Beestate A+

Beestate A+ ermöglicht die systematische Durchführung von Facility Management Audits mit nahtloser Living Contract Integration für Jahresabschlüsse.

Audit - Grundlagen & Einstieg


Audit - Grundlagen & Einstieg

Einführung ins Beestate Audit (A+)

Was ist das Audit (A+) Modul?

Das Audit (A+) Modul ist ein integraler Bestandteil der Beestate-Plattform, der speziell dafür entwickelt wurde, den Prozess der Überprüfung und Validierung von Facility Management (FM)-Dienstleistungen und deren vertraglicher Grundlage zu optimieren.

Zweck und Nutzen

Das Audit-Modul dient als Brücke zwischen der dynamischen Vertragsverwaltung im Living Contract (LC) und der periodischen, rückblickenden Überprüfung der Leistungserbringung.

Kernkonzepte des Audits

Um das Audit-Modul effektiv nutzen zu können, ist das Verständnis folgender Kernkonzepte entscheidend:

Achtung
Es können keine rückwirkenden Änderungen mehr am LC für diesen bereits auditierten Zeitraum vorgenommen werden. Dies gewährleistet einen stabilen, unveränderlichen Datenstand für das Audit und nachfolgende Prozesse wie die Nebenkostenabrechnung. Der Living Contract bleibt für Zeiträume nach der auditierten Periode weiterhin voll nutzbar.

Zusammenhang mit dem Living Contract (LC)

Das Audit (A+) Modul ist untrennbar mit dem Living Contract verbunden:

Audit - Grundlagen & Einstieg

Der Audit-Workflow im Überblick

Dieser Abschnitt beschreibt den gesamten Ablauf eines Audits in der Beestate-Plattform, von der Planung bis zum Abschluss.

Phase 1: Planung des Audits

Ein Audit wird für einen spezifischen, abgeschlossenen Zeitraum (den "auditierten Zeitraum", z.B. das letzte Geschäftsjahr) gestartet.

Phase 2: Korrekturphase ("Cooldown Period")

Nach der Initiierung beginnt eine definierte Frist (im Automaitsmus 28 Tage, sonst frei wählbar).

Hinweis
 Diese abgelehnten Positionen bleiben im Audit-Modul sichtbar. Dies dient der Nachvollziehbarkeit (z.B. Genehmigung vom PM nicht erfolgt)

Phase 3: Formaler Audit-Start & Daten-Snapshot

Nach Ablauf der Korrekturphase startet das System das Audit.

Aktion 1 - Datensperre im LC: Die Daten für den auditierten Zeitraum werden im Living Contract gesperrt.

Achtung
 Ab diesem Zeitpunkt sind keine rückwirkenden Änderungen mehr im LC für diesen Zeitraum möglich. Dies stellt die Integrität

Audit - Grundlagen & Einstieg

Rollen & Verantwortlichkeiten im Audit

Das Audit (A+) Modul involviert verschiedene Rollen mit spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Ein klares Verständnis dieser Rollen ist für einen reibungslosen Audit-Prozess entscheidend.

Auditor (Intern oder Extern)

Der Auditor ist die zentrale Figur bei der Durchführung des Audits.

Hauptverantwortlichkeiten

Hinweis
Ein externer Auditor wird über Mandate von einem PM beauftragt und hat nur Zugriff auf die ihm zugewiesenen Audits

Property Manager (PM)

Der Property Manager ist der Auftraggeber des Audits und nutzt dessen Ergebnisse.

Hauptverantwortlichkeiten

Facility Manager / Dienstleister (FM/DL)

Der Facility Manager / Dienstleister ist primär für die Bereitstellung von Informationen und die Abgabe von Stellungnahmen zuständig.

Hauptverantwortlichkeiten

Zusammenarbeit

Ein erfolgreiches Audit basiert auf der effektiven Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen diesen drei Rollen, die durch den Freigabe-Workflow im Audit (A+) Modul strukturiert und nachvollziehbar gemacht wird.

Audit - Leitfaden für Auditoren

Audit - Leitfaden für Auditoren

Audit-Navigation & Übersicht

Dieser Abschnitt erklärt, wie Sie als Auditor auf die Ihnen zugewiesenen Audits zugreifen und sich innerhalb der Audit-Ansichten orientieren können.

Zugriff auf Audits

Der primäre Einstiegspunkt für Auditoren ist eine Übersicht aller Liegenschaften, auf denen Verträge mit potentiell zu auditierenden Leistungsverzeichnissen hinterlegt sind.

1. Liegenschaftsübersicht (Audit-Dashboard):
Nach dem Einloggen und Navigieren zum Audit-Bereich (A+) sehen Sie eine Liste von Liegenschaften. Diese Ansicht ist unterteilt in:

Funktionen: Sie können diese Liste durchsuchen, sortieren (z. B. nach Stadt, Name) und filtern (z. B. nach Stadt), um schnell die gewünschte Liegenschaft zu finden.

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2. Vertragsübersicht pro Liegenschaft:
Durch das Klicken auf eine Liegenschaftskarte gelangen Sie zur Übersicht aller Verträge dieser Liegenschaft.
Auch hier gibt es eine Suchfunktion, um spezifische Verträge schnell zu finden.

3. Direkter Audit-Zugriff:
Durch Klicken auf den Navigations-Button (Pfeil) bei einem aktiven Audit oder über die Aktions-Buttons in der Audit-Historie gelangen Sie in die Detailansicht des Audits.

Die Vertragskarte im Detail

Jede Vertragskarte zeigt Ihnen alle relevanten Vertragsinformationen sowie den aktuellen Audit-Status auf einen Blick.

Kopfzeile

Die Kopfzeile der Vertragskarte zeigt das Mandanten-Kürzel gefolgt von der Vertragsnummer .

Vertragsinformationen

Auf der linken Seite der Karte finden Sie folgende Informationsfelder:

Feld Beschreibung
Vertragsname Der vollständige Name des Vertrags
Vertragspartner Name des Mandanten (Auftraggeber)
Auftragssumme zum Vertragsende Die festgelegte Gesamtsumme des Leistungsverzeichnisses. Über das Info-Icon erhalten Sie weitere Details zur Berechnung.
Beginn des Wirtschaftsjahres Das Datum, an dem das Wirtschaftsjahr des Vertrags beginnt
Nächstes Jahresaudit automatisch starten Zeigt an, ob die automatische Audit-Erstellung aktiviert ist
Externe Auditierungsmandate Liste der beauftragten externen Audit-Organisationen

Hinweis
Als Auditor sehen Sie alle Felder im Nur-Lesen-Modus. Die Bearbeitung dieser Vertragsdaten obliegt dem Property Manager.

Audit-Statusbereich

Der rechte Bereich der Vertragskarte zeigt den aktuellen Audit-Status. Je nach Zustand des Vertrags werden unterschiedliche Ansichten dargestellt:

Aktives Audit (laufende Prüfung)

Wenn ein Audit aktiv in Bearbeitung ist, sehen Sie folgende Elemente:

Geplantes Audit (Korrekturperiode)

Wenn ein Audit geplant, aber noch nicht gestartet ist, befindet sich der Vertrag in der Korrekturperiode:

Hinweis
Während der Korrekturperiode sollten alle LV-Positionen auf den aktuellen Stand gebracht und offene Nachträge abgeschlossen werden.

Automatischer Audit-Start geplant

Wenn die automatische Audit-Erstellung aktiviert ist und kein Audit läuft oder geplant ist:

Auditierung überfällig

Wenn das Wirtschaftsjahr abgelaufen ist und kein Audit geplant wurde:

Achtung
Bei überfälligen Audits sollte der Property Manager zeitnah kontaktiert werden, um die Auditierung zu planen.

Kein Handlungsbedarf

Wenn aktuell kein Audit erforderlich ist:

Audit-Historie

Unterhalb der Vertragsinformationen finden Sie das ausklappbare Panel "Leistungsjahresabgleich - (#) Audits", das eine Übersicht aller Audits dieses Vertrags enthält.

Spalte Beschreibung
Angelegt Datum der Audit-Erstellung
Titel Name des Audits
Auditor Name der zugewiesenen Audit-Organisation
Prüfzeitraum Start- und Enddatum des Audit-Zeitraums
Status Aktueller Status mit Icon und Zusatzinformationen

Verfügbare Aktionen für Auditoren:

Navigation innerhalb eines Audits

Sobald Sie ein spezifisches Audit geöffnet haben, stehen Ihnen folgende Navigationselemente zur Verfügung:

1. Breadcrumb-Navigation:
Oben auf der Seite finden Sie eine Navigations-Leiste.
Diese zeigt Ihnen jederzeit, in welchem Kontext (Liegenschaft, Vertrag, Audit) Sie sich aktuell befinden und ermöglicht es Ihnen, schnell zu übergeordneten Ebenen zurückzunavigieren.

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2. Hauptansichten wechseln (Grunddaten / LV / Dokumente):

Innerhalb eines Audits können Sie zwischen verschiedenen Ansichten wechseln:

Sie wechseln zwischen diesen Ansichten über einen Auswahlknopf oder Reiter, der prominent unterhalb der Breadcrumb-Navigation platziert ist.

Der Datenraum

Über den Reiter Dokumente gelangen Sie in den vertragsbezogenen Datenraum. Hier finden Sie alle Belege und Nachweise, die vom Facility Manager im Living Contract hochgeladen wurden.

Aufbau des Datenraums

Der Datenraum gliedert sich in drei Bereiche:

Bereich Beschreibung
Speicherplatz Zeigt den verfügbaren und belegten Speicher des Datenraums an. Sie können zwischen einer prozentualen und einer absoluten Anzeige wechseln.
Information & Struktur Listet die vordefinierte Ordnerstruktur des Vertrags auf. Bei Auswahl eines Ordners werden die erlaubten Dateitypen und Dokumenttypen angezeigt.
Ordner- und Dateiansicht Zeigt die tatsächlichen Ordner und Dateien des Datenraums. Sie können Ordner öffnen, Dateien einsehen und nach Name, Typ, Größe oder Änderungsdatum sortieren.

