Audit - Leitfaden für Property Manager (PM)

Audit-Initiierung & Korrekturperiode

Als Property Manager spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Initiierung von Audits und während der darauffolgenden Korrekturperiode. Dieser Abschnitt erklärt die verschiedenen Wege, wie ein Audit gestartet wird, und Ihre Aufgaben in der Vorbereitungsphase.

Hinweis
Für einen Überblick über die Navigation im Audit-Modul und die verschiedenen Statusanzeigen auf der Vertragskarte, lesen Sie zunächst Audit-Navigation & Übersicht.

Audit-Initiierung

Ein Audit bezieht sich immer auf einen abgeschlossenen Zeitraum (den auditierten Zeitraum). Es gibt zwei Hauptwege, wie ein Audit gestartet werden kann:

1. Automatische Initiierung

Das System kann so konfiguriert werden, dass Leistungsjahresabgleiche automatisch gestartet werden.

Einstellung: In den Vertragseinstellungen finden Sie die Option "Nächstes Jahresaudit automatisch starten". Ist diese aktiviert, zeigt das System das geplante Startdatum an.

Anzeige im System: Solange kein manuell geplantes Audit vorliegt und der Automatismus aktiviert ist, erscheint eine Karte mit der Überschrift "Nächster Audit-Start" sowie einem Countdown-Timer. Hier sehen Sie auch, welcher Auditor hinterlegt wurde.

Überfällige Audits: Falls der Automatismus deaktiviert ist und das Wirtschaftsjahr bereits abgelaufen ist, zeigt das System eine Warnung "Auditierung überfällig" an. In diesem Fall sollten Sie zeitnah ein Audit manuell planen.

Hinweis
Sie können den hinterlegten Auditor über den Button "Auditor ändern" anpassen, ohne den gesamten Automatismus zu deaktivieren.

2. Manuelle Initiierung

Sie können als PM ein Audit jederzeit auch manuell anstoßen. Dies kann für reguläre Audits (falls der Automatismus deaktiviert wurde), spezielle Qualitätsprüfungen oder außerplanmäßige Audits notwendig sein.

Vorgehen:

  1. Navigieren Sie zu Navigation: Audit → Liegenschaft → Vertragsübersicht.
  2. Identifizieren Sie den betreffenden Vertrag.
  3. Klicken Sie auf Button: "Neues Audit anlegen", um das Dialogfenster zu öffnen.

Der Dialog "Neues Audit anlegen"

Das Dialogfenster zeigt zunächst die Vertragsinformationen als Referenz an:

Feld Beschreibung
Vertragsname Name des ausgewählten Vertrags
Vertragsnummer Vertragsnummer
Liegenschaft Zugehörige Liegenschaft
Vertragspartner Auftraggeber / Dienstleister

Füllen Sie die folgenden Pflichtfelder aus:

Feld Beschreibung Pflichtfeld
Audit-Typ Wählen Sie "Leistungsjahresabgleich" Ja
Titel der Qualitätsmaßnahme Geben Sie einen aussagekräftigen Titel ein Ja
Beschreibung Fügen Sie bei Bedarf weitere Details hinzu Nein
Beginn der auditierten Periode Startdatum des zu prüfenden Zeitraums Ja
Ende der auditierten Periode Enddatum des zu prüfenden Zeitraums Ja
Start der Bearbeitung Datum, an dem die Auditierung beginnt (Ende der Korrekturperiode) Ja
Initialer Abschlusstyp Vorbelegung der Positionsbewertungen (siehe unten) Nein

Klicken Sie auf Button: "Bestätigen", um das Audit anzulegen. Mit Button: "Abbrechen" schließen Sie den Dialog ohne Änderungen.

