung.

Nachtragsmanagement (Living Contract) – Datenräume für Property Manager

Die Dokumenten- bzw. Datenraum-Seite eines Living Contracts (LC) gibt Ihnen als Property Manager (PM) eine zentrale Übersicht über den Speicherplatz, die vordefinierte Ordner- und Dokumentenstruktur sowie den Inhalt des Datenraums der Liegenschaft. Sie können alle vertragsbezogenen Dokumente einsehen und die Struktur nachvollziehen, in die Ihr Facility Manager (FM) Dokumente einordnet. Sie erreichen die Seite über die Navigation zu einer Liegenschaft, dem gewählten Vertrag und dem Bereich Dokumente.

Hinweis
Für den Zugriff benötigen Sie die Datenraum-Lizenz sowie Lese- oder Admin-Rechte. Ist für den Vertrag noch keine Datenraumstruktur definiert, wird eine entsprechende Hinweisseite angezeigt.

Speicherplatz

Dieser Abschnitt zeigt die aktuelle Speichernutzung des Datenraums für den Vertrag.

Darstellung

Umschaltung Anzeigemodus

Über die beiden Symbole neben der Überschrift Speicherplatz können Sie die Darstellung umschalten:

Information & Struktur

Dieser Abschnitt beschreibt die vordefinierte Struktur des Datenraums: welche Ordner es gibt, welche Dokumenttypen vorgesehen sind und wie Dateien benannt werden sollen. Nutzen Sie diese Information, um die Einordnung der Dokumente durch den FM nachzuvollziehen.

Tabs: Ordner und Dokumente

Über die Tabs Ordner und Dokumente wechseln Sie zwischen zwei Sichten:

Suche

Im Suchfeld Suchen... können Sie die Liste der Ordner bzw. Dokumenttypen nach Titel filtern.

Inhalt des Datenraums (Cloud-Ordner)

Unter den Bereichen Speicherplatz und Information & Struktur wird der Inhalt des Datenraums der Liegenschaft eingeblendet. Dort sehen Sie:

Sie können in dieser Ansicht navigieren, Ordner öffnen und sich einen Überblick über alle hochgeladenen Dokumente verschaffen. Die Struktur entspricht der im Abschnitt Information & Struktur beschriebenen Ordner- und Dokumentenlogik.

Rechte und Hinweise

Empfehlung
Nutzen Sie die Ansicht Information & Struktur vor dem Durchsuchen des Datenraum-Inhalts, um die Bedeutung der Ordner und Dokumenttypen schnell zu erfassen.