Nutzung für die Auditierung

Die hinterlegten Dokumente dienen als Nachweise für die Leistungserbringung. Nutzen Sie den Datenraum, um:

Hinweis
Die Dokumente werden vom Facility Manager im Living Contract hochgeladen. Im Audit-Modul haben Sie Lesezugriff auf alle hinterlegten Belege.

Diese Navigationselemente helfen Ihnen, den Überblick zu behalten und effizient durch den Audit-Prozess zu navigieren.

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Grunddaten verwalten

Die Ansicht "Grunddaten" ist eine zentrale Anlaufstelle innerhalb eines jeden Audits. Hier verwalten Sie als Auditor administrative Details, beteiligte Personen und grundlegende Dokumentationen zum Audit-Prozess.

Bestandteile der Grunddaten-Ansicht

1. Allgemeine Audit-Informationen

Dieser Bereich zeigt die Stammdaten des Audits an. Felder wie die auditierenden Organisation, auditierter Zeitraum und Startdatum sind nach dem Audit-Start festgelegt und können nicht mehr geändert werden. Die weiteren Daten können jederzeit aktualisiert werden.

Besonders relevant ist dabei die Zuweisung eines Auditors sowie die Definition der Ansprechpartner auf FM und PM Seite. Diese Daten sind die Grundlage der automatischen E-Mail Benachrichtigungen innerhalb des Auditprozesses.

Auditor zuweisen: Sie weisen hier den hauptverantwortlichen Ansprechpartner aus der auditierenden Organisation für dieses spezifische Audit zu. Dies ist eine Dropdown-Auswahl der verfügbaren Benutzer mit Auditor-Rolle.

Verantwortliche Parteien: Die Hauptansprechpartner auf Seiten des Property Managers (PM) und des Facility Managers/Dienstleisters (FM/DL) werden hier angezeigt (oft aus dem Vertrag übernommen) und dienen als Empfänger für Benachrichtigungen.

2. Beteiligte Parteien im Audit

Plattformnutzer, die Änderungen an den Auditdaten vornehmen, werden hier automatisch aufgeführt. Sie können externe Personen zusätzlich (z.B. einen Hausmeister ohne Plattformzugang, der bei einer Begehung anwesend war) manuell hinzufügen, bearbeiten oder löschen, um die Dokumentation zu vervollständigen. Beestate-Plattform-Nutzer die in der "Beteiligte Personen"-Tabelle gelistet sind können nicht gelöscht werden.

3. Dokumente

Laden Sie hier allgemeine Dokumente hoch, die für das gesamte Audit relevant sind und nicht spezifisch zu einer einzelnen Leistungsposition gehören (z.B. Protokolle von Auftaktbesprechungen, allgemeine Korrespondenz). Sie können hochgeladene Dokumente auch wieder herunterladen oder löschen.

Hinweis Nutzen Sie aussagekräftige Dateinamen für eine bessere Übersicht

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4. Auditgrundlage

Dokumentieren Sie hier die Methoden und Grundlagen Ihrer Prüfung. Über den Button: Ereignis hinzufügen können Sie neue Einträge erstellen. Dabei wählen Sie aus folgenden Kategorien:

Ergänzen Sie jeden Eintrag um ein Datum und eine aussagekräftige Anmerkung.

Hinweis
Systemseitig vorgegebene Dokumente (z. B. aus der Vertragskonfiguration) werden automatisch aufgeführt und sind schreibgeschützt.

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5. Freigabezeiträume:

In diesem Bereich wird der Freigabe-Workflow verwaltet, über den die Zusammenarbeit mit PM und FM/DL gesteuert wird. Sie sehen hier die Historie der Freigaben und können über den Button: Freigabezeitraum hinzufügen neue Zeiträume initiieren.

Das System schlägt standardmäßig einen Zeitraum von 7 Tagen vor.

Empfehlung
Ein Zeitraum zwischen 3 und 14 Tagen wird für die Bearbeitung empfohlen. Bei Abweichungen zeigt das System einen entsprechenden Hinweis an.

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Achtung
Die Bearbeitungsmöglichkeiten in den Grunddaten hängen von Ihren Berechtigungen (Rolle Auditor, Schreibzugriff für das spezifische Audit) und dem Status des Audits ab.

Audit - Leitfaden für Auditoren

LV-Übersicht & Navigation

Nachdem Sie über die Grunddaten-Ansicht zum Reiter "Leistungsverzeichnis (LV)" gewechselt haben, befinden Sie sich im Hauptarbeitsbereich für die detaillierte Audit-Prüfung. Diese Ansicht basiert auf dem "eingefrorenen" Datenstand des Living Contracts zum Ende des auditierten Zeitraums.

Aufbau der LV-Ansicht

1. LV-Dashboard:
Dieser Bereich bietet eine dynamische Zusammenfassung der finanziellen Auswirkungen Ihrer Audit-Bewertungen. - Auftragssumme: Der ursprüngliche Gesamtwert der Positionen im Audit für den auditierten Zeitraum aus dem Living Contract. - Quantitative Anpassung: Summe der Positionen im Audit inklusive Wertänderungen, die sich aus Korrekturen der Leistungspositionen ergeben (z.b. Mengenänderungen). - Qualitative Anpassung: Summe der Wertänderungen aufgrund von Qualitäts- oder Häufigkeitsbewertungen des Auditors (z.B. Minderungen). - Auftragssummenabweichung: Die Gesamtdifferenz zwischen der ursprünglichen Auftragssumme und der qualitativen Anpassungssumme. - Detail-Auswertung (ausklappbar): Unter der Hauptauswertung finden Sie Detailinformationen zum Vertragsvolumen der bewerteten Leistungspositionen (z.B. für "Erfüllt", "Nacherfüllt", "Minderung", "Nachzuerfüllen", "Ungeprüft" oder "Systemische Vorprüfung"). Diese können über ein Pfeil-Symbol ein- und ausgeklappt werden.

Hinweis Das Dashboard aktualisiert sich, während Sie Bewertungen im LV vornehmen, und bietet so einen ständigen Überblick über die Ergebnisse.

2. Filter-, Such- und Steuerungsleiste:
Direkt unter dem Dashboard finden Sie Werkzeuge, um die Anzeige im LV einzugrenzen und die Bearbeitung zu steuern:

Hinweis Nutzen Sie Filter und Suche, um schnell spezifische Positionen oder Gruppen von Positionen zu finden, insbesondere in umfangreichen Leistungsverzeichnissen.

3. LV-Tabelle:
Dies ist die detaillierte Auflistung aller Leistungspositionen und ihrer übergeordneten Struktur aus dem Audit-Snapshot. Die Tabelle ist hierarchisch wie ein Baum organisiert und kann über Pfeile links neben den Bezeichnungen auf- und zugeklappt werden.

Position anlegen (+ Symbol): In der rechten oberen Ecke einer Kategoriezeile befindet sich ein Plus-Symbol. Über dieses Symbol können Sie neue Positionen im LV anlegen. Der Dialog hierfür öffnet sich auf klick auf den Button.

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Positionsanlagedialog

Hinweis zur EP-Berechnung
Über das Info-Symbol beim Einzelpreis können Sie die detaillierte Preisberechnung (Basispreis inkl. aller Faktoren) jederzeit transparent nachvollziehen.

Validierung & Status

Die Sidebar zeigt Ihnen durch Symbole sofort den Bearbeitungsstatus der jeweiligen Seite an:

Erst wenn alle notwendigen Bereiche valide sind, kann die Position gespeichert werden.

Einflussfaktor (Zahl in schräger Ecke rechts): Jeder Evolutionseintrag hat einen Einflussfaktor, der angibt, wie stark dieser Eintrag in die Gesamtberechnung einfließt (z.B. anteilig nach Tagen im Jahr). Im Normalfall wird dieser Wert anhand des Leistungszeitraums im Verhältnis zum auditierten Zeitraum berechnet. Der Auditor hat allerdings auch jederzeit die Möglichkeit diesen Automatismus aufzuheben und den Einfluss der Evolutionseinträge manuell zu definieren.

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Aktionen: An jedem Evolutionseintrag können die eigentlichen Audit-Bewertungen vorgenommen werden (Status ändern, Anpassungen vornehmen). Ein Menü (drei Punkte) bietet weitere Optionen wie das Anpassen des Einflussfaktors oder das Löschen.

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Rahmenpreisbindung (Schloss-Symbol): Wenn ein Evolutionseintrag einer Rahmenpreisbindung unterliegt, wird dies durch ein Schloss-Symbol angezeigt. Innerhalb des Audits kann sich aus der Rahmenpreisbindung gelöst werden. Entsprechen wird das Schloss geöffnet.

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Audit - Leitfaden für Auditoren

Bewertung von LV-Positionen

Diese Seite beschreibt den Kernprozess der Audit-Bewertung, der auf der Ebene der einzelnen Evolutionseinträge innerhalb einer Leistungsposition im Leistungsverzeichnis (LV) stattfindet.

Fokus auf Evolutionsebene

Alle Bewertungen und Anpassungen werden direkt an den einzelnen Evolutionseinträgen vorgenommen.

Jeder Evolutionseintrag repräsentiert einen spezifischen Zeitraum und Zustand einer Leistungsposition.

Quantitative Anpassung

Wenn Ihre Prüfung ergibt, dass die tatsächlich erbrachte Menge einer Leistung vom Wert aus dem Living Contract abweicht (z.b. aufgrund von Absprachen außerhalb der Plattform), können Sie eine quantitative Anpassung vornehmen.