Initialer Abschlusstyp (Vorbelegung der Positionsbewertung)

Nachdem Sie den Audit-Typ "Leistungsjahresabgleich" ausgewählt haben, erscheint das Feld "Initialer Abschlusstyp". Diese Einstellung bestimmt, mit welchem initialen Status die einzelnen Leistungspositionen bewertet werden, wenn das Audit gestartet wird. Die Auswahl dient dazu, den Prüfungsprozess je nach geplanter Audit-Strategie zu optimieren.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Option Beschreibung Empfohlen für
PropOps Die Positionsbewertungen werden auf Basis von Daten aus dem PropOps-Modul vorbelegt. Audits mit vorhandener PropOps-Datengrundlage
Top-Down Top-Down-Ansatz: Positionen werden initial als erfüllt bewertet, Abweichungen werden korrigiert. Stichprobenartige Prüfungen
Bottom-Up Bottom-Up-Ansatz: Alle Positionen starten ohne Bewertung und werden einzeln geprüft. Vollständige, detaillierte Prüfungen

Hinweis
Die ausgewählte Vorbelegung kann während der Audit-Durchführung jederzeit für einzelne Positionen angepasst werden.

Die Korrekturperiode (Cooldown)

Unabhängig davon, ob ein Audit automatisch oder manuell initiiert wurde, liegt zwischen der Erstellung und dem Start der Bearbeitung eine definierte Korrekturperiode.

Dauer der Korrekturperiode

Einstellung Wert
Standarddauer 28 Tage nach Ende der auditierten Periode
Mindestdauer 14 Tage nach Ende der auditierten Periode

Hinweis
Das Ende der Korrekturperiode entspricht dem "Start der Bearbeitung", den Sie im Dialog festlegen. Der Start muss mindestens 14 Tage nach dem Ende des angegebenen Audit-Zeitraums liegen.

Anzeige während der Korrekturperiode

Während der Korrekturperiode zeigt das System eine Karte mit folgendem Inhalt:

Geplantes Audit bearbeiten oder abbrechen

Während der Korrekturperiode können Sie das geplante Audit noch anpassen:

Wichtig
Das Abbrechen eines geplanten Audits kann nicht rückgängig gemacht werden. Das Audit wird als gelöscht markiert und muss bei Bedarf neu angelegt werden.

Ihre Aufgaben als PM während der Korrekturperiode

  1. Living Contract prüfen: Überprüfen Sie den Living Contract auf eventuell noch offene oder nicht finalisierte Änderungen (Nachträge), die den auditierten Zeitraum betreffen.

  2. Änderungen finalisieren: Arbeiten Sie mit dem FM/DL zusammen, um alle relevanten Änderungen für den auditierten Zeitraum bis zum Ende der Frist zu finalisieren, im LC zu akzeptieren und einen Nachtrag zu schließen.

Wichtig
Alle Änderungsvorschläge für den auditierten Zeitraum im LC, die am Ende der Korrekturperiode nicht über einen geschlossenen Nachtrag festgehalten wurden, werden vom System automatisch abgelehnt. Sie sind zwar im Audit später noch sichtbar (als abgelehnte Positionen), können aber nicht mehr in die Audit-Basis einfließen. Klären Sie offene Punkte also rechtzeitig!

Nach Ablauf der Korrekturperiode

Nach Ablauf der Korrekturperiode geschieht Folgendes automatisch:

  1. Der formale Audit-Prozess beginnt – das Audit wechselt in den Status "In Bearbeitung"
  2. Die Daten für den auditierten Zeitraum werden im LC gesperrt (keine rückwirkenden Änderungen mehr möglich)
  3. Das System erstellt einen Daten-Snapshot als Basis für die Audit-Durchführung durch den Auditor

Audit-Navigation & Übersicht

Dieser Abschnitt erklärt, wie Sie als Property Manager auf das Audit-Modul zugreifen und sich innerhalb der verschiedenen Ansichten orientieren.

Zugriff auf das Audit-Modul

Als Property Manager haben Sie umfassenden Zugriff auf alle Audits Ihrer Liegenschaften und Verträge. Der Einstieg erfolgt über die Hauptnavigation.

Einstiegspunkt: Navigieren Sie zu Navigation: Audit (A+) in der Hauptnavigation der Beestate-Plattform.

