Audit - Leitfaden für Auditoren

Audit-Navigation & Übersicht

Dieser Abschnitt erklärt, wie Sie als Auditor auf die Ihnen zugewiesenen Audits zugreifen und sich innerhalb der Audit-Ansichten orientieren können.

Zugriff auf Audits

Der primäre Einstiegspunkt für Auditoren ist eine Übersicht aller Liegenschaften, auf denen Verträge mit potentiell zu auditierenden Leistungsverzeichnissen hinterlegt sind.

1. Liegenschaftsübersicht (Audit-Dashboard):
Nach dem Einloggen und Navigieren zum Audit-Bereich (A+) sehen Sie eine Liste von Liegenschaften. Diese Ansicht ist unterteilt in:

Funktionen: Sie können diese Liste durchsuchen, sortieren (z. B. nach Stadt, Name) und filtern (z. B. nach Stadt), um schnell die gewünschte Liegenschaft zu finden.

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2. Vertragsübersicht pro Liegenschaft:
Durch das Klicken auf eine Liegenschaftskarte gelangen Sie zur Übersicht aller Verträge dieser Liegenschaft.
Auch hier gibt es eine Suchfunktion, um spezifische Verträge schnell zu finden.

3. Direkter Audit-Zugriff:
Durch Klicken auf den Navigations-Button (Pfeil) bei einem aktiven Audit oder über die Aktions-Buttons in der Audit-Historie gelangen Sie in die Detailansicht des Audits.

Die Vertragskarte im Detail

Jede Vertragskarte zeigt Ihnen alle relevanten Vertragsinformationen sowie den aktuellen Audit-Status auf einen Blick.

Kopfzeile

Die Kopfzeile der Vertragskarte zeigt das Mandanten-Kürzel gefolgt von der Vertragsnummer .

Vertragsinformationen

Auf der linken Seite der Karte finden Sie folgende Informationsfelder:

Feld Beschreibung
Vertragsname Der vollständige Name des Vertrags
Vertragspartner Name des Mandanten (Auftraggeber)
Auftragssumme zum Vertragsende Die festgelegte Gesamtsumme des Leistungsverzeichnisses. Über das Info-Icon erhalten Sie weitere Details zur Berechnung.
Beginn des Wirtschaftsjahres Das Datum, an dem das Wirtschaftsjahr des Vertrags beginnt
Nächstes Jahresaudit automatisch starten Zeigt an, ob die automatische Audit-Erstellung aktiviert ist
Externe Auditierungsmandate Liste der beauftragten externen Audit-Organisationen

Hinweis
Als Auditor sehen Sie alle Felder im Nur-Lesen-Modus. Die Bearbeitung dieser Vertragsdaten obliegt dem Property Manager.

Audit-Statusbereich

Der rechte Bereich der Vertragskarte zeigt den aktuellen Audit-Status. Je nach Zustand des Vertrags werden unterschiedliche Ansichten dargestellt:

Aktives Audit (laufende Prüfung)

Wenn ein Audit aktiv in Bearbeitung ist, sehen Sie folgende Elemente:

Geplantes Audit (Korrekturperiode)

Wenn ein Audit geplant, aber noch nicht gestartet ist, befindet sich der Vertrag in der Korrekturperiode:

Hinweis
Während der Korrekturperiode sollten alle LV-Positionen auf den aktuellen Stand gebracht und offene Nachträge abgeschlossen werden.

Automatischer Audit-Start geplant

Wenn die automatische Audit-Erstellung aktiviert ist und kein Audit läuft oder geplant ist:

Auditierung überfällig

Wenn das Wirtschaftsjahr abgelaufen ist und kein Audit geplant wurde:

Achtung
Bei überfälligen Audits sollte der Property Manager zeitnah kontaktiert werden, um die Auditierung zu planen.

Kein Handlungsbedarf

Wenn aktuell kein Audit erforderlich ist:

Audit-Historie

Unterhalb der Vertragsinformationen finden Sie das ausklappbare Panel "Leistungsjahresabgleich - (#) Audits", das eine Übersicht aller Audits dieses Vertrags enthält.