Vorgehen: Bearbeiten Sie die Daten (z.B. Mengenfeld) direkt in der Zeile des Evolutionseintrags.
Zweck: Korrektur von Mengendifferenzen, EP-Code Abweichungen, AKS Korrekturen etc., die während des auditierten Zeitraums im Living Contract nicht korrekt abgebildet wurden.
Auswirkung: Korrigiert die zu prüfenden Daten für das Audit und ändert ggf. den berechneten Gesamtpreis für diesen Evolutionseintrag basierend auf der neuen Menge und dem hinterlegten Einzelpreis (EP). Die neue Summe fließt in die "Quantitative Anpassung" im Dashboard ein.

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Qualitative Anpassung

Audit-Status setzen

Zu Beginn eines Audits ist jeder Evolutionseintrag standardmäßig vorbelegt. Bei initiierung kann festgelegt werden, o alle Positionen als "Ungeprüft" markiert starten, als erfüllt oder über eine systemische Vorprüfung berechnet werden. Ihre Aufgabe ist es, diesen Status basierend auf Ihrer Prüfung zu ändern.

Für jeden Evolutionseintrag müssen Sie bei der Prüfung einen Audit-Status festlegen. Dies geschieht über ein Dropdown-Menü, das direkt in der Zeile des Evolutionseintrags zugänglich ist.

Mögliche Stati

Ungeprüft: Der initiale Status (sofern nicht anders definiert). Keine Bewertung vorgenommen.
Erfüllt: Die Leistung wurde gemäß Vertrag (Menge, Qualität, Häufigkeit) im betrachteten Zeitraum erbracht.
Nachzuerfüllen: Die Leistung wurde ursprünglich nicht oder nur teilweise erbracht, aber soll noch korrigiert werden.
Nacherfüllt: Die Leistung wurde ursprünglich nicht oder nur teilweise erbracht, aber im Nachhinein korrigiert.
Minderung: Die Leistung wurde erbracht, aber mit Mängeln in Qualität oder Häufigkeit, die eine Wertminderung rechtfertigen.

Ziel ist es, am Ende des Audits alle relevanten Evolutionseinträge auf einen der finalen Status (Erfüllt, Nacherfüllt, Minderung) zu setzen.

Qualitative Bewertung (Wertminderung)

Wenn eine Leistung zwar erbracht, aber nicht in der vereinbarten Qualität oder Häufigkeit erfolgt ist, können Sie eine qualitative Bewertung in Form einer prozentualen Minderung vornehmen.

Vorgehen: Setzen Sie den Status des Evolutionseintrags auf "Minderung" oder "Nachzuerfüllen".
Geben Sie den Minderungsprozentsatz in das dafür vorgesehene Feld ein oder den justieren den Schiebregler entsprechend.
Zweck: Finanzielle Abbildung von Qualitäts- oder Frequenzmängeln.
Auswirkung: Reduziert den berechneten Wert des Evolutionseintrags um den angegebenen Prozentsatz. Die Summe fließt in die "Qualitative Anpassung" im Dashboard ein.

Einflussfaktor anpassen

Jeder Evolutionseintrag hat einen Einflussfaktor, der seinen Einfluss im Gesamtjahr darstellt. Im Normalfall wird dieser Faktor über die Automatische Faktorisierung (kalendarisch) basierend auf der Anzahl der Tage seiner Gültigkeit im Verhältnis zum auditierten Zeitraum automatisch berechnet. In speziellen Fällen kann es notwendig sein, diesen Faktor manuell anzupassen. Das kann über den folgenden Ablauf erreicht werden:

Vorgehen:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Evolutionseintrags (drei Punkte).
  2. Wählen Sie Einflussfaktoren ändern.
  3. Ein Dialog öffnet sich.

Funktionsweise des Dialogs

In der Übersicht sehen Sie alle Evolutionseinträge der Position und deren aktuellen Einfluss.

Hinweis
Weicht die Summe der Gewichtungen von 100% ab, zeigt das System eine Warnung. Eine Summe über 500% verhindert das Speichern.

Zweck: Korrekte Gewichtung von Leistungen, die nicht über den gesamten auditierten Zeitraum gleichmäßig erbracht wurden (z. B. eine einmalige Wartung in einem gekündigten Vertrag).

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Achtung Eine manuelle Anpassung des Einflussfaktors sollte nur in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, da die Standardberechnung (automatische kalendarische Faktorisierung) meist korrekt ist.

Zusammenfassung des Workflows pro Evolutionseintrag

Prüfen Sie den Evolutionseintrag anhand Ihrer Unterlagen/Feststellungen.
Setzen Sie den passenden Audit-Status.
Nehmen Sie bei Bedarf quantitative Anpassungen (Korrektur) vor.
Nehmen Sie bei Bedarf qualitative Anpassungen (Minderung in %) vor (typischerweise bei Status "Minderung").
Passen Sie ggf. den Einflussfaktor in begründeten Fällen an.

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Zusammenarbeit: Der Freigabe-Workflow

Der Freigabe-Workflow ist das zentrale Instrument im Audit (A+) Modul, um die Zusammenarbeit zwischen Ihnen als Auditor und den anderen beteiligten Parteien (Property Manager - PM, Facility Manager/Dienstleister - FM/DL) zu steuern und zu dokumentieren. Als Auditor sind Sie die federführende Person in diesem Prozess.

Zweck des Freigabe-Workflows

Gesteuerte Interaktion: Der Workflow regelt, welche Partei zu welchem Zeitpunkt aktiv Feedback und Kommentare zum Audit-Stand geben kann.
Gezieltes Feedback einholen: Sie können das Audit gezielt an PM oder FM/DL zur Prüfung oder Stellungnahme übergeben. Mit der Rechteübergabe wird dem Gegenüber die Möglichkeit gegeben, seine eigene Situation darzustellen, mögliche Unstimmigkeiten zu erkennen und zu erwähnen, um so die Informationsgrundlage für Sie als Auditor, der nach der Freigabe den nächsten Bearbeitungszyklus übernimmt, zu optimieren.

Alle am Audit beteiligten Personen haben grundsätzlich Lesezugriff auf den aktuellen Stand des Audits. Der Lesezugriff für externe Beteiligte (FM/DL) kann jedoch gezielt gesteuert werden.

Leserechte steuern

In der Ansicht Grunddaten finden Sie den Schalter Leserechte FM während Audit. Damit steuern Sie, ob der FM/DL die aktuelle Auditversion auch außerhalb von expliziten Freigabezeiträumen einsehen darf. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Informationstransparenz, sofern von Ihnen gewünscht.

Freigabezeitraum anlegen

Als Auditor sind Sie die einzige Instanz, die neue Freigabezeiträume initiieren kann, um dem PM oder FM/DL die Möglichkeit zur Kommentierung und Stellungnahme zu geben.

Vorgehen:
Klicken Sie unterhalb der "Freigabe an DL/PM"-Tabelle auf den Button "Freigabezeitraum hinzufügen", um einen neuen Freigabezeitraum anzulegen.

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Ein Dialogfenster öffnet sich:

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Wählen Sie den Empfänger aus (den spezifischen PM oder FM/DL).
Legen Sie das Enddatum für den Freigabezeitraum fest.
Der Freigabezeitraum beginnt immer am aktuellen Tag. Eine rückwirkende oder zukünftige Freigabe ist nicht möglich.
Bestätigen Sie die Eingabe.

Hinweis Es wird empfohlen, dem Empfänger ca. 7 Tage Zeit zu geben. Das System gibt einen Hinweis aus, falls der Zeitraum weniger als 3 oder mehr als 14 Tage beträgt.

Auswirkungen:
Der neue Freigabezeitraum wird als "aktiv" in der Tabelle markiert.
Der ausgewählte Empfänger (PM oder FM/DL) erhält bis zum festgelegten Enddatum (oder bis zur vorzeitigen Rückgabe) die Berechtigung, Kommentare zu den Positionen und dem Audit-Stand hinzuzufügen.

Verwalten von aktiven Freigabezeiträumen

Es kann immer nur einen aktiven Freigabezeitraum geben. Dieser ist der letzte Eintrag in der Tabelle und wird visuell hervorgehoben.

Freigabe vorzeitig beenden

Wenn Sie den Zeitraum für Kommentare und Feedback früher als geplant beenden möchten (z.B. weil alle Rückmeldungen vorliegen), können Sie dies tun.
Vorgehen: Bearbeiten Sie den aktiven Freigabezeitraum (z.B. über ein Stift-Symbol in der Tabelle). Setzen Sie das Enddatum auf das heutige Datum.
Auswirkung: Die Freigabe endet sofort. Der vorherige Empfänger kann keine neuen Kommentare mehr hinzufügen (Lesezugriff bleibt bestehen). Sie können mit der nächsten Bearbeitungsphase des Audits beginnen.

Achtung Kommunizieren Sie diese Aktion klar an die betroffene Partei, um Missverständnisse zu vermeiden.

Rückgabe durch Empfänger

Der PM oder FM/DL hat ebenfalls die Möglichkeit, die Phase der Stellungnahme vorzeitig abzuschließen und dies über eine entsprechende Aktion in seiner Ansicht zu signalisieren (als "Zurückgeben" bezeichnet).

Automatisches Ende:
Wenn das festgelegte Enddatum eines Freigabezeitraums erreicht wird, endet die Möglichkeit zur Kommentierung für den Empfänger automatisch.

Nächster Bearbeitungszyklus:
Nach dem Ende eines Freigabezeitraums (egal ob vorzeitig oder regulär) liegt der nächste Schritt wieder bei Ihnen als Auditor, um die erhaltenen Kommentare zu prüfen und das Audit weiter zu bearbeiten.

Hinweis Eine direkte Übergabe der Kommentarberechtigung von PM zu FM/DL oder umgekehrt ist nicht möglich. Der Workflow läuft immer über Sie als Auditor.