Liegenschaftsübersicht

Nach dem Öffnen des Audit-Moduls sehen Sie eine Übersicht aller Liegenschaften, für die Sie verantwortlich sind. Diese Ansicht ist unterteilt in:

Bereich Beschreibung
Liegenschaften mit offenen Audits Zeigt Liegenschaften, bei denen mindestens ein Audit aktiv oder geplant ist
Weitere Liegenschaften Zeigt aktive Liegenschaften ohne aktuell offene oder geplante Audits
Inaktive Liegenschaften Zeigt Liegenschaften, die sich nicht mehr im aktiven Status befinden

Funktionen: Sie können diese Liste durchsuchen, sortieren (z. B. nach Stadt, Name) und filtern (z. B. nach Stadt), um schnell die gewünschte Liegenschaft zu finden.

Vertragsübersicht pro Liegenschaft

Durch Klicken auf eine Liegenschaftskarte gelangen Sie zur Übersicht aller Verträge dieser Liegenschaft. Auch hier steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, um spezifische Verträge schnell zu finden.

Die Vertragskarte

Jede Vertragskarte zeigt Ihnen alle relevanten Vertragsinformationen sowie den aktuellen Audit-Status auf einen Blick.

Kopfzeile

Die Kopfzeile der Vertragskarte zeigt das Mandanten-Kürzel gefolgt von der Vertragsnummer.

Vertragsinformationen (linke Seite)

Auf der linken Seite der Karte finden Sie folgende Informationsfelder:

Feld Beschreibung Bearbeitbar
Vertragsname Der vollständige Name des Vertrags Nein
Vertragspartner Name des Dienstleisters (Auftragnehmer) Nein
Auftragssumme zum Vertragsende Die festgelegte Gesamtsumme des Leistungsverzeichnisses Nein (Info-Icon für Details)
Beginn des Wirtschaftsjahres Das Datum, an dem das Wirtschaftsjahr des Vertrags beginnt Ja (mit Berechtigung)
Nächstes Jahresaudit automatisch starten Schalter zur Aktivierung/Deaktivierung des Automatismus Ja
Externe Auditierungsmandate Liste der beauftragten externen Audit-Organisationen Ja (über Bearbeiten-Icon)

Achtung
Das Ändern des Wirtschaftsjahres hat weitreichende Auswirkungen auf Budgetberechnungen im Nachtragsmanagement und setzt automatische Audit-Zeitpläne zurück. Bestätigen Sie diese Änderung nur nach sorgfältiger Prüfung.

Ihre Aktionen auf der Vertragskarte

Als PM stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
Button: "Neues Audit anlegen" Manuelles Starten eines neuen Audits (siehe Audit-Initiierung)
Button: "Auditor ändern" Anpassen des hinterlegten Auditors für automatische Audits
Bearbeiten-Icon (Stift) bei Mandaten Öffnet den Dialog zur Verwaltung externer Auditierungsmandate
Schalter "Automatisch starten" Aktiviert/Deaktiviert die automatische Audit-Erstellung

Audit-Statusanzeigen

Der rechte Bereich der Vertragskarte zeigt den aktuellen Audit-Status. Je nach Zustand werden unterschiedliche Ansichten dargestellt:

Aktives Audit (laufende Prüfung)

Wenn ein Audit aktiv in Bearbeitung ist, sehen Sie:

Hinweis
Als PM haben Sie während eines laufenden Audits primär Leserechte. Die aktive Bearbeitung obliegt dem Auditor. Über den Freigabe-Workflow können Sie jedoch Ihre Sichtweise einbringen.

Geplantes Audit (Korrekturperiode)

Wenn ein Audit geplant, aber noch nicht gestartet ist:

Empfehlung
Nutzen Sie die Korrekturperiode aktiv, um den Living Contract auf den neuesten Stand zu bringen und offene Nachträge zu finalisieren.

Automatischer Audit-Start geplant

Wenn die automatische Audit-Erstellung aktiviert ist und kein Audit läuft:

Auditierung überfällig

Wenn das Wirtschaftsjahr abgelaufen ist und kein Audit geplant wurde:

Wichtig
Bei überfälligen Audits sollten Sie zeitnah ein Audit manuell planen, um die gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen zu erfüllen.

Kein Handlungsbedarf

Wenn aktuell kein Audit erforderlich ist:

Audit-Historie

Unterhalb der Vertragsinformationen finden Sie das ausklappbare Panel "Leistungsjahresabgleich - (X) Audits", das eine Übersicht aller Audits dieses Vertrags enthält.