Spalte Beschreibung
Angelegt Datum der Audit-Erstellung
Titel Name des Audits
Auditor Name der zugewiesenen Audit-Organisation
Prüfzeitraum Start- und Enddatum des Audit-Zeitraums
Status Aktueller Status mit Icon und Zusatzinformationen

Verfügbare Aktionen für Auditoren:

Navigation innerhalb eines Audits

Sobald Sie ein spezifisches Audit geöffnet haben, stehen Ihnen folgende Navigationselemente zur Verfügung:

1. Breadcrumb-Navigation:
Oben auf der Seite finden Sie eine Navigations-Leiste.
Diese zeigt Ihnen jederzeit, in welchem Kontext (Liegenschaft, Vertrag, Audit) Sie sich aktuell befinden und ermöglicht es Ihnen, schnell zu übergeordneten Ebenen zurückzunavigieren.

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2. Hauptansichten wechseln (Grunddaten / LV / Dokumente):

Innerhalb eines Audits können Sie zwischen verschiedenen Ansichten wechseln:

Sie wechseln zwischen diesen Ansichten über einen Auswahlknopf oder Reiter, der prominent unterhalb der Breadcrumb-Navigation platziert ist.

Der Datenraum

Über den Reiter Dokumente gelangen Sie in den vertragsbezogenen Datenraum. Hier finden Sie alle Belege und Nachweise, die vom Facility Manager im Living Contract hochgeladen wurden.

Aufbau des Datenraums

Der Datenraum gliedert sich in drei Bereiche:

Bereich Beschreibung
Speicherplatz Zeigt den verfügbaren und belegten Speicher des Datenraums an. Sie können zwischen einer prozentualen und einer absoluten Anzeige wechseln.
Information & Struktur Listet die vordefinierte Ordnerstruktur des Vertrags auf. Bei Auswahl eines Ordners werden die erlaubten Dateitypen und Dokumenttypen angezeigt.
Ordner- und Dateiansicht Zeigt die tatsächlichen Ordner und Dateien des Datenraums. Sie können Ordner öffnen, Dateien einsehen und nach Name, Typ, Größe oder Änderungsdatum sortieren.

Nutzung für die Auditierung

Die hinterlegten Dokumente dienen als Nachweise für die Leistungserbringung. Nutzen Sie den Datenraum, um:

Hinweis
Die Dokumente werden vom Facility Manager im Living Contract hochgeladen. Im Audit-Modul haben Sie Lesezugriff auf alle hinterlegten Belege.

Diese Navigationselemente helfen Ihnen, den Überblick zu behalten und effizient durch den Audit-Prozess zu navigieren.

Grunddaten verwalten

Die Ansicht "Grunddaten" ist eine zentrale Anlaufstelle innerhalb eines jeden Audits. Hier verwalten Sie als Auditor administrative Details, beteiligte Personen und grundlegende Dokumentationen zum Audit-Prozess.

Bestandteile der Grunddaten-Ansicht

1. Allgemeine Audit-Informationen

Dieser Bereich zeigt die Stammdaten des Audits an. Felder wie die auditierenden Organisation, auditierter Zeitraum und Startdatum sind nach dem Audit-Start festgelegt und können nicht mehr geändert werden. Die weiteren Daten können jederzeit aktualisiert werden.

Besonders relevant ist dabei die Zuweisung eines Auditors sowie die Definition der Ansprechpartner auf FM und PM Seite. Diese Daten sind die Grundlage der automatischen E-Mail Benachrichtigungen innerhalb des Auditprozesses.

Auditor zuweisen: Sie weisen hier den hauptverantwortlichen Ansprechpartner aus der auditierenden Organisation für dieses spezifische Audit zu. Dies ist eine Dropdown-Auswahl der verfügbaren Benutzer mit Auditor-Rolle.

Verantwortliche Parteien: Die Hauptansprechpartner auf Seiten des Property Managers (PM) und des Facility Managers/Dienstleisters (FM/DL) werden hier angezeigt (oft aus dem Vertrag übernommen) und dienen als Empfänger für Benachrichtigungen.

2. Beteiligte Parteien im Audit

Plattformnutzer, die Änderungen an den Auditdaten vornehmen, werden hier automatisch aufgeführt. Sie können externe Personen zusätzlich (z.B. einen Hausmeister ohne Plattformzugang, der bei einer Begehung anwesend war) manuell hinzufügen, bearbeiten oder löschen, um die Dokumentation zu vervollständigen. Beestate-Plattform-Nutzer die in der "Beteiligte Personen"-Tabelle gelistet sind können nicht gelöscht werden.

3. Dokumente

Laden Sie hier allgemeine Dokumente hoch, die für das gesamte Audit relevant sind und nicht spezifisch zu einer einzelnen Leistungsposition gehören (z.B. Protokolle von Auftaktbesprechungen, allgemeine Korrespondenz). Sie können hochgeladene Dokumente auch wieder herunterladen oder löschen.

Hinweis Nutzen Sie aussagekräftige Dateinamen für eine bessere Übersicht

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4. Auditgrundlage

Dokumentieren Sie hier die Methoden und Grundlagen Ihrer Prüfung. Über den Button: Ereignis hinzufügen können Sie neue Einträge erstellen. Dabei wählen Sie aus folgenden Kategorien:

Ergänzen Sie jeden Eintrag um ein Datum und eine aussagekräftige Anmerkung.

Hinweis
Systemseitig vorgegebene Dokumente (z. B. aus der Vertragskonfiguration) werden automatisch aufgeführt und sind schreibgeschützt.

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5. Freigabezeiträume:

In diesem Bereich wird der Freigabe-Workflow verwaltet, über den die Zusammenarbeit mit PM und FM/DL gesteuert wird. Sie sehen hier die Historie der Freigaben und können über den Button: Freigabezeitraum hinzufügen neue Zeiträume initiieren.

Das System schlägt standardmäßig einen Zeitraum von 7 Tagen vor.

Empfehlung
Ein Zeitraum zwischen 3 und 14 Tagen wird für die Bearbeitung empfohlen. Bei Abweichungen zeigt das System einen entsprechenden Hinweis an.

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Achtung
Die Bearbeitungsmöglichkeiten in den Grunddaten hängen von Ihren Berechtigungen (Rolle Auditor, Schreibzugriff für das spezifische Audit) und dem Status des Audits ab.

LV-Übersicht & Navigation

Nachdem Sie über die Grunddaten-Ansicht zum Reiter "Leistungsverzeichnis (LV)" gewechselt haben, befinden Sie sich im Hauptarbeitsbereich für die detaillierte Audit-Prüfung. Diese Ansicht basiert auf dem "eingefrorenen" Datenstand des Living Contracts zum Ende des auditierten Zeitraums.

Aufbau der LV-Ansicht

1. LV-Dashboard:
Dieser Bereich bietet eine dynamische Zusammenfassung der finanziellen Auswirkungen Ihrer Audit-Bewertungen. - Auftragssumme: Der ursprüngliche Gesamtwert der Positionen im Audit für den auditierten Zeitraum aus dem Living Contract. - Quantitative Anpassung: Summe der Positionen im Audit inklusive Wertänderungen, die sich aus Korrekturen der Leistungspositionen ergeben (z.b. Mengenänderungen). - Qualitative Anpassung: Summe der Wertänderungen aufgrund von Qualitäts- oder Häufigkeitsbewertungen des Auditors (z.B. Minderungen). - Auftragssummenabweichung: Die Gesamtdifferenz zwischen der ursprünglichen Auftragssumme und der qualitativen Anpassungssumme. - Detail-Auswertung (ausklappbar): Unter der Hauptauswertung finden Sie Detailinformationen zum Vertragsvolumen der bewerteten Leistungspositionen (z.B. für "Erfüllt", "Nacherfüllt", "Minderung", "Nachzuerfüllen", "Ungeprüft" oder "Systemische Vorprüfung"). Diese können über ein Pfeil-Symbol ein- und ausgeklappt werden.

Hinweis Das Dashboard aktualisiert sich, während Sie Bewertungen im LV vornehmen, und bietet so einen ständigen Überblick über die Ergebnisse.

2. Filter-, Such- und Steuerungsleiste:
Direkt unter dem Dashboard finden Sie Werkzeuge, um die Anzeige im LV einzugrenzen und die Bearbeitung zu steuern:

Hinweis Nutzen Sie Filter und Suche, um schnell spezifische Positionen oder Gruppen von Positionen zu finden, insbesondere in umfangreichen Leistungsverzeichnissen.

3. LV-Tabelle:
Dies ist die detaillierte Auflistung aller Leistungspositionen und ihrer übergeordneten Struktur aus dem Audit-Snapshot. Die Tabelle ist hierarchisch wie ein Baum organisiert und kann über Pfeile links neben den Bezeichnungen auf- und zugeklappt werden.

Position anlegen (+ Symbol): In der rechten oberen Ecke einer Kategoriezeile befindet sich ein Plus-Symbol. Über dieses Symbol können Sie neue Positionen im LV anlegen. Der Dialog hierfür öffnet sich auf klick auf den Button.

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Positionsanlagedialog

Hinweis zur EP-Berechnung
Über das Info-Symbol beim Einzelpreis können Sie die detaillierte Preisberechnung (Basispreis inkl. aller Faktoren) jederzeit transparent nachvollziehen.

Validierung & Status

Die Sidebar zeigt Ihnen durch Symbole sofort den Bearbeitungsstatus der jeweiligen Seite an:

Erst wenn alle notwendigen Bereiche valide sind, kann die Position gespeichert werden.

Einflussfaktor (Zahl in schräger Ecke rechts): Jeder Evolutionseintrag hat einen Einflussfaktor, der angibt, wie stark dieser Eintrag in die Gesamtberechnung einfließt (z.B. anteilig nach Tagen im Jahr). Im Normalfall wird dieser Wert anhand des Leistungszeitraums im Verhältnis zum auditierten Zeitraum berechnet. Der Auditor hat allerdings auch jederzeit die Möglichkeit diesen Automatismus aufzuheben und den Einfluss der Evolutionseinträge manuell zu definieren.

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Aktionen: An jedem Evolutionseintrag können die eigentlichen Audit-Bewertungen vorgenommen werden (Status ändern, Anpassungen vornehmen). Ein Menü (drei Punkte) bietet weitere Optionen wie das Anpassen des Einflussfaktors oder das Löschen.

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Rahmenpreisbindung (Schloss-Symbol): Wenn ein Evolutionseintrag einer Rahmenpreisbindung unterliegt, wird dies durch ein Schloss-Symbol angezeigt. Innerhalb des Audits kann sich aus der Rahmenpreisbindung gelöst werden. Entsprechen wird das Schloss geöffnet.

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Bewertung von LV-Positionen

Diese Seite beschreibt den Kernprozess der Audit-Bewertung, der auf der Ebene der einzelnen Evolutionseinträge innerhalb einer Leistungsposition im Leistungsverzeichnis (LV) stattfindet.

Fokus auf Evolutionsebene

Alle Bewertungen und Anpassungen werden direkt an den einzelnen Evolutionseinträgen vorgenommen.

Jeder Evolutionseintrag repräsentiert einen spezifischen Zeitraum und Zustand einer Leistungsposition.

Quantitative Anpassung

Wenn Ihre Prüfung ergibt, dass die tatsächlich erbrachte Menge einer Leistung vom Wert aus dem Living Contract abweicht (z.b. aufgrund von Absprachen außerhalb der Plattform), können Sie eine quantitative Anpassung vornehmen.

Vorgehen: Bearbeiten Sie die Daten (z.B. Mengenfeld) direkt in der Zeile des Evolutionseintrags.
Zweck: Korrektur von Mengendifferenzen, EP-Code Abweichungen, AKS Korrekturen etc., die während des auditierten Zeitraums im Living Contract nicht korrekt abgebildet wurden.
Auswirkung: Korrigiert die zu prüfenden Daten für das Audit und ändert ggf. den berechneten Gesamtpreis für diesen Evolutionseintrag basierend auf der neuen Menge und dem hinterlegten Einzelpreis (EP). Die neue Summe fließt in die "Quantitative Anpassung" im Dashboard ein.

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Qualitative Anpassung

Audit-Status setzen

Zu Beginn eines Audits ist jeder Evolutionseintrag standardmäßig vorbelegt. Bei initiierung kann festgelegt werden, o alle Positionen als "Ungeprüft" markiert starten, als erfüllt oder über eine systemische Vorprüfung berechnet werden. Ihre Aufgabe ist es, diesen Status basierend auf Ihrer Prüfung zu ändern.

Für jeden Evolutionseintrag müssen Sie bei der Prüfung einen Audit-Status festlegen. Dies geschieht über ein Dropdown-Menü, das direkt in der Zeile des Evolutionseintrags zugänglich ist.

Mögliche Stati

Ungeprüft: Der initiale Status (sofern nicht anders definiert). Keine Bewertung vorgenommen.
Erfüllt: Die Leistung wurde gemäß Vertrag (Menge, Qualität, Häufigkeit) im betrachteten Zeitraum erbracht.
Nachzuerfüllen: Die Leistung wurde ursprünglich nicht oder nur teilweise erbracht, aber soll noch korrigiert werden.
Nacherfüllt: Die Leistung wurde ursprünglich nicht oder nur teilweise erbracht, aber im Nachhinein korrigiert.
Minderung: Die Leistung wurde erbracht, aber mit Mängeln in Qualität oder Häufigkeit, die eine Wertminderung rechtfertigen.

Ziel ist es, am Ende des Audits alle relevanten Evolutionseinträge auf einen der finalen Status (Erfüllt, Nacherfüllt, Minderung) zu setzen.

Qualitative Bewertung (Wertminderung)

Wenn eine Leistung zwar erbracht, aber nicht in der vereinbarten Qualität oder Häufigkeit erfolgt ist, können Sie eine qualitative Bewertung in Form einer prozentualen Minderung vornehmen.

Vorgehen: Setzen Sie den Status des Evolutionseintrags auf "Minderung" oder "Nachzuerfüllen".
Geben Sie den Minderungsprozentsatz in das dafür vorgesehene Feld ein oder den justieren den Schiebregler entsprechend.
Zweck: Finanzielle Abbildung von Qualitäts- oder Frequenzmängeln.
Auswirkung: Reduziert den berechneten Wert des Evolutionseintrags um den angegebenen Prozentsatz. Die Summe fließt in die "Qualitative Anpassung" im Dashboard ein.

Einflussfaktor anpassen

Jeder Evolutionseintrag hat einen Einflussfaktor, der seinen Einfluss im Gesamtjahr darstellt. Im Normalfall wird dieser Faktor über die Automatische Faktorisierung (kalendarisch) basierend auf der Anzahl der Tage seiner Gültigkeit im Verhältnis zum auditierten Zeitraum automatisch berechnet. In speziellen Fällen kann es notwendig sein, diesen Faktor manuell anzupassen. Das kann über den folgenden Ablauf erreicht werden:

Vorgehen:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Evolutionseintrags (drei Punkte).
  2. Wählen Sie Einflussfaktoren ändern.
  3. Ein Dialog öffnet sich.

Funktionsweise des Dialogs

In der Übersicht sehen Sie alle Evolutionseinträge der Position und deren aktuellen Einfluss.

Hinweis
Weicht die Summe der Gewichtungen von 100% ab, zeigt das System eine Warnung. Eine Summe über 500% verhindert das Speichern.

Zweck: Korrekte Gewichtung von Leistungen, die nicht über den gesamten auditierten Zeitraum gleichmäßig erbracht wurden (z. B. eine einmalige Wartung in einem gekündigten Vertrag).

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Achtung Eine manuelle Anpassung des Einflussfaktors sollte nur in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, da die Standardberechnung (automatische kalendarische Faktorisierung) meist korrekt ist.

Zusammenfassung des Workflows pro Evolutionseintrag

Prüfen Sie den Evolutionseintrag anhand Ihrer Unterlagen/Feststellungen.
Setzen Sie den passenden Audit-Status.
Nehmen Sie bei Bedarf quantitative Anpassungen (Korrektur) vor.
Nehmen Sie bei Bedarf qualitative Anpassungen (Minderung in %) vor (typischerweise bei Status "Minderung").
Passen Sie ggf. den Einflussfaktor in begründeten Fällen an.

Zusammenarbeit: Der Freigabe-Workflow

Der Freigabe-Workflow ist das zentrale Instrument im Audit (A+) Modul, um die Zusammenarbeit zwischen Ihnen als Auditor und den anderen beteiligten Parteien (Property Manager - PM, Facility Manager/Dienstleister - FM/DL) zu steuern und zu dokumentieren. Als Auditor sind Sie die federführende Person in diesem Prozess.

Zweck des Freigabe-Workflows

Gesteuerte Interaktion: Der Workflow regelt, welche Partei zu welchem Zeitpunkt aktiv Feedback und Kommentare zum Audit-Stand geben kann.
Gezieltes Feedback einholen: Sie können das Audit gezielt an PM oder FM/DL zur Prüfung oder Stellungnahme übergeben. Mit der Rechteübergabe wird dem Gegenüber die Möglichkeit gegeben, seine eigene Situation darzustellen, mögliche Unstimmigkeiten zu erkennen und zu erwähnen, um so die Informationsgrundlage für Sie als Auditor, der nach der Freigabe den nächsten Bearbeitungszyklus übernimmt, zu optimieren.

Alle am Audit beteiligten Personen haben grundsätzlich Lesezugriff auf den aktuellen Stand des Audits. Der Lesezugriff für externe Beteiligte (FM/DL) kann jedoch gezielt gesteuert werden.

Leserechte steuern

In der Ansicht Grunddaten finden Sie den Schalter Leserechte FM während Audit. Damit steuern Sie, ob der FM/DL die aktuelle Auditversion auch außerhalb von expliziten Freigabezeiträumen einsehen darf. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Informationstransparenz, sofern von Ihnen gewünscht.

Freigabezeitraum anlegen

Als Auditor sind Sie die einzige Instanz, die neue Freigabezeiträume initiieren kann, um dem PM oder FM/DL die Möglichkeit zur Kommentierung und Stellungnahme zu geben.

Vorgehen:
Klicken Sie unterhalb der "Freigabe an DL/PM"-Tabelle auf den Button "Freigabezeitraum hinzufügen", um einen neuen Freigabezeitraum anzulegen.

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Ein Dialogfenster öffnet sich:

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Wählen Sie den Empfänger aus (den spezifischen PM oder FM/DL).
Legen Sie das Enddatum für den Freigabezeitraum fest.
Der Freigabezeitraum beginnt immer am aktuellen Tag. Eine rückwirkende oder zukünftige Freigabe ist nicht möglich.
Bestätigen Sie die Eingabe.

Hinweis Es wird empfohlen, dem Empfänger ca. 7 Tage Zeit zu geben. Das System gibt einen Hinweis aus, falls der Zeitraum weniger als 3 oder mehr als 14 Tage beträgt.

Auswirkungen:
Der neue Freigabezeitraum wird als "aktiv" in der Tabelle markiert.
Der ausgewählte Empfänger (PM oder FM/DL) erhält bis zum festgelegten Enddatum (oder bis zur vorzeitigen Rückgabe) die Berechtigung, Kommentare zu den Positionen und dem Audit-Stand hinzuzufügen.

Verwalten von aktiven Freigabezeiträumen

Es kann immer nur einen aktiven Freigabezeitraum geben. Dieser ist der letzte Eintrag in der Tabelle und wird visuell hervorgehoben.

Freigabe vorzeitig beenden

Wenn Sie den Zeitraum für Kommentare und Feedback früher als geplant beenden möchten (z.B. weil alle Rückmeldungen vorliegen), können Sie dies tun.
Vorgehen: Bearbeiten Sie den aktiven Freigabezeitraum (z.B. über ein Stift-Symbol in der Tabelle). Setzen Sie das Enddatum auf das heutige Datum.
Auswirkung: Die Freigabe endet sofort. Der vorherige Empfänger kann keine neuen Kommentare mehr hinzufügen (Lesezugriff bleibt bestehen). Sie können mit der nächsten Bearbeitungsphase des Audits beginnen.

Achtung Kommunizieren Sie diese Aktion klar an die betroffene Partei, um Missverständnisse zu vermeiden.

Rückgabe durch Empfänger

Der PM oder FM/DL hat ebenfalls die Möglichkeit, die Phase der Stellungnahme vorzeitig abzuschließen und dies über eine entsprechende Aktion in seiner Ansicht zu signalisieren (als "Zurückgeben" bezeichnet).

Automatisches Ende:
Wenn das festgelegte Enddatum eines Freigabezeitraums erreicht wird, endet die Möglichkeit zur Kommentierung für den Empfänger automatisch.

Nächster Bearbeitungszyklus:
Nach dem Ende eines Freigabezeitraums (egal ob vorzeitig oder regulär) liegt der nächste Schritt wieder bei Ihnen als Auditor, um die erhaltenen Kommentare zu prüfen und das Audit weiter zu bearbeiten.

Hinweis Eine direkte Übergabe der Kommentarberechtigung von PM zu FM/DL oder umgekehrt ist nicht möglich. Der Workflow läuft immer über Sie als Auditor.

Revisionssicherheit

Jede Aktion im Freigabe-Workflow (Anlegen, Beenden, Rückgabe) erzeugt einen neuen Eintrag in der Historie. Dies gewährleistet eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Interaktionen mit dem Audit.

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Abschluss des Audits

Abschluss des Audits

Der Abschluss des Audits ist der letzte formale Schritt im Prüfungsprozess, den Sie als Auditor durchführen. Mit diesem Schritt werden die Ergebnisse finalisiert und der Audit-Vorgang beendet.

Wann wird ein Audit abgeschlossen?

Ein Audit sollte abgeschlossen werden, wenn:
Alle Leistungspositionen bzw. deren Evolutionseinträge geprüft und mit einem finalen Status (z.B. Erfüllt, Nacherfüllt, Minderung) versehen wurden.
Alle notwendigen quantitativen und qualitativen Anpassungen vorgenommen wurden.
Alle notwendigen Freigabezyklen zur Stellungnahme oder Prüfung mit PM und/oder FM/DL durchlaufen wurden.
Alle relevanten Dokumente und Auditgrundlagen erfasst sind.
Sie als Auditor die Prüfung für beendet erklären.

Audit abschließen

Die Funktion zum Abschließen des Audits finden Sie prominent platziert in der Audit-Ansicht am Ende der LV-Ansicht.

Vorgehen:
Klicken Sie auf den Button "Audit abschließen".

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Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, um den Vorgang zu bestätigen. Lesen Sie diese aufmerksam durch.

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Bestätigen Sie den Abschluss (z.B. durch Klick auf "Audit abschließen" im Dialog).

Konsequenzen des Abschlusses

Achtung Der Abschluss eines Audits ist ein endgültiger Vorgang und kann nicht rückgängig gemacht werden!

Schreibschutz: Das abgeschlossene Audit wird vollständig schreibgeschützt. Es können keine weiteren Änderungen mehr an den Grunddaten, dem LV, den Status, den Anpassungen oder den Dokumenten vorgenommen werden. Der Lesezugriff bleibt für berechtigte Personen bestehen.
Benachrichtigungen: Alle am Audit beteiligten Parteien (PM, FM/DL, zugewiesener Auditor) werden automatisch per E-Mail über den Abschluss des Audits informiert.
Finalisierung der Ergebnisse: Der letzte Stand des Audits (inklusive aller Ihrer Bewertungen und Anpassungen) wird als final festgeschrieben.

Exportierte Ergebnisse

Nach dem Abschluss stellt das System die finalen Audit-Ergebnisse in exportierbarer Form bereit und umfasst:

Finaler LV-Snapshot: Eine Datei (Excel), die den letzten Stand des Leistungsverzeichnisses mit allen vorgenommenen Statusänderungen, quantitativen und qualitativen Anpassungen enthält. Dieses Dokument dient als detaillierter Nachweis der Prüfungsergebnisse.
Vorschlagsdatei für LC-Nachträge (optional): Basierend auf den im Audit festgestellten notwendigen Korrekturen (quantitativen Anpassungen, die auf eine fehlerhafte LC-Pflege hindeuten) kann das System eine Datei generieren, die als Grundlage für zukünftige Nachträge im Living Contract dient. Diese soll dem PM helfen, den LC für zukünftige Perioden zu korrigieren.

Nutzen Sie diese exportierten Dokumente für die weitere Kommunikation, die interne Ablage und als Basis für die Korrektur des Living Contracts für zukünftige Zeiträume.