Revisionssicherheit

Jede Aktion im Freigabe-Workflow (Anlegen, Beenden, Rückgabe) erzeugt einen neuen Eintrag in der Historie. Dies gewährleistet eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Interaktionen mit dem Audit.

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Audit - Leitfaden für Auditoren

Abschluss des Audits

Abschluss des Audits

Der Abschluss des Audits ist der letzte formale Schritt im Prüfungsprozess, den Sie als Auditor durchführen. Mit diesem Schritt werden die Ergebnisse finalisiert und der Audit-Vorgang beendet.

Wann wird ein Audit abgeschlossen?

Ein Audit sollte abgeschlossen werden, wenn:
Alle Leistungspositionen bzw. deren Evolutionseinträge geprüft und mit einem finalen Status (z.B. Erfüllt, Nacherfüllt, Minderung) versehen wurden.
Alle notwendigen quantitativen und qualitativen Anpassungen vorgenommen wurden.
Alle notwendigen Freigabezyklen zur Stellungnahme oder Prüfung mit PM und/oder FM/DL durchlaufen wurden.
Alle relevanten Dokumente und Auditgrundlagen erfasst sind.
Sie als Auditor die Prüfung für beendet erklären.

Audit abschließen

Die Funktion zum Abschließen des Audits finden Sie prominent platziert in der Audit-Ansicht am Ende der LV-Ansicht.

Vorgehen:
Klicken Sie auf den Button "Audit abschließen".

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Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, um den Vorgang zu bestätigen. Lesen Sie diese aufmerksam durch.

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Bestätigen Sie den Abschluss (z.B. durch Klick auf "Audit abschließen" im Dialog).

Konsequenzen des Abschlusses

Achtung Der Abschluss eines Audits ist ein endgültiger Vorgang und kann nicht rückgängig gemacht werden!

Schreibschutz: Das abgeschlossene Audit wird vollständig schreibgeschützt. Es können keine weiteren Änderungen mehr an den Grunddaten, dem LV, den Status, den Anpassungen oder den Dokumenten vorgenommen werden. Der Lesezugriff bleibt für berechtigte Personen bestehen.
Benachrichtigungen: Alle am Audit beteiligten Parteien (PM, FM/DL, zugewiesener Auditor) werden automatisch per E-Mail über den Abschluss des Audits informiert.
Finalisierung der Ergebnisse: Der letzte Stand des Audits (inklusive aller Ihrer Bewertungen und Anpassungen) wird als final festgeschrieben.

Exportierte Ergebnisse

Nach dem Abschluss stellt das System die finalen Audit-Ergebnisse in exportierbarer Form bereit und umfasst:

Finaler LV-Snapshot: Eine Datei (Excel), die den letzten Stand des Leistungsverzeichnisses mit allen vorgenommenen Statusänderungen, quantitativen und qualitativen Anpassungen enthält. Dieses Dokument dient als detaillierter Nachweis der Prüfungsergebnisse.
Vorschlagsdatei für LC-Nachträge (optional): Basierend auf den im Audit festgestellten notwendigen Korrekturen (quantitativen Anpassungen, die auf eine fehlerhafte LC-Pflege hindeuten) kann das System eine Datei generieren, die als Grundlage für zukünftige Nachträge im Living Contract dient. Diese soll dem PM helfen, den LC für zukünftige Perioden zu korrigieren.

Nutzen Sie diese exportierten Dokumente für die weitere Kommunikation, die interne Ablage und als Basis für die Korrektur des Living Contracts für zukünftige Zeiträume.

Audit - Leitfaden für Property Manager (PM)

Audit - Leitfaden für Property Manager (PM)

Audit-Initiierung & Korrekturperiode

Als Property Manager spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Initiierung von Audits und während der darauffolgenden Korrekturperiode. Dieser Abschnitt erklärt die verschiedenen Wege, wie ein Audit gestartet wird, und Ihre Aufgaben in der Vorbereitungsphase.

Hinweis
Für einen Überblick über die Navigation im Audit-Modul und die verschiedenen Statusanzeigen auf der Vertragskarte, lesen Sie zunächst Audit-Navigation & Übersicht.

Audit-Initiierung

Ein Audit bezieht sich immer auf einen abgeschlossenen Zeitraum (den auditierten Zeitraum). Es gibt zwei Hauptwege, wie ein Audit gestartet werden kann:

1. Automatische Initiierung

Das System kann so konfiguriert werden, dass Leistungsjahresabgleiche automatisch gestartet werden.

Einstellung: In den Vertragseinstellungen finden Sie die Option "Nächstes Jahresaudit automatisch starten". Ist diese aktiviert, zeigt das System das geplante Startdatum an.

Anzeige im System: Solange kein manuell geplantes Audit vorliegt und der Automatismus aktiviert ist, erscheint eine Karte mit der Überschrift "Nächster Audit-Start" sowie einem Countdown-Timer. Hier sehen Sie auch, welcher Auditor hinterlegt wurde.

Überfällige Audits: Falls der Automatismus deaktiviert ist und das Wirtschaftsjahr bereits abgelaufen ist, zeigt das System eine Warnung "Auditierung überfällig" an. In diesem Fall sollten Sie zeitnah ein Audit manuell planen.

Hinweis
Sie können den hinterlegten Auditor über den Button "Auditor ändern" anpassen, ohne den gesamten Automatismus zu deaktivieren.

2. Manuelle Initiierung

Sie können als PM ein Audit jederzeit auch manuell anstoßen. Dies kann für reguläre Audits (falls der Automatismus deaktiviert wurde), spezielle Qualitätsprüfungen oder außerplanmäßige Audits notwendig sein.

Vorgehen:

  1. Navigieren Sie zu Navigation: Audit → Liegenschaft → Vertragsübersicht.
  2. Identifizieren Sie den betreffenden Vertrag.
  3. Klicken Sie auf Button: "Neues Audit anlegen", um das Dialogfenster zu öffnen.

Der Dialog "Neues Audit anlegen"

Das Dialogfenster zeigt zunächst die Vertragsinformationen als Referenz an:

Feld Beschreibung
Vertragsname Name des ausgewählten Vertrags
Vertragsnummer Vertragsnummer
Liegenschaft Zugehörige Liegenschaft
Vertragspartner Auftraggeber / Dienstleister

Füllen Sie die folgenden Pflichtfelder aus:

Feld Beschreibung Pflichtfeld
Audit-Typ Wählen Sie "Leistungsjahresabgleich" Ja
Titel der Qualitätsmaßnahme Geben Sie einen aussagekräftigen Titel ein Ja
Beschreibung Fügen Sie bei Bedarf weitere Details hinzu Nein
Beginn der auditierten Periode Startdatum des zu prüfenden Zeitraums Ja
Ende der auditierten Periode Enddatum des zu prüfenden Zeitraums Ja
Start der Bearbeitung Datum, an dem die Auditierung beginnt (Ende der Korrekturperiode) Ja
Initialer Abschlusstyp Vorbelegung der Positionsbewertungen (siehe unten) Nein

Klicken Sie auf Button: "Bestätigen", um das Audit anzulegen. Mit Button: "Abbrechen" schließen Sie den Dialog ohne Änderungen.

Initialer Abschlusstyp (Vorbelegung der Positionsbewertung)

Nachdem Sie den Audit-Typ "Leistungsjahresabgleich" ausgewählt haben, erscheint das Feld "Initialer Abschlusstyp". Diese Einstellung bestimmt, mit welchem initialen Status die einzelnen Leistungspositionen bewertet werden, wenn das Audit gestartet wird. Die Auswahl dient dazu, den Prüfungsprozess je nach geplanter Audit-Strategie zu optimieren.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Option Beschreibung Empfohlen für
PropOps Die Positionsbewertungen werden auf Basis von Daten aus dem PropOps-Modul vorbelegt. Audits mit vorhandener PropOps-Datengrundlage
Top-Down Top-Down-Ansatz: Positionen werden initial als erfüllt bewertet, Abweichungen werden korrigiert. Stichprobenartige Prüfungen
Bottom-Up Bottom-Up-Ansatz: Alle Positionen starten ohne Bewertung und werden einzeln geprüft. Vollständige, detaillierte Prüfungen

Hinweis
Die ausgewählte Vorbelegung kann während der Audit-Durchführung jederzeit für einzelne Positionen angepasst werden.

Die Korrekturperiode (Cooldown)

Unabhängig davon, ob ein Audit automatisch oder manuell initiiert wurde, liegt zwischen der Erstellung und dem Start der Bearbeitung eine definierte Korrekturperiode.

Dauer der Korrekturperiode

Einstellung Wert
Standarddauer 28 Tage nach Ende der auditierten Periode
Mindestdauer 14 Tage nach Ende der auditierten Periode

Hinweis
Das Ende der Korrekturperiode entspricht dem "Start der Bearbeitung", den Sie im Dialog festlegen. Der Start muss mindestens 14 Tage nach dem Ende des angegebenen Audit-Zeitraums liegen.

Anzeige während der Korrekturperiode

Während der Korrekturperiode zeigt das System eine Karte mit folgendem Inhalt:

Geplantes Audit bearbeiten oder abbrechen

Während der Korrekturperiode können Sie das geplante Audit noch anpassen:

Wichtig
Das Abbrechen eines geplanten Audits kann nicht rückgängig gemacht werden. Das Audit wird als gelöscht markiert und muss bei Bedarf neu angelegt werden.

Ihre Aufgaben als PM während der Korrekturperiode

  1. Living Contract prüfen: Überprüfen Sie den Living Contract auf eventuell noch offene oder nicht finalisierte Änderungen (Nachträge), die den auditierten Zeitraum betreffen.

  2. Änderungen finalisieren: Arbeiten Sie mit dem FM/DL zusammen, um alle relevanten Änderungen für den auditierten Zeitraum bis zum Ende der Frist zu finalisieren, im LC zu akzeptieren und einen Nachtrag zu schließen.