Spalte Beschreibung
Angelegt Datum der Audit-Erstellung
Titel Name des Audits
Auditor Name der zugewiesenen Audit-Organisation
Prüfzeitraum Start- und Enddatum des Audit-Zeitraums
Status Aktueller Status (Ausstehend, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Abgebrochen)

Verfügbare Aktionen:

Navigation innerhalb eines Audits

Wenn Sie ein Audit geöffnet haben, stehen Ihnen folgende Navigationselemente zur Verfügung:

Breadcrumb-Navigation

Oben auf der Seite finden Sie eine Navigationsleiste (z. B. Alle Liegenschaften > Vertragsübersicht > Audit). Diese zeigt Ihnen jederzeit, in welchem Kontext Sie sich befinden, und ermöglicht schnelles Zurücknavigieren.

Hauptansichten wechseln

Innerhalb eines Audits können Sie zwischen verschiedenen Ansichten wechseln:

Ansicht Beschreibung
Grunddaten Allgemeine Informationen, Personalzuweisungen, Freigabe-Workflow
Leistungsverzeichnis (LV) Detaillierte Leistungspositionen mit Bewertungen
Dokumente Projektbezogener Datenraum

Sie wechseln zwischen diesen Ansichten über die Reiter unterhalb der Breadcrumb-Navigation.

Hinweis
Als PM können Sie die Audit-Ergebnisse jederzeit einsehen. Die Bearbeitung der Leistungspositionen bleibt dem Auditor vorbehalten. Nutzen Sie den Freigabe-Workflow, um Ihre Anmerkungen einzubringen.

Der Datenraum (Dokumente-Tab)

Über den Reiter Dokumente gelangen Sie in den vertragsbezogenen Datenraum. Hier finden Sie alle Belege und Nachweise, die im Living Contract hochgeladen wurden und für das Audit relevant sind.

Aufbau des Datenraums

Der Datenraum gliedert sich in drei Bereiche:

Bereich Beschreibung
Speicherplatz Zeigt den verfügbaren und belegten Speicher des Datenraums an. Sie können zwischen einer prozentualen und einer absoluten Anzeige wechseln.
Information & Struktur Listet die vordefinierte Ordnerstruktur des Vertrags auf. Bei Auswahl eines Ordners werden die erlaubten Dateitypen und Dokumenttypen angezeigt.
Ordner- und Dateiansicht Zeigt die tatsächlichen Ordner und Dateien des Datenraums. Sie können Ordner öffnen, Dateien einsehen und nach Name, Typ, Größe oder Änderungsdatum sortieren.

Ihre Möglichkeiten im Datenraum

Als Property Manager haben Sie Lesezugriff auf alle Dokumente im Datenraum. Die Dokumente wurden vom Facility Manager im Living Contract hochgeladen und stehen dem Auditor als Nachweise zur Verfügung.

Hinweis
Der Upload von Dokumenten erfolgt im Living Contract durch den Facility Manager. Im Audit-Modul dient der Datenraum primär der Einsicht und Nachvollziehbarkeit der hinterlegten Belege.

Auditoren verwalten (Intern/Extern)

Als Property Manager (PM) sind Sie dafür verantwortlich sicherzustellen, dass für Ihre Verträge und Liegenschaften Audits durchgeführt werden. Sie entscheiden, ob dies durch interne Ressourcen oder durch die Beauftragung externer Audit-Dienstleister geschieht.

Interne Auditoren zuweisen

Wenn ein Audit durch einen Mitarbeiter Ihrer eigenen Organisation durchgeführt werden soll, erfolgt die Zuweisung direkt innerhalb des spezifischen Audits.

Vorgehen

  1. Navigieren Sie zu Navigation: Audit → [Liegenschaft] → [Vertrag] → [Audit] → Grunddaten.
  2. Im Bereich Feld: Auditor können Sie aus einer Liste interner Benutzer Ihrer Organisation den verantwortlichen Auditor auswählen.
  3. Das System speichert die Auswahl automatisch.

