Der Audit-Workflow im Überblick

Dieser Abschnitt beschreibt den gesamten Ablauf eines Audits in der Beestate-Plattform, von der Planung bis zum Abschluss.

Phase 1: Planung des Audits

Ein Audit wird für einen spezifischen, abgeschlossenen Zeitraum (den "auditierten Zeitraum", z.B. das letzte Geschäftsjahr) gestartet.

• Automatisch: Das System kann so konfiguriert werden, dass ein Audit automatisch nach Ende des Geschäftsjahres des Vertrages geplant wird (14 Tage danach). Es startet eine Korrekturfrist von 4 Wochen. Nach insgesamt 6 Wochen nach Ende des Geschäftsjahres startet die Bearbeitung des Audits.
• Manuell: Ein Property Manager (PM) kann ein Audit jederzeit manuell initiieren.

Phase 2: Korrekturphase ("Cooldown Period")

Nach der Initiierung beginnt eine definierte Frist (im Automaitsmus 28 Tage, sonst frei wählbar).

• Zweck: Diese Phase gibt allen Beteiligten Zeit, letzte Änderungen im Living Contract vorzunehmen bevor die Daten für das Audit "eingefroren" werden und notwendige Dokumente hochzuladen.
• Benachrichtigungen: Property Manager (PM) und Facility Manager/Dienstleister (FM/DL) werden über den Start der Korrekturphase informiert.
• Aufgaben FM/DL: Stellen notwendiger Nachtragsanfragen (im LC) und Hochladen aller relevanten Belege und Nachweise für den auditierten Zeitraum.
• Aufgaben PM: Überprüfung und Finalisierung eventuell noch offener Änderungen (Nachträge) im LC für den auditierten Zeitraum.
• Offene Änderungen im LC: Alle Änderungsvorschläge im LC, die sich auf den auditierten Zeitraum beziehen und am Ende der Korrekturfrist noch nicht von beiden Parteien (PM und FM/DL) final akzeptiert wurden, werden vom System automatisch abgelehnt.

Hinweis
 Diese abgelehnten Positionen bleiben im Audit-Modul sichtbar. Dies dient der Nachvollziehbarkeit (z.B. Genehmigung vom PM nicht erfolgt)

Phase 3: Formaler Audit-Start & Daten-Snapshot

Nach Ablauf der Korrekturphase startet das System das Audit.

Aktion 1 - Datensperre im LC: Die Daten für den auditierten Zeitraum werden im Living Contract gesperrt.

Achtung
 Ab diesem Zeitpunkt sind keine rückwirkenden Änderungen mehr im LC für diesen Zeitraum möglich. Dies stellt die Integrität