Wichtig
Alle Änderungsvorschläge für den auditierten Zeitraum im LC, die am Ende der Korrekturperiode nicht über einen geschlossenen Nachtrag festgehalten wurden, werden vom System automatisch abgelehnt. Sie sind zwar im Audit später noch sichtbar (als abgelehnte Positionen), können aber nicht mehr in die Audit-Basis einfließen. Klären Sie offene Punkte also rechtzeitig!

Nach Ablauf der Korrekturperiode

Nach Ablauf der Korrekturperiode geschieht Folgendes automatisch:

  1. Der formale Audit-Prozess beginnt – das Audit wechselt in den Status "In Bearbeitung"
  2. Die Daten für den auditierten Zeitraum werden im LC gesperrt (keine rückwirkenden Änderungen mehr möglich)
  3. Das System erstellt einen Daten-Snapshot als Basis für die Audit-Durchführung durch den Auditor
Audit - Leitfaden für Property Manager (PM)

Audit-Navigation & Übersicht

Dieser Abschnitt erklärt, wie Sie als Property Manager auf das Audit-Modul zugreifen und sich innerhalb der verschiedenen Ansichten orientieren.

Zugriff auf das Audit-Modul

Als Property Manager haben Sie umfassenden Zugriff auf alle Audits Ihrer Liegenschaften und Verträge. Der Einstieg erfolgt über die Hauptnavigation.

Einstiegspunkt: Navigieren Sie zu Navigation: Audit (A+) in der Hauptnavigation der Beestate-Plattform.

Liegenschaftsübersicht

Nach dem Öffnen des Audit-Moduls sehen Sie eine Übersicht aller Liegenschaften, für die Sie verantwortlich sind. Diese Ansicht ist unterteilt in:

Bereich Beschreibung
Liegenschaften mit offenen Audits Zeigt Liegenschaften, bei denen mindestens ein Audit aktiv oder geplant ist
Weitere Liegenschaften Zeigt aktive Liegenschaften ohne aktuell offene oder geplante Audits
Inaktive Liegenschaften Zeigt Liegenschaften, die sich nicht mehr im aktiven Status befinden

Funktionen: Sie können diese Liste durchsuchen, sortieren (z. B. nach Stadt, Name) und filtern (z. B. nach Stadt), um schnell die gewünschte Liegenschaft zu finden.

Vertragsübersicht pro Liegenschaft

Durch Klicken auf eine Liegenschaftskarte gelangen Sie zur Übersicht aller Verträge dieser Liegenschaft. Auch hier steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, um spezifische Verträge schnell zu finden.

Die Vertragskarte

Jede Vertragskarte zeigt Ihnen alle relevanten Vertragsinformationen sowie den aktuellen Audit-Status auf einen Blick.

Kopfzeile

Die Kopfzeile der Vertragskarte zeigt das Mandanten-Kürzel gefolgt von der Vertragsnummer.

Vertragsinformationen (linke Seite)

Auf der linken Seite der Karte finden Sie folgende Informationsfelder:

Feld Beschreibung Bearbeitbar
Vertragsname Der vollständige Name des Vertrags Nein
Vertragspartner Name des Dienstleisters (Auftragnehmer) Nein
Auftragssumme zum Vertragsende Die festgelegte Gesamtsumme des Leistungsverzeichnisses Nein (Info-Icon für Details)
Beginn des Wirtschaftsjahres Das Datum, an dem das Wirtschaftsjahr des Vertrags beginnt Ja (mit Berechtigung)
Nächstes Jahresaudit automatisch starten Schalter zur Aktivierung/Deaktivierung des Automatismus Ja
Externe Auditierungsmandate Liste der beauftragten externen Audit-Organisationen Ja (über Bearbeiten-Icon)

Achtung
Das Ändern des Wirtschaftsjahres hat weitreichende Auswirkungen auf Budgetberechnungen im Nachtragsmanagement und setzt automatische Audit-Zeitpläne zurück. Bestätigen Sie diese Änderung nur nach sorgfältiger Prüfung.

Ihre Aktionen auf der Vertragskarte

Als PM stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
Button: "Neues Audit anlegen" Manuelles Starten eines neuen Audits (siehe Audit-Initiierung)
Button: "Auditor ändern" Anpassen des hinterlegten Auditors für automatische Audits
Bearbeiten-Icon (Stift) bei Mandaten Öffnet den Dialog zur Verwaltung externer Auditierungsmandate
Schalter "Automatisch starten" Aktiviert/Deaktiviert die automatische Audit-Erstellung

Audit-Statusanzeigen

Der rechte Bereich der Vertragskarte zeigt den aktuellen Audit-Status. Je nach Zustand werden unterschiedliche Ansichten dargestellt:

Aktives Audit (laufende Prüfung)

Wenn ein Audit aktiv in Bearbeitung ist, sehen Sie:

Hinweis
Als PM haben Sie während eines laufenden Audits primär Leserechte. Die aktive Bearbeitung obliegt dem Auditor. Über den Freigabe-Workflow können Sie jedoch Ihre Sichtweise einbringen.

Geplantes Audit (Korrekturperiode)

Wenn ein Audit geplant, aber noch nicht gestartet ist:

Empfehlung
Nutzen Sie die Korrekturperiode aktiv, um den Living Contract auf den neuesten Stand zu bringen und offene Nachträge zu finalisieren.

Automatischer Audit-Start geplant

Wenn die automatische Audit-Erstellung aktiviert ist und kein Audit läuft:

Auditierung überfällig

Wenn das Wirtschaftsjahr abgelaufen ist und kein Audit geplant wurde:

Wichtig
Bei überfälligen Audits sollten Sie zeitnah ein Audit manuell planen, um die gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen zu erfüllen.

Kein Handlungsbedarf

Wenn aktuell kein Audit erforderlich ist:

Audit-Historie

Unterhalb der Vertragsinformationen finden Sie das ausklappbare Panel "Leistungsjahresabgleich - (X) Audits", das eine Übersicht aller Audits dieses Vertrags enthält.

Spalte Beschreibung
Angelegt Datum der Audit-Erstellung
Titel Name des Audits
Auditor Name der zugewiesenen Audit-Organisation
Prüfzeitraum Start- und Enddatum des Audit-Zeitraums
Status Aktueller Status (Ausstehend, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Abgebrochen)

Verfügbare Aktionen:

Navigation innerhalb eines Audits

Wenn Sie ein Audit geöffnet haben, stehen Ihnen folgende Navigationselemente zur Verfügung:

Breadcrumb-Navigation

Oben auf der Seite finden Sie eine Navigationsleiste (z. B. Alle Liegenschaften > Vertragsübersicht > Audit). Diese zeigt Ihnen jederzeit, in welchem Kontext Sie sich befinden, und ermöglicht schnelles Zurücknavigieren.

Hauptansichten wechseln

Innerhalb eines Audits können Sie zwischen verschiedenen Ansichten wechseln:

Ansicht Beschreibung
Grunddaten Allgemeine Informationen, Personalzuweisungen, Freigabe-Workflow
Leistungsverzeichnis (LV) Detaillierte Leistungspositionen mit Bewertungen
Dokumente Projektbezogener Datenraum

Sie wechseln zwischen diesen Ansichten über die Reiter unterhalb der Breadcrumb-Navigation.

Hinweis
Als PM können Sie die Audit-Ergebnisse jederzeit einsehen. Die Bearbeitung der Leistungspositionen bleibt dem Auditor vorbehalten. Nutzen Sie den Freigabe-Workflow, um Ihre Anmerkungen einzubringen.

Der Datenraum (Dokumente-Tab)

Über den Reiter Dokumente gelangen Sie in den vertragsbezogenen Datenraum. Hier finden Sie alle Belege und Nachweise, die im Living Contract hochgeladen wurden und für das Audit relevant sind.

Aufbau des Datenraums

Der Datenraum gliedert sich in drei Bereiche:

Bereich Beschreibung
Speicherplatz Zeigt den verfügbaren und belegten Speicher des Datenraums an. Sie können zwischen einer prozentualen und einer absoluten Anzeige wechseln.
Information & Struktur Listet die vordefinierte Ordnerstruktur des Vertrags auf. Bei Auswahl eines Ordners werden die erlaubten Dateitypen und Dokumenttypen angezeigt.
Ordner- und Dateiansicht Zeigt die tatsächlichen Ordner und Dateien des Datenraums. Sie können Ordner öffnen, Dateien einsehen und nach Name, Typ, Größe oder Änderungsdatum sortieren.

Ihre Möglichkeiten im Datenraum

Als Property Manager haben Sie Lesezugriff auf alle Dokumente im Datenraum. Die Dokumente wurden vom Facility Manager im Living Contract hochgeladen und stehen dem Auditor als Nachweise zur Verfügung.

Hinweis
Der Upload von Dokumenten erfolgt im Living Contract durch den Facility Manager. Im Audit-Modul dient der Datenraum primär der Einsicht und Nachvollziehbarkeit der hinterlegten Belege.

Audit - Leitfaden für Property Manager (PM)

Auditoren verwalten (Intern/Extern)

Als Property Manager (PM) sind Sie dafür verantwortlich sicherzustellen, dass für Ihre Verträge und Liegenschaften Audits durchgeführt werden. Sie entscheiden, ob dies durch interne Ressourcen oder durch die Beauftragung externer Audit-Dienstleister geschieht.

Interne Auditoren zuweisen

Wenn ein Audit durch einen Mitarbeiter Ihrer eigenen Organisation durchgeführt werden soll, erfolgt die Zuweisung direkt innerhalb des spezifischen Audits.

Vorgehen

  1. Navigieren Sie zu Navigation: Audit → [Liegenschaft] → [Vertrag] → [Audit] → Grunddaten.
  2. Im Bereich Feld: Auditor können Sie aus einer Liste interner Benutzer Ihrer Organisation den verantwortlichen Auditor auswählen.
  3. Das System speichert die Auswahl automatisch.