Beteiligte Personen hinzufügen

Zusätzlich zum Haupt-Auditor können weitere Personen (z. B. für qualitative oder quantitative Teilprüfungen) hinzugefügt werden.

  1. Scrollen Sie in den Grunddaten zum Bereich Beteiligte Personen.
  2. Klicken Sie auf Button: Hinzufügen.
  3. Im Dialog Person hinzufügen/bearbeiten geben Sie den Namen ein und wählen den Audit-Typ (z. B. Qualitativ, Quantitativ).
  4. Bestätigen Sie mit Button: Speichern.

Externe Auditierungsmandate verwalten

Für die Beauftragung externer Dienstleister nutzt das System "Mandate". Ein Mandat berechtigt eine externe Firma, Audits für einen bestimmten Vertrag in einem definierten Zeitraum durchzuführen.

Vorgehen zur Mandatsvergabe

  1. Navigieren Sie zur Navigation: Audit → [Liegenschaft] → Vertragsübersicht.
  2. Identifizieren Sie den betreffenden Vertrag auf der Vertragskarte.
  3. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon (Stift) im Bereich Feld: Externe Auditierungsmandate.
  4. Im Dialog Verwaltung externer Auditierungsmandate können Sie:
    • Eine externe Firma aus der Liste der freigegebenen Auditoren wählen.
    • Den Typ der Auditierung festlegen.
    • Den Gültigkeitszeitraum (Gültig von / Gültig bis) definieren.
  5. Aktivieren Sie die Bestätigung: "Ich bestätige, dass das Mandat für die Auditierung im definierten Zeitraum übergeben wird. Die Konditionen wurden außerhalb der Plattform geklärt."
  6. Klicken Sie auf Button: Speichern.

Achtung
Das System prüft auf zeitliche Überschneidungen. Sollte sich ein neues Mandat mit einem bestehenden für denselben Typ überschneiden, erscheint die Fehlermeldung: "Der Zeitrahmen überschneidet sich mit einem bestehenden Auditor. Bitte wählen Sie einen anderen Zeitraum."

Automatische Zuweisung durch Mandate

Das Mandatssystem ermöglicht eine hohe Automatisierung:

Empfehlung
Legen Sie Mandate frühzeitig an, um sicherzustellen, dass automatische Jahresaudits direkt dem richtigen Partner zugewiesen werden.

Wichtige Hinweise zu externen Auditoren

Beteiligung am Freigabe-Workflow

Der Freigabe-Workflow im Audit (A+) Modul ermöglicht die strukturierte Zusammenarbeit zwischen Ihnen, dem Auditor und dem Facility Manager/Dienstleister (FM/DL). Als Property Manager können Sie in diesen Workflow eingebunden werden, um den Audit-Stand zu prüfen und Ihre Sichtweise einzubringen.

Übersicht: Der Freigabe-Workflow

Der Freigabe-Workflow läuft immer über den Auditor als zentrale Koordinationsstelle:

Phase Beteiligte
1. Audit-Durchführung Auditor
2. Freigabe an PM Auditor → PM
3. Rückgabe an Auditor PM → Auditor
4. Optional: Freigabe an FM Auditor → FM
5. Audit-Abschluss Auditor

Audit zur Prüfung/Stellungnahme erhalten

Der Auditor kann Ihnen das Audit während des Prüfungsprozesses zur Prüfung oder Stellungnahme "freigeben".

Benachrichtigung

Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn der Auditor Ihnen das Audit zur Prüfung freigegeben hat. Die E-Mail enthält:

Zeitrahmen

Der Auditor legt einen Zeitraum fest, innerhalb dessen Sie Ihre Prüfung durchführen und Kommentare abgeben können. Dieser Zeitraum ist in den Grunddaten des Audits ersichtlich.

