Audit - Leitfaden für Facility Manager (FM)


Audit-Navigation & Übersicht

Dieser Abschnitt erklärt, wie Sie als Facility Manager / Dienstleister (FM/DL) auf das Audit-Modul zugreifen und sich innerhalb der verschiedenen Ansichten orientieren.

Zugriff auf das Audit-Modul

Als Facility Manager haben Sie einen eingeschränkten, aber gezielten Zugriff auf das Audit-Modul. Ihr Zugang hängt vom aktuellen Audit-Status und den vom Auditor festgelegten Berechtigungen ab.

Einstiegspunkt: Navigieren Sie zu Navigation: Audit (A+) in der Hauptnavigation der Beestate-Plattform.

Ihre drei Zugriffszustände

Im Gegensatz zu Auditoren ist Ihr Zugriff auf Audits variabel. Das System unterscheidet drei Zustände:

Zustand Anzeige Beschreibung
Kein Zugriff "Schreibrechte: Inaktiv" (grau) Sie können das Audit nicht einsehen
Lesezugriff "Leserechte: Aktiv" (blau) Sie können das Audit einsehen, aber nicht kommentieren
Schreibzugriff "Schreibrechte: Aktiv" (grün) Sie können das Audit einsehen UND Kommentare hinzufügen

Hinweis
Ihr Zugriffsrecht wird vom Auditor gesteuert. Der Lesezugriff wird über die Option "Leserechte FM während Audit" in den Grunddaten aktiviert. Der Schreibzugriff wird automatisch während eines aktiven Freigabezeitraums gewährt.

Wann erhalten Sie Zugriff?

Situation Ihr Zugriff
Korrekturperiode (vor Audit-Start) Kein Zugriff auf Audit-Modul (Arbeit findet im Living Contract / CAFM statt)
Audit läuft – ohne Leserechte Kein Zugriff
Audit läuft – mit Leserechte Lesezugriff
Freigabezeitraum – aktive Revision an Sie Schreibzugriff (Kommentierung)
Nach Freigabezeitraum Zurück zu Lesezugriff (falls aktiviert) oder kein Zugriff
Audit abgeschlossen Lesezugriff auf Ergebnisse

Liegenschaftsübersicht

Wenn Sie Zugriff auf das Audit-Modul haben, sehen Sie eine Übersicht der Liegenschaften, bei denen Sie als Dienstleister hinterlegt sind.

Funktionen: Sie können die Liste durchsuchen, sortieren und filtern, um die gewünschte Liegenschaft zu finden.

Vertragsübersicht pro Liegenschaft

Durch Klicken auf eine Liegenschaftskarte gelangen Sie zur Übersicht aller Verträge dieser Liegenschaft, bei denen Sie Vertragspartner sind.

Die Vertragskarte aus FM-Sicht

Jede Vertragskarte zeigt Ihnen die relevanten Vertragsinformationen sowie den aktuellen Audit-Status.

Kopfzeile

Die Kopfzeile der Vertragskarte zeigt das Mandanten-Kürzel gefolgt von der Vertragsnummer.

Vertragsinformationen (linke Seite)

Feld Beschreibung
Vertragsname Der vollständige Name des Vertrags
Vertragspartner Name des Auftraggebers (Mandant)
Auftragssumme Gesamtsumme des Leistungsverzeichnisses
Beginn des Wirtschaftsjahres Start des Wirtschaftsjahres

Achtung
Sie haben keine Bearbeitungsrechte für Vertragsdaten. Diese werden vom Property Manager gepflegt.

Audit-Statusbereich (rechte Seite)

Der rechte Bereich zeigt den aktuellen Audit-Status. Für Sie sind besonders relevant:

Geplantes Audit (Korrekturperiode)

Während der Korrekturperiode sehen Sie:

Empfehlung
Nutzen Sie die Korrekturperiode, um alle Belege und Nachweise rechtzeitig hochzuladen und den Living Contract auf den aktuellen Stand zu bringen.

Aktives Audit

Wenn ein Audit aktiv ist und Sie Lesezugriff haben:

Ohne Lesezugriff sehen Sie nur grundlegende Statusinformationen.

Zugriffsrechte-Chip verstehen

Im Kopfbereich des Audits zeigt ein farbiger Chip Ihren aktuellen Zugriffsstatus:

Chip-Farbe Text Bedeutung
🟢 Grün "Schreibrechte: Aktiv" Aktiver Freigabezeitraum – Sie können kommentieren
🔵 Blau "Leserechte: Aktiv" Sie können das Audit einsehen
⚫ Grau "Schreibrechte: Inaktiv" Kein aktiver Zugriff

Navigation innerhalb eines Audits

Wenn Sie ein Audit geöffnet haben (mit entsprechenden Zugriffsrechten), stehen Ihnen folgende Navigationselemente zur Verfügung:

Breadcrumb-Navigation

Oben auf der Seite finden Sie eine Navigationsleiste (z. B. Alle Liegenschaften > Vertragsübersicht: [Liegenschaft] > Audit: [Audit-Titel]). Diese zeigt Ihren aktuellen Kontext und ermöglicht schnelles Zurücknavigieren.

Hauptansichten wechseln

Ansicht Beschreibung Ihr Zugriff
Grunddaten Allgemeine Informationen, Freigabe-Workflow Lesen
Leistungsverzeichnis (LV) Detaillierte Positionen mit Bewertungen Lesen (+ Kommentieren während Freigabe)
Dokumente Projektbezogener Datenraum Lesen

Sie wechseln zwischen diesen Ansichten über die Reiter unterhalb der Breadcrumb-Navigation.

Hinweis
Die Bearbeitung der Leistungspositionen und Bewertungen bleibt dem Auditor vorbehalten. Sie können während des Freigabezeitraums Ihre Sichtweise über Kommentare einbringen.

Revisionstabelle (Freigabe-Workflow)

In den Grunddaten finden Sie die Revisionstabelle, die alle Freigabezeiträume dokumentiert:

Spalte Beschreibung
Empfänger An wen die Freigabe gerichtet ist (PM oder FM)
Zeitraum Start- und Enddatum des Freigabezeitraums
Status "Aktiv", "Abgeschlossen" oder "Ausstehend"

Wenn für Sie ein aktiver Freigabezeitraum läuft, sehen Sie:

Der Datenraum (Dokumente-Tab)

Über den Reiter Dokumente gelangen Sie in den vertragsbezogenen Datenraum. Hier finden Sie alle Belege und Nachweise, die Sie im Living Contract hochgeladen haben.

Aufbau des Datenraums

Der Datenraum gliedert sich in drei Bereiche:

Bereich Beschreibung
Speicherplatz Zeigt den verfügbaren und belegten Speicher des Datenraums an. Sie können zwischen einer prozentualen und einer absoluten Anzeige (MB/GB) wechseln.
Information & Struktur Listet die vordefinierte Ordnerstruktur des Vertrags auf (z. B. "1.1.1 Berichtswesen & Reporting", "1.1.2 Regelkommunikation"). Bei Auswahl eines Ordners werden die erlaubten Dateitypen und Dokumenttypen angezeigt.
Ordner- und Dateiansicht Zeigt die tatsächlichen Ordner und Dateien des Datenraums. Sie können Ordner öffnen, Dateien einsehen und nach Name, Typ, Größe oder Änderungsdatum sortieren.

Ihre Dokumente im Audit-Kontext

Die Dokumente, die Sie während der Korrekturperiode im Living Contract hochgeladen haben, sind hier für den Auditor einsehbar. Diese Belege dienen als Nachweise für die Leistungserbringung und werden vom Auditor zur Bewertung der LV-Positionen herangezogen.

Hinweis
Im Audit-Modul haben Sie Lesezugriff auf den Datenraum. Der Upload neuer Dokumente erfolgt ausschließlich im Living Contract. Achten Sie darauf, alle relevanten Belege vor dem Audit-Start hochzuladen.

Zusammenfassung: Ihre Interaktionspunkte

Phase Wo Sie aktiv werden Was Sie tun
Korrekturperiode Living Contract / CAFM Nachträge einpflegen, Belege hochladen
Freigabezeitraum Audit-Modul (LV + Grunddaten) Kommentare zu Feststellungen hinzufügen
Nach Freigabe – Abwarten (Auditor bearbeitet Feedback)
Audit abgeschlossen Audit-Modul Ergebnisse einsehen

Die Korrekturperiode & Beleg-Upload

Die Korrekturperiode ist eine wichtige Phase zu Beginn des Audit-Prozesses, in der Sie als Facility Manager eine aktive Rolle spielen. Sie dient dazu, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und Belege für den zu prüfenden Zeitraum (auditierter Zeitraum) vorliegen, bevor das eigentliche Audit startet.

Was ist die Korrekturperiode?

Nachdem ein Audit für einen Vertrag initiiert wurde, beginnt eine festgelegte Frist – die sogenannte Cooldown-Phase oder Korrekturperiode (üblicherweise 28 Tage, mindestens jedoch 14 Tage).

Zweck: In dieser Zeit haben Sie und der PM die letzte Gelegenheit:

Achtung
Während der Korrekturperiode haben Sie noch keinen Zugriff auf das Audit-Modul selbst. Ihre Arbeit findet im Living Contract und in Ihrem CAFM-System statt.

Benachrichtigung

Sie werden automatisch per E-Mail über den Start der Korrekturperiode für einen Ihrer Verträge informiert. Die Benachrichtigung enthält:

Wichtig
Achten Sie auf diese Benachrichtigungen! Die darin genannte Frist für den Auditstart ist verbindlich.

Ihre Aufgaben während der Korrekturperiode

1. Living Contract prüfen und aktualisieren

Überprüfen Sie den Living Contract auf eventuell noch offene oder nicht finalisierte Änderungen (Nachträge), die den auditierten Zeitraum betreffen.

Vorgehen:

  1. Navigieren Sie zu Navigation: Living Contract → [Liegenschaft] → [Vertrag]
  2. Prüfen Sie alle offenen Änderungsvorschläge
  3. Stellen Sie ggf. noch notwendige Nachtragsanfragen
  4. Arbeiten Sie mit dem PM zusammen, um offene Punkte zu klären

Empfehlung
Beginnen Sie frühzeitig mit der LC-Prüfung. Warten Sie nicht bis zum Ende der Frist, um genügend Zeit für die Abstimmung mit dem PM zu haben.

2. Beleg-Upload im CAFM

Eine zentrale Aufgabe während der Korrekturperiode ist das Hochladen aller relevanten Belege und Nachweise, die Ihre Leistungserbringung im auditierten Zeitraum dokumentieren.

Wo hochladen?

Bei PropOps-Integration werden die Belege direkt in Ihrem CAFM-System hinterlegt und mit dem Beestate-System synchronisiert.

Achtung
Achten Sie unbedingt auf eine korrekte Zuordnung zu EP-Code und AKS. Die Belege werden über diese Daten den Leistungspositionen im Audit zugeordnet. Falsche Zuordnungen führen dazu, dass der Auditor Ihre Nachweise nicht finden kann.

Welche Belege sind relevant?

Laden Sie alle Dokumente hoch, die für die Prüfung relevant sein könnten:

Belegtyp Beispiele
Leistungsnachweise Arbeitsberichte, Tätigkeitsprotokolle
Stundenzettel Dokumentierte Arbeitszeiten pro Einsatz
Materialnachweise Lieferscheine, Bestellbestätigungen
Abnahmeprotokolle Unterschriebene Abnahmen, Übergabeprotokolle
Fotos Vorher-/Nachher-Dokumentation, Zustandsfotos
Zertifikate Prüfzertifikate, Wartungsnachweise, Messberichte
Rechnungen Falls relevant für den Leistungsnachweis
Korrespondenz Relevante E-Mails, Abstimmungsprotokolle

Was passiert im Audit-Modul während der Korrekturperiode?

Obwohl Sie auf das Audit-Modul selbst keinen Zugriff haben, können Sie auf der Vertragskarte den Status sehen:

Diese Anzeige dient als Erinnerung und zeigt Ihnen, wie viel Zeit noch verbleibt.

Frist unbedingt beachten

Zeitpunkt Was passiert
Korrekturperiode läuft Sie können LC aktualisieren und Belege hochladen
Fristende Automatischer Audit-Start, Datenbasis wird "eingefroren"
Nach Fristende Keine Änderungen am LC für den auditierten Zeitraum mehr möglich

Konsequenzen bei offenen LC-Änderungen

Wenn es Änderungsvorschläge im Living Contract gibt, die:

...werden diese automatisch vom System abgelehnt.

Wichtig
Abgelehnte Positionen bleiben im Audit sichtbar (für Nachvollziehbarkeit), fließen aber nicht in die Audit-Basis ein. Der Auditor wird diese als "nicht finalisiert" erkennen.

Konsequenzen bei fehlenden Belegen

Wenn Nachweise fehlen:

Nach Ablauf der Korrekturperiode

Sobald die Korrekturperiode endet:

  1. Formaler Audit-Start: Das Audit wechselt in den Status "In Bearbeitung"
  2. Daten-Snapshot: Das System erstellt einen Snapshot aller Daten für die auditierte Periode
  3. Datensperre im LC: Rückwirkende Änderungen für den auditierten Zeitraum sind nicht mehr möglich
  4. Auditor beginnt: Der Auditor startet die Prüfung anhand der bis dahin vorhandenen Daten und Belege

Ihre nächsten Schritte nach der Korrekturperiode

Nach Ablauf der Korrekturperiode warten Sie auf eine Freigabe durch den Auditor. Dieser kann Ihnen das Audit zur Stellungnahme freigeben, damit Sie zu seinen Feststellungen Stellung nehmen können.

Checkliste für die Korrekturperiode

Empfehlung
Sorgen Sie durch rechtzeitiges und vollständiges Hochladen Ihrer Belege für eine transparente und vollständige Audit-Grundlage. Dies erleichtert dem Auditor die Bewertung und minimiert das Risiko von Minderungen aufgrund fehlender Dokumentation.

Beteiligung am Freigabe-Workflow

Der Freigabe-Workflow im Audit (A+) Modul ermöglicht die strukturierte Zusammenarbeit zwischen Ihnen, dem Auditor und dem Property Manager (PM). Als Facility Manager können Sie in diesen Workflow eingebunden werden, um zu den Feststellungen des Auditors Stellung zu nehmen.

Übersicht: Der Freigabe-Workflow

Der Freigabe-Workflow läuft immer über den Auditor als zentrale Koordinationsstelle:

Phase Beteiligte Ihre Rolle als FM
1. Audit-Durchführung Auditor Keine aktive Beteiligung
2. Optional: Freigabe an PM Auditor → PM Keine Beteiligung
3. Freigabe an FM Auditor → FM Stellungnahme und Kommentierung
4. Rückgabe an Auditor FM → Auditor Abschluss Ihrer Stellungnahme
5. Audit-Abschluss Auditor Ergebnisse einsehen

Hinweis
Die primären Bearbeitungsrechte für Audit-Daten verbleiben während des gesamten Prozesses beim Auditor. Sie können kommentieren, aber keine Bewertungen direkt ändern.

Audit zur Stellungnahme erhalten

Der Auditor kann Ihnen das Audit während des Prüfungsprozesses zur Stellungnahme "freigeben". Dies geschieht typischerweise, nachdem der Auditor eine erste Prüfung vorgenommen hat und Ihre Sichtweise zu bestimmten Feststellungen einholen möchte.

Benachrichtigung

Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn der Auditor Ihnen das Audit zur Stellungnahme freigegeben hat. Die E-Mail enthält:

Zeitrahmen

Der Auditor legt einen definierten Zeitraum fest, innerhalb dessen Sie den Audit-Stand prüfen und Ihre Kommentare abgeben können. Diesen Zeitraum sehen Sie:

Zugriffsrechte während der Freigabe

Recht Beschreibung
Lesezugriff Sie können alle Audit-Daten (Grunddaten, LV, Dokumente) einsehen
Kommentarrecht Sie können Kommentare zu Leistungspositionen hinzufügen
Kein Bearbeitungsrecht Sie können keine Bewertungen oder Anpassungen des Auditors ändern

Status-Anzeige im System

Im Kopfbereich des Audits sehen Sie einen Zugriffsrechte-Chip, der Ihren aktuellen Status anzeigt:

Chip Bedeutung Ihre Möglichkeiten
"Schreibrechte: Aktiv" (grün) Aktiver Freigabezeitraum Einsehen + Kommentieren
"Leserechte: Aktiv" (blau) Lesezugriff gewährt Nur Einsehen
"Schreibrechte: Inaktiv" (grau) Kein aktiver Zugriff Warten auf Freigabe

Ihre Aufgaben während der Freigabe

Wenn Ihnen das Audit zur Stellungnahme freigegeben wurde, haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Audit-Stand prüfen

2. Kommentare hinzufügen

Die Kommentarfunktion ist Ihr wichtigstes Werkzeug im Freigabe-Workflow. Nutzen Sie sie, um:

So fügen Sie einen Kommentar hinzu:

  1. Navigieren Sie zum Leistungsverzeichnis (LV)
  2. Klappen Sie die betreffende Position auf (klicken Sie auf die Zeile)
  3. Im erweiterten Bereich finden Sie die Kommentarfunktion (Chat-Bereich)
  4. Geben Sie Ihren Kommentar ein und senden Sie ihn ab

Empfehlung
Formulieren Sie Ihre Kommentare präzise und sachlich. Verweisen Sie auf konkrete Belege. Dies erleichtert dem Auditor die Nachverfolgung erheblich.

Freigabe abschließen

Sobald Sie Ihre Prüfung abgeschlossen und alle notwendigen Kommentare hinzugefügt haben, sollten Sie die Freigabephase von Ihrer Seite beenden.

Vorgehen

  1. Navigieren Sie zu den Grunddaten des Audits
  2. Scrollen Sie zum Bereich Freigabe-Workflow (Revisionstabelle)
  3. Unterhalb der Tabelle finden Sie den Button "Freigabe zurückgeben"
  4. Klicken Sie auf diesen Button, um Ihre Stellungnahme abzuschließen

Auswirkungen der Rückgabe

Auswirkung Beschreibung
Signal an Auditor Der Auditor wird informiert, dass Sie Ihre Stellungnahme abgeschlossen haben
Kommentarsperre Sie können keine neuen Kommentare mehr hinzufügen (bis zur nächsten Freigabe)
Workflow-Fortsetzung Der Auditor kann Ihre Kommentare berücksichtigen und die Auditierung fortsetzen

Hinweis
Ihre Kommentare und der Zeitpunkt der Freigabe/Rückgabe werden in den Grunddaten des Audits dokumentiert und sind für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Automatisches Ende der Freigabe

Wenn Sie die Freigabe nicht manuell über den Button "Freigabe zurückgeben" beenden, endet Ihr Zeitraum zur Kommentierung automatisch am vom Auditor festgelegten Enddatum.

Achtung
Auch wenn die Freigabe automatisch endet, empfehlen wir die manuelle Rückgabe. So signalisieren Sie dem Auditor aktiv, dass Sie Ihre Stellungnahme abgeschlossen haben.

Was passiert mit Ihrem Feedback?

Nach Ihrer Rückgabe bearbeitet der Auditor Ihre Kommentare:

  1. Sichtung: Der Auditor liest alle Ihre Anmerkungen
  2. Prüfung: Berechtigte Einwände werden geprüft (z.B. nachgereichte Belege)
  3. Anpassung: Bei berechtigten Einwänden kann der Auditor seine Bewertung korrigieren
  4. Optional: Der Auditor kann eine erneute Freigabe starten, falls weitere Klärung nötig ist
  5. Dokumentation: Alle Kommentare bleiben Teil der Audit-Dokumentation

Hinweis
Der Auditor ist nicht verpflichtet, allen Einwänden zu folgen. Er entscheidet nach fachlicher Einschätzung, ob eine Anpassung gerechtfertigt ist. Ihre Kommentare werden jedoch in jedem Fall dokumentiert.

Wichtige Punkte zum Workflow

Regel Erläuterung
Nur Kommentarrechte Während der Freigabe können Sie kommentieren, aber keine Bewertungen ändern
Keine Weitergabe Sie können das Audit nicht direkt an den PM weitergeben – der Workflow läuft immer über den Auditor
Nachvollziehbarkeit Alle Interaktionen werden protokolliert und sind in den Grunddaten einsehbar
Mehrere Freigaben möglich Der Auditor kann Sie mehrfach einbinden, z.B. nach Berücksichtigung Ihres Feedbacks

Empfehlung
Nutzen Sie die Freigabephasen aktiv, um Ihre Perspektive einzubringen und zu einer korrekten und fairen Audit-Bewertung beizutragen. Ihre Kommentare können maßgeblich dazu beitragen, Missverständnisse aufzuklären.