Beteiligte Personen hinzufügen

Zusätzlich zum Haupt-Auditor können weitere Personen (z. B. für qualitative oder quantitative Teilprüfungen) hinzugefügt werden.

  1. Scrollen Sie in den Grunddaten zum Bereich Beteiligte Personen.
  2. Klicken Sie auf Button: Hinzufügen.
  3. Im Dialog Person hinzufügen/bearbeiten geben Sie den Namen ein und wählen den Audit-Typ (z. B. Qualitativ, Quantitativ).
  4. Bestätigen Sie mit Button: Speichern.

Externe Auditierungsmandate verwalten

Für die Beauftragung externer Dienstleister nutzt das System "Mandate". Ein Mandat berechtigt eine externe Firma, Audits für einen bestimmten Vertrag in einem definierten Zeitraum durchzuführen.

Vorgehen zur Mandatsvergabe

  1. Navigieren Sie zur Navigation: Audit → [Liegenschaft] → Vertragsübersicht.
  2. Identifizieren Sie den betreffenden Vertrag auf der Vertragskarte.
  3. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon (Stift) im Bereich Feld: Externe Auditierungsmandate.
  4. Im Dialog Verwaltung externer Auditierungsmandate können Sie:
    • Eine externe Firma aus der Liste der freigegebenen Auditoren wählen.
    • Den Typ der Auditierung festlegen.
    • Den Gültigkeitszeitraum (Gültig von / Gültig bis) definieren.
  5. Aktivieren Sie die Bestätigung: "Ich bestätige, dass das Mandat für die Auditierung im definierten Zeitraum übergeben wird. Die Konditionen wurden außerhalb der Plattform geklärt."
  6. Klicken Sie auf Button: Speichern.

Achtung
Das System prüft auf zeitliche Überschneidungen. Sollte sich ein neues Mandat mit einem bestehenden für denselben Typ überschneiden, erscheint die Fehlermeldung: "Der Zeitrahmen überschneidet sich mit einem bestehenden Auditor. Bitte wählen Sie einen anderen Zeitraum."

Automatische Zuweisung durch Mandate

Das Mandatssystem ermöglicht eine hohe Automatisierung:

Empfehlung
Legen Sie Mandate frühzeitig an, um sicherzustellen, dass automatische Jahresaudits direkt dem richtigen Partner zugewiesen werden.

Wichtige Hinweise zu externen Auditoren

Audit - Leitfaden für Property Manager (PM)

Beteiligung am Freigabe-Workflow

Der Freigabe-Workflow im Audit (A+) Modul ermöglicht die strukturierte Zusammenarbeit zwischen Ihnen, dem Auditor und dem Facility Manager/Dienstleister (FM/DL). Als Property Manager können Sie in diesen Workflow eingebunden werden, um den Audit-Stand zu prüfen und Ihre Sichtweise einzubringen.

Übersicht: Der Freigabe-Workflow

Der Freigabe-Workflow läuft immer über den Auditor als zentrale Koordinationsstelle:

Phase Beteiligte
1. Audit-Durchführung Auditor
2. Freigabe an PM Auditor → PM
3. Rückgabe an Auditor PM → Auditor
4. Optional: Freigabe an FM Auditor → FM
5. Audit-Abschluss Auditor

Audit zur Prüfung/Stellungnahme erhalten

Der Auditor kann Ihnen das Audit während des Prüfungsprozesses zur Prüfung oder Stellungnahme "freigeben".

Benachrichtigung

Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn der Auditor Ihnen das Audit zur Prüfung freigegeben hat. Die E-Mail enthält:

Zeitrahmen

Der Auditor legt einen Zeitraum fest, innerhalb dessen Sie Ihre Prüfung durchführen und Kommentare abgeben können. Dieser Zeitraum ist in den Grunddaten des Audits ersichtlich.

Zugriffsrechte während der Freigabe

Recht Beschreibung
Lesezugriff Sie können alle Audit-Daten (Grunddaten, LV, Dokumente) einsehen
Kommentarrecht Sie können Kommentare zu Leistungspositionen hinzufügen
Kein Bearbeitungsrecht Sie können keine Bewertungen oder Anpassungen des Auditors ändern

Status-Anzeige im System

Im Kopfbereich des Audits sehen Sie einen Zugriffsrechte-Chip, der Ihren aktuellen Status anzeigt:

Chip Bedeutung
"Schreibrechte: Aktiv" (grün) Sie befinden sich in einem aktiven Freigabezeitraum und können kommentieren
"Leserechte: Aktiv" (blau) Sie können das Audit einsehen, aber nicht kommentieren
"Schreibrechte: Inaktiv" (grau) Kein aktiver Freigabezeitraum – keine Interaktion möglich

Ihre Aufgaben während der Freigabe

Wenn Ihnen das Audit freigegeben wurde, haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Audit-Stand prüfen

2. Kommentare hinzufügen

Nutzen Sie die Kommentarfunktion, um:

So fügen Sie einen Kommentar hinzu:

  1. Navigieren Sie zum Leistungsverzeichnis (LV)
  2. Klappen Sie die betreffende Position auf
  3. Nutzen Sie das Kommentarfeld unterhalb der Positionsdetails
  4. Geben Sie Ihren Kommentar ein und bestätigen Sie

Empfehlung
Formulieren Sie Ihre Kommentare präzise und konstruktiv. Verweisen Sie auf konkrete Belege oder Sachverhalte, um dem Auditor die Nachvollziehbarkeit zu erleichtern.

Freigabephase abschließen

Sobald Sie Ihre Prüfung abgeschlossen und alle notwendigen Kommentare hinzugefügt haben, sollten Sie die Freigabephase von Ihrer Seite beenden.

Vorgehen

  1. Navigieren Sie zu den Grunddaten des Audits
  2. Scrollen Sie zum Bereich Freigabe-Workflow (Revisionstabelle)
  3. Unterhalb der Tabelle finden Sie den Button "Freigabe zurückgeben"
  4. Klicken Sie auf diesen Button, um Ihre Stellungnahme abzuschließen

Auswirkungen der Rückgabe

Auswirkung Beschreibung
Signal an Auditor Der Auditor wird informiert, dass Sie Ihre Prüfung abgeschlossen haben
Kommentarsperre Sie können keine neuen Kommentare mehr hinzufügen (bis zur nächsten Freigabe)
Workflow-Fortsetzung Der Auditor kann mit dem nächsten Bearbeitungsschritt beginnen

Hinweis
Ihre bisherigen Kommentare und der Zeitpunkt der Freigabe/Rückgabe werden in den Grunddaten des Audits dokumentiert und sind für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Automatisches Ende der Freigabe

Wenn Sie die Freigabe nicht manuell zurückgeben, endet Ihr Zeitraum zur Kommentierung automatisch am vom Auditor festgelegten Enddatum.

Achtung
Auch wenn die Freigabe automatisch endet, empfehlen wir die manuelle Rückgabe. So signalisieren Sie dem Auditor aktiv, dass Sie Ihre Prüfung abgeschlossen haben und keine weiteren Anmerkungen folgen.

Was passiert mit Ihrem Feedback?

Nach Ihrer Rückgabe bearbeitet der Auditor Ihre Kommentare:

  1. Prüfung: Der Auditor sichtet alle Ihre Anmerkungen
  2. Berücksichtigung: Berechtigte Einwände werden in die Bewertung einbezogen
  3. Optional: Der Auditor kann eine erneute Freigabe an Sie oder den FM starten
  4. Dokumentation: Alle Kommentare bleiben Teil der Audit-Dokumentation

Wichtige Punkte zum Workflow

Regel Erläuterung
Nur Kommentarrechte Während der Freigabe können Sie kommentieren, aber keine Bewertungen ändern
Keine Weitergabe Sie können das Audit nicht direkt an den FM/DL weitergeben – der Workflow läuft immer über den Auditor
Nachvollziehbarkeit Alle Interaktionen werden protokolliert und sind in den Grunddaten einsehbar
Mehrere Freigaben möglich Der Auditor kann Sie mehrfach in den Workflow einbinden, z.B. nach Berücksichtigung von FM-Feedback

Empfehlung
Nutzen Sie die Freigabephasen aktiv, um sicherzustellen, dass Ihre Perspektive im Audit-Prozess berücksichtigt wird und um Unklarheiten frühzeitig zu adressieren.

Audit - Leitfaden für Facility Manager (FM)


Audit - Leitfaden für Facility Manager (FM)

Audit-Navigation & Übersicht

Dieser Abschnitt erklärt, wie Sie als Facility Manager / Dienstleister (FM/DL) auf das Audit-Modul zugreifen und sich innerhalb der verschiedenen Ansichten orientieren.

Zugriff auf das Audit-Modul

Als Facility Manager haben Sie einen eingeschränkten, aber gezielten Zugriff auf das Audit-Modul. Ihr Zugang hängt vom aktuellen Audit-Status und den vom Auditor festgelegten Berechtigungen ab.

Einstiegspunkt: Navigieren Sie zu Navigation: Audit (A+) in der Hauptnavigation der Beestate-Plattform.

Ihre drei Zugriffszustände

Im Gegensatz zu Auditoren ist Ihr Zugriff auf Audits variabel. Das System unterscheidet drei Zustände:

Zustand Anzeige Beschreibung
Kein Zugriff "Schreibrechte: Inaktiv" (grau) Sie können das Audit nicht einsehen
Lesezugriff "Leserechte: Aktiv" (blau) Sie können das Audit einsehen, aber nicht kommentieren
Schreibzugriff "Schreibrechte: Aktiv" (grün) Sie können das Audit einsehen UND Kommentare hinzufügen

Hinweis
Ihr Zugriffsrecht wird vom Auditor gesteuert. Der Lesezugriff wird über die Option "Leserechte FM während Audit" in den Grunddaten aktiviert. Der Schreibzugriff wird automatisch während eines aktiven Freigabezeitraums gewährt.

Wann erhalten Sie Zugriff?

Situation Ihr Zugriff
Korrekturperiode (vor Audit-Start) Kein Zugriff auf Audit-Modul (Arbeit findet im Living Contract / CAFM statt)
Audit läuft – ohne Leserechte Kein Zugriff
Audit läuft – mit Leserechte Lesezugriff
Freigabezeitraum – aktive Revision an Sie Schreibzugriff (Kommentierung)
Nach Freigabezeitraum Zurück zu Lesezugriff (falls aktiviert) oder kein Zugriff
Audit abgeschlossen Lesezugriff auf Ergebnisse

Liegenschaftsübersicht

Wenn Sie Zugriff auf das Audit-Modul haben, sehen Sie eine Übersicht der Liegenschaften, bei denen Sie als Dienstleister hinterlegt sind.

Funktionen: Sie können die Liste durchsuchen, sortieren und filtern, um die gewünschte Liegenschaft zu finden.

Vertragsübersicht pro Liegenschaft

Durch Klicken auf eine Liegenschaftskarte gelangen Sie zur Übersicht aller Verträge dieser Liegenschaft, bei denen Sie Vertragspartner sind.

Die Vertragskarte aus FM-Sicht

Jede Vertragskarte zeigt Ihnen die relevanten Vertragsinformationen sowie den aktuellen Audit-Status.

Kopfzeile

Die Kopfzeile der Vertragskarte zeigt das Mandanten-Kürzel gefolgt von der Vertragsnummer.

Vertragsinformationen (linke Seite)

Feld Beschreibung
Vertragsname Der vollständige Name des Vertrags
Vertragspartner Name des Auftraggebers (Mandant)
Auftragssumme Gesamtsumme des Leistungsverzeichnisses
Beginn des Wirtschaftsjahres Start des Wirtschaftsjahres

Achtung
Sie haben keine Bearbeitungsrechte für Vertragsdaten. Diese werden vom Property Manager gepflegt.

Audit-Statusbereich (rechte Seite)

Der rechte Bereich zeigt den aktuellen Audit-Status. Für Sie sind besonders relevant:

Geplantes Audit (Korrekturperiode)

Während der Korrekturperiode sehen Sie:

Empfehlung
Nutzen Sie die Korrekturperiode, um alle Belege und Nachweise rechtzeitig hochzuladen und den Living Contract auf den aktuellen Stand zu bringen.

Aktives Audit

Wenn ein Audit aktiv ist und Sie Lesezugriff haben:

Ohne Lesezugriff sehen Sie nur grundlegende Statusinformationen.

Zugriffsrechte-Chip verstehen

Im Kopfbereich des Audits zeigt ein farbiger Chip Ihren aktuellen Zugriffsstatus:

Chip-Farbe Text Bedeutung
🟢 Grün "Schreibrechte: Aktiv" Aktiver Freigabezeitraum – Sie können kommentieren
🔵 Blau "Leserechte: Aktiv" Sie können das Audit einsehen
⚫ Grau "Schreibrechte: Inaktiv" Kein aktiver Zugriff

Navigation innerhalb eines Audits

Wenn Sie ein Audit geöffnet haben (mit entsprechenden Zugriffsrechten), stehen Ihnen folgende Navigationselemente zur Verfügung:

Breadcrumb-Navigation

Oben auf der Seite finden Sie eine Navigationsleiste (z. B. Alle Liegenschaften > Vertragsübersicht: [Liegenschaft] > Audit: [Audit-Titel]). Diese zeigt Ihren aktuellen Kontext und ermöglicht schnelles Zurücknavigieren.

Hauptansichten wechseln

Ansicht Beschreibung Ihr Zugriff
Grunddaten Allgemeine Informationen, Freigabe-Workflow Lesen
Leistungsverzeichnis (LV) Detaillierte Positionen mit Bewertungen Lesen (+ Kommentieren während Freigabe)
Dokumente Projektbezogener Datenraum Lesen

Sie wechseln zwischen diesen Ansichten über die Reiter unterhalb der Breadcrumb-Navigation.

Hinweis
Die Bearbeitung der Leistungspositionen und Bewertungen bleibt dem Auditor vorbehalten. Sie können während des Freigabezeitraums Ihre Sichtweise über Kommentare einbringen.

Revisionstabelle (Freigabe-Workflow)

In den Grunddaten finden Sie die Revisionstabelle, die alle Freigabezeiträume dokumentiert:

Spalte Beschreibung
Empfänger An wen die Freigabe gerichtet ist (PM oder FM)
Zeitraum Start- und Enddatum des Freigabezeitraums
Status "Aktiv", "Abgeschlossen" oder "Ausstehend"

Wenn für Sie ein aktiver Freigabezeitraum läuft, sehen Sie:

Der Datenraum (Dokumente-Tab)

Über den Reiter Dokumente gelangen Sie in den vertragsbezogenen Datenraum. Hier finden Sie alle Belege und Nachweise, die Sie im Living Contract hochgeladen haben.

Aufbau des Datenraums

Der Datenraum gliedert sich in drei Bereiche:

Bereich Beschreibung
Speicherplatz Zeigt den verfügbaren und belegten Speicher des Datenraums an. Sie können zwischen einer prozentualen und einer absoluten Anzeige (MB/GB) wechseln.
Information & Struktur Listet die vordefinierte Ordnerstruktur des Vertrags auf (z. B. "1.1.1 Berichtswesen & Reporting", "1.1.2 Regelkommunikation"). Bei Auswahl eines Ordners werden die erlaubten Dateitypen und Dokumenttypen angezeigt.
Ordner- und Dateiansicht Zeigt die tatsächlichen Ordner und Dateien des Datenraums. Sie können Ordner öffnen, Dateien einsehen und nach Name, Typ, Größe oder Änderungsdatum sortieren.

Ihre Dokumente im Audit-Kontext

Die Dokumente, die Sie während der Korrekturperiode im Living Contract hochgeladen haben, sind hier für den Auditor einsehbar. Diese Belege dienen als Nachweise für die Leistungserbringung und werden vom Auditor zur Bewertung der LV-Positionen herangezogen.

Hinweis
Im Audit-Modul haben Sie Lesezugriff auf den Datenraum. Der Upload neuer Dokumente erfolgt ausschließlich im Living Contract. Achten Sie darauf, alle relevanten Belege vor dem Audit-Start hochzuladen.

Zusammenfassung: Ihre Interaktionspunkte

Phase Wo Sie aktiv werden Was Sie tun
Korrekturperiode Living Contract / CAFM Nachträge einpflegen, Belege hochladen
Freigabezeitraum Audit-Modul (LV + Grunddaten) Kommentare zu Feststellungen hinzufügen
Nach Freigabe – Abwarten (Auditor bearbeitet Feedback)
Audit abgeschlossen Audit-Modul Ergebnisse einsehen
Audit - Leitfaden für Facility Manager (FM)

Die Korrekturperiode & Beleg-Upload

Die Korrekturperiode ist eine wichtige Phase zu Beginn des Audit-Prozesses, in der Sie als Facility Manager eine aktive Rolle spielen. Sie dient dazu, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und Belege für den zu prüfenden Zeitraum (auditierter Zeitraum) vorliegen, bevor das eigentliche Audit startet.

Was ist die Korrekturperiode?

Nachdem ein Audit für einen Vertrag initiiert wurde, beginnt eine festgelegte Frist – die sogenannte Cooldown-Phase oder Korrekturperiode (üblicherweise 28 Tage, mindestens jedoch 14 Tage).

Zweck: In dieser Zeit haben Sie und der PM die letzte Gelegenheit:

Achtung
Während der Korrekturperiode haben Sie noch keinen Zugriff auf das Audit-Modul selbst. Ihre Arbeit findet im Living Contract und in Ihrem CAFM-System statt.

Benachrichtigung

Sie werden automatisch per E-Mail über den Start der Korrekturperiode für einen Ihrer Verträge informiert. Die Benachrichtigung enthält:

Wichtig
Achten Sie auf diese Benachrichtigungen! Die darin genannte Frist für den Auditstart ist verbindlich.

Ihre Aufgaben während der Korrekturperiode

1. Living Contract prüfen und aktualisieren

Überprüfen Sie den Living Contract auf eventuell noch offene oder nicht finalisierte Änderungen (Nachträge), die den auditierten Zeitraum betreffen.

Vorgehen:

  1. Navigieren Sie zu Navigation: Living Contract → [Liegenschaft] → [Vertrag]
  2. Prüfen Sie alle offenen Änderungsvorschläge
  3. Stellen Sie ggf. noch notwendige Nachtragsanfragen
  4. Arbeiten Sie mit dem PM zusammen, um offene Punkte zu klären

Empfehlung
Beginnen Sie frühzeitig mit der LC-Prüfung. Warten Sie nicht bis zum Ende der Frist, um genügend Zeit für die Abstimmung mit dem PM zu haben.

2. Beleg-Upload im CAFM

Eine zentrale Aufgabe während der Korrekturperiode ist das Hochladen aller relevanten Belege und Nachweise, die Ihre Leistungserbringung im auditierten Zeitraum dokumentieren.

Wo hochladen?

Bei PropOps-Integration werden die Belege direkt in Ihrem CAFM-System hinterlegt und mit dem Beestate-System synchronisiert.

Achtung
Achten Sie unbedingt auf eine korrekte Zuordnung zu EP-Code und AKS. Die Belege werden über diese Daten den Leistungspositionen im Audit zugeordnet. Falsche Zuordnungen führen dazu, dass der Auditor Ihre Nachweise nicht finden kann.

Welche Belege sind relevant?

Laden Sie alle Dokumente hoch, die für die Prüfung relevant sein könnten:

Belegtyp Beispiele
Leistungsnachweise Arbeitsberichte, Tätigkeitsprotokolle
Stundenzettel Dokumentierte Arbeitszeiten pro Einsatz
Materialnachweise Lieferscheine, Bestellbestätigungen
Abnahmeprotokolle Unterschriebene Abnahmen, Übergabeprotokolle
Fotos Vorher-/Nachher-Dokumentation, Zustandsfotos
Zertifikate Prüfzertifikate, Wartungsnachweise, Messberichte
Rechnungen Falls relevant für den Leistungsnachweis
Korrespondenz Relevante E-Mails, Abstimmungsprotokolle

Was passiert im Audit-Modul während der Korrekturperiode?

Obwohl Sie auf das Audit-Modul selbst keinen Zugriff haben, können Sie auf der Vertragskarte den Status sehen:

Diese Anzeige dient als Erinnerung und zeigt Ihnen, wie viel Zeit noch verbleibt.

Frist unbedingt beachten

Zeitpunkt Was passiert
Korrekturperiode läuft Sie können LC aktualisieren und Belege hochladen
Fristende Automatischer Audit-Start, Datenbasis wird "eingefroren"
Nach Fristende Keine Änderungen am LC für den auditierten Zeitraum mehr möglich

Konsequenzen bei offenen LC-Änderungen

Wenn es Änderungsvorschläge im Living Contract gibt, die:

...werden diese automatisch vom System abgelehnt.

Wichtig
Abgelehnte Positionen bleiben im Audit sichtbar (für Nachvollziehbarkeit), fließen aber nicht in die Audit-Basis ein. Der Auditor wird diese als "nicht finalisiert" erkennen.

Konsequenzen bei fehlenden Belegen

Wenn Nachweise fehlen:

Nach Ablauf der Korrekturperiode

Sobald die Korrekturperiode endet:

  1. Formaler Audit-Start: Das Audit wechselt in den Status "In Bearbeitung"
  2. Daten-Snapshot: Das System erstellt einen Snapshot aller Daten für die auditierte Periode
  3. Datensperre im LC: Rückwirkende Änderungen für den auditierten Zeitraum sind nicht mehr möglich
  4. Auditor beginnt: Der Auditor startet die Prüfung anhand der bis dahin vorhandenen Daten und Belege

Ihre nächsten Schritte nach der Korrekturperiode

Nach Ablauf der Korrekturperiode warten Sie auf eine Freigabe durch den Auditor. Dieser kann Ihnen das Audit zur Stellungnahme freigeben, damit Sie zu seinen Feststellungen Stellung nehmen können.

Checkliste für die Korrekturperiode

Empfehlung
Sorgen Sie durch rechtzeitiges und vollständiges Hochladen Ihrer Belege für eine transparente und vollständige Audit-Grundlage. Dies erleichtert dem Auditor die Bewertung und minimiert das Risiko von Minderungen aufgrund fehlender Dokumentation.

Audit - Leitfaden für Facility Manager (FM)

Beteiligung am Freigabe-Workflow

Der Freigabe-Workflow im Audit (A+) Modul ermöglicht die strukturierte Zusammenarbeit zwischen Ihnen, dem Auditor und dem Property Manager (PM). Als Facility Manager können Sie in diesen Workflow eingebunden werden, um zu den Feststellungen des Auditors Stellung zu nehmen.

Übersicht: Der Freigabe-Workflow

Der Freigabe-Workflow läuft immer über den Auditor als zentrale Koordinationsstelle:

Phase Beteiligte Ihre Rolle als FM
1. Audit-Durchführung Auditor Keine aktive Beteiligung
2. Optional: Freigabe an PM Auditor → PM Keine Beteiligung
3. Freigabe an FM Auditor → FM Stellungnahme und Kommentierung
4. Rückgabe an Auditor FM → Auditor Abschluss Ihrer Stellungnahme
5. Audit-Abschluss Auditor Ergebnisse einsehen

Hinweis
Die primären Bearbeitungsrechte für Audit-Daten verbleiben während des gesamten Prozesses beim Auditor. Sie können kommentieren, aber keine Bewertungen direkt ändern.

Audit zur Stellungnahme erhalten

Der Auditor kann Ihnen das Audit während des Prüfungsprozesses zur Stellungnahme "freigeben". Dies geschieht typischerweise, nachdem der Auditor eine erste Prüfung vorgenommen hat und Ihre Sichtweise zu bestimmten Feststellungen einholen möchte.

Benachrichtigung

Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn der Auditor Ihnen das Audit zur Stellungnahme freigegeben hat. Die E-Mail enthält:

Zeitrahmen

Der Auditor legt einen definierten Zeitraum fest, innerhalb dessen Sie den Audit-Stand prüfen und Ihre Kommentare abgeben können. Diesen Zeitraum sehen Sie:

Zugriffsrechte während der Freigabe

Recht Beschreibung
Lesezugriff Sie können alle Audit-Daten (Grunddaten, LV, Dokumente) einsehen
Kommentarrecht Sie können Kommentare zu Leistungspositionen hinzufügen
Kein Bearbeitungsrecht Sie können keine Bewertungen oder Anpassungen des Auditors ändern

Status-Anzeige im System

Im Kopfbereich des Audits sehen Sie einen Zugriffsrechte-Chip, der Ihren aktuellen Status anzeigt:

Chip Bedeutung Ihre Möglichkeiten
"Schreibrechte: Aktiv" (grün) Aktiver Freigabezeitraum Einsehen + Kommentieren
"Leserechte: Aktiv" (blau) Lesezugriff gewährt Nur Einsehen
"Schreibrechte: Inaktiv" (grau) Kein aktiver Zugriff Warten auf Freigabe

Ihre Aufgaben während der Freigabe

Wenn Ihnen das Audit zur Stellungnahme freigegeben wurde, haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Audit-Stand prüfen

2. Kommentare hinzufügen

Die Kommentarfunktion ist Ihr wichtigstes Werkzeug im Freigabe-Workflow. Nutzen Sie sie, um:

So fügen Sie einen Kommentar hinzu:

  1. Navigieren Sie zum Leistungsverzeichnis (LV)
  2. Klappen Sie die betreffende Position auf (klicken Sie auf die Zeile)
  3. Im erweiterten Bereich finden Sie die Kommentarfunktion (Chat-Bereich)
  4. Geben Sie Ihren Kommentar ein und senden Sie ihn ab

Empfehlung
Formulieren Sie Ihre Kommentare präzise und sachlich. Verweisen Sie auf konkrete Belege. Dies erleichtert dem Auditor die Nachverfolgung erheblich.

Freigabe abschließen

Sobald Sie Ihre Prüfung abgeschlossen und alle notwendigen Kommentare hinzugefügt haben, sollten Sie die Freigabephase von Ihrer Seite beenden.

Vorgehen

  1. Navigieren Sie zu den Grunddaten des Audits
  2. Scrollen Sie zum Bereich Freigabe-Workflow (Revisionstabelle)
  3. Unterhalb der Tabelle finden Sie den Button "Freigabe zurückgeben"
  4. Klicken Sie auf diesen Button, um Ihre Stellungnahme abzuschließen

Auswirkungen der Rückgabe

Auswirkung Beschreibung
Signal an Auditor Der Auditor wird informiert, dass Sie Ihre Stellungnahme abgeschlossen haben
Kommentarsperre Sie können keine neuen Kommentare mehr hinzufügen (bis zur nächsten Freigabe)
Workflow-Fortsetzung Der Auditor kann Ihre Kommentare berücksichtigen und die Auditierung fortsetzen

Hinweis
Ihre Kommentare und der Zeitpunkt der Freigabe/Rückgabe werden in den Grunddaten des Audits dokumentiert und sind für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Automatisches Ende der Freigabe

Wenn Sie die Freigabe nicht manuell über den Button "Freigabe zurückgeben" beenden, endet Ihr Zeitraum zur Kommentierung automatisch am vom Auditor festgelegten Enddatum.

Achtung
Auch wenn die Freigabe automatisch endet, empfehlen wir die manuelle Rückgabe. So signalisieren Sie dem Auditor aktiv, dass Sie Ihre Stellungnahme abgeschlossen haben.

Was passiert mit Ihrem Feedback?

Nach Ihrer Rückgabe bearbeitet der Auditor Ihre Kommentare:

  1. Sichtung: Der Auditor liest alle Ihre Anmerkungen
  2. Prüfung: Berechtigte Einwände werden geprüft (z.B. nachgereichte Belege)
  3. Anpassung: Bei berechtigten Einwänden kann der Auditor seine Bewertung korrigieren
  4. Optional: Der Auditor kann eine erneute Freigabe starten, falls weitere Klärung nötig ist
  5. Dokumentation: Alle Kommentare bleiben Teil der Audit-Dokumentation

Hinweis
Der Auditor ist nicht verpflichtet, allen Einwänden zu folgen. Er entscheidet nach fachlicher Einschätzung, ob eine Anpassung gerechtfertigt ist. Ihre Kommentare werden jedoch in jedem Fall dokumentiert.

Wichtige Punkte zum Workflow

Regel Erläuterung
Nur Kommentarrechte Während der Freigabe können Sie kommentieren, aber keine Bewertungen ändern
Keine Weitergabe Sie können das Audit nicht direkt an den PM weitergeben – der Workflow läuft immer über den Auditor
Nachvollziehbarkeit Alle Interaktionen werden protokolliert und sind in den Grunddaten einsehbar
Mehrere Freigaben möglich Der Auditor kann Sie mehrfach einbinden, z.B. nach Berücksichtigung Ihres Feedbacks

Empfehlung
Nutzen Sie die Freigabephasen aktiv, um Ihre Perspektive einzubringen und zu einer korrekten und fairen Audit-Bewertung beizutragen. Ihre Kommentare können maßgeblich dazu beitragen, Missverständnisse aufzuklären.