Zugriffsrechte während der Freigabe

Recht Beschreibung
Lesezugriff Sie können alle Audit-Daten (Grunddaten, LV, Dokumente) einsehen
Kommentarrecht Sie können Kommentare zu Leistungspositionen hinzufügen
Kein Bearbeitungsrecht Sie können keine Bewertungen oder Anpassungen des Auditors ändern

Status-Anzeige im System

Im Kopfbereich des Audits sehen Sie einen Zugriffsrechte-Chip, der Ihren aktuellen Status anzeigt:

Chip Bedeutung
"Schreibrechte: Aktiv" (grün) Sie befinden sich in einem aktiven Freigabezeitraum und können kommentieren
"Leserechte: Aktiv" (blau) Sie können das Audit einsehen, aber nicht kommentieren
"Schreibrechte: Inaktiv" (grau) Kein aktiver Freigabezeitraum – keine Interaktion möglich

Ihre Aufgaben während der Freigabe

Wenn Ihnen das Audit freigegeben wurde, haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Audit-Stand prüfen

2. Kommentare hinzufügen

Nutzen Sie die Kommentarfunktion, um:

So fügen Sie einen Kommentar hinzu:

  1. Navigieren Sie zum Leistungsverzeichnis (LV)
  2. Klappen Sie die betreffende Position auf
  3. Nutzen Sie das Kommentarfeld unterhalb der Positionsdetails
  4. Geben Sie Ihren Kommentar ein und bestätigen Sie

Empfehlung
Formulieren Sie Ihre Kommentare präzise und konstruktiv. Verweisen Sie auf konkrete Belege oder Sachverhalte, um dem Auditor die Nachvollziehbarkeit zu erleichtern.

Freigabephase abschließen

Sobald Sie Ihre Prüfung abgeschlossen und alle notwendigen Kommentare hinzugefügt haben, sollten Sie die Freigabephase von Ihrer Seite beenden.

Vorgehen

  1. Navigieren Sie zu den Grunddaten des Audits
  2. Scrollen Sie zum Bereich Freigabe-Workflow (Revisionstabelle)
  3. Unterhalb der Tabelle finden Sie den Button "Freigabe zurückgeben"
  4. Klicken Sie auf diesen Button, um Ihre Stellungnahme abzuschließen

Auswirkungen der Rückgabe

Auswirkung Beschreibung
Signal an Auditor Der Auditor wird informiert, dass Sie Ihre Prüfung abgeschlossen haben
Kommentarsperre Sie können keine neuen Kommentare mehr hinzufügen (bis zur nächsten Freigabe)
Workflow-Fortsetzung Der Auditor kann mit dem nächsten Bearbeitungsschritt beginnen

Hinweis
Ihre bisherigen Kommentare und der Zeitpunkt der Freigabe/Rückgabe werden in den Grunddaten des Audits dokumentiert und sind für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Automatisches Ende der Freigabe

Wenn Sie die Freigabe nicht manuell zurückgeben, endet Ihr Zeitraum zur Kommentierung automatisch am vom Auditor festgelegten Enddatum.

Achtung
Auch wenn die Freigabe automatisch endet, empfehlen wir die manuelle Rückgabe. So signalisieren Sie dem Auditor aktiv, dass Sie Ihre Prüfung abgeschlossen haben und keine weiteren Anmerkungen folgen.

Was passiert mit Ihrem Feedback?

Nach Ihrer Rückgabe bearbeitet der Auditor Ihre Kommentare:

  1. Prüfung: Der Auditor sichtet alle Ihre Anmerkungen
  2. Berücksichtigung: Berechtigte Einwände werden in die Bewertung einbezogen
  3. Optional: Der Auditor kann eine erneute Freigabe an Sie oder den FM starten
  4. Dokumentation: Alle Kommentare bleiben Teil der Audit-Dokumentation

Wichtige Punkte zum Workflow

Regel Erläuterung
Nur Kommentarrechte Während der Freigabe können Sie kommentieren, aber keine Bewertungen ändern
Keine Weitergabe Sie können das Audit nicht direkt an den FM/DL weitergeben – der Workflow läuft immer über den Auditor
Nachvollziehbarkeit Alle Interaktionen werden protokolliert und sind in den Grunddaten einsehbar
Mehrere Freigaben möglich Der Auditor kann Sie mehrfach in den Workflow einbinden, z.B. nach Berücksichtigung von FM-Feedback

Empfehlung
Nutzen Sie die Freigabephasen aktiv, um sicherzustellen, dass Ihre Perspektive im Audit-Prozess berücksichtigt wird und um Unklarheiten frühzeitig zu adressieren.