Einführung ins Beestate Audit (A+)

Was ist das Audit (A+) Modul?

Das Audit (A+) Modul ist ein integraler Bestandteil der Beestate-Plattform, der speziell dafür entwickelt wurde, den Prozess der Überprüfung und Validierung von Facility Management (FM)-Dienstleistungen und deren vertraglicher Grundlage zu optimieren.

Zweck und Nutzen

• Transparenz: Schaffung eines klaren Überblicks über die erbrachten Leistungen im Vergleich zum vereinbarten Vertrag (Living Contract).
• Genauigkeit: Sicherstellung, dass Abrechnungen und Leistungsnachweise korrekt sind, basierend auf einer detaillierten Prüfung.
• Rechenschaftspflicht: Nachvollziehbarkeit, welche Leistungen wie und wann erbracht wurden und wer für Abweichungen verantwortlich ist.
• Optimierung: Identifizierung von Abweichungen und Potenzialen zur Verbesserung der Vertragsgenauigkeit und der Dienstleistungserbringung in der Zukunft.

Das Audit-Modul dient als Brücke zwischen der dynamischen Vertragsverwaltung im Living Contract (LC) und der periodischen, rückblickenden Überprüfung der Leistungserbringung.

Kernkonzepte des Audits

Um das Audit-Modul effektiv nutzen zu können, ist das Verständnis folgender Kernkonzepte entscheidend:

• Auditierter Zeitraum: Dies ist der spezifische, vergangene Zeitraum (z.B. das letzte Geschäftsjahr, ein Quartal), für den die Leistungen überprüft werden. Das Audit konzentriert sich immer auf abgeschlossene Perioden.
• Datensperre (im Living Contract): Sobald ein Jahresend-Audit für einen bestimmten Zeitraum initiiert wird (nach Ablauf einer Korrekturfrist), werden die Daten dieses Zeitraums im Living Contract gesperrt.

Achtung
Es können keine rückwirkenden Änderungen mehr am LC für diesen bereits auditierten Zeitraum vorgenommen werden. Dies gewährleistet einen stabilen, unveränderlichen Datenstand für das Audit und nachfolgende Prozesse wie die Nebenkostenabrechnung. Der Living Contract bleibt für Zeiträume nach der auditierten Periode weiterhin voll nutzbar.

• Daten-Snapshot: Zu Beginn des formalen Audits (nach der Korrekturfrist) erstellt das System einen "eingefrorenen" Snapshot, des Living Contracts während der auditierten Periode. Dieser Snapshot enthält alle Leistungspositionen, Preise und Mengen, wie sie am Ende des auditierten Zeitraums im LC gültig waren. Positionen, die vor oder während des Zeitraums komplett entfernt oder ersetzt wurden, sind in diesem Daten-Snapshot nicht enthalten. Der Snapshot bildet die unveränderliche Basis für die gesamte Audit-Durchführung im A+ Modul.

• Geschäftsjahrflexibilität: Die Plattform unterstützt unterschiedliche Geschäftsjahre (z.B. Kalenderjahr, abweichendes Wirtschaftsjahr, Rumpfgeschäftsjahr). Das definierte Geschäftsjahr einer Liegenschaft steuert, wann automatische Jahresendaudits typischerweise initiiert werden.

Zusammenhang mit dem Living Contract (LC)

Das Audit (A+) Modul ist untrennbar mit dem Living Contract verbunden:

• Datenquelle: Living Contract liefert die vertragliche Grundlage (Leistungen, Preise, Mengen) für das Audit in Form des Daten-Snapshots.
• Keine Rückwirkung: Im Audit festgestellte Abweichungen (z.B. falsche Mengen oder nicht erbrachte Leistungen) ändern nicht die gesperrten Daten des auditierten Zeitraums im LC.
• Zukünftige Anpassung: Die Audit-Ergebnisse dienen als Grundlage, um notwendige Korrekturen und Anpassungen am zukünftigen Living Contract vorzunehmen und so dessen Genauigkeit kontinuierlich zu